供应商档案管理

供应商档案管理

一、实行供应商档案管理的目的

可以更加有效的对供应商实行管理，提高工作效率

二、供应商档案管理内容

（1）档案基础知识

档案：机关、组织和个人在社会中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其它各种方式载体的文件

（2）供应商档案建立的必要性

1.法规要求：《食品安全法》第三十九条食品经营者采购食品，应当查验供货者的许可证和食品合格的证明文件。食品经营企业应当建立食品进货查验记录制度，如实记录食品的名称、规格、数量、生产批号、保质期、供货者名称及联系方式、进货日期等内容。食品进货查验记录应当真实，保存期限不得少于二年。实行统一配送经营方式的食品经营企业，可以由企业总部统一查验供货者的许可证和食品合格的证明文件，进行食品进货查验记录。

2.对质量保证的必要性

更好、更全面、更快捷地认识供应商概况，纵向追踪供应商质量变化，易于横向对比同类供应商的优劣

（3）供应商档案的管理

1.采购部负责确定供应商档案的内容：营业执照、生产许可证、卫生许可证、印刷许可证和税务登记证等

2.对供应商进行分类与编号,分类的方法一般可按商品来划分,常用的编码一般为四位数,前一位为商品类别码,后三位为厂商类别码

3.建立分门别类的供应商基本资料档案。

（1）供应商档案管理：

a、基本情况：供应商代码/供应商名称/供方地址/开户银行/开户帐号/税号/联系人/电话/传真/手机

b、资料类：营业执照/执照到期日期、生产许可证/许可证到期日期/质量体系证书/证书到期日期/ 3C认证3C认证到期日期/产品标识/行业检测报告及有效期/企业简介/配套主机情况/供方基本情况调查表

c、合同类：供方质量保证协议/配套产品保用服务协议/合同及合同编号/技术协议

d、产品类：物料编码/产品名称/图号/价格/企业行业标准/产品执行标准

e、流程类：样品小批鉴定表/供方评价记录/供方批准表格

（2）一般文件：往来传真等

1.建立不同供应商的商品”台账”制度.为每种商品以及相应的供应商建立专门

的台账,以明晰商品的存与销情况.”台账”内容包括供应商代码、商品代码、商品序号、商品名称、规格、进货量、计量单位、进价、售价、销售额、累计销售额和毛利率

2.分门别类地管理采购合同

三、供应商档案管理内容注意事项：

1.1具有详细的联系地址，EMAIL，网址

1.2合理的供应商名称，要求是供应商注册或是登记所使用的名

称，不能简单称呼