如何建立并管理供应商库

如何建立并管理供应商库

采购工作面对的是销售商品、提供服务、承建工程的，范围广泛、数量众多的供应商，因此需要科学规范的方式对与此相关的资料数据进行收集、整理、分析和管理应用；而当今计算机与信息技术的迅猛发展为此提供了强有力的手段和工具。

一、建设供应商库的目的与作用

采购需要建立供应商库，简单的说，目的有三：１）采购事务的招标等采购方式需要建立数据库以供查询和使用；２）采购单位需要对供应商经过一段时期的合作和交流后进行评价；３）从长远来说，有必要加强是对供应商的管理，建立供应商库只是第一步。

建设供应商库的作用就是：科学有效管理数据信息，提高采购部门的管理和工作效率。

二、纳入供应商库的原则：

（1）适质（2）适价（3）适量（4）适地。

三、纳入供应商库总体流程：

收集供应商资料→填写供应商调查表→如果条件允许可以实地考察并协同相关部门选出优质供应商→索取样品并进行认证→小批量试生产→中批量试生产→大批量试生产→列为合格供应商。

四、供应商的资格审查和登记

供应商登记资格审查和登记入库是建立供应商信息库的基础工作，考虑到登记入供应商库后就平等地进入成为采购对象，因此资格审查工作务必严格认真。实际操作中应注意以下几点：

１）登记方必须是具备独立的法人资格并且能独立行使民事权利、独立承担民事责任的单位，尽量避免有某些公司的个别部门或不具备法人资格的分公司、办事处来进行供应商登记；

２）《供应商登记表》应经登记单位盖章确认，登记的供应商名称应与印章名称一致，防止有某部门或分公司、办事处以大公司的名义登记，从而在有条件抽取供应商时占有利地位；

３）供应商提供的产品和劳务范围应与其营业执照的经营范围相一致；其提供的产品或劳务尽量详细，为软件实现查询、抽取和筛选某一特定的产品或劳务提供依据，举例来说，如果选择销售Ｘ品牌计算机的供应商，而具有这种条件的供应商的记录中登记的仅仅是“计算机产品”，选择余地就十分有限。

４）登记进行资格审查时，对供应商提供的企业法人证、营业执照、财务报表应先确认与登记名称一致对应，其他提供的代理证书、资信证明和获奖证书等等也应与登记供应商名称一致对应，在实际中，常有供应商登记时交付一些与本公司无关的资格证明证书，而这些不应该成为该单位的资格证明数据。

五、建立与供应商的双赢关系：

1、激励和控制供应商：（1）激励的措施：a、引进竞争机制；b、实施免检措施；（2)控制的措施: a、派驻厂代表；b、定期检查。

2、奖惩供应商办法：（1）奖励方法：a、对于A类优秀供应商给予优先交易的机会；b、对于A类优秀供应商给予优先支付货款；（2)惩罚办法:a、对于质量不合格或交货逾期的供应商；向其索取赔偿或罚款；b、对于由A类优秀供应商降级为B\C\D类，对它限制下单或停止下单。

五、供应商库中供应商的抽取流程

对供应商库的基本应用就是采购业务中要求按照某种或者某类商品或者服务进行数据查询和随机抽取符合一定条件的供应商名单。根据以上的库结构，实现可以采取几种方式；

１）根据编号选择和随机抽取供应商

前面说过编号的前四位是类别号，所以供应商的编号体现的是该供应商提供产品或劳务的类别不同。例如，把以提供计算机产品为主的供应商都分为一类，编号的前四位都为００２０；在查询或随机抽取时，就是对前四位编号为００２０的所有供应商进行查询和随机抽取。这种方式的优点是简单有效，但也有明显的不足，那就是：某个供应商实际上很难绝对地把它划分为计算机类还是网络系统集成类，或是软件开发类。之所以划分为计算机产品类是因为它的确以销售计算机及相关产品为主，而网络系统集成和软件开发在其经营中不占优势。

２）根据提供的产品和劳务选择和抽取供应商

供应商登记的提供产品和劳务应该是对其经营范围最全面的描述。依据该字段的内容进行的应该是最准确的查询、和随机抽取。例如，继续前面哪个例子，以“Ｘ品牌微机”甚至是“Ｘ”为条件就可以在所有经营此品牌微机的供应商中进行查询和随机抽取。它的优点是选择全面，克服了第一种方式的缺点，同时又有自身的不足，即：未考虑到该供应商的此种商品是否具有竞争力，是主要经营还是兼营或是一般的代售等问题。

３）编号与提供产品和劳务两个条件组合方式

从前面的讨论可以看出，单纯以供应商编号或者供应商提供产品和劳务的范围其中任一个条件进行查询和随机筛选都有各自克服不了的缺陷，适当的进行这两个条件的组合就可以保证查询和随机抽取的结果在一些要求较严格的采购中比较合适。

４）更多条件的组合方式

供应商库结构中许多字段都具有成为查询条件的特点，如：是生产厂家还是销售公司这一条件可以把竞争约束在厂家之间，地域条件可以限制条件未只在本地企业或外地在本地有分支机构的企业之中筛选，等等。这样可以得到非常实用的限制条件，例如，可以在满足如下条件的供应商中随机抽取参加某项目的招标采购：电梯类、注册资金为１０００万元人民币或者１００万美元以上、本地企业或者在本地有分支机构，通过ＩＳＯ９０００质量体系认证、生产自动扶梯的生产厂家、等等。

六、供应商库的结构设计（基于软件数据库）

供应商库的数据结构设计的原则一是考虑目前实际应用的需要，二是考虑数据库以后继续开发和管理，可以做如下设计方案：

１）基本信息：基本信息包括供应商的名称、编号、地址、地域、成立日期、注册编号、注册资金、国税证号、地税证号、法人代表、联系人、联系方式（电话、传真、手机、传呼、电子信箱）等。其中编号是区分供应商的关键字段，它标志了供应商的基本类别和唯一编码；例如编号００１１００２１它所代表的意义为：前四位００１１代表了供应商类别，可能为空调类，后四位００２１代表它在整个供应商库中唯一编号。这种设计有利于对数据库的分类查询。由于注册资金是条件筛选的因素，应为数值型，所以应该增加“注册资金币种”这一字段，可以为人民币万元、美元万元、港元万元等。而地域只限于本地企业、外地企业在本地有分支机构和外地企业在本地无分支机构三种情况。

２）经营信息

供应商的经营信息包括是生产厂家还是销售型公司、企业提供产品和劳务的范围、主营产品（服务）、企业资质、所获的荣誉、代表性的工程（或项目）等。其中企业提供的产品和劳务的范围尽量全面、它将是供应商信息库中最有价值的字段，也是实现查询和随机抽取的重要依据。企业资质是现在指企业能够证明其经营能力、水平、资格和等级等状况，如通过ＩＳＯ９０００质量体系认证；而荣誉是指以前得到过的证明其能力、水平、等级的状况，如某行业评奖的奖项。３）财务信息

供应商的财务状况可以反映该供应商具备的经济实力和履行合同的能力。供应商库中的财务信息包括：供应商的资产总额、净资产、去年销售额、去年利税额，等。

４）参加项目信息

供应商以往的交易信息是供应商参与未来交易及相关活动的数据，可以成为评价该供应商的依据之一。它包括：以往交易对象、参加过的数量、合作的时期长短、合作中止的原因、合同履行情况等。

５）其他信息

其他如登记时间、审查时间、审查人和备注等可以作为供应商库的组成字段。

七、对库中供应商的奖惩：

1、激励和控制供应商：

（1）激励的措施：a、引进竞争机制；b、实施免检措施；

（2)控制的措施: a、派驻厂代表；b、定期检查。

2、奖惩供应商办法：

（1）奖励方法：a、对于A类优秀供应商给予优先交易的机会；b、对于A 类优秀供应商给予优先支付货款；

（2)惩罚办法:a、对于质量不合格或交货逾期的供应商；向其索取赔偿或罚款；b、对于由A类优秀供应商降级为B\C\D类，对它限制下单或停止下单。