秘书实务

秘书实务

从办好文、办好会、办好事的职业要求看秘书人员应具备哪些能力、素养？

何谓秘书？秘书是一种职务名称，他是掌管文件并协助领导人处理日常工作的人员。从秘书定义来看，秘书的基本职能是办理事务、协调关系、辅助决策、综合服务。这四项基本职能又决定了秘书工作的基本内容——常规业务、领导决策服务和办公室日常事务，也就是我们通常说的——秘书人员要办文、办会、办事。

秘书不仅是职务名称，更是社会职业，从办好文、办好会、办好事的职业要求来看，秘书人员必须得具备一些能力和素养才能胜任这个工作。

一、秘书需要具备的整体能力和素养

（一）秘书具备的能力

1、秘书人员要具备灵活机智的沟通协调能力

沟通协调具有较强的综合性、艺术性和技术性。秘书要具备处理上下左右、各部门之间各种关系的能力，努力创造一个宽松的外部工作环境。部门之间的协调沟通更要善于听取不同意见，求同存异，善于协调和尊重他人；在灵活性的基础上，要坚持各方利益不受侵害的原则，各种事务办理要重视依据留存，以免出现不必要的麻烦。

2、秘书人员要具备敏锐干练的信息处理能力

信息技术发展带来现代秘书和传统秘书的极大区别。面对当今信息量的飞速增长，秘书人员必须要有强烈的信息意识，对信息有敏锐的感受力和判断力，主动识别潜在信息源，并能在纷繁的信息中去粗取精、去伪存真，形成一种主动发现、搜集、过滤、处理、反馈、运用各种有用信息的习惯；同时还要具备信息技术的应用能力，具有信息选择能力、信息处理能力、信息的运用能力。

秘书人员非常有必要提高办公自动化软件使用水平和掌握新型自动化办公设备（如传真机、数码相机、复印件等）的技术，尤其是WORD、EXCEL等软件的使用要非常熟悉。这会极大提高办公效率。

3、秘书人员要具备持之以恒的自我学习能力

一个称职的、成功的秘书人员应该是一个“通才”和“杂家”，不仅要学习专业知识，还要学习辅助管理知识，不断调整、更新自己的知识结构。秘书人员不及时汲取新的营养，看问题、写公文、办事情都是老一套，无法在新的形势下有效的开着管理工作。

4、秘书人员要具备自我可控的情绪调适能力

良好的情绪自我控制是建立良好人际关系的基础，秘书最主要的工作是服务领导，这就需要秘书人员具备较高的心理素质，具有良好的适应能力，正确处理好各方面的人际关系，调节自己的情绪，在日常工作中要沉着、宽容、耐心、冷静、豁达，善于控制自己的感情冲动，始终保持乐观向上、热情诚恳的心态，从容不迫、不卑不亢的风度，能够正确的处理好工作中的各种矛盾。

（二）秘书具备的素养

素养是一种社会意识形态，是人们调整自身及相互关系和行为准则。职业素养是同人们的职业活动相联系，具有自身职业特征的道德准则和规范。秘书人员的职业素养是秘书工作者个人在政治、思想品格、作风、知识技能等方面经过锻炼学习达到的水平、能力和境界。

1、秘书人员应该具备政治素养

秘书工作是一项政治工作很强的工作。因此秘书人员首先要有好的政治素养。一是要在政治上与党中央保持高度一致，主要是坚持是党的基本路线、方针不动摇。二是要有较高的马列主义理论水平和政策水平，秘书人员工作经常涉及大量理论问题和政策问题，所以在工作中要着重学习马克思主义哲学，重点掌握唯物辩证法，掌握马克思主义的基本原理，并且能够运用这些去指导工作，处理矛盾做出决策。三是要有淡泊明志、乐于奉献的崇高境界，秘书人员是做辅助工作的工作者，不追求名利地位，不计较个人得失，甘当幕后英雄，通过卓有成效的工作，为全面建成小康社会，实现中国梦贡献自己的一份力量。

2、秘书人员应该具备职业道德素养

职业道德可以通过人们的信念习惯和社会舆论起作用，成为人们评判是非、辨别好坏的标准和尺度，从而促使从业人员不断增强职业道德观念，不断提高服务水平。秘书人员要做到忠于职守，自觉履行各项职责；服从领导，当好参谋；兢兢业业，甘当无名英雄；谦虚谨慎，办事公道，服务热情；遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私；恪守信用，严守机密；实事求是，勇于创新；刻苦学习，努

力提高思想，掌握科学文化知识；钻研业务，掌握秘书工作各项技能。

3、秘书人员应该具备知识能力素养

当今是知识经济时代，随着全球化的日益发展，国际交往日益频繁，秘书人员的知识要求越来越高，秘书人员必须在实践中不断拓展自己的知识和更新知识结构。一是要具有基础知识储备。秘书工作基本知识是秘书人员飞翔的“翅膀”，也是秘书人员成长过程中的“阶梯”，不仅要掌握社会科学基础知识，还要有自然科学知识，这是秘书人员知识的基本层次。二是要具有秘书工作的专业知识，及时收集，了解世界各国的风俗禁忌，外交礼仪，中国正在并长期参与国际经济发展，参与国际竞争，这就要求我们秘书人员要面对挑战，转变观念，行为规范，知识常新。三是要具有其他工作相关知识，秘书工作繁琐，涉及面广，为了适应工作和时代要求，在日常工作尽可能多的掌握熟悉专业以外的知识，法学、公共关系学、传播学、领导科学、经济学、心理学等等学科。

4、秘书人员应该具备心理素养

秘书人员服务部门多，结交人员广，人际关系相对复杂，而且要常常协助各类行政领导对工作中遇到的矛盾和困难进行合理分析，如果没有较强的心理承受能力，就难以应付工作中所出现的各种情况，产生心理上的不适应。所以秘书人员要具有较强的心里素养。

二、秘书办好文的能力和素养

秘书工作繁琐，能力素养要求高，秘书工作者除了满足综合能力和素养外，在办文中也有独特的能力和素养要求。

（一）秘书办好文的能力

1、调研能力

领导的主要工作是管理和决策，秘书人员辅助领导工作，就需要有一定的调研能力，给领导提供多种方案参考。而调研的目的是获得系统客观的收集信息研究数据，为决策提供多种方案。

2、独立驾驭语言的能力

语言文字是公文的第一要素。在公文中，议事说理，表情达意都需借助于文字才能发挥作用。因此，公文写作者必须具有较好的文字功底，具备独立驾驭语言文字的能力，使公文主题鲜明、观点正确、论证合理、论据充分，使人一读就懂，一听就明，便于理解执行。

3、独立解决问题的办事能力

公文写作人员除了具备基本能力，更要有实务能力。秘书职业的敏感性就是不断发现问题、提出问题，要有“防患于未然”的忧患意识，要有强烈的责任感和敏锐的洞察力，然后通过全方位、多角度的观察视角并综合分析问题，最后有针对性与技巧性的独立解决问题，完成公务活动的最终落脚点。

（二）秘书办好文的素养

1、管理素养

公文写作者要具备现代管理的基本理念和理论知识，掌握公共管理的原则与技巧，在思想品格、气质能力、作风态度等方面符合现代管理者的基本要求。要树立管理就是服务的基本理念。

2、法律素养