秘书实务第十章信息PPT

信息的加工
充实与综合 提炼与摘要 归纳与分析
秘书如何提供信息
适事 适时 适度
信息的传递、储存和检索
信息的传递
迅速、准确、保密
信息的储存
原件储存 目录、索引储存 软件储存 有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防
虫 科学地存放排列
信息的检索
秘书综合信息的方法
调查法 线索追踪法
一是从初级信息分析中发现有价值的信息线索，确定 追踪的课题，返回到实践中去，充实新的内容，形成 高层次的信息；
第十章
信息工作
第一节 信息工作概述
第二节 信息工作的程序和方法
第三节 高层次信息的开发和处理
信息工作
信息工作的意义
信息工作的一切行政工作的基础 信息是领导决策的依据 信息工作是增进秘书才能的最佳途径
信息的特点
传输性。信息可以通过不同的方式、媒体、渠道进行传 输。
扩散性。同一内容的信息，可以借助不同的物质载体， 同时向四面八方扩散，而某一物质载体也可以将不同内 容的信息向不同方向扩散。
二是从领导、上司的讲话及调查研究成果中，寻找线 索，确定选题后进行有针对性的收集；
三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索， 从而不断扩充信息量。
借助外脑法 交换法 建立数据库
怎样给领导提建议（一）
小王小张曾是同窗好友，又的两个单位任秘书。小王对单 位领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件 事他向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。
共享性。广泛地沟通、交流、互相启发、共同获利。 扩展性。信息随着生产力的发展和人类社会的进步不断
地扩展，不断地发展和补充。
替代性。包括两方面的含义：一是指同一内容的信息在 传输过程中，其物质载体是可以变换替代的。二是指信 息可以替代资本、劳动和物质材料。
信息工作
信息的主要内容
政策法规信息 指挥性信息 本单位信息 社会反馈信息 可比信息 相关信息 未来信息
信息工作
信息的形式
文字形态信息
书面形式：包括文字、数字、图形、表格等 秘书应收集原始信息，或“一次文献”
声像形态信息
图书、照片、录音（像）带、磁盘、CD、VCD等 秘书应将声像信息与文字信息配合使用
记忆形态信息
存在于人们的大脑中的“零次文献” 秘书通过采访、交谈获得，有不确定性的特点
信ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ工作
信息的渠道
如何为领导出谋划策（二）
A： “古人讲，上中下三策，就是每次提好中 差三个建议。我看主要是指决定命运的大事。 一般情况下，大多数事情，每次一条就可以了。 大事或吃不准的事，不妨多提几条处理意见， 供领导选用，即使提不出很好的方法，起码也 要有一点建议，帮助领导打开思路。这叫‘一 策备选’，你不妨一试。”
小王说：“我看你确实是幼稚，缺乏自知之明”小张： “你怎么一点不同情我？”
小王：“你总是希望别人理解你同情你，可你理解不理解 领导，同情不同情领导。你以为自己什么都行，凡事都想 说上几句，当然，说得对的，领导应采纳，但有时说得对 的，领导也不一定采纳。因为个人看问题的方法、角度不 同。领导需要站在全局考虑。你的意见对，但在全局看不 一定行得通。领导不采纳是正常的。”
问卷法：质量的关键在于题目和答案的设计
调查研究的含义和作用
研究的方法
归纳法 综合法 统计法 比较法 分析法 演绎法
调查研究的步骤
督查工作
含义（p170） 原则（p180） 程序（p181）
案例 1
小张：“那我今后不提什么意见和建议了。”
怎样给领导提建议（二）
小王：“那倒也不是。我的方法是：只要不是大是大非问 题原则问题，一个意见最多提三次即可。提了三次领导不 采纳，说明领导有自己的考虑，即便某个问题处理不妥。 领导也会负责的。自己提了三次也尽职了。”
小张按小王的方法试了一段时间，果然有效。两人又见面 时小王说：“我们都是给领导当参谋的，既然是‘参与谋 划’，所提意见就有采纳和不采纳两种可能 ，不能光想着
内部信息渠道与对象 国内信息渠道和对象 国外信息渠道与对象
信息工作 信息工作的程序和方法
收集 整理 加工 提供 传递 储存 检索
信息的收集和整理
秘书收集信息 的方式
收存 复印 记录 录音 电脑 购买 交换
信息的整理
分类
按照一定的标准
筛选
将信息分为真实、虚 假，有效、失效
保留真实、有效信息
信息的加工和提供
自己行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应 是这样。”
问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？
秘书应如何想领导提建议？
如何为领导出谋划策（一）
A和B同时分配做秘书，一年后，领导遇到问 题总爱和A 商量，B 很纳闷，请A分析原因。
A：“我看你主要是提意见多，提建议少，提 了一大堆问题，却很少提办法”。B：“我认为 提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”A ： “领导也不是神，事事都有主意。我接到上级 的通知或下级单位的报告，都要认真想一想， 提出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚 持这么做。时间久了，领导就对我的建议重视 了。 ” B： “那每次提几条建议呢？”
典型调查
便于集中、深入地调查，但典型是人为选定的
个案调查
有明显的针对性，调查时不能就事论事
重点调查
与典型调查的区别是，重点是客观存在的
抽样调查
使用最普遍，比较科学
调查研究的含义和作用
调查的方法
观察法：确立观察的重点，用心，懂行； 访问法
态度诚恳谦虚，讲究策略 可以是个别访谈，也可开座谈会
文献法：应先近后远、先小后大、先具体后抽 象、先简单后复杂
程
作用
收集原始资料，支持领导决策 取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据 解决常规问题，处理突发事件的必要手段 提高秘书人员自身素质的主要途径
调查研究的内容、类型和方法
调查研究的内容
基本情况调查 专题性调查 经验性调查 突发事件或事故的调查
调查研究的含义和作用
调查的类型
普遍调查
资料全面、客观、精确，但缺乏生动性、具体性
B按照A的方法做，一年以后，领导也经常找 B商量工作了。
问题：A和B在工作方式方法上有何不同？
第十一章调研和督查工作
第一节调研和督查工作概述 第二节调查研究的范围和步骤 第三节调查研究的方法 第四节督查工作的原则和程序
调查研究的含义和作用
含义
调查：用科学的方法取得客观材料的过程 研究：对材料进行分析、比较、归纳演绎的过