秘书实务第十章信息PPT
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秘书实务PPT课件
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10
1.1.4 秘书的分类
横向分类
– 按单位性质不同：机关秘书，企业秘书，私 人秘书，商业秘书，涉外秘书。
– 按工作内容不同：行政秘书、机要秘书，文 字秘书，教学秘书，信访秘书、通讯秘书、 医学秘书，法律秘书等。
– 按服务对象不同：公务秘书、私人秘书。
• 纵向分类（层次）
– 高级、中级、初级
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11
• 参谋助手作用
秘书工作的参谋助手作用，贯穿在秘 书人员辅助领导工作的整个过程中。
• 形象作用
秘书人员在工作中的一举一动、一言 一行以及办事风格，都代表本单位的 形象。
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21
1.3.5 秘书工作的发展趋势
➢逐步形成以公务秘书为主导、社 会秘书为主体的职业阶层
➢逐渐形成双向选择的社会化秘书 性服务系统
白开水。"对不起，苏小姐，我要的是冷水"，威廉有点不耐烦地说，她只好
去换第三杯水，这才让威廉满意。以后的几天，除了整理文档、写函件等工
作之外，威廉又吩咐她做了很多的琐事：寄信、购买打印纸、煮咖啡等等， 甚至还要求她利用业余时间和休息日陪威廉和夫人上街购物，熟悉新来的这 所城市。还有一次，威廉从美国带来的衬衫上的一对纽扣掉了一个，这是威 廉非常喜欢的衣服，威廉也要求苏云为他配齐或换一副相称的……。
-
25
问题讨论
1.你对秘书这一职业是怎么看的? 2.秘书工作的原则有哪些? 3.秘书工作有什么作用?
4.秘书工作的发展趋势是什么?
-
26
祝学习进步！
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一愣，但立即按照经理的吩咐做了起来。将办公桌上东一堆西一堆的文件整
理归位，将茶几上喝过的杯子、装满烟蒂的烟灰缸洗干净，然后对办公室的
秘书实务 课件
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• 办会
•
会议是管理工作和领导活动的方式之一，会 议是民主精神的体现。如何组织好会议、如何做好 会议中的会务服务工作、如何提高开会的效率都是 秘书工作者需要考虑、研究的问题。 包括值班、电话事务、接待、为领导安排日 程、调查研究、为领导决策提供参考性方案、信息 服务、查办工作、信访工作、保密工作。
（二）秘书的职业道德规范 文明礼貌、爱岗敬业、诚实守信、办事公道、 勤劳节俭、遵纪守法、 团结互助、开拓创新。
六、秘书实务工作的规律和方法
（一）秘书实务的规律的内容 1、不同行业的秘书工作有各自的特殊规律 2、不同工作范畴有各自的特殊规律 3、经常性工作规范化、程序化的规律 4、领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致 的规律 （二）秘书实务的工作方法 1、抓主要矛盾的方法 2、妥善处理各种工作的方法 3、从群众中来到群众中去的方法
• （三）秘书实务的具体内容
• 1、“参与政务”、“掌管事务”（分清楚主次）
•
2、办文、办会、办事
办文包括办发文、办收文以及文件管理。办发 文是指由单位起草，发往外单位的文件，包括牛皋、 审核、发文登记、打印、校对、装订、装封、发出、 注发等一系列程序；办收文是指办理外单位发往本 单位的文件，包括签收、拆封、登记、传阅、批办 等一系列程序；文件管理即把办理完毕的收文、发 文科学地存放起来，以备领导随时查询，并定期向 档案部门移交工作。
秘书学的产生
秘书作为古老的职业门类，在我国有着悠久的发展历史， 但秘书学作为一门科学，是80年代以后才在我国兴起。80 年代初出现秘书学理论研究的热潮，主要标志： （1）秘书教育大发展 初步形成了我国多层次，多渠道，多形式的秘书人才培养的 网络。 （2）秘书工作组织的成立 从中央到地方建立学术团体、各种秘书协会。 （3）秘书刊物的出版发行 中共中央办公厅《秘书工作》 上海大学：《秘书》
《文秘工作实务》课件
文秘工作实际案例ຫໍສະໝຸດ 实际案例的分析和解决 方案
通过实际案例学习文秘工作中 常见问题的解决方法和技巧。
常见问题和解决方法
分享常见文秘工作问题的解决 方法，帮助学员避免和解决类 似问题。
经验总结和心得体会
总结文秘工作的经验和心得， 分享成功的秘诀和教训。
结课
1
总结和回顾
回顾课程内容，总结学习成果和经验。
学习有效沟通和处理人际关系的方法，提 高工作效率和团队合作。
探讨时间管理的重要性和实践技巧，帮助 学员有效安排工作和个人时间。
3 团队协作和领导力发展
4 信息获取和分析能力
分享团队协作和领导力发展的经验，帮助 学员在文秘工作中更好地发挥个人优势。
培养学员的信息获取和分析能力，提高对 信息的理解和应用能力。
《文秘工作实务》PPT课 件
《文秘工作实务》PPT课件将带您深入了解文秘工作的实践要点和技巧。通过 本课程，您将学习到必要的知识和技能，提高您的文秘工作效率和质量。
课程介绍
课程目标和内容
本课程旨在介绍文秘工作的基本概念和技能，并提供实用的实践案例，帮助学员提升自己的 能力。
授课教师介绍
本课程的授课教师拥有丰富的文秘工作经验和教学经验，将为学员带来真实且有价值的学习 内容。
预备知识和要求
本课程不需要任何预备知识，只需要学员对文秘工作感兴趣并愿意学习和实践。
文秘工作简介
1
文秘工作定义和分类
介绍文秘工作的含义及不同分类，帮助学员理解文秘工作的范围和职责。
2
文秘工作的职责和要求
探讨文秘工作的基本职责和要求，培养学员的工作态度和责任心。
3
文秘工作的技能和能力
介绍在文秘工作中所需的各种技能和能力，帮助学员全面提升自己的实践能力。
《秘书实务电子教案》课件
《秘书实务电子教案》课件第一章：秘书实务概述1.1 秘书实务的定义与意义解释秘书实务的概念阐述秘书实务在现代企业中的重要性1.2 秘书实务的基本原则与要求介绍秘书实务的工作原则分析秘书实务工作的具体要求1.3 秘书实务的职业技能与素质探讨秘书应具备的职业技能讲解秘书实务工作中所需的素质第二章：秘书日常工作任务2.1 文件管理讲解文件管理的具体工作内容分析文件管理的重要性2.2 会议组织与协调介绍会议组织的基本步骤分析会议协调的要点与技巧2.3 电话接听与沟通技巧讲解电话接听的基本规范探讨沟通技巧在电话工作中的应用第三章：商务礼仪与沟通技巧3.1 商务礼仪的基本要求介绍商务场合中的礼仪规范分析商务礼仪在实际工作中的应用3.2 商务沟通的基本原则讲解商务沟通的重要性探讨商务沟通的有效方法与技巧3.3 商务洽谈与演讲技巧介绍商务洽谈的基本流程讲解演讲技巧在商务场合中的应用第四章：商务写作技巧4.1 商务写作的基本要求讲解商务写作的标准与规范分析商务写作的特点与要求4.2 商务信函与商务报告的写作介绍商务信函的写作技巧讲解商务报告的写作要点与结构4.3 商务提案与商务合同的写作探讨商务提案的写作方法与步骤讲解商务合同的写作要点与注意事项第五章：秘书实务案例分析5.1 秘书实务案例解析分析实际工作中的秘书实务案例讲解案例中的问题与解决方法5.2 秘书实务案例讨论组织学生对实务案例进行讨论引导学生从案例中汲取经验与教训5.3 秘书实务案例演练设计模拟场景进行实务案例演练讲解演练中的技巧与注意事项第六章：办公室管理与办公设备使用6.1 办公室环境管理讲解办公室环境布置的原则和方法分析办公室环境管理对员工工作效率的影响6.2 办公设备的使用与维护介绍常见办公设备的功能和使用方法讲解办公设备的维护保养要点6.3 办公用品的管理阐述办公用品的分类和管理流程分析办公用品管理的重要性第七章：信息收集与处理7.1 信息收集的基本方法讲解信息收集的途径和技巧分析各种信息收集方法的优缺点7.2 信息处理与分析介绍信息处理的基本流程讲解信息分析的方法和技巧7.3 信息资料的整理与归档阐述信息资料整理的意义和原则讲解信息资料归档的方法和注意事项第八章：时间管理与个人效率提升8.1 时间管理的基本原则讲解时间管理的重要性阐述时间管理的原则和方法8.2 个人效率提升的策略介绍提高个人工作效率的技巧分析个人效率提升的方法和注意事项8.3 时间管理工具的应用讲解时间管理工具的功能和优势分析时间管理工具在实际工作中的应用第九章：危机管理与应对策略9.1 危机识别与评估讲解危机识别和评估的方法分析危机识别和评估的重要性9.2 危机应对策略介绍危机应对的基本原则讲解危机应对的具体方法和步骤9.3 危机处理后的善后工作阐述危机处理后善后工作的重要性讲解危机处理后善后工作的方法和注意事项第十章：秘书实务拓展与职业发展10.1 秘书实务的拓展领域讲解秘书实务拓展的方向和途径分析秘书实务拓展的意义和价值10.2 秘书职业发展规划介绍秘书职业发展的前景和趋势讲解秘书职业发展规划的制定方法和步骤10.3 秘书职业素养与能力提升阐述秘书职业素养的重要性讲解提升秘书职业素养的方法和技巧重点和难点解析：重点环节1：文件管理文件分类与归档方法电子文件与纸质文件的管理差异重点环节2：会议组织与协调会议策划与议程设置会议室布置与设备检查重点环节3：商务礼仪与沟通技巧商务场合着装与仪态要求跨文化交流中的礼仪注意事项重点环节4：商务写作技巧商务报告的结构与内容要求商务信函的格式与措辞规范重点环节5：危机管理与应对策略危机识别与评估的方法危机应对团队的组建与分工难点环节1：信息收集与处理非结构化信息的数据分析信息处理的实时性与准确性难点环节2：时间管理与个人效率提升优先级设定与时间分配个人时间管理工具的定制化应用难点环节3：秘书实务拓展与职业发展秘书角色转变与技能更新秘书职业发展规划的个性化制定全文总结和概括：本教案涵盖了秘书实务的各个方面，从基础的文件管理到复杂的危机应对，每个章节都包含了具体的工作流程和技能要求。
现代企业秘书实务课件PPT(共 55张)
部门的细节；
商务礼仪与职业形象 11
如何制定计划
意外情况的处理——万一有时间拖延如何处 理，例如设备发 生故障
进展信息报告——报告何人、何时和怎样 报告
监督和管理——何人、如何监督工作的进展 和质量；
当目标实现时，有明确的标记的方法，例如 在方框打勾
商务礼仪与职业形象 12
如何进行日志管理
秘书一天的工作
1、 开门前后： a、取邮件报纸 b、开门，定格观看办公室（有，无） c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器
商务礼仪与职业形象 4
秘书一天的工作
1、 2、 常规工作：（迅速按优先顺序排列） A、查阅日志（准备、提醒-----） B、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-----） C、聆听上司指示（笔记----） D、接打电话、收发传真、电子邮件 E、制备文稿（起草、修改、审批-----打印、装订） F、接待访客 G、安排会议、约会 H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）
件36份（5万字）， 出外访17家，参加会14个，处理事务68件-----再加入分析、评价，送Байду номын сангаас上司
结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动， 加强沟通近感情，平凡工作有伟大
商务礼仪与职业形象 8
如何管理时间
明确目标 建立计划，写成清单 设定先后顺序，分清轻重缓急 遇事马上做，现在就做 第一次就做好，次次做好 专心致志，不要有头无尾 珍惜今天，当日事当日毕 养成整洁和有条理的习惯 养成快速的节奏感 设定完成期限 善用零碎时间
选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。 发送请柬和通知。 准备资料 ：会议日程、各类文件、声像资料、广告、
商务礼仪与职业形象 11
如何制定计划
意外情况的处理——万一有时间拖延如何处 理，例如设备发 生故障
进展信息报告——报告何人、何时和怎样 报告
监督和管理——何人、如何监督工作的进展 和质量；
当目标实现时，有明确的标记的方法，例如 在方框打勾
商务礼仪与职业形象 12
如何进行日志管理
秘书一天的工作
1、 开门前后： a、取邮件报纸 b、开门，定格观看办公室（有，无） c、取传真件，翻日历，对时钟，打开电器
商务礼仪与职业形象 4
秘书一天的工作
1、 2、 常规工作：（迅速按优先顺序排列） A、查阅日志（准备、提醒-----） B、处理邮件、来件（拆封、分类、呈送、发出邮件-----） C、聆听上司指示（笔记----） D、接打电话、收发传真、电子邮件 E、制备文稿（起草、修改、审批-----打印、装订） F、接待访客 G、安排会议、约会 H、处理办公室事务（清洁，安全，购水、用品，订票）
件36份（5万字）， 出外访17家，参加会14个，处理事务68件-----再加入分析、评价，送Байду номын сангаас上司
结论：自己小结获鼓舞，上司清楚受感动， 加强沟通近感情，平凡工作有伟大
商务礼仪与职业形象 8
如何管理时间
明确目标 建立计划，写成清单 设定先后顺序，分清轻重缓急 遇事马上做，现在就做 第一次就做好，次次做好 专心致志，不要有头无尾 珍惜今天，当日事当日毕 养成整洁和有条理的习惯 养成快速的节奏感 设定完成期限 善用零碎时间
选择场地：大小会场、食宿地、级别标准、活动地等。 发送请柬和通知。 准备资料 ：会议日程、各类文件、声像资料、广告、
秘书实务第十章信息PPT.pptx
二是从领导、上司的讲话及调查研究成果中，寻找线 索，确定选题后进行有针对性的收集；
三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索， 从而不断扩充信息量。
借助外脑法 交换法 建立数据库
怎样给领导提建议（一）
小王小张曾是同窗好友，又的两个单位任秘书。小王对单 位领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件 事他向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。
内部信息渠道与对象 国内信息渠道和对象 国外信息渠道与对象
信息工作 信息工作的程序和方法
收集 整理 加工 提供 传递 储存 检索
信息的收集和整理
秘书收集信息 的方式
收存 复印 记录 录音 电脑 购买 交换
信息的整理
分类
按照一定的标准
筛选
将信息分为真实、虚 假，有效、失效
保留真实、有效信息
信息的加工和提供
典型调查
便于集中、深入地调查，但典型是人为选定的
个案调查
有明显的针对性，调查时不能就事论事
重点调查
与典型调查的区别是，重点是客观存在的
抽样调查
使用最普遍，比较科学
调查研究的含义和作用
调查的方法
观察法：确立观察的重点，用心，懂行； 访问法
态度诚恳谦虚，讲究策略 可以是个别访谈，也可开座谈会
文献法：应先近后远、先小后大、先具体后抽 象、先简单后复杂
自己行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应 是这样。”
问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？
秘书应如何想领导提建议？
如何为领导出谋划策（一）
A和B同时分配做秘书，一年后，领导遇到问 题总爱和A 商量，B 很纳闷，请A分析原因。
A：“我看你主要是提意见多，提建议少，提 了一大堆问题，却很少提办法”。B：“我认为 提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”A ： “领导也不是神，事事都有主意。我接到上级 的通知或下级单位的报告，都要认真想一想， 提出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚 持这么做。时间久了，领导就对我的建议重视 了。 ” B： “那每次提几条建议呢？”
三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索， 从而不断扩充信息量。
借助外脑法 交换法 建立数据库
怎样给领导提建议（一）
小王小张曾是同窗好友，又的两个单位任秘书。小王对单 位领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件 事他向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。
内部信息渠道与对象 国内信息渠道和对象 国外信息渠道与对象
信息工作 信息工作的程序和方法
收集 整理 加工 提供 传递 储存 检索
信息的收集和整理
秘书收集信息 的方式
收存 复印 记录 录音 电脑 购买 交换
信息的整理
分类
按照一定的标准
筛选
将信息分为真实、虚 假，有效、失效
保留真实、有效信息
信息的加工和提供
典型调查
便于集中、深入地调查，但典型是人为选定的
个案调查
有明显的针对性，调查时不能就事论事
重点调查
与典型调查的区别是，重点是客观存在的
抽样调查
使用最普遍，比较科学
调查研究的含义和作用
调查的方法
观察法：确立观察的重点，用心，懂行； 访问法
态度诚恳谦虚，讲究策略 可以是个别访谈，也可开座谈会
文献法：应先近后远、先小后大、先具体后抽 象、先简单后复杂
自己行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应 是这样。”
问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？
秘书应如何想领导提建议？
如何为领导出谋划策（一）
A和B同时分配做秘书，一年后，领导遇到问 题总爱和A 商量，B 很纳闷，请A分析原因。
A：“我看你主要是提意见多，提建议少，提 了一大堆问题，却很少提办法”。B：“我认为 提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”A ： “领导也不是神，事事都有主意。我接到上级 的通知或下级单位的报告，都要认真想一想， 提出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚 持这么做。时间久了，领导就对我的建议重视 了。 ” B： “那每次提几条建议呢？”
秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
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•
（三）走姿
• 最能体现出一个人精神面貌的姿态就是走姿。正确走姿有 助于健美。
• 1、正确走姿
• （1）目光平视，头正颈直，挺胸收腹，两臂自然下垂， 前后自然摆动，前摆稍向里折，身体要平稳，两肩不要左 右晃动或不动，或一只手摆动一只手不动。
• （2）姿态优雅、自然而简洁。女士穿裙子或旗袍要走成 一条直线：穿裤装时，宜走成两直线。
秘书实务与实训培训课件(PPT30页)
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• （2）两腿挺直，膝盖相碰，脚跟并拢，两脚尖张开呈45 度到60度角，身体重心落在两脚正中。也可以保持两脚分 开15厘米，与肩膀同宽。
• （3）整体上给人以精神饱满的感觉。 • 2、正确站姿训练 • （1）背靠墙站，要求头部、双肩、臀部、小腿和脚后跟
• 微笑的训练
• （1）不爱微笑的人，面部肌肉比较僵硬，眼睛不够灵活 。要先嘴里含一口气，然后眼睛开始顺时针转，嘴里的气 也跟着转，使两腮肌肉轮流鼓起，再变成逆时针旋转，如 此反复练习。
• （2）随身带一面镜子，时常对着镜பைடு நூலகம்念英文字母"E",同时 有意识的把嘴角向耳后垂咧，咧到最大，然后稍稍放松， 练习微笑，看笑到什么程度表现最自然、最真诚。
•
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课程定位
• • 结合文秘专业人才培养的定位和社会人
才需求情况，《秘书实务》从现代秘书办 文、办事、 办会三大技能切入，以必需、 够用为量，以精当、 扎实为度，兼顾与秘 书专业其他课程内容的交叉关系，是专业 核心主干课程。其理论教学内容与实践 教 学环节均应围绕秘书工作实务的基本要求 来实施。
秘书实务PPT课件
总结词
组织管理能力是秘书的核心技能之一，有助于合理安排工作 、提高工作效率。
详细描述
秘书需要具备较强的组织管理能力，能够合理安排工作计划 、时间表和优先级，确保工作有序进行。同时，秘书还应具 备较强的管理能力，能够有效地管理文件、资料和信息，保 持工作场所整洁有序。
文字表达能力
总结词
文字表达能力是秘书的基本技能之一， 有助于撰写各类文档、提高工作效率。
决，保证工作的顺利进行。
学习进取
总结词
随着社会的不断发展和变化，秘书需要具备不断学习 和进取的精神，以适应新的工作环境和需求。
详细描述
秘书需要时刻关注行业动态和公司发展情况，不断学 习新知识、新技能和新理念，提升自己的综合素质和 能力水平。同时，秘书还需要保持积极进取的态度， 勇于接受挑战和尝试新事物，不断拓展自己的职业发 展空间。通过不断学习和进取，秘书能够更好地适应 社会和工作的变化，为公司的发展做出更大的贡献。
使用现代办公工具
秘书应熟练掌握现代办公工具和技术，如电子文档、电子邮件、即时 通讯等，提高工作效率。
保持工作热情和责任心
秘书应保持工作热情和责任心，积极主动地完成工作任务，提高工作 效率和质量。
THANKS
感谢观看
秘书实务ppt课件
• 秘书实务概述 • 秘书的基本技能 • 秘书的工作职责 • 秘书的职业素养 • 秘书实务案例分析
01
秘书实务概述
秘书的定义与角色
总结词
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员。
详细描述
秘书是负责协助领导处理日常事务和 信息的专业人员，他们需要具备高度 的组织能力、协调能力、沟通能力以 及细致的服务意识。
秘书工作的特点与要求
相关主题
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共享性。广泛地沟通、交流、互相启发、共同获利。 扩展性。信息随着生产力的发展和人类社会的进步不断
地扩展，不断地发展和补充。
替代性。包括两方面的含义：一是指同一内容的信息在 传输过程中，其物质载体是可以变换替代的。二是指信 息可以替代资本、劳动和物质材料。
信息工作
信息的主要内容
政策法规信息 指挥性信息 本单位信息 社会反馈信息 可比信息 相关信息 未来信息
信息的加工
充实与综合 提炼与摘要 归纳与分析
秘书如何提供信息
适事 适时 适度
信息的传递、储存和检索
信息的传递
迅速、准确、保密
信息的储存
原件储存 目录、索引储存 软件储存 有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防
虫 科学地存放排列
信息的检索
秘书综合信息的方法
调查法 线索追踪法
一是从初级信息分析中发现有价值的信息线索，确定 追踪的课题，返回到实践中去，充实新的内容，形成 高层次的信息；
小王说：“我看你确实是幼稚，缺乏自知之明”小张： “你怎么一点不同情我？”
小王：“你总是希望别人理解你同情你，可你理解不理解 领导，同情不同情领导。你以为自己什么都行，凡事都想 说上几句，当然，说得对的，领导应采纳，但有时说得对 的，领导也不一定采纳。因为个人看问题的方法、角度不 同。领导需要站在全局考虑。你的意见对，但在全局看不 一定行得通。领导不采纳是正常的。”
内部信息渠道与对象 国内信息渠道和对象 国外信息渠道与对象
信息工作 信息工作的程序和方法
收集 整理 加工 提供 传递 储存 检索
信息的收集和整理
秘书收集信息 的方式
收存 复印 记录 录音 电脑 购买 交换
信息的整理
分类
按照一定的标准
筛选
将信息分为真实、虚 假，有效、失效
保留真实、有效信息
信息的加工和提供
典型调查
便于集中、深入地调查，但典型是人为选定的
个案调查
有明显的针对性，调查时不能就事论事
重点调查
与典型调查的区别是，重点是客观存在的
抽样调查
使用最普遍，比较科学
调查研究的含义和作用
调查的方法
观察法：确立观察的重点，用心，懂行； 访问法
态度诚恳谦虚，讲究策略 可以是个别访谈，也可开座谈会
文献法：应先近后远、先小后大、先具体后抽 象、先简单后复杂
如何为领导出谋划策（二）
A： “古人讲，上中下三策，就是每次提好中 差三个建议。我看主要是指决定命运的大事。 一般情况下，大多数事情，每次一条就可以了。 大事或吃不准的事，不妨多提几条处理意见， 供领导选用，即使提不出很好的方法，起码也 要有一点建议，帮助领导打开思路。这叫‘一 策备选’，你不妨一试。”
小张：“那我今后不提什么意见和建议了。”
怎样给领导提建议（二）
小王：“那倒也不是。我的方法是：只要不是大是大非问 题原则问题，一个意见最多提三次即可。提了三次领导不 采纳，说明领导有自己的考虑，即便某个问题处理不妥。 领导也会负责的。自己提了三次也尽职了。”
小张按小王的方法试了一段时间，果然有效。两人又见面 时小王说：“我们都是给领导当参谋的，既然是‘参与谋 划’，所提意见就有采纳和不采纳两种可能 ，不能光想着
第十章
信息工作
第一节 信息工作概述
第二节 信息工作的程序和方法
第三节 高层次信息的开发和处理
信息工作
信息工作的意义
信息工作的一切行政工作的基础 信息是领导决策的依据 信息工作是增进秘书才能的最佳途径
信息的特点
传输性。信息可以通过不同的方式、媒体、渠道进行传 输。
扩散性。同一内容的信息，可以借助不同的物质载体， 同时向四面八方扩散，而某一物质载体也可以将不同内 容的信息向不同方向扩散。
二是从领导、上司的讲话及调查研究成果中，寻找线 索，确定选题后进行有针对性的收集；
三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索， 从而不断扩充信息量。
借助外脑法 交换法 建立数据库
怎样给领导提建议（一）
小王小张曾是同窗好友，又的两个单位任秘书。小王对单 位领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件 事他向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。
问卷法：质量的关键在于题目和答案的设计
调查研究的含义和作用
研究的方法
归纳法 综合法 统计法 比较法 分析法 演绎法
调查研究的步骤
督查工作
含义（p170） 原则（p180） 程序（p181）
案例 1
自己行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应 是这样。”
问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？
秘书应如何想领导提建议？
如何为领导出谋划策（一）
A和B同时分配做秘书，一年后，领导遇到问 题总爱和A 商量，B 很纳闷，请A分析原因。
A：“我看你主要是提意见多，提建议少，提 了一大堆问题，却很少提办法”。B：“我认为 提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”A ： “领导也不是神，事事都有主意。我接到上级 的通知或下级单位的报告，都要认真想一想， 提出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚 持这么做。时间久了，领导就对我的建议重视 了。 ” B： “那每次提几条建议呢？”
B按照A的方法做，一年以后，领导也经常找 B商量工作了。
问题：A和B在工作方式方法上有何不同？
第十一章调研和督查工作
第一节调研和督查工作概述 第二节调查研究的范围和步骤 第三节调查研究的方法 第四节督查工作的原则和程序
调查研究的含义和作用
含义
调查：用科学的方法取得客观材料的过程 研究：对材料进行分析、比较、归纳演绎的过
信息工作
信息的形式
文字形态信息
书面形式：包括文字、数字、图形、表格等 秘书应收集原始信息，或“一次文献”
声像形态信息
图书、照片、录音（像）带、磁盘、CD、VCD等 秘书应将声像信息与文字信息配合使用
记忆形态信息
存在于人们的大脑中的“零次文献” 秘书通过采访、交谈获得，有不确定性的特点
信息工作
信息的渠道
程
作用
收集原始资料，支持领导决策 取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据 解决常规问题，处理突发事件的必要手段 提高秘书人员自身素质的主要途径
调查研究的内容、类型和方法
调查研究的内容
基本情况调查 专题性调查 经验性调查 突发事件或事故的调查
调查研究的含义和作用
调查的类型
普遍调查
资料全面、客观、精确，但缺乏生动性、具体性
地扩展，不断地发展和补充。
替代性。包括两方面的含义：一是指同一内容的信息在 传输过程中，其物质载体是可以变换替代的。二是指信 息可以替代资本、劳动和物质材料。
信息工作
信息的主要内容
政策法规信息 指挥性信息 本单位信息 社会反馈信息 可比信息 相关信息 未来信息
信息的加工
充实与综合 提炼与摘要 归纳与分析
秘书如何提供信息
适事 适时 适度
信息的传递、储存和检索
信息的传递
迅速、准确、保密
信息的储存
原件储存 目录、索引储存 软件储存 有专用的柜、橱或保险箱，能防盗、防火防潮、防
虫 科学地存放排列
信息的检索
秘书综合信息的方法
调查法 线索追踪法
一是从初级信息分析中发现有价值的信息线索，确定 追踪的课题，返回到实践中去，充实新的内容，形成 高层次的信息；
小王说：“我看你确实是幼稚，缺乏自知之明”小张： “你怎么一点不同情我？”
小王：“你总是希望别人理解你同情你，可你理解不理解 领导，同情不同情领导。你以为自己什么都行，凡事都想 说上几句，当然，说得对的，领导应采纳，但有时说得对 的，领导也不一定采纳。因为个人看问题的方法、角度不 同。领导需要站在全局考虑。你的意见对，但在全局看不 一定行得通。领导不采纳是正常的。”
内部信息渠道与对象 国内信息渠道和对象 国外信息渠道与对象
信息工作 信息工作的程序和方法
收集 整理 加工 提供 传递 储存 检索
信息的收集和整理
秘书收集信息 的方式
收存 复印 记录 录音 电脑 购买 交换
信息的整理
分类
按照一定的标准
筛选
将信息分为真实、虚 假，有效、失效
保留真实、有效信息
信息的加工和提供
典型调查
便于集中、深入地调查，但典型是人为选定的
个案调查
有明显的针对性，调查时不能就事论事
重点调查
与典型调查的区别是，重点是客观存在的
抽样调查
使用最普遍，比较科学
调查研究的含义和作用
调查的方法
观察法：确立观察的重点，用心，懂行； 访问法
态度诚恳谦虚，讲究策略 可以是个别访谈，也可开座谈会
文献法：应先近后远、先小后大、先具体后抽 象、先简单后复杂
如何为领导出谋划策（二）
A： “古人讲，上中下三策，就是每次提好中 差三个建议。我看主要是指决定命运的大事。 一般情况下，大多数事情，每次一条就可以了。 大事或吃不准的事，不妨多提几条处理意见， 供领导选用，即使提不出很好的方法，起码也 要有一点建议，帮助领导打开思路。这叫‘一 策备选’，你不妨一试。”
小张：“那我今后不提什么意见和建议了。”
怎样给领导提建议（二）
小王：“那倒也不是。我的方法是：只要不是大是大非问 题原则问题，一个意见最多提三次即可。提了三次领导不 采纳，说明领导有自己的考虑，即便某个问题处理不妥。 领导也会负责的。自己提了三次也尽职了。”
小张按小王的方法试了一段时间，果然有效。两人又见面 时小王说：“我们都是给领导当参谋的，既然是‘参与谋 划’，所提意见就有采纳和不采纳两种可能 ，不能光想着
第十章
信息工作
第一节 信息工作概述
第二节 信息工作的程序和方法
第三节 高层次信息的开发和处理
信息工作
信息工作的意义
信息工作的一切行政工作的基础 信息是领导决策的依据 信息工作是增进秘书才能的最佳途径
信息的特点
传输性。信息可以通过不同的方式、媒体、渠道进行传 输。
扩散性。同一内容的信息，可以借助不同的物质载体， 同时向四面八方扩散，而某一物质载体也可以将不同内 容的信息向不同方向扩散。
二是从领导、上司的讲话及调查研究成果中，寻找线 索，确定选题后进行有针对性的收集；
三是通过对某些信息的收集，触类旁通，发现新线索， 从而不断扩充信息量。
借助外脑法 交换法 建立数据库
怎样给领导提建议（一）
小王小张曾是同窗好友，又的两个单位任秘书。小王对单 位领导较满意，小张却认为领导没把他放在眼里，有一件 事他向领导提了七八次意见，不仅不管用，还使他太幼稚。
问卷法：质量的关键在于题目和答案的设计
调查研究的含义和作用
研究的方法
归纳法 综合法 统计法 比较法 分析法 演绎法
调查研究的步骤
督查工作
含义（p170） 原则（p180） 程序（p181）
案例 1
自己行，不采纳就不高兴，对领导是这样，同事之间也应 是这样。”
问题：小张和小王对领导的感觉为何完全不同？
秘书应如何想领导提建议？
如何为领导出谋划策（一）
A和B同时分配做秘书，一年后，领导遇到问 题总爱和A 商量，B 很纳闷，请A分析原因。
A：“我看你主要是提意见多，提建议少，提 了一大堆问题，却很少提办法”。B：“我认为 提意见是下属的事，拿主意是领导的事。”A ： “领导也不是神，事事都有主意。我接到上级 的通知或下级单位的报告，都要认真想一想， 提出处理意见，不管领导采用不采用，我都坚 持这么做。时间久了，领导就对我的建议重视 了。 ” B： “那每次提几条建议呢？”
B按照A的方法做，一年以后，领导也经常找 B商量工作了。
问题：A和B在工作方式方法上有何不同？
第十一章调研和督查工作
第一节调研和督查工作概述 第二节调查研究的范围和步骤 第三节调查研究的方法 第四节督查工作的原则和程序
调查研究的含义和作用
含义
调查：用科学的方法取得客观材料的过程 研究：对材料进行分析、比较、归纳演绎的过
信息工作
信息的形式
文字形态信息
书面形式：包括文字、数字、图形、表格等 秘书应收集原始信息，或“一次文献”
声像形态信息
图书、照片、录音（像）带、磁盘、CD、VCD等 秘书应将声像信息与文字信息配合使用
记忆形态信息
存在于人们的大脑中的“零次文献” 秘书通过采访、交谈获得，有不确定性的特点
信息工作
信息的渠道
程
作用
收集原始资料，支持领导决策 取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据 解决常规问题，处理突发事件的必要手段 提高秘书人员自身素质的主要途径
调查研究的内容、类型和方法
调查研究的内容
基本情况调查 专题性调查 经验性调查 突发事件或事故的调查
调查研究的含义和作用
调查的类型
普遍调查
资料全面、客观、精确，但缺乏生动性、具体性