公司文件控制和管理程序
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。
行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。
文件控制程序作业指导书
文件控制程序
第一章：前言
对公司文件的编制、审批、发放、使用、更改、作废、回收、控制管理等做出明确的规范。
本程序适用于公司各种文件的控制和管理。
第二章：定义
第一条：公文：包括报告、通知、通告、方案、会议纪要等常用文件。
第二条：管理标准：指为实现管理职能，规范与公司管理有关的重复事物、概念和需要协调统一的管理事项而制定的标准。
第三条：外来文件：来自公司外部，为公司所引用的文件，包括但不限于国际、国家、行业的各种标准和各项政策、法律法规等。
第三章：职责
第一条：行政人事部是一级管理标准的管理部门，负责一级管理标准的管理和控制。
第二条：各部门负责部门二三级管理标准和与本部门工作相关的外来文件的管理和控制。
第四章：文件的编写和审批
第一条：一级管理标准
1. 各部门根据生产经营管理需要起草相应的管理标准，经部门负责人审核后提交行政人事部，行政人事部对文件的合理性、符合性、可操作性进行审核和标准化审核，起草人根据行政人事部的审核意见进行适当修改。
修改完成后由行政人事部以邮件等形式发相关的部门人员充分征求意见两个工作日，并将意见反馈给标准起草人。
2. 标准起草人对各部门反馈意见进行汇总，并将处理意见以邮件形式发相关人员进行答复说明，必要时（有重大影响或。
管理体系文件控制程序
管理体系文件控制程序1目的确保对管理体系的有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。
2适用范围适用于公司与管理体系有关文件(含适当范围的外来文件)的控制。
3权责3.1 管理部负责公司所有文件资料的具体控制、监督和检查。
3.2 生产部负责所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。
3.3 各部门负责本部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的评审、管理工作。
3.4 外来各种与质量体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性文件由质量部负责管理。
技术性文件由总工程师负责管理。
3.5外来各种与环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，由生产部负责管理。
4工作程序4.1 工作流程图4.2 文件编制的申请与决定4.2.1管理类文件的制订，由管理部统一安排/规划，以确保文件的唯一性；4.2.2未经批准，各部门不得自行制订管理文件，“批准”，是指下列情况之一：1）现行文件中有规定，如本文件规定管理部协同生产、质量部制订《技术文件管理规定》；2）向管理部提出申请，并得到同意。
4.2.3管理部、协同生产部、质量部制订并实施《技术文件管理规定》。
A 各类计划为有时效限制的专用文件，其他文件均为通用文件。
B 作为标样的实物样件或照片等，也应视同文件进行控制。
C 文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时，以专类管理文件为准。
4.4 文件编号4.4.1 管理文件编号方法A 管理手册编号：例：DC1-A/0 编号第一节“DC”为东瑞化工英文缩写（以下同），“1”表示一级文件，第二节“A”为版本号，版本的换次用英文字母依次更换标识。
0为版序号。
为修订序号。
B 程序文件编号：例：DC2-01001，第一节“DC”意义同上，“2”表示二级文件，“01001”为文件类别号与文件三位数序号。
C 作业文件编号：由IMS体系文件引用的作业文件（非化工文件系统）编号方法为：例：DC3-01001，第一节“DC”意义同上，“3”表示三级文件，“01001”从属程序文件的类号，依次标出文件三位数序号。
文件和记录控制程序文件
文件和记录控制程序文件一、目的为了确保公司的各项活动和业务能够得到有效的记录和管理，保证文件和记录的准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本文件和记录控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有与质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系等相关的文件和记录的控制。
三、职责分工1、综合管理部门负责制定、修订和发布本程序文件，并监督其执行情况。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准、发放、使用、保存和销毁等管理工作。
3、质量管理人员负责对质量管理体系相关的文件和记录进行审核和监督。
4、档案管理人员负责公司文件和记录的归档、保管和检索工作。
四、文件的分类1、管理性文件包括质量手册、程序文件、管理制度、工作流程等。
2、技术性文件包括产品标准、工艺文件、检验规范、操作规程等。
3、外来文件包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
五、文件的编号和标识1、公司内部文件应按照统一的编号规则进行编号，确保文件的唯一性和可识别性。
2、文件的标识应包括文件名称、编号、版本号、生效日期等信息。
六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制应遵循相关的法律法规、标准和公司的实际需求，确保文件的内容准确、清晰、完整。
2、文件编制完成后，应由相关部门负责人进行审核，审核其内容的合理性、有效性和符合性。
3、经过审核的文件，应由公司授权的人员进行批准，批准后方可正式发布和使用。
七、文件的发放和回收1、经批准的文件应由综合管理部门按照规定的范围进行发放，确保相关人员能够及时获得有效的文件。
2、文件发放时应填写《文件发放登记表》，记录文件的发放情况。
3、当文件需要修订或作废时，应及时回收旧文件，并填写《文件回收登记表》。
八、文件的使用和保管1、使用者应妥善保管所使用的文件，不得随意涂改、损坏或丢失。
2、文件应存放在干燥、通风、安全的地方，便于查阅和使用。
九、文件的修订1、当文件的内容需要修订时，应由原编制部门提出修订申请，并填写《文件修订申请表》。
文件管理控制程序文件
文件管理控制程序文件一、目的为了确保公司文件的准确性、完整性、可用性和安全性，提高文件管理的效率和质量，特制定本文件管理控制程序。
二、适用范围本程序适用于公司内部所有文件的生成、审批、发布、存储、检索、使用、修改、废止等全过程的管理。
三、职责分工1、文件的起草者负责按照公司的规定和业务需求，准确、清晰地起草文件，并确保文件内容符合相关法律法规和公司政策。
2、部门负责人对本部门起草的文件进行审核，确保文件内容的合理性、准确性和完整性，符合部门的业务需求和公司的整体战略。
3、相关职能部门对涉及到本部门职责范围内的文件进行会签，提出专业意见和建议。
4、文控中心负责文件的编号、登记、存档、发放、回收和销毁等管理工作，确保文件的流通和使用符合规定。
5、公司管理层对重要文件进行最终审批，确保文件符合公司的发展方向和战略目标。
四、文件的分类1、按文件的性质分类（1）管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
（2）技术性文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等。
（3）记录性文件：包括各种表单、报告、台账等。
2、按文件的来源分类（1）内部文件：由公司内部自行编制的文件。
（2）外部文件：来自于公司外部的法律法规、标准规范、客户文件等。
五、文件的编号1、编号原则文件编号应具有唯一性、系统性和可识别性，便于文件的检索和管理。
2、编号规则（1）管理性文件：以“GL”开头，后面接部门代码、文件序号和版本号。
（2）技术性文件：以“JS”开头，后面接产品代码、文件序号和版本号。
（3）记录性文件：以“JL”开头，后面接部门代码、记录序号和版本号。
六、文件的起草1、文件起草的依据文件起草应依据公司的业务需求、法律法规、标准规范以及相关的管理要求。
2、文件起草的要求（1）文件内容应准确、清晰、完整，语言简洁明了，避免使用模糊、含混的词汇。
（2）文件格式应规范，包括字体、字号、行距、页边距等。
（3）文件应具有可操作性，明确规定各项工作的流程、方法和要求。
文件控制程序
文件控制程序1 目的为确保公司内部管理体系文件受控，使文件的建立、批准、发放、保存、修改、更新遵循一定的程序，以确保各使用部门的文件其编制、审批及使用状态等得到及时、有效、准确的识别和管理,特制定本标准。
2 范围本控制程序适用于本公司所有列入控制范围内的体系文件、组织知识、表格、记录及外部文件的控制（包括电子版）。
3 职责3.1 综合办负责本程序文件的组织实施，负责公司体系文件信息的标识、发放、归档管理及组织评审以及负责本部门范围内的文件编制和控制，统一规划公司记录的保存权责与期限规定。
3.2 各部门：负责本部门管辖范围内文件信息的编制及本部门的文件信息的控制。
3.3 各级别体系文件编审批职责和权限见下图：4 程序内容4.1 文件的分类4.1.1公司管理体系文件分为四类：a)手册（包括方针、目标）；b)程序文件；c)制度文件（包括规章制度、作业规范、操作规程、标准等）；d)记录表单。
4.1.2 其他文件：可以是针对特定产品、项目或合同编制的计划、设计输出文件或其他标准、规范等。
记录可以纸质、电子介质、传真及其它任何可以承载的介质的形式存在。
4.2 文件的编号规则与分发号4.2.1 手册、程序文件、作业文件、记录的具体编号，文件分发号的具体排序由综合办统一编制。
4.2.2 文件版本号规定：从A/0开始依次向下表示版本号，数字表示修改状态。
至A/9则变为B/0开始。
如A/0，A/1，A/2，A/3......A/9，B/0，B/1......，依此类推。
当体系文件遇到大的变动，改动超过3处，则直接由A版变为B版，并从B/0开始。
换版后，原版本文件作废，换发新版本。
4.2.3 体系手册编号说明CMKJ/SC-2019（CMKJ公司名称初美科技 SC手册 2019发布时间）。
4.2.4 程序文件编号说明CMKJ/CX-**-2019（CMKJ公司名称初美科技 CX程序文件 **程序文件序号（01-0*） 2019发布时间）。
管理体系文件控制和管理程序
管理体系文件控制和管理程序1.目的对本公司管理体系的内部和外部文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本，并方便工作时取阅。
2.范围适用于本公司质量体系文件（包括法律法规、标准、规范性文件、检验检测方法，以及通知、计划、图纸、图表、软件、规范、手册、指导书）的编制、审批、发放、修改和归档管理等环节，包括外来文件如标准、规程、规范等的控制。
3.职责3.1经理3.1.1批准《质量手册》和《程序文件》等重要的质量管理文件发布。
3.2技术负责人3.2.1负责组织、编制、批准各种技术作业指导文件技术性文件。
3.2.2负责维护各种作业指导文件的有效性。
3.3质量负责人3.3.1负责组织编制《质量手册》、《程序文件》和其他管理性文件的编制及审核，批准《质量记录》和表格格式。
3.3.2负责《质量手册》、《程序文件》的审核。
3.3.3负责维护《质量手册》、《程序文件》的有效性。
3.4综合办公室3.4.1负责所有文件的整理、分类、编号、保管、发放和回收。
4.程序4.1文件控制范围4.1.1内部文件：本公司内部编制的文件。
包括：《质量手册》、《程序文件》、各类作业指导书、计划、报告及记录等。
4.1.2外部文件：与检测有关的法律、法规、规章、标准、检测方法、图纸、软件、指导书、上级文件等。
4.2质量管理体系文件的层次4.2.1 第一层：质量管理手册――是本公司质量管理体系运行的纲领性文件，描述本中心质量方针和质量管理体系各要素的要求、职责及途径；4.2.2 第二层：程序文件――是质量管理手册的质量记录，对质量管理体系运行中各项质量活动细、明确描述。
4.2.3第三层：作业指导书――是对完成各项质量/技术活动的规定，供检测人员执行.4.2.4第四层：质量和技术记录――是质量管理体系各项质量活动的证据。
4.3 管理体系文件的编制、审批和发布4.3.1 质量方针、目标由经理亲自主持制定，经领导层集体讨论后由经理颁布方针由质量负责人向全体员工宣贯，动员全体员工积极参与质量活动，将质量方针分解到本个具体岗位上。
文件控制管理程序文件
文件控制管理程序文件XXX文件控制管理程序目的：本程序旨在对与质量体系相关的文件进行控制管理，确保使用的文件均为有效版本。
范围：适用于本公司与质量体系相关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
职责：总经理负责质量手册的批准和发布；管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布；各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核；各部门经办人员负责各类文件的编制、收集（包括外来）文件和统计，并指定兼职资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录；行政办公室负责文件的文档登记、保管、借用、更改、回收和销毁（包括外来文件）等管理工作。
工作程序：1.行政办公室负责制订文件控制管理程序，相关部门程序要求实施；2.文件控制的流程：起草或更改文件→指定授权部门→文件审核→授权部门负责文件批准→文件归档→办公室负责文件发放→使用部门或使用者按规定评审、修订、申请。
文件分类：1.质量手册：是本公司质量体系描述的纲领性文件；2.程序文件：是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法；3.其他管理性和技术性文件（第三层次文件）：如管理性的有规章制度、管理办理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有产品图纸、产品标准、工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等；4.外来文件等：国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、适用法规和标准，顾客提供的工程规范等，被本公司收集引用的文件。
文件编写导则：1.本公司的各类文件都必须有标题、编号、拟（编）写人、审核人、批准人的签名方为有效；2.文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单；3.外来文件被采用必须要经过审核和批准。
作废回收处理是一个重要的环节，需要在部门或办公室内进行。
在此过程中，必须得到部门领导的认可签名，以确保流程的顺畅。
文件控制管理程序的版本为A，共14页。
在5.4.2中规定，质量手册和程序文件由管理者代表组织编写，其中质量手册由管理者代表审核，总经理批准。
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的文件控制程序的目的在于确保公司内使用的文件均为有效版本，且文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、回收和销毁等过程得到有效的管理和控制，以保证公司的各项活动能够依据准确、完整和最新的文件进行。
二、适用范围本程序适用于公司内所有与质量、环境、职业健康安全管理体系以及与公司运营相关的各类文件，包括但不限于管理手册、程序文件、作业指导书、技术文件、外来文件等。
三、职责分工1、管理者代表负责组织制定和审核管理体系文件，并负责批准程序文件。
2、各部门负责人负责组织编写和审核本部门相关的作业指导书和技术文件，并确保其符合管理体系的要求。
3、文控中心负责文件的编号、登记、发放、回收、存档和销毁等管理工作，并建立文件的总清单和相应的记录。
4、公司员工应按照规定使用文件，并妥善保管，不得随意涂改、损坏或丢失。
四、文件的分类1、管理手册：是公司管理体系的纲领性文件，描述了管理体系的范围、方针、目标和主要过程。
2、程序文件：是对管理手册中各项过程的具体描述，规定了各项活动的流程和职责。
3、作业指导书：是对程序文件的进一步细化和补充，详细说明了具体的操作方法和步骤。
4、技术文件：包括产品标准、工艺文件、检验规范等，用于指导产品的设计、生产和检验。
5、外来文件：包括法律法规、标准规范、客户提供的文件等。
五、文件的编号1、为了便于文件的识别和管理，对各类文件进行统一编号。
编号规则应具有唯一性和可追溯性。
2、管理手册的编号规则为：公司代码MM版本号3、程序文件的编号规则为：公司代码PF程序文件序号版本号4、作业指导书的编号规则为：公司代码WI部门代码作业指导书序号版本号5、技术文件的编号规则为：公司代码TD技术文件类型代码技术文件序号版本号6、外来文件的编号规则为：公司代码WL外来文件来源代码外来文件序号六、文件的编写1、文件的编写应遵循清晰、准确、易懂的原则，语言应简洁明了，避免使用模棱两可或含糊不清的词汇。
公司文件控制程序
公司文件控制程序在当今的商业环境中，公司的运营和管理离不开各种各样的文件。
这些文件包含了重要的信息、决策、流程和规范，对于公司的正常运转和持续发展起着至关重要的作用。
为了确保文件的准确性、完整性、可用性和安全性，建立一套有效的文件控制程序是必不可少的。
一、文件的分类与编号首先，我们需要对公司的文件进行分类。
常见的分类方式包括按照部门、业务流程、文件的性质（如政策文件、操作手册、报告等）。
分类的目的是为了便于管理和查找。
在分类的基础上，为每一份文件赋予唯一的编号。
编号规则应清晰明确，具有一定的逻辑性和可扩展性。
例如，可以采用部门代码+业务代码+流水号的方式进行编号。
二、文件的编制与审核文件的编制应由具备相关专业知识和经验的人员负责。
在编制过程中，要确保文件的内容准确、清晰、完整，符合公司的战略目标和业务需求。
编制完成后，文件需要经过严格的审核。
审核人员应包括相关部门的负责人、专业人员以及质量管理人员等。
审核的重点在于检查文件的合法性、合规性、科学性、合理性以及与其他文件的一致性。
对于审核中发现的问题，编制人员应及时进行修改和完善，直至文件通过审核。
三、文件的批准与发布经过审核的文件，需要经过公司管理层的批准才能正式发布。
批准的权限应根据文件的重要性和影响范围进行明确规定。
文件的发布应确保相关人员能够及时获取。
可以通过公司内部的文件管理系统、电子邮件、公告栏等方式进行发布。
同时，要做好发布记录，包括发布的时间、对象和方式等。
四、文件的使用与保管在文件的使用过程中，员工应严格按照文件的规定进行操作。
对于重要的文件，如涉及公司机密的文件，应限制使用人员的范围，并采取相应的保密措施。
文件的保管应由专人负责，建立专门的文件库或档案柜。
保管环境应符合防火、防潮、防虫等要求，以确保文件的安全和完整。
同时，要定期对文件进行盘点和清理，对于过期或不再适用的文件，应按照规定的程序进行销毁。
五、文件的修订与更新随着公司业务的发展和外部环境的变化，文件可能需要进行修订和更新。
文件控制程序
1．目的本程序规定了文件编制、修订、审核、批准、发布、替换或撤销、复制、保管、销毁、使用的控制要求，为了保证质量体系运行的各个活动场所均使用相应文件的有效版本，并处于受控状态，确保质量体系正常运行。
2．适用范围本程序适用于公司质量体系运行中有关的所有文件，包括相应的外来文件。
3.职责3.1 质量部负责公司所有质量管理体系文件的归档管理；3.2技术开发部负责技术文件的管理和控制。
3.3各部门负责本部门形成支持性文件和记录的编制、审核，填写及日常归档保管工作。
4.工作程序4.1文件分类和保管4.1.1质量管理体系文件有质量手册、程序文件、质量控制文件（支持文件）、质量记录表单如质量计划等组成，其中质量控制文件（支持文件）包括各种管理规定、操作规程、技术文件（产品技术要求及相关标准、生产工艺规程、作业指导书、检验和试验操作规程、安装和服务操作规程等相关文件）等；4.1.2与质量管理体系有关的所有文件（含记录格式）均由质量部备份电子版并进行归档管理；4.1.3各部门负责受控发放文件及本部门完成质量记录的日常保管及归档管理；4.2文件编号4.2.1管理体系文件编码规则管理手册 XXX- QM-□文件发布年号质量体系代公司代号程序文件程序文件顺序号程序文件代号公司代号支持性文件 XXX-□□-□□文件顺序号部门代号（支持性文件）公司代号记录/表格XXXRD- □□-□□□注：顺序号由“01”开始；版本号由“A”开始；部门代号：部研发-KF 生产部-SC 质量部-ZL 采购部-CG 行政部-XZ 财务部-CW 销售部-XS 4.2.2文件的控制状态以各印章表示：受控文件非受控文件作废作废保留4.3文件的编写、审核、批准4.3.1质量手册由质量部组织各职能部门编写手册草案，管理者代表审核，总经理批准发布；4.3.2程序文件由各过程主责部门编制、修改，相关部门负责人会签，管理者代表批准。
4.3.3质量控制文件（支持文件）由负责该项工作的专业人员拟制，部门负责人审核，管理者代表批准。
文件控制管理程序文件
文件控制管理程序文件一、目的为了对公司的文件进行有效的控制和管理，确保各部门和相关人员能够及时获得准确、完整、有效的文件，特制定本程序文件。
二、适用范围本程序文件适用于公司内部所有文件的编制、审核、批准、发布、分发、使用、更改、回收、销毁等全过程的管理。
三、职责分工1、总经理负责批准公司的质量手册、程序文件和重要的管理制度等文件。
2、各部门负责人负责审核本部门编制的文件，并负责确保本部门使用的文件是有效的。
3、文控中心负责公司文件的编号、登记、存档、分发、回收和销毁等管理工作。
4、员工应按照规定使用文件，并妥善保管。
四、文件的分类1、质量手册：描述公司质量管理体系的总体要求和框架。
2、程序文件：规定各项质量活动的流程和方法。
3、作业指导书：详细说明具体的操作步骤和要求。
4、表单记录：用于记录质量活动的结果和数据。
五、文件的编号1、质量手册的编号为“QM____”，其中“＿___”为流水号。
2、程序文件的编号为“QP____”，其中“＿___”为流水号。
3、作业指导书的编号为“WI____”，其中“＿___”为流水号。
4、表单记录的编号为“FR____”，其中“＿___”为流水号。
六、文件的编制1、文件的编制应遵循公司的规定和要求，内容应准确、清晰、完整，具有可操作性。
2、编制人员应在文件上签名，并注明编制日期。
七、文件的审核1、审核人员应对文件的内容进行认真审查，确保文件符合公司的政策、法规和标准的要求。
2、审核人员应在文件审核栏签名，并注明审核日期。
八、文件的批准1、经审核通过的文件，由规定的批准人员进行批准。
2、批准人员应在文件批准栏签名，并注明批准日期。
九、文件的发布1、文控中心负责将批准后的文件发布到相关部门和人员。
2、发布方式可以是纸质文件的分发、电子文件的共享等。
十、文件的分发1、文控中心应根据文件的适用范围，制定文件分发清单，并确保文件分发到相关部门和人员。
2、接收文件的部门和人员应在文件分发签收表上签名。
公司工作程序程序文件控制管理
5．3 记录的标识与编目
5．3．1 为便于记录的检索和管理，每一种记录应有唯一的编号。
5．3．1．1 对于与质量体系运行有关的记录，其编号格式为：
/JL—XXX—XX—XX
本程序第几个记录
程序文件顺序号
程序对应章节号
“记录”拼音缩写
有限公司
同时为满足记录标识唯一性原则，记录上还应注明：记录编制部门、编制日期、发生同类记录的次数及本记录总页数和当前页号（发生同类记录的次数编号在记录表格№：处填写）。
5．3．1．2 对于上级规定的建筑工程施工技术资料有关的记录，仍沿用原统一表式编号。
5．3．2 编目
质量记录保管部门应将记录分类保存，进行编目，以便存取和检索。
5．4 记录填写
质量记录应做到保持清晰、数据真实，并按要求正确填写，且不应涂改，文字表述准确、简练、内容要完整，签证手续要齐全。
5．5 记录的收集、贮存、保护、保存期限、移交和归档的控制。
5．5．1 质量体系运行有关的质量记录，由相应部门保存，保存期限为一年。
5．5．2 工程竣工后，由项目部编制竣工技术资料，交工程管理部审核后，移交使用单位。
本公司竣工技术资料执行《企业档案管理办法》，由公司档案室负责归档。
竣工技术资料应长期保存。
5．5．3 对于记录的保存，项目部应装盒，并做到防污、防潮、防火；档案室将所有质量记录分类存放专用文件夹里，并存放至使用文件柜内，不得散落，以利检索和贮存，并注意做好防火、防盗、防虫蛀鼠咬、防潮等工作。
5．5．4 采用其他媒介形式的记录，也应有相应的储存条件，如软盘应注意防划、。
文件管理控制程序(IATF16949)
******有限公司程叙文件编号：版次：A/0批准日期：2022-06- 10第 1 页，共13 页文件管理控制程序编制：审批：实施1修改记录版本号 描 述 修订日期 修订人生效日期 2022 年 06 月 10 日页 码 第 2 页 共 12 页程叙文件文件管理控制程序文件类别文件名称1 目的建立符合本公司质量管理体系、环境管理体系的文件，确保所有现行使用文件在各 个场所具有效性、充分性和适宜性，使公司管理体系文件得到有效控制和管理。
2 合用范围本程序合用于长沙悦翼模塑科技有限公司体系文件的有效控制和管理。
3 定义3.1 文件和资料：管理体系文件和外来文件的合称；管理体系文件包括第一层次：质量手 册；第二层次：程叙文件；第三层次管理制度、检验标准、工艺文件等作业指导文件； 第四层次：形成文件的记录。
外来文件包括外来技术文件和外来管理文件两类。
主要 包括：国际标准、国标、行标、相关方(客户或者供应商)提供的文件与资料、相关法 律法规、地方政策法规等。
3.2 文件要素：指文件必须具备的基本信息,如: 文件编号、文件名称、生效日期、版本号、编制、 审核、批准人、内容组成、版面格式等。
3.3 受控文件： 与管理体系有关的管理、技术性文件和资料。
3.4 非受控文件：指受控范围之外的文件。
3.6 合用性审核：审核文件是否具有可执行的特性。
如:确实性、 可理解、可操作、 可指导、 可检查、可协调、可保证性。
3.6 标准化审核：对文件的版本、 格式、内容组成标准化的审核。
如:版面的符合性、标 题的正确性、文件编码的规则性、 正文内容组成部份的规范性,以及版本标识、生效 日期、编制、 会签、审批人员的正确性。
3.7 其它定义见管理体系标准与国家/地方环境法律法规等。
4 职责4.1 质量部文控中心：负责公司受控文件的登记、分发、归档、保管、 回收、作废和销 毁处理及控制工作； 监督检查各场所受控文件的有效使用情况。
文件控制和维护管理程序
1.目的规定公司管理体系组成文件的控制要求并进行控制，确保管理体系的各个场所使用的文件均为现行有效版本，以保证在公司内沟通意图、统一行动。
2.范围适用于公司管理体系组成的所有文件（包括适当范围内的外来文件）的控制。
3.职责3.1公司总经理批准发布《质量手册》、总体目标、质量方针和质量目标。
3.2质量负责人组织制定和监督《文件控制和维护管理程序》。
3.3档案管理员组织实施和归口管理《文件控制和维护管理程序》。
4.工作程序4.1体系文件架构4.1.1公司管理体系文件架构分为以下层次：1）《质量手册》（含质量方针和质量目标），规定管理体系的质量方针和组成要求及其管理要求；2）程序文件和检测方法（包括记录用表格），规定管理要求和检测活动的实施途径；3）管理类和技术类作业指导书文件（包括记录用表格），有关任务如何实施和记录的详细描述；4）质量记录、技术记录，阐明所取得的结果或提供所完成活动的客观证据。
4.1.2文件分为受控文件和非受控文件。
受控文件加盖“受控”印章，并制定《受控文件总览表》，非受控文件只进行编号。
4.1.3受控文件包括《质量手册》、程序文件、检测方法及其所需附加细则，供应商提供的说明书和用户手册，设备操作指导书，技术手册、检测样品处置和准备操作指导书等。
4.1.4各职能室制定本室《受控文件总览表》，并交档案管理员一份备案4.1.5所有文件的发布应由档案管理员填写《发文登记表》。
4.2管理体系文件标识4.2.1第一层次文件编号为:CHEMTGI —XXXX-X/XA B C DA――本公司名称的字母缩写B——文件层次C年份D文件版本号/文件修改号4.2.2第二层次文件编号为：CHEMTC-n— XX-XXXXA B C DA――本公司名称的字母缩写B——文件层次C――文件流水号(如01、02、03……)D年份第二层次中表格记录编号为：CHEMT6II —XX/XX- X/XA B C DA —本公司名称的字母缩写B—文件层次C—文件程序流水号/表格记录序号(如01/01 , 02/01 , 03/02 ................ )D—文件版本号/文件第N次修改编号4.2.3第三层次文件编号为：CHEMTC-m —XXXX-XXXA――本公司名称的字母缩写B——文件层次C――文件类别代码(用汉语拼音第一个字母的组合表示，) D文件流水号(如001、002、003……)文件类别的代码说明如下：(1)管理制度：行政管理制度：XZGL(2)检测/检查实施细则：a.机电产品：XZJCb.机电施工：XZJSc.交安产品：XZACd.交安施工：XZASe.通用：XZTYf.土建材料：XZTJg.桥梁：XZQLh.隧道：XZSDi .检查：XZTC(3)仪器使用规程：a.通用：YQTYb.机电：YQJDc.交安：YQJAd.桥隧：YQJG(4)仪器设备期间核查规程：YQQH(5)仪器设备验证规程：YQZJ⑹模具自查规程：MJZC(7)工具自查规程：GJZC(8)其它规定：QTGD4.3文件的制定与审批431质量负责人组织编写和审核《质量手册》，公司总经理批准。
文件管理控制程序
1 .目的对公司文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本。
2 .耀合用于与质量/环境管理体系有关的文件和资料。
3 .权责3.1 体系优化课：建立与维护文件控制程序。
负责公司文件与资料的编号（如需要）、发放、回收、管理及监控工作，并对各部电子文件的受控进行监督。
3.2 各部文员：本部门所用文件和资料的管理，电子文件的打印控制。
3.3 MIS :负责电子文件访问权限的设定，电子文件的定期备份。
3.4 管理者代表：负责文件受控的监督,质量/环境手册的审核、程叙文件和作业指导书的批准。
3.5 总经理：批准质量/环境手册。
4 .定义4.1 按性质体系文件可分为：4.1.1 质量/环境方针：总经理正式发布的质量/环境的宗旨和方向。
4.1.2 质量/环境目标：在质量/环境方面所追求的目的。
4.1.3 质量/环境手册：阐明本组织质量/环境方针与目标,说明本质量/环境体系如何满足ISC）相关标准要求，是质量/环境体系的纲领性文件。
4.1.4 程叙文件：描述部门之间的接口，规定何人、于何时、在什么地方做什么事，是质量所境手册的支持性文件。
4.1.5 业指导书（用于指导编制生产作业指导书/生产作业的文件）、检验规范、工艺文件和图纸【包括零件图纸（电子、结构、包装等）、装配图（产品装配W页序图、工艺流程图）等等】、产品/部（零）件规格【描述产品/部（零）件特性、性能指针的文件】等：具体说明如何做，是质量/环境手册件呈叙文件的支持性文件。
4.1.6 记录：用以记载、采集、传递资讯、控制作业流程或者证明作业符合要求。
4.2 按储存媒介的不同可分为：4.2.1 电子文件：是指以电子为存储媒介的文件（EIeCtrOniC File, or Soft copy）o4.2.2 纸介文件：是指以纸张为存储媒介的文件（PaPer copy, Hard Copy）o4.3 按来源途径的不同可分为：4.3.1 外来文件：与质量/环境体系或者产品相关的国际、国家、行业标准、法律法规，客户提供的设计图纸、技术数据、工艺文件、客户要求、出货释放报告、产品检验标准，供货商提供的图样、样品检测报告、部品书等。
公司文件管理控制程序,文件编号、文件发行与使用规定
1.0目的将文件管理过程程序化，对公司内部管理有直接和间接关系的文件进行控制，确保使用部门能拥有正确有效的文件。
2.0适用范围适用于管理手册（代号为RM）、程序文件（代号为RP）、作业文件（代号为RW,含各类规范、作业指导文件、岗位责任制、图片说明、操作、保养手册等）、表格（代号为RF,含各类表单、印章标签、清单等）的管理。
3.0职责3.1主要责任部门负责文件的制订和修改。
3.2人力资源部负责对各种文件进行鉴别、分类、编号、打印、分发及原件保管。
3.3使用部门负责正确使用文件及妥善保管受控文件。
4.1工作程序4.1文件的制订及审批4.1.1根据实际情况，相关部门根据需要制订各类文件。
4.1.2人力资源部负责文件底稿之标准格式的打印、编号及版本核对。
4.1.3管理手册由常务副总组织编写，总经理审核，董事长批准。
4.1.4程序文件由主要职能部门编制，常务副总审核，总经理批准。
4.1.5作业文件由相关部门编制，部门主管审核，直管领导批准。
4.1.6其他文件规定的审核、批准人与本文件矛盾时，以其他文件规定为准。
4.1.7审核、批准人应对文件进行审核、批准并在《文件发行/更改审批表》上签名。
4.2文件的编号4.2.1管理手册文件编号HD—RMII公司代号管理手册4.2.2程序文件编号HD-RP-XXIII公司代号程序文件文件序4.2.3作业文件编号RW—XX--XXIII作业文件部门代号文件序号（部门代号：品管部PG、生产部SC、采购部CG、人力资源部RL、业务部YW、仓储部CC、出货部CH）4.2.4记录表单编号RF—XX—XXIII表单RP序号表单序号4.3格式和字体：4.3.1程序文件格式:1.0目的20范围;3.0职责;4.0工作程序;5.（）参考文件;6.（）相关记录.4.3.3字体:标题栏文件名称用22号字,其余用1（）号字,正文部分用11号字，页尾用10号字所有字体均用^TimesNewRoman w o4.4文件的发行与使用441任何核准发行的文件原稿，由人力资源部归档，登记于《文件清单一览表》，宜家文件由业务部归档并且登记在《外来文件登记表》中，人力资源部编制的《文件清单一览表》，表明现行文件的现行状况，《文件清单一览表》在文件增加、废除、更改时由人力资源部及时更新。
文件发放控制管理流程
文件发放控制管理流程文件发放控制管理流程一、本程序规定公司或各部门对外发文的控制流程，以确保对外文件的有效控制。
二、适用范围：适用于公司（或公司下属各部门）对政府主管部门、业务关联单位、顾客发文、内部执行制度的审批和控制工作。
三、职责1、各部门负责本部门对外发文（或本部门业务范围内的公司对外发文）的起草和报批工作。
责任人：部门负责人。
2、行政人事部负责对公开文件的审核和控制。
责任人：行政人事总监3、公司总裁负责公司对外发文的审批，各部门主管领导负责本部门对外发文的审批。
四、相关定义1、对外文件：代表本公司、与本公司产品活动相关的文件。
对客户、代理商提供参照标准、要求的文件。
2、旧版文件：即文件修改以前的原稿及复印件。
3、新版文件:经过修改后定稿文件。
4、电子文档：即用光盘、磁盘、电子硬件等记录的。
五、相关流程规定1、文件规定各部门文件制作人或负责人按照以下格式制订好所需文件后交行政人事部。
责任人：部门负责人基本格式如下：公司LOGO，标题用15号字宋体，正文标题用小四号宋体字，内容用5号宋体字。
行政人事部对文件格式、文件内容规范性进行定稿确认,并对文件进行编号。
公司内部发文编号规则：部门名称简拼并大写-XXX。
责任部门：行政人事部将定稿的文件发至各相关部门。
责任部门：行政人事部如有未按规定格式制作的文件，行政人事部不予以收发。
2、文件编制文件内容编写要求文件名称编制要求定稿）修订定稿）文件内容确定由发起部门负责人采用会议或邮件形式对文件内容进行讨论及修改；3、文件审核各部门负责人负责本部门起草本部门制度文件审核；行政人事部负责审批。
行政人事部负责公司外发文件审核；总裁负责外发文件审批。
4、文件修订任何执行中制度、文件执行过程中有需变更条款的，需由提出异议部门人员上报修改意见，并在修改意见批准后执行。
5、文件下发与上报各部门起草制度由各部门负责人审核后上报。
需外发文件由行政专员上报至总裁审批后外发。
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文件控制和管理程序
1.目的
为了控制各场所在质量体系运行中使用有效版本，防止误用失效和作废文件，并对第三方的所有权进行保护和保密，特别制定本程序。
2.适用范围
本程序适用。
有限公司（以下简称本公司）质量体系各层次的有关文件和资料的控制。
3.职责
3.1最高管理者负责质量手册、程序文件、管理制度的审批及更改控制，负责签发和处理重大的业务文件。
3.2技术负责人负责质量手册、程序文件的审核及有关的更改控制。
3.3质量负责人负责组织编写质量手册、程序文件、质量计划等。
3.4技术负责人负责组织编写与审批检验方法、检验大纲、记录表格、报告等详细的检验工作文件。
3.5综合办公室负责所有文件的发放控制工作。
4.工作程序
4.1受控文件和资料的范围。
4.1.1质量体系文件及其运行过程中产生的文件性记录，包括质量手册、程序文件、质量记录及相关表格、管理制度汇编等。
4.1.2公司内部有关的管理制度、方法、规定以及其他有关质量的文件。
4.1.3适当范围的外来文件。
包括国家行业有关质量的法令、规范、标准、上级有关质量的文件、合同等。
4.2文件的编制、审核及批准
4.2.1质量手册、程序文件及质量计划由质量负责人组织编写，综合办公室具体落实，编写完毕由最高管理者审批。
4.2.2检验方法、检验大纲、记录表格、报告等详细的检验工作文件由技术负责人组织专业检测室编写，专业检测室负责人进行审核，技术负责人批准。
4.3文件的标识与控制
4.3.1文件标识与编码规定
形式： XXXXX. X （ X X ）
持有号
文件类别
公司代码
文件类别：A—质量手册 B—质量体系程序文件 C—质量文件（包括表格、报告、作业指导书等）
4.3.2质量手册、程序文件需加盖“有效版本”印章，并注明编码，便于发放、更改。
当文件换版时，资料员应回收过期文件，并在文件发放、回收登记表中回收栏目中签字，只有交回相同发放号的过期文件后方能发放新文件。
换发时收回的旧版文件，盖“销毁”章，并集中销毁处理。
对其他相关部门提供的质量手册属非受控文件，不盖印章，只进行编码。
4.3.3质量计划等属专业性受控文件，只进行编码，便于发放、更改、计划实施后自行作废。
4.3.4各种规范、规程、检验方法、标准等为有效版本，加盖有效版本章，由专人管理。
4.3.5检验记录、报告的标识以试验编号、报告编号为准。
4.3.6其他受控文件由综合办公室按规定标识。
4.4质量文件的发放
4.4.1质量文件的发放由综合办公室公室负责。
4.4.2当编写好的质量文件经审核批准后，质量负责人根据质量文件总体情况，填写质量体系受控文件清单。
4.4.3综合办公室公室资料员在“受控文件发放记录”上填写发放号并在发放号处加盖分发印章，发放印章分为：
a)受控发放：本单位使用的文件和资料(质量手册、程序文件、作业指导书等)
以及报送认证机构的手册及程序文件，加盖
“受控”章。
b) 非受控发放：提供客户的质量手册为非受控发放不加盖印章。
4.4.4文件发放范围：质量手册、程序文件的发放范围由最高管理者审定，应确保各有关场所得到相关文件。
4.4.5受控文件由综合办公室设专人发放，并根据各部门所需文件情况，编写《受控文件发放记录》
4.4.6文件领用人在《受控文件发放记录》上签字登记。
4.5文件的更改
4.5.1凡属于新增文件或改版文件，应及时更新并编制《受控文件和资料清单》。
文件更改应确保所有受控的各层次文件均已更改，保证体系文件的协调一致。
4.5.2质量手册、程序文件的更改应根据公司发展的要求，质量负责人负责组织各部门更改，由最高管理者批准发布。
4.5.3检验工作详细文件的更改由各检测室负责，技术负责人审批。
4.5.4各种规范标准等需经技术负责人识别，批准后方可以用新版本代替旧版本。
4.5.5所有文件的更改均须由更改人填写《文件更改申请单》，提出更改理由。
4.6文件的保管与借阅；
4.6.1所有文件均由综合办公室负责保管，存档文件应严格按档案管理规定进行，加盖“存档”字样。
4.6.2文件在使用过程中应妥善保存，如受控文件破坏，应到文件管理部门换取新文件，编码仍采用原编号，破损文件销毁。
4.6.3需借阅文件的人员，填写《文件和资料借阅申请单》借阅应在指定日期归还。
4.6.4借阅检验报告及存档资料应由主任批准，并有保守秘密的义务，严禁转借他人。
4.6.5失去价值的文件资料定期清理并加盖“销毁”章统一销毁，有参考价值的注明
“仅供参考”字样。
4.7文件的有效性监控
各部门随时检查在用文件的有效性，发现问题及时处理。
5.相关文件
QP02-1 《受控文件发放记录》
QP02-2 《受控文件收文记录》
QP02-3 《文件更改申请单》
QP02-4 《文件和资料借阅申请单》
QP02-5 《受控文件和资料清单》
管理制度汇编
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