商务英语必看的邮件信函注意事项以及常用句式

英文商务邮件格式和礼仪

收件人

1.尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里，这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。

2.不是邮件内容的直接处理者，但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。只给需要的人抄送，有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人，这是不可取的。

3.如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人，这种情况可以添加「密送」。

4.需要添加多个收件人或者抄送人的时候，一般会按照职位高低进行排序。

邮件标题

1.一定不要发空白标题，这是非常不礼貌的行为。相信大家也不会故意这么做，有可能是想先写好邮件再定标题，但最后直接空白标题就发出去了。所以要养成良好的习惯，先把标题写好。

2.标题应「简明扼要」，能反应文章内容或者重要性，不宜冗长。

3.标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字，以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。如非必要，尽量少用"urgent"等字眼。

4.回复对方邮件的时候，可以根据需要更改标题，不要一长串"RE"。

比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题，邮件标题就可以简单地描述如下：

RE:Art work of minions item

附件

1.如果有附件，标题写好马上上传附件，养成好习惯，不要等到邮件写完最后再上传，最后很可能会忘记。相信不少人有过漏传附件的经历，邮件发出去才发现附件没上传。

2.邮件有附件时，应在正文里提醒收件人查收附件。

3.附件个数不宜过多，一般不超过4个。数量较多的时候可以打包压缩成一个文件。

4.如果附件内容是特殊格式，应告知收件人打开方式，以免影响使用。

5.如果附件过大，最好拆分为多个邮件发送，或者通过网盘分享。单封邮件附件过大可能发送不成功，或者被拦截。

比如，附件压缩包里是Art work的源文件，需要解压缩后用Illustrator打开，上传附件后可以在邮件中提醒如下：

邮件内容

1.首先是称呼：第一次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼，不知道姓名只知道头衔的情况下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是对某个群体发的邮件，可以用「Dear All」作为邮件称呼。

2.邮件内容都左对齐顶格写，开头不留空格。

3.写正文的时候，把最重要的事情放在最前面，简单的问候之后「直奔主题」。

4.能用简单句的时候不用复杂句，能用简单词汇的时候不用复杂词汇。邮件内容力求简洁明了，表述准确。如非必要，邮件尽量不要写的很长，也不要分很多段落，一般三四段即可。

5.如果邮件涉及信息比较多，可以按要点进行编号，12345分条叙述，这样表达更清楚。重要内容可用「加粗」或「其他颜色字体」来提醒，但是同一封邮件中字体尽量一致，字体颜色不宜过多，最好不要超过3种。

6.注意措辞，多用虚拟语气和委婉语气。比如：if……,I would……,Could you……这些句型，既明确了自己立场，又不至于太生硬，更容易让对方接受自己观点。

7.电子邮件可以轻易的被转发给他人，也是书面的证据，所以邮件内容务必慎重客观，切不可信口开河。

8.邮件最后要对收件人表示感谢，如果邮件开头已经说过感谢的话语，结尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」来呼应开头。

9.邮件结尾要有署名，一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相对更正式一些，适合所有场合。

▲另外需要注意：在跟收件人不熟悉的时候尽量写全名，不要写昵称。

其他需要注意的细节

1.最好设置一个签名档，里面包含自己完整的姓名、公司全称、公司网址、办公室地址、联系方式，社交账号等信息，方便收件人随时查找。

2.邮件写好之后，自己先检查一遍有没有拼写错误，语句不通顺，或者表达有歧义的地方，确认没问题再发送。

商务英语邮件常用句式

1

第一次给不熟悉的同事写邮件：

It's my pleasure to write to you. I am…

很高兴写这封信给你。我是……

1. Could you please send me your replies to the above questions by the end of June?

请您在6月份前答复我上述问题好吗?

2. May I have your reply by April 1, if possible?

如果可能，我可否在4月1日前收到您的答复?

3. If you wish, we would be happy to...

如果你有需要，我们很乐意...

4. Please let me know if there's anything I can do to help.

如果我有什么可以帮得上忙的, 请告诉我。

5.If there's anything else I can do for you on/regarding this matter, please feel free to contact me at any time.

对于这件事，如果还有什么我能帮得上忙的地方，请随时与我联络。

6.If you want additional recommendations on this, please let us know and we can try to see if this is possible.

如果关于此事你需要额外的建议，请让我们知道，我们会试着看看这是否可行。

7. I'm just writing to remind you of...

我只是写信来提醒您...

8. May we remind you that...?

我们想要提醒您...

9. I am enclosing...

我附上...

10. Please find enclosed...

请查阅附件...

11. Attached hereto...

附件是关于...