行政部部门工作职责责任

久安电梯部门职责

行政部部门职责：

1、负责公司日常行政管理工作，做好公司内外、上下沟通协调工作。

2、负责公司各项会议组织、筹备工作，做好会议记录工作。

3、负责公司文件收发、合同及档案资料管理工作。

4、负责公司办公环境、仓库、固定资产的维护和管理工作。

5、负责公司资质年审管理工作。

6、负责公司各企业管理制度执行工作。

7、负责公司人员劳动纪律管理工作。

8、负责公司采购工作。

9、负责公司印信管理工作。

行政部工作人员各岗位职责

岗位名称：行政部副经理

直属上级：公司副总经理

岗位性质：负责公司行政部门所有管理工作

岗位职责：

1、负责公司日常行政事务的组织协调。

2、协助总经理对公司各项管理制度进行制定及完善。

3、负责各项会议的组织工作。

4、负责公司印信管理工作。

5、负责公司档案资料管理工作。

6、负责公司资质年审工作。

7、在制度规定的权限范围内，负责人员劳动纪律管理工作。

8、根据财务部规定审核人员所发生的费用票据。

9、负责行政性固定资产管理工作。

10、协助总经理对公司年度预算进行编制，严格控制各项行政费用支出。

11、完成上级交代的其他工作。

岗位名称：行政专员

直属上级：行政部副经理

岗位性质：负责公司行政部门日常行政工作

岗位职责：

1、协助做好公司日常行政工作。

2、每日上午12点前提交日报。

3、每日10点半之前向公司食堂完成报餐。

4、每月5号之前完成公司考勤管理工作。

5、每月5号前完成微信月报的制作、发布工作。

6、负责办公环境维护工作。

7、负责公司档案资料收集、整理工作。

8、负责公司各项会议记录工作。

9、负责草拟、审核公司重要文件，及时处理重要来往公文、电、信函、检查领导批示工作。

10、负责办公电话接听、报修记录及来访人员接待工作。

11、每月月末前完成日常采购报销、其他费用的报销工作。

12、完成上级交代的其他工作。

岗位名称：采购专员

直属上级：行政部副经理

岗位性质：负责久安电梯日常采购、询价及供应商管理工作。

1、每年协助经理完成一次供应商管理及考评工作。

2、严格按照公司规定完成配件询价及对外报价工作，原则上不得超过24小时。

3、每月严格按照采购制度完成日常采购工作，控制降低采购成本。

4、综合调配公司库存资源，采购掌握好实际库存情况。

5、负责采购票据收集工作。

6、完成上级交代的其他工作。

岗位名称：仓库管理员

直属上级：行政部副经理

岗位性质：负责久安电梯物资及仓库的管理工作。

1、负责物资、工具设备的验收、入库和发放工作，每月月末及时更新库存表及领用明细表。

2、每月盘点一次仓库，随时掌握库存状态，保证物资、设备及时供应。

3、每周一次对仓库进行清理，保持仓库的整齐、美观。

4、负责仓库的安全管理工作。

5、按照工具标配表（附表1）给维保小组组长配发工具并按照工具使用年限给予更换。

6、完成上级交代的其他工作。

附表1：

久安电梯办公室制度

一、总则

1、为了加强办公室管理，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，制定本制度。

2、本制度适用于公司所有成员并要求各成员严格遵守各项规定。

二、办公现场管理规范

1、每位员工按照值日表打扫办公室卫生，同时应自觉维护干净、整洁的办公环境。

2、自觉维护办公场所清洁卫生，禁止在办公区域内、公司平台及卫生间内吸烟，严禁堆放杂物、随意丢弃废弃物，严禁随地吐痰，倾倒污水和茶渣，保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐。

3、在使用打印机后，所产生的的错误报告或废纸等，须及时处理，重要文件予以粉碎，非重要文件应回收后再利用。

三、员工日常工作行为规范

1、员工在上班期间要着工作服，原则上应整齐清爽、干净利落。

2、遵守考勤制度，准时上下班，不迟到、早退。病假、事假需及时向本部门负责人申请，填报请假单。

3、工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。

4、办公桌上应素雅、整齐、清洁，不得随意摆放资料等，办公室不允许存放杂志、报纸和与工作无关的私人物品。

5、办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正。

6、要节约用电，下班后及时关闭计算机，开启空调时，按照相关要求调整温度，人员长时间离开办公室时应关闭空调；下班时要做到人走关停所有设备电源。

采购管理办法

一、目的

规范公司采购行为，加强公司物资采购的监督管理，明确采购流程，规范库存管理，降低采购成本，使采购物资符合公司要求。

二、适用范围

本规定适用于本公司管理范围内的物资采购管控，物资库存管理，其他项目不适用本规则。

三、职责

1、行政部：

（1）负责规范采购供应商，组织供方的选择、评价及物资供方合同/订单的签订以及组织供方年度评审；对物资库存的监督管理。

（2）负责采购的具体落实工作，其中含采购、验货、入库出库管理、安装、请款、报账等，参与供方履约评价或年度评审。

四、采购分类

公司采购分为计划采购、紧急采购。

1、计划采购：按单月定期采购原则，于单月的10日前提报OA《采购申请单》，依据月均使用量与库存量提报OA《采购申请单》；

2、紧急采购：指未列入月度计划采购申请，但近日须完成维修，本次项目需产生的维修费金额较高的（金额≥ 1000元）。

3、即不属紧急采购，又未在计划采购里提报，采购金额较小（金额≤ 1000 元以内的）而发生的物资采购，则报备至区域经理说明使用原因，纳入下次单月计划内；若因临时采购的物品导致备用金周转滞纳时间长或周转困难的，可在当月进行提报《OA采购申请单》。

五、采购原则

1、必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。

2、对未申请批准的物资，一律不予采购。

3、对于申请的物资能在公司内部调整资源解决的，以“物资内部优先调整原则”进行，不予另外采购。

4、在比价过程中，严格执行同类的企业比质量，同样的质量比价格，同样的价格比信誉，择优确定供方。

5、对于先试用的物资，只做样品采购，不得在试用鉴定前做大量采购。

六、流程说明

1、物品采购必须走OA《采购申请单》，待审核后方可进行采购（附件《物品月

采购申请单》。

1-1《物品月采购申请单》的填写：

1-1-1 《采购申请单》分为两个工作表，即“采购分类汇总表”及“采购申请明细表”，当批次申请的物资两个表格金额需一致。

1-1-2填写《采购申请单》的必须将物品的分类明确。

1-1-3《采购申请单》为当年度的累计明细，每次申请时将前面所申请的批次可进行隐藏。