高效会议与简报技巧

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会议的 频 率
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固定的部门会议 全体会议 处理突发事件的会议 一对一会议
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日本豐田汽車靠著有效六個月的會議革命，省下 了六十億日圓成本.
未來三年預計還可省下三百億日圓
所以，有效開會，穩賺不賠！
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開場舉例說明
近來公司的營運狀況因為受到經濟不景氣的影響,使 得本季的營收目標達成率只有70%。
因此今天召開會議主要討論兩大問題,第一就是如何 刺激原市場的買氣,第二討論新市場的擴展計劃。
首先將由業務部周厚坤課長為我們說明目前市場狀況, 再由各位一起討論,然後各區市場督導會一一提出配合方 案,最後由行銷部門整合后提出執行方案。
討論營業額下降原因,並提出改善對
2002.03.18 AM10:00
精熙第八會議室(2F)
1.現況說明
2.各部門報告
3.未來趨勢分析 4.振興方案
與會各單位相關報表、資料
客服課長、MTQC、MT制程、
MT技轉、設計人員
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开会对象的选择
主要人員必到 越少越好 请权威人士 请业务能手
会议流程 簡報技巧
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会议效率不高
表现在
分组讨论与发表
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信泰联、精熙集团
会议的意义
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➢会议是一个集思广益的 渠道
➢会议显示一个组织或一 个部门的存在
➢会议是一种群体沟通的 方式
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办理手续
发会议通知
选择和布置会场
开始
做开场白
传接电话
掌握议事进度
达成决议
结束会议
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无须开会的“五个如果”
没有特别的事情 需要讨论
会议成本太大
还有比开会 更好的方法
你是唯一做 决策的人
按惯例每 周聚会
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How规章制度
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开会前的准备工作
１．安排议题．
收集议题的３点渠道：
Ａ．单位领导指定有关部门汇报的问题． Ｂ．下级单位请求讨论的问题 Ｃ．上级领导下达指示，需各部门贯彻执行 的问题
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开会前的 准备工作
一人操控整個會議的議程。
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达成决议
權威決策
共識決策
4种决策
少數服從多數
無異議決策
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达成决议
1．权威决策
Biblioteka Baidu
2．少数服从多数决策
优点：决策迅速高效；在
急
需
行
动的情况下最实用；
缺点：支持和执行建议也 不易；
與會人員建立默契和信任感,再接觸尖銳議題,使 氣氛不尷尬。
由容易到困難——讓大家漸漸融入會議
進行的節奏,不要開始就接觸未熟悉的會議造成 挫折感。
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组织落实，成立TEAM组
TEAM 组 负责 人
总指挥
职
责
整个活动的总负责、总协调
副总指挥 策划组
会务组 秘书组
协助总指挥，负责常务工作 会议形式、发奖形式、布展、AV、奖品礼品定制、条
权威决策的质量会由于 考虑面不宽而受到影响。
优点：它以民主原则为基础 允许多数人对问题发表自己 的意见,相对迅速和高效做 出。
缺点：在小集团内，投票一 向促成人们分派。
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达成决议
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成功的會議
有效——藉蓍團隊的集思廣益,解決個人無法
完成或突破的問題,有效達到會議目標。
和諧——營造和諧的氣氛,使成員對團隊有安
全感、信任感、認同感,展露個人才能。
參與——參與的人用心關注,才能讓會議得到
健全發展。
效率——當一個會議成功的要素具備后,能在
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必须开会的“五个如果”
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必须把信息同时传达给
多人
有些事情需当众表揚或
当众批评
听取部门汇报工作 给小组委派任务
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开会前的准备工作
明确1H 5W
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Ｗhy会议的目的 What讨论的话题 Who参加者确认与否 When日期及開始、結束時間 where地点及设备
重要的邀请对象应既可表示对受邀请者的尊重
６．准备会议文件和材料
７．会场勘察
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主持人的准备工作
选择和布置会场
◆如果与会人员超过10个，会场最好布置成“Ｕ”字型
◆如果是全体会议，可以布置成阶梯教室的形式
◆5到7人的会议，最好安排成圆桌型，也就是半岛型。
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主持人的技能
影响力、说服力、好口才 胆大.心细.脸皮厚
主持人 的技能
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参会者的技能
不在会中羞辱别人 积极发言,意见不同是好事 互相推脫責任
参会者 的技能
上海凱悅金貿大廈使用的電梯 A.奧的斯 B.三菱
确定步骤
步骤主要包括：
策划案的内容
会议的议程．程
Team小组
序．日程．
会场勘察 起草协议
拟定与会人员名单
会务分工
参加者．主持
制定会议费预算 人．记录人
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議程設計
由重要到不重要——會議開始時即討論
重要議題,以免延誤時影響到後面重要議題。
由不尖銳到尖銳——將尖銳議題挪后,讓
注：G為參加會議人員各個人的單位工作小時工資數 S為參加會議人員各個人每單位工作小時取得的 工資外其他收入值,“平”為平均值 , T為參加會議 人員各個人的實際到會時間(小時) n為參加會議人員人數
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会议效率不高的原因
会议的通病——效率不高
本次會議的進行時間預估為1.5小時。希望今天經由 在場各位的相互討論及創意激蕩,能夠產生一套完整有效 的業績提升計劃,大家加油!
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如何讓大家願意發言
➢塑造歡樂、和諧的氣氛。 ➢建立包容、安全的討論環境。 ➢保持客觀,對事不對人。 ➢不以言立人,不以言廢人。 ➢帶動與會人員的熱烈參與,有拋磚引玉的效果。 ➢主動出擊,適時發問,塑造發言機會,且予以正
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会议的目的
开展有效的沟通
传达资讯
监督员工、协调矛盾
达成协议、解决问题
资源共享
开发创意
激勵士氣
鞏固主管地位
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会议的 种 类
按人数分类
● 团体会议 ● 一对一会议
按开会方式分类 按开会目的分类
●面对面会议 ●电话会议 ●视频会议
● 讲解政策的会议 ● 表扬或批评的会议 ● 临时处理突发事件的会 议
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开会期间的工作
１．热情接待会议成员． ２．搞好签到工作
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开会期间的工作
３．如何做开场白
用3-5分鐘： 內容：開會背景、目的，時間安排 議事方式，紀律規則等
４．传接电话
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幅内容、制作、娱乐活动策划…… 负责参会代表的吃、住、行、接送站等，以及相关物
资、资料的准备，费用的预算、决算等 会议内容的策划、发言稿的跟踪、PPT 制作、会议资
料的整理、汇编
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会务组的分工
人员分工 负责人 总负责 物资组
签到组
车辆调度
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会前 会务总协调、考察、 签约、预算、组织等 采购会议物品、印 刷、制作、旗、落实
退房、回收 问卷、结帐
结帐
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８、谁能胜任会议记录者
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反应快 写字快
知识面广
记忆力强 倾听能力强 总结力强
４．办理会议报批手续
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主持人的准备工作
５．发会议通知
发会议通知可用书面或电话、电报三种形式 通知的内容包括会议名称，会议目的和主要内容、会期、 地点、与会人员携带的材料和个人支付的费用，主办单位、 联系人姓名和电话等。
精準計算會議成本：
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会议成本分析
时间成本
3 大 直接会议成本 成 本 效率损失成本
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會議成本計算公式
會議成本=(2X3) X (G平+S平) X T X N +會議後勤 工作經費
預定的時間內完成開會,這就是效率。
學習——在參與開會的同時有更多學習的機會
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会议流程
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会务的工作内容
无须开会的“五个如果”
必须开会的“五个如果”
明确1H 5W
按排议题 确定步骤.拟定名单
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地点
会议举行地点
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联络地点准确
會議通知范例
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會議通知范例
會議名稱: 目 的:
策。 時 間: 地 點: 議 程:
準備資料: 與會人員:
主辦200單4.1位2.10:
業務會議 公司本季營業額嚴重衰退,本次會議將
急的情况下，暴力型的处理者也是必不可少。 ◆迁就型。迁就型 一味地放弃自己的要求，一味地满足对方的要求，迁就型又称为适应型。 ◆回避型。回避型既不决断，又不合作，而是回避矛盾。 ◆协作型。协作型是最理想的类型，可以做到既满足自己的需求，又满足对方的需求。发 生了冲突，促使大家合作，共同解决冲突。
◆妥协型。妥协型处于坐标的中间，属于“和事佬”
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会议的准备工作
明确会议的原因 目的和结果
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高效会议的八大特征
➢只有必要時才召集 ➢好好籌劃過 ➢擬定和分發了議程表 ➢遵守時間 ➢一切按部就班 ➢請了最有經驗和才能的人 ➢作出評論和歸納 ➢記錄所有決定
设备 邀请、人员落实、房
间餐桌车辆分配
寻租车资源、签约、 接站场地租用、领导
行程
会中 内外沟通、协调、处
理突发事件 分发物资历、采购会 中物品食品、保证设
备到位 签到、发资料、安排 代表的食宿、订餐落
实 接站组织、车辆调节 器度交警联系、司机
安排
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会后 结算、善 后、总结 结帐、剩余 物资处理
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－－楊顯華
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个人简历
2003年毕业于重庆教育学院 计算机与现代教育技术系声像专业
2003年10月31日入社
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目錄
会议效率不高的原因及解决方案 当今会议面面观
（意议、目的、种类、频率、成本计算）
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会议效率不高的原因
时间.地点
开会对象的选择
主持人 参会者.主持人的技能
会议的准备工作
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会议的时间
安排的时间8.12.17?
准时开始、结束
到会人员的时间
联络时间准确
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2004.12.10
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主持人的注意事項
獨占發言——避免冗長的發言,占用大家交流
意見的時間。
火爆浪子——要能容納他人的發言,不可情緒
化與他人發生衝突。
優柔寡斷——要思路清晰,對決議事項要果斷、
明確。
加入衝突——應站在中立的立場來化解衝突。 操控議程——應依照流程引導會議的進行,不可
向的肯定與鼓勵。
➢有效傾聽與良好溝通。
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开会期间的工作
如何掌握议事进度
1.语言方式 2.非语言方式
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开会期间的工作
如何处理会议中的冲突
◆暴力型。暴力型属于特别决断的那一类，面对冲突的时候，处理人往往以个人意志为主， 马上独立做出决定。暴力类型的人一味的满足自己的要求，类似暴君。但是在一些特别紧