文件归档管理规定

档案管理规定

第一章总则

第一条依据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》及公司其他相关管理规定，为加强档工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。

第二条本规定所称的档案是指在过去和现在公司各级部门及员工的日常工作活动中从事业务企业管理、公关宣传等活动所直接形成的对企业有办存价值的各种证件、合同、协议、设

报表、文字、图表、账册、凭证、照片、声像、胶卷等各类文件材料、技术资料、电子文脑盘片、荣誉实物等不同形式的历史记录。

第三条公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条档案工作实行统一领导、统一监督，分级保管、责任到人、分级查阅的原则进行科学第五条各部门各项档案在工程竣工、项目终结后统一移交综合办公室。档案移交手续要完备

第二章档案机构及其职责

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第六条公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。

第七条档案工作由公司总经理统一领导，综合办公室主任负责监督、指导、检查本公司各部案接收、收集、整理、立卷、保管工作。

第八条凡需归档的案卷、文件资料必须收集齐全、完整，装订整齐、牢固，书写字迹清楚、图面清晰，图幅符合要求，签署手续完备，建立电子版和物理版档案目录，注明序号、编档资料名称、归档资料相关单位名称、签发时间、备注。文稿及签名必须用蓝黑或碳素墨第十条归档的照片、底片整理成册，并附有文字说明，注明序号、编号、项目名称、概况、位、时间、地点、人物、事由、专业技术活动。

第十一条各部门取得的各种批复或外单位往来文件原件必须及时归档。

第十二条各类经济合同签订时至少需要一式四份，财务部、办公室各留一份原件。份数可按照实际需要增加，但一式不得少于四份。

第十三条我公司盖章外发的各类文件及各种申请或填报的表格等，在办公室保存一份原件或一件。

第十四条综合办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步实管理现代化。

第三章档案的管理

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第十五条按照各部门工作性质的不同归档文件分类整理方法如下：

1、综合办公室档案分类方法及台帐科目：

合同/协议书、项目工程合同/协议书、项目前期合同/协议书、项目前期手续、证件、公司会议工程会议纪要、监理会议纪要、公司内部会签、集团发文/通知、集团审报、公司对外发文、监理来理发文/回文、施工单位来文、工程发文/回文、工程图纸、申请单、报告、规划方案、项目咨询、（书）、统计局报表、公司项目月报、数字/模拟文档、采购出入库、公司管理规定、其它。

2、财务部档案分类方法：

会计凭证、会计账薄、会计报表、合同/协议书、项目工程合同/协议书、拆迁补偿协议、劳务证件、产权证待存、社保、记录单、用印审批表、其它。

3、经营部档案分类方法：

合同审批表、付款审批表、结算审批表、工程招投标文件、监理招投标文件、工程合同/协议书通知、施工单位通知、洽商会签记录、审核意见书、报告审批、电子版招标文件、预算书、其它。

4、设计部档案分类方法：

设计单位发文/回文、设计单位来文、技术文件、其它。

5、工程部档案分类方法：

项目工程合同/协议书、施工单位来文、公司发文/回文、会签记录、洽商会签记录、工程图纸规划计划、监理通知、施工单位通知、进度控制、报告审批、监理工作总结、竣工验收文件、设计基坑验收单、过程验收单、其它。（工程技术档案可以按工程技术种类的不同进行细分类）。

6、客服部档案分类方法：

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销售合同（成套按楼号、楼层、门牌号排序），合同协议书、销售合同会签单、客户档案。7、拆迁部档案分类方法：

个人资料、拆迁补偿协议、其它。

各部门将本部门所涉及的档案按照以上方法分类，制作全宗名称，内附目录成册。根据分类和间整理后，当年立前一年的卷，并预立当年的卷。工程类文档要将已竣工工程整理成卷，未竣工工整理成册。各类文档应该区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

第十六条过程管理：

1. 属于公司保管的档案，各部门或个人要及时到综合办公室归档，并完成交接手续。公司各资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后的一周内将需要归档的预立卷文件整理成册移办公室保管，任何人不得据为己有。

2. 属部门保管的档案，在事件结束后的一周内汇编成册上报办公室。有需要在各部门长期留关本部门商业机密的档案文件，在项目结束后统一移交综合办公室。各部门资料员在每年的二月十上一年的档案总目录、当年预立卷材料的目录交办公室。

第十七条监督：综合办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录，进行不定期的检查，来监督各部门档案的管理工作。

第十八条销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上签字。

第十九条公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分类及编号要求操第二十条借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案借阅登记表，明确借阅、归还时间。外部要借阅或收取我公司文档的，相关部门应在会签完成《外部单位档案借阅领取会签单》后

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外部单位领取人前往本公司综合办公室办理档案借阅领取手续。员工不得随意外带有关公的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手续，经综合办公室核准后，方可带出即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等能随意乱放，以免遗失。

第二十一条分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

第四章档案备份制度

第二十二条公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

第二十三条各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑档案，按《计算机管理办法》管理。

第二十四条备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在综合办公室保存。

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