档案进馆规范

五、中央办公厅、国务院办公厅印发《机 关档案工作条例》（厅发〔1983〕64号）
第十二条 机关档案部门接收的档案，应符合 下列要求： • （一）应归档的文件材料齐全、完整； • （二）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立 卷； • （三）归档的文件材料、保持它们之间的历史联系， 区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确 切，便于保管和利用。 第二十五条 省辖市（州、盟）和县级以下机 关应将永久、长期保存的档案在本机关保存十年左 右，连同案卷目录（一式三份）和有关的检索工具、 参考资料，一并向有关的档案馆移交。
第一节 档案馆的职能和任务
各级综合档案馆是按照行政区 划或历史时期设置的，收藏和管理 规定范围内多种门类档案的国家档 案馆。
•
中央和县级以上地方各级各类档案馆，是
集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收 集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档 案。
•
档案馆的基本任务是在维护党和国家历史
真实面貌的前提下，科学管理党和国家的档案
• ……
• （四）未建立档案管理制度的；
• （五）未按国家档案技术规范要求整理归 档或者不集中统一管理档案的；
• （六）未按规定向社会开放和提供利用档 案的。
三、《中华人民共和国档案法实施办法》
第十三条 机关、团体、企业事业单位和其
他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规 定，定期向有关的国家档案馆移交档案。……
③主要职能： • a.全宗构成者的性质特征； • b.全宗构成者的职权范围； • c.全宗构成者的主要工作与任务。
④隶属关系：
• a.全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、业
务关系； • b.全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织 关系、业务关系； • c. 全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映
大头针、曲别针等。
• 案卷装订：左边齐、下边齐，左边三孔一线装订， 应整齐牢固，不压字、不漏页。
（4）卷内文件目录格式： 卷内文件目录是揭示卷内文件材料内容和成 份的索引。 • 卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责 任者、题名、日期、页号。（附图）
卷内文件目录填写方法：
• 顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号， 亦即件号。 • 文号：文件制发机关的发文字号。凡是原制文 机关编有文号的文件，都应在“文号”栏内标 明。 • 责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团 体和个人，亦即文件的署名者。联合发文有几
检索工具之一。要求打印3份（见图）
（2）全引目录：是一种将全宗或全宗内的某一 部分案卷目录和卷内文件目录相结合汇编而成 的一种检索工具。全引目录以单份文件为检索 单位，可大大提高查档的准确性。要求打印2
份（见图）
注意 从2005年起，根据要求，进馆档案的机 读目录要随档案一起移交。
3、进馆档案参考资料的要求 （1）全宗指南：原叫全宗介绍，是介绍和报 道立档单位及其所形成档案情况的工具书。
封面项目的填写方法：
• 全宗名称： 全宗名称相当于立档单位的名称。填 写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共 产党聊城市委员会”可简称为“中共聊城市委”。 不得简称为本委、本局、本省、本市等。 • 类目名称： 类目名称指全宗内分类方案的第一级
类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，
并应保持分类体系的稳定性。此项可不填写。
二、《山东省档案条例》
第十七条 各级各类档案馆接收档案的范围 按照国家有关规定执行。单位必须按照下列规定 向有关档案馆移交档案： • ……
• （二）列入设区的市或者县（市、区）综合档案
馆收集范围的档案，自形成之日起满十年，向设 区的市或者县（市、区）综合档案馆移交；
• ……
第三十五条 违反本条例，有下列行 为之一的，由县级以上档案行政管理部门 责令限期改正；情节严重的，由主管部门 或者有关单位对有关责任人员给予行政处 分或者纪律处分：
• 卷内文件页号：按照卷内文件排列的先后顺序依 次给每一页文件编上顺序号。卷内文件除空白纸 外，凡载有信息的正反面均应一页编一个页号。 卷内文件页号的位置，应统一在有文字的每页材 料正面的右上角，背面的左上角。
• 卷内文件无铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等
不耐久字迹。 • 案卷或文件要去掉易锈蚀的金属物，如订书钉、
六、国家档案局印发的《机关档案工作业务 建设规范》（国档发〔1987〕27号）
…… 2、机关档案工作的基本任务 2.4按规定向档案馆移交应进馆的档案。
……
6、档案的利用 6.3机关档案部门开展档案史料的编研工作，积 极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、 基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等。 ……
方式，把分散在各个机关、单位及个人手中和 散在在其他地方的对国家和社会具有保存价值 的档案，有组织、有秩序地接收进馆，以实现 国家档案资源的集中统一管理，维护党和国家
的历史面貌。档案进馆工作是档案工作的重要
内容之一。
第二节 法律法规对档案进馆的要求
一、《中华人民共和国档案法》
第十一条 机关、团体、企业事业单位和 其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移 交档案。 第二十四条 有下列行为之一的，由县级 以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部 门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人 员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究 刑事责任： • （一）…… • （六）违反本法第十条、第十一条规定，不按 规定归档或者不按期移交档案的； • ……
建国前的各种档案、资料。
二、符合规范的案卷
根据归档方式的不同，可分为以卷为单位 和以件为单位管理的归档文件。进馆档案应保 持全宗的完整性，并按规定整理好，具有完备 的检索工具及相关资料。 按卷管理的归档文件其案卷质量规范标准
是国家颁布的“文书档案案卷格式”国家标准
（GB9705－88）。
1、案卷Байду номын сангаас基本要求： （1）案卷封面项目：全宗名称、类目名 称、案卷标题、时间、保管期限、页数、 归档号、档号（见图）
（5）卷内备考表格式： 卷内备考表是记录案卷构成、变化情况以备 查考的简表。 • 卷内备考表外形尺寸均同卷内目录，其项
目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、
立卷时间。（附图）
卷内备考表的填写方法：
• 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修 改、补充、移出、销毁等情况。案卷立 好以后发生或发现的问题由有关的档案 管理人员填写并签名标注时间。
第二十六条 机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进 行认真整理、妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理： （一）撤销机关的档案，应向有关的档案馆进行移交或由有 关主管机关代管； （二）机关撤销、业务分别划归几个机关的，其档案材料不 得分散，可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交； （三）一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的 机关，其档案材料应移交给合并后的机关代管或向有关的档案馆 移交； （四）一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关 接收，其档案材料不得带入接收机关，如果接收机关需要利用， 可以借阅或者复制； （五）机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可 以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保存； （六）一个机关改变了领导关系，在其工作活动中形成的全 部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理。 第二十七条 各种临时工作机构撤销时，其档案应向有关的 主管机关或档案馆移交。
• 案卷题名： 案卷题名即案卷标题，
一般由立卷人自拟。案卷题名应当 准确概括本卷文件的主要制发机关、 内容、文种等。文字应力求简练、 明确。
• 时间：卷内文件所属的起止年月。
• 保管期限：立卷时按规范划定的案卷保管期限， 一般由立卷人填写永久、长期、短期。
• 页数：装订案卷要填写总页数。
• 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。此项 可不填写。
（全宗指南编制规范DA/T14－94）
A、全宗指南的编制原则 • 编制全宗指南应客观、准确、真实，语言简 练，文字表达清楚。
B、全宗指南的结构
• 全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者 （立档单位）及其所形成档案情况的工具书。 由封页、正文、备注三部分组成。其结构形 式：
• 封页
• 正文：a.全宗构成者沿革 • b.全宗内档案情况简介
•
• 备注
c.全宗内档案内容与成分介绍
C、封页项目
全宗指南 名 称
由全宗构成者的名称（全称或通用简称）加 “全宗指南”构成。
全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元 时 间 纪年表示。
全宗号
本全宗指南所对应的全宗的编号。
D、全宗构成者（立档单位）沿革简介
• 由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属
• 立卷人：由责任立卷者签名。 • 检查人：由案卷质量审核者签名。一般为分 管领导或办公室主任。
• 立卷时间：填写立卷完成的日期。
案卷各部分的排列格式：
案卷封面 卷内文件 目录 封 底 文 件
备考表
2、检索工具的要求： • （1）案卷目录：是登录案卷题名和其他 特征并固定案卷排列次序的表册。案卷目 录实际上就是案卷的名册，是记录和反映 案卷内容和成份，并按一定顺序编制而成 的一种案卷一览表，也是进馆档案必备的
关系、立档单位主要负责人名录、内部机构
设置及其各历史阶段演变情况等几部分内容 组成。
①全宗构成者名称：即立档单位 名称，按全称书写，通用简称写 在全称后面的圆括号里。
②时间：全宗构成者沿革应结合时间撰写，
如下列内容有关的时间应反映在全宗构成者 沿革中。 • a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤 销时间； • b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的 调整、增设、合并、更名、撤销时间； • c.全宗构成者上级主管机关变更时间； • d.其它所有反映全宗构成者重要活动的时间。
（3）卷内文件要求：
• 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，一般
按其所反映问题的重要程度结合时间顺序排列， 密不可分的材料应依序排列在一起，即批复在 前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在 前，定稿在后；重要法规文件的历次稿件依次 排列在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定， 判决性文件材料在前，依据材料在后；其它文 件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
四、山东省监察厅、人事厅、档案局关 于印发《关于违反档案法律法规行政处 分暂行规定的通知》（鲁监发〔1999〕 13号）
第三条 有下列行为之一的单位和个人， 经批评教育不改正的，给予单位负责人或直接 责任人警告或记过处分；情节严重的，给予记 大过处分： • …… • （三）不按规定向档案馆移交档案的；
个法定责任者的，一般应尽量全部标出。
• 题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没 有标题或标题不能说明文件内容的文件，可 自拟标题，外加“［］”号。文件“责任者” 一栏因已填过作者，在填标题时，标题中的 作者部分可省略去。
• 日期：文件的形成时间。填写时可省略 “年”、“月”、“日”字，在表示年、月 的数字右下角加“.”号。如：2001.05.17。 • 页号：卷内文件所在之页的编号。最后一份 文件应填文件的起始页号至终止页号，如： 65-78。 • 备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。
• 档号的编制：档号由全宗号、目录号、案卷
号组成。全宗号是档案馆指定给立档单位的 编号。目录号是全宗内案卷所属目录的编号， 在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录 号。案卷号是目录内案卷的顺序编号，在同 一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
（2）卷脊项目：全宗 号、目录号、年度、案
卷号。（见图）
七、山东省机关档案工作规范 （1988.2.10实施）
…… • 9.8 按档案行政管理部门的规定及时间向档 案馆移交档案及其检索工具和相关参考资料。 ……
第三节 档案进馆的移交内容
一、档案馆接收档案的范围
市、县级档案馆接收本级各机关、团体及
其所属单位具有永久和长期保存价值的现行机
关和撤销机关的档案、资料，以及本市、本县
及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提 供利用，为社会主义现代化建设和文明建设服 务。
档 案 馆 的 工 作
1、接收与征集档案；
2、科学地管理档案；
3、编辑出版档案史料； 4、参与编史修志的工作； 5、提供利用，为社会各项工作提供依据。
• 档案进馆工作是指各级各类档案馆依据有关的
法律法规，通过正常的接收制度和专门的征集