档案进馆规范
进馆电子档案元数据规范
进馆电子档案元数据规范（一）基本描述信息（约束：必选）按照《文书档案目录数据规范第1部分:数据元》（DB31/T386.1-2006）、《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）以及国家和本市专门档案管理的有关规定确定元数据。
（二）电子特征信息（约束：可选）1、电子档案名称（标识：name of electronic record；数据类型：字符型；著录规则：主名.扩展名，主名中不能包含“半角空格符”、“.”（半角点），例：N543.PDF；约束：必选），用于记录计算机存储的电子档案名称。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
2、稿本（标识：version of electronic record；数据类型：字符型；指定值：草稿、第n次修改稿（n代表阿拉伯数字1、2、3……，例如：“第2次修改稿”表示某电子文件的第二次修改稿）、底稿（也称留真稿，指保留电子文件历次修改痕迹的稿本）、送审稿、定稿、发文稿、文件处理单、抄告单、领导批示……；约束：必选），用于记录重要电子文件草稿、历次修改稿或定稿等的版本说明。
此项由计算机自动生成。
3、室编电子档案号（标识：reference code ofelectronic record use in file office；数据类型：字符型；约束：必选），用于记录立档单位在管理电子档案时，赋予电子档案的一组符号代码。
4、馆编电子档案号（标识：reference code of electronic record；数据类型：字符型；约束：可选），用于记录立档单位在管理电子档案时，按照进馆要求赋予电子档案的一组唯一符号代码。
以“件”方式整理的该号由“全宗号-年度-保管期限代码-件号-电子流水号”组成。
立卷方式整理的以“全宗号-目录号-案卷号-件号-电子流水号”组成。
件号即纸质文件的排列顺序号；电子流水号即电子档案的排列顺序号，一般由计算机自动生成。
此项由处理人员人工选择或由计算机自动生成。
档案馆进馆流程
1.市档案馆档案编研宣传科根据各进馆单位预约情况，制作《进馆档案检查验收计划》。
2.。
市档案馆档案编研宣传科根据《进馆档案检查验收计划》，对各单位的进馆纸质档案进行检查验收，反馈存在问题，出具《纸质档案检查验收存在问题清单》，交由进馆单位进行整改。
整改完毕再次进行检查验收，直至验收合格。
验收合格后，检查验收人员在《纸质档案交接文据》上签字，进馆单位将电子档案送交编研宣传科检查验收。
3.进馆单位将签好字的档案馆纸质档案交接文据、档案馆电子档案交接文据、涉密档案移交目录（各一式三份）、检索工具及各类进馆材料送交档案编研宣传科，经双方清点核对无误后，市档案馆与移交单位办理档案进馆交接手续，完成档案进馆工作。
档案接收进馆标准 要求(二)
档案接收进馆标准要求(二)档案接收进馆标准要求背景介绍档案接收进馆标准要求是指在档案馆收到档案材料后，为了保证档案的质量和安全性，需要进行一系列的要求和操作。
这些要求包括文件形式、档案组织、鉴定和标识等方面。
档案接收要求•档案文件形式要求：1.文件应以纸质形式提交，必须是完好无损的。
2.文件必须按时间顺序排列，并且要求具有连续性。
3.文件大小不得超过A4纸张。
•档案组织要求：1.文件必须经过分类整理，确保条理清晰。
2.每个文件夹或盒中的材料应具备所属类别、题名以及时间等基本信息，并附带编号。
3.文件内容必须真实、完整，并符合相关标准和规定。
•档案鉴定要求：1.档案材料应符合国家和行业标准的要求。
2.档案材料必须具备合法性，不得包含违法和违规内容。
•档案标识要求：1.每个档案材料必须标记有唯一的档案号。
2.档案号必须明确、准确，并能够与相关档案索引相匹配。
档案接收要求举例为了更好地理解和应用档案接收进馆标准要求，以下是一些实际例子的举例解释：档案文件形式要求举例：•入馆的文件必须是纸质的原件，而不是复印件或电子文件。
•文件必须清晰、易读，不得有涂改、遮挡和破损等情况。
•档案文件不得超过A4纸张的尺寸，以便于存储和管理。
档案组织要求举例：•档案文件必须进行分类整理，按照一定的主题或条目进行归档。
•每个文件夹或盒内的文件必须标注类别、题名和时间等基本信息，并附带编号。
•文件内容应按照时间顺序排列，确保条理清晰，方便检索和利用。
档案鉴定要求举例：•档案材料必须符合国家archived和行业标准的要求。
•文件内容必须真实、完整，不得有故意删除、篡改或伪造等情况。
•档案材料不得包含侵犯他人隐私、商业机密或违法和违规等内容。
档案标识要求举例：•每个档案材料必须具备唯一的档案号，方便统一管理和检索。
•档案号必须准确、明确，不得含糊不清或混淆不清。
•档案号必须与相关档案索引的编码规则相匹配，确保档案信息的正确性。
档案库房管理制度
档案库房管理制度档案库房管理制度1一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。
二、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。
查、借阅机密档案要经主管领导批准。
三、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。
四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。
五、利用者对所借档案文件、技术图纸等必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。
六、对保管期满、失去保存价值的`档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。
七、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立即报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。
对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。
档案库房管理制度21、业务档案库房是保管本单位业务档案的.机要重地，非档案工作人员和其他人员未经同意，严禁入内。
2、严禁在业务档案库房内吸烟、吐痰、存放易燃、易爆物品和堆放杂物。
3、要做好业务档案库房温、湿度控制工作，保持库区清洁，避免业各档案干燥、脆变。
4、业务档案柜应科学利用，不同门类、不同保管期限的业务档案应分别排列，并编制档案存放示意图，钥匙要妥善保管。
5、定期检查库内外的技术保护措施，做到防盗、防火、防高温、防虫、防鼠、防潮、防尘、防紫外线、防阳光直照。
6、做好库房温湿度记录，温度控制在14。
C-24。
C之间，相对湿度控制在45—60%之间。
7、定期进行清库查卷工作，保证案卷质量。
遇有重大可疑情况，及时向领导报告。
档案库房管理制度3一、凡是中国公民出示有效证件（身份证、介绍信），办理好登记手续后，方可查阅档案。
二、查阅档案时，不准拆卷、撕毁档案；不准在案卷内划线、打圈、加批、涂改、折角、增页，违者必究。
档案馆进馆流程
档案馆进馆流程第一步：了解档案馆的基本信息在您进入档案馆之前，我们希望您能够对档案馆有一个基本的了解。
档案馆是一个专门收藏、保管和展示历史文物和档案的地方，其收藏内容包括书籍、文献、图片、实物文物等。
它是一座可以带您回到过去的文化宝库，也是一个可以让您感受历史魅力的地方。
第二步：了解档案馆的开放时间和交通方式在您决定前往档案馆之前，我们建议您提前了解档案馆的开放时间和交通方式，以便您能够选择最适合您的参观时间和交通方式。
通常来说，档案馆的开放时间是早上9点到下午5点，但具体时间可能会根据季节和特别活动而有所调整。
关于交通方式，档案馆通常配有便利的交通设施，例如地铁、公交车等，让您能够轻松到达档案馆所在地。
如果您有任何疑问，也可以提前致电档案馆的工作人员进行咨询。
第三步：选择合适的参观时间和准备相关证件在您确认了档案馆的开放时间和交通方式之后，就可以选择一个适合您参观的时间。
我们建议您选择在工作日的上午或下午前往档案馆，以便您可以更好地避开人流高峰期，享受更加宁静的参观体验。
同时，我们还建议您在前往档案馆之前，准备好您的有效证件，例如身份证、学生证等，以便您能够更加便利地购票和进入档案馆。
第四步：前往档案馆的路线规划在您确认了参观时间和准备了相关证件之后，就可以开始进行前往档案馆的路线规划了。
您可以选择乘坐地铁、公交车或者自驾前往档案馆所在地，如果您不熟悉当地的路况，我们建议您提前查阅地图或使用手机导航，以确保您能够顺利地找到档案馆的位置。
第五步：购票和进入档案馆在您到达档案馆之后，首先您需要购票，购票通常是在档案馆的门口或者门口的售票处进行的。
一般来说，档案馆会提供不同的票价和门票种类，您可以根据自己的实际情况进行选择。
购票之后，您将得到一张门票，随后您就可以向档案馆的工作人员出示门票，并且按照工作人员的指引进入档案馆。
第六步：开始您的档案馆之旅一旦您进入了档案馆，就可以开始您的档案馆之旅了。
在这里，您可以随意浏览档案馆的各个展厅和馆藏物品，感受历史的沧桑变迁和文化的璀璨魅力。
国家档案馆档案库房安全管理要求
国家档案馆档案库房安全管理要求一、人员管理1.档案库房应设有专门的安全管理人员，负责档案库房的安全监控和管理工作。
2.所有进入档案库房的人员必须进行严格的审查和认证，接受必要的背景调查。
二、门禁管理1.档案库房应采用物理门禁系统，确保只有具备许可的人员才能进入。
2.安装监控摄像头，对入库和出库的档案进行记录和监控。
3.设置门禁区域，确保只有经过授权和审批的人员才能进入。
三、物理安全1.档案库房应具备防火、防水、防盗等功能，并定期进行检查和维护。
2.控制档案库房的环境温度和湿度，确保档案的保存质量。
3.为档案库房配备火灾报警器、喷水灭火系统等安全装置。
4.确保档案柜、文件盒等容器的可靠性和密封性。
5.制定针对档案库房的应急预案，定期组织演练和培训。
四、网络与信息安全1.采用防火墙、入侵检测系统等技术手段保护档案库房的信息安全。
2.对外部网络进行安全隔离和访问控制。
3.设置密码策略和访问权限，确保只有具备权限的人员才能访问和处理档案信息。
五、操作安全1.建立档案库房的操作规范和流程，确保档案的有序管理和使用。
2.档案库房应实行严格的账务管理，每一位使用档案的人员都应留下相应的使用记录。
3.档案库房应定期对档案进行盘点和检查，确保档案的完整性和准确性。
六、员工培训1.档案库房的员工应进行必要的安全培训，掌握相关的安全知识和应急处理能力。
2.定期组织员工对档案库房的安全管理制度进行培训和学习，提高员工的安全意识和管理水平。
七、监督检查1.档案库房应定期进行内部的自查自评活动，发现问题及时整改。
2.监督部门应定期对档案库房进行安全检查和评估，确保安全管理制度的有效实施。
最后，国家档案馆档案库房的安全管理是一个长期且持续的过程，需要各方的共同努力和关注。
只有保证档案库房的安全管理，才能确保档案的完整性、保密性和可用性，为各项工作的开展提供可靠的支持。
文书档案进馆验收流程及注意事项
文书档案进馆验收流程及注意事项下载温馨提示:该文档是我店铺精心编制而成，希望大家下载以后，能够帮助大家解决实际的问题。
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一、准备工作。
1. 根据馆藏目录和接收单，核对接收文书档案的种类、数量和排列顺序。
江苏省《省级机关团体企业事业单位档案移交与接收进馆规范(试行)》——苏档馆发〔2020〕9号
省级机关团体企业事业单位档案移交与接收进馆规范（试行）苏档馆发〔2020〕9号1 总则1.1 为加强档案移交与接收进馆工作，有效实现馆室衔接，系统保存江苏历史记忆和档案财富，依据《中华人民共和国档案法》《机关档案管理规定》《各级各类档案馆收集档案范围的规定》《电子档案移交与接收办法》等规定，制定本规范。
1.2 本规范适用于江苏省省级党政机关、人民团体、企业事业单位及其下属单位、临时机构（以下简称移交单位）向省档案馆移交档案和省档案馆接收档案的活动。
1.3 档案移交接收本着维护党和国家历史真实面貌、全面反映江苏发展历程、便于社会各方面利用的原则，按照收集齐全、整理规范、交接有序、确保安全的要求依法开展。
2 移交接收范围与内容2.1 移交接收范围2.1.1 省档案馆依法接收下列单位档案：a）中共江苏省委及所属各部门；b）省人大及其常设机构；c）省政府及其组成部门、特设机构、直属单位、管理机构及其他机构；d）省政协及其常设机构；e）省纪委监委；f）省高级人民法院、省人民检察院；g）省各民主党派、工商联机关；h）省总工会、团省委、省妇联等人民团体；i）省属企业、事业单位；j）省级临时机构；k）经中央主管部门确定档案由省档案馆保管的中央驻苏单位；l）其他按规定应向省档案馆移交档案的单位。
省档案馆可根据实际全部或部分接收以上机构的下属单位和临时机构的档案，具体范围另行确定。
2.1.2 新中国成立前本省各个历史时期政权机构、社会组织、著名人物等形成的档案列入省档案馆接收范围。
2.1.3 省内重大活动、重要事件形成的档案；反映党和国家领导人在江苏公务活动、省委省政府主要领导人公务活动、国内外知名人物在江苏重要活动的档案列入省档案馆接收范围。
2.1.4 反映本省政治、经济、文化、科技、生态、体育等领域建设成就的重点项目档案，为满足各项事业发展和人民群众基本需求而建立的专业档案列入省档案馆接收范围。
2.1.5 省级撤销机关的档案，应按照规定向省档案馆移交；一个省级机关并入另一个机关或几个省级机关合并为一个新的机关，其档案移交给合并后的机关集中管理或向省档案馆移交；省级机关所属机构撤销的，其档案由主管机关集中管理，属于省档案馆接收范围的按照规定向省档案馆移交。
进档案馆需要注意什么事项
进档案馆需要注意什么事项进档案馆需要注意的事项有很多，下面我将就几个主要的方面进行讨论。
首先，进档案馆前应该了解和遵守馆内的规章制度。
不同的档案馆可能有不同的规定，包括开馆时间、参观须知、使用设施等。
可以事先上网查阅档案馆的官方网站，获取相关信息，并且在进馆前进行适当地联系和咨询，以便做好准备。
其次，进档案馆前应带上必要的证件。
一些档案馆要求参观者出示有效id明，如id、护照等。
有些档案馆还设有专门的读者证，需要提前办理或预约。
因此，在前往档案馆前，应事先了解馆方是否有特殊要求，并准备好相关证件或证明材料。
进入档案馆后，要注意维护良好的秩序和环境。
档案馆通常是一个安静、祥和的学术场所，为了不打扰他人的研究，参观者应保持安静、文明。
同时，注意保持馆内的清洁和整洁，不随意乱丢废纸垃圾。
在使用档案馆的资料时，要注重保护和妥善使用档案。
档案馆是保管珍贵史料和文献的地方，参观者需要提高保护意识，爱护档案资料。
在阅览时，不要随意翻动档案，按照馆方的规定和工作人员的指引进行操作。
如果需要复制档案资料，应事先申请并严格按照馆方的规定办理。
此外，个人卫生也是进档案馆时需要注意的事项之一。
档案馆的环境通常比较封闭，人员密集，容易传播病菌。
为了自己和他人的健康着想，进馆前要洗手，并注意咳嗽、喷嚏时使用纸巾或肘部遮挡口鼻，不随地吐痰或扔弃口罩。
最后，进档案馆是为了获取知识和信息，因此要积极参与并提升自己的学术素质。
在阅读档案资料或参观展览时，要认真学习，深入思考，带着问题去寻找答案。
如果有疑问，可以向档案馆的工作人员或其他研究者咨询交流，扩大自己的视野和知识面。
综上所述，进档案馆需要注意的事项包括了解馆内规章制度、携带必要证件、维护秩序和环境、妥善保护档案资料、个人卫生以及积极参与学术交流等。
通过遵守以上事项，能够更好地利用档案馆资源，并且提升自身的学术素养。
档案馆人员进出管理制度
第一章总则第一条为加强档案馆人员进出管理，确保档案馆的安全、有序运行，特制定本制度。
第二条本制度适用于档案馆所有工作人员、临时来访人员以及外来工作人员。
第三条档案馆人员进出管理应遵循安全、规范、高效的原则。
第二章人员进出管理第四条档案馆工作人员进出管理：4.1 工作人员进入档案馆，需佩戴工作证，接受门卫的登记和检查。
4.2 工作人员离馆，需在门卫处登记离开时间。
4.3 工作人员因特殊情况需临时外出，需向部门负责人请假，并告知门卫。
第五条临时来访人员进出管理：5.1 临时来访人员进入档案馆，需出示有效身份证件，由门卫登记姓名、单位、联系方式等信息。
5.2 临时来访人员需在档案馆工作人员的陪同下进入档案馆，不得单独行动。
5.3 临时来访人员离馆，需在门卫处登记离开时间。
第六条外来工作人员进出管理：6.1 外来工作人员进入档案馆，需出示单位介绍信、身份证等有效证件，由门卫登记相关信息。
6.2 外来工作人员需在档案馆工作人员的陪同下进入档案馆，不得单独行动。
6.3 外来工作人员离馆，需在门卫处登记离开时间。
第三章档案资料管理第七条工作人员进入档案馆查阅档案资料，需遵守以下规定：7.1 查阅档案资料需填写《档案查阅登记表》，登记查阅人姓名、单位、查阅目的等信息。
7.2 查阅档案资料时，需在档案馆工作人员的指导下进行，不得随意翻阅、涂改、损坏档案资料。
7.3 查阅完毕后，需将档案资料归还原位，并告知档案馆工作人员。
第八条档案资料借阅管理：8.1 档案资料原则上不得外借，特殊情况需经档案馆负责人批准。
8.2 借阅档案资料需填写《档案借阅登记表》，登记借阅人姓名、单位、联系方式、借阅档案资料名称等信息。
8.3 借阅人需在规定时间内归还档案资料，如有逾期，需按规定缴纳滞纳金。
第四章安全保障第九条档案馆工作人员应加强安全意识，严格执行本制度，确保档案馆安全。
第十条档案馆工作人员应定期对档案馆进行安全检查，发现安全隐患及时上报并整改。
档案接收进馆标准
档案接收进馆标准一、全宗内档案进馆范围进馆的档案资料主要包括：1．文书档案(永久、长期、30年)；2．专门档案（档案馆与移交单位协商确定）；3．特殊载体档案，包括照片、录音录像、实物等档案（档案馆与移交单位协商确定）；4．各类编研材料，包括公开或内部发行的各类出版物、年鉴、重要文件汇编等。
5、全宗卷二、接收标准总体要求：进馆档案应当保持全宗的完整性，一个立档单位形成的各种门类、各种载体形态的档案作为一个整体，不得割裂分散。
全宗内所有文件材料应收集齐全，分类科学，整理规范。
（一）文书档案。
文件材料应当收集齐全完整，立卷改革前文件材料的分类、组卷、编目、装订、案卷封面、脊背项目填写，应当符合《文书档案案卷格式》要求；立卷改革后归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等，应当符合《归档文件整理规则》要求。
齐全完整着重检查以下材料是否归档：业务上级的文件、本机关各部门形成的反映本单位职能活动的材料、会议材料、统计材料（包括党员、干部、劳资、业务、会计决算年报和工会、老干部、团的工作形成的统计报表）、介绍信及存根（包括党组织关系、行政关系、工资关系介绍信及存根）、出版物、简报、信息等。
整理规范1.以“卷”为单位整理的文书档案⑴卷内文件目录：需用耐久材料书写或计算机打印。
责任者、文号、题名、日期、页号等项目填写应完整、准确，项目内容不明确的应考证清楚后填写。
①责任者：全称或通用简称。
②文号：包括发文代字、发文年度、发文序号。
③题名：完整、准确，没有题名或不能反映文件内容应另行编写，用“[]”括起。
④日期：“年月日”填写完整，如19871021⑵页号编写：卷内材料应在有文字的每页材料正面右上角、反面左上角用铅笔阿拉伯数字编写页号。
⑶卷内备考表：卷尾应附上卷内备考表（备考表印在封底可不再另附），填写需要说明的问题和立卷人、检查人、立卷时间。
⑷案卷封面：项目填写需用耐久材料书写准确、规范，字迹工整清晰。
①全宗名称栏目用手填写立档单位全称或盖章（耐久红印章）；②类别栏目暂空；③案卷题名：要简明、确切地概括卷内文件的内容，一般包括责任者、问题、名称三部分，字数一般不超过50个汉字；④起止年月：用阿拉伯数字填写。
档案进馆工作实施方案
档案进馆工作实施方案一、背景。
随着社会的不断发展，档案管理工作在各个行业中扮演着越来越重要的角色。
档案是组织和个人活动的产物，是信息的载体，对于保障国家和社会的正常运转具有重要的意义。
因此，进馆工作的实施方案显得尤为重要。
二、目的。
本实施方案的目的在于规范档案进馆工作流程，提高档案管理的效率和质量，确保档案的安全、完整和可靠性。
三、内容。
1. 档案分类整理。
对于已有的档案，需要进行分类整理工作。
根据档案的内容、形式和重要性，将档案进行分类整理，建立档案目录和档案库存档案目录，以便于后续的查阅和管理。
2. 档案装订和编号。
对于分类整理后的档案，需要进行装订和编号工作。
采用统一的档案装订方式，并对每份档案进行编号，以便于档案的管理和检索。
3. 档案进馆流程。
档案进馆需要经过一定的流程。
首先，由档案管理员进行档案的验收和登记，然后将档案送入档案室进行存放。
在存放过程中，需要做好档案的防潮、防火和防盗工作，确保档案的安全。
4. 档案借阅管理。
对于需要借阅的档案，需要进行严格的管理。
借阅人需要提供相关的证明材料，并填写借阅登记表，经过档案管理员的审批后方可借阅。
借阅后的档案需要做好借阅登记，并在规定的时间内归还。
5. 档案定期检查。
为了确保档案的完整和可靠性，需要定期对档案进行检查。
检查内容包括档案的存放环境、档案的完整性和档案的数量等，确保档案的安全和完整。
6. 档案更新和淘汰。
随着时间的推移，一些档案可能会过时或失去价值，需要进行更新和淘汰。
对于需要更新的档案，需要及时进行更新；对于失去价值的档案，需要进行淘汰处理。
四、实施步骤。
1. 制定档案进馆工作流程图，明确各个环节的责任人和操作步骤。
2. 建立档案进馆工作标准，包括档案分类整理标准、档案装订和编号标准、档案进馆流程标准等。
3. 进行档案进馆工作培训，确保各个环节的责任人都能够熟练掌握档案进馆工作流程和标准。
4. 开展档案进馆工作的试点工作，根据试点工作的情况进行总结和完善，为全面推行做好准备。
江西省档案馆档案接收的质量规定
附件一江西省档案馆档案接收的质量规定为加强省级国家档案馆资源建设，适应新形势下档案馆的工作需要，更好地服务地方社会和经济发展,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《江西省档案管理条例》、《档案馆工作通则》和国家有关档案业务标准，结合本省实际，特制定本规定。
一、基本要求1、进馆档案应以全宗为单位，保持全宗的完整性。
2、一个全宗应按统一的档案分类方案分类。
各单位应当按照全宗档案门类和载体的不同，根据单位内部机构的设置、职能范围、业务分工和文件多少及载体的不同等情况制定统一的分类方案。
分类方案要求科学、合理并相对稳定。
3、档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值、不同载体，便于保管和利用。
4、根据机关档案工作的历史情况，对不同时期档案案卷质量的要求予以区别对待。
即对有关业务规范标准施行以前的档案，应当充分利用原整理基础，力求符合业务规范标准的要求；对完全不符合业务规范标准要求的要进行必要的加工整理。
对有关业务规范标准施行以后形成的档案案卷质量，应按相应业务规范标准严格执行。
5、档号的编制应符合《档号编制规则》(DA/T 13-94))的有关规定。
目录编号与实体编号必须一致。
6、各单位要根据国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》，国家档案局和国家有关专业主管部门制定的有关科技档案、会计档案及专业档案的保管期限规定的精神，准确划分档案文件的保管价值。
7、为避免和减少重复件进馆，档案移交单位应做好案卷进馆前审核、调整工作。
凡列入本馆接收范围的单位之间相互发送的重要文件，除请示、批复等外，一般由发文单位归档进馆，收文单位的上述档案不予进馆；上级党政领导机关、专业主管部门发给本级的文件，分别由本级党政领导机关和专业主管部门归档进馆，其它单位保存的上述档案，原则上不予进馆。
8、涉密档案在进馆前必须由各形成单位进行解密、调整密级和划分控制使用范围。
档案室进出管理制度
档案室进出管理制度•相关推荐档案室进出管理制度（通用11篇）在现在的社会生活中，很多场合都离不了制度，制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。
想学习拟定制度却不知道该请教谁？下面是小编为大家收集的档案室进出管理制度（通用11篇），欢迎大家分享。
档案室进出管理制度1第一条为了加强档案的规范管理，确保馆藏档案资料安全完整，数量准确，质量达标，做到入库、出库手续完备，管理、利用流程明确，制定本规定。
第二条档案入库管理（一）各类档案入库前，需由各科室业务人员相互检查卷宗质量，填写“档案入库登记表”，将归档卷宗交业务科室负责人抽检；业务科室负责人应按归档要求和技术标准对预入库卷宗的整理情况和管理系统中卷内条目著录情况进行对应检查，确保归档卷宗规范、达标；档案馆负责业务工作的副馆长应核对抽查情况。
各检查环节经手人在“档案入库登记表”上签字后，方可向库房管理人员办理档案入库交接手续。
（二）库房管理人员应依据“档案入库登记表”中所列目录，对入库卷数和卷内文件条目逐一清点、检查，保证100%准确无误后，在“档案入库登记表”上签字。
“档案入库登记表”一式二份，交接人员各持一份留存。
（三）在档案入库上架前，库房管理人员应对案卷进行杀虫灭菌、防尘、防霉处理。
（四）库房管理人员应按档案排架规则，将入库档案依次上架，并做好密集架指示牌的更新或更换。
第三条档案出库管理（一）因特殊情况需要调出档案，应由调档人员持单位证明、介绍信或《调档函》到档案馆库房管理部门填写《档案出库使用单》，写明使用目的，由库房管理科室负责人签字，方可调出使用，但原则上不允许将档案移出档案馆。
其他任何人不得擅自将库存档案拿出库（二）档案数字化扫描工作需要从库房提档时，要严格按照档案出库手续，填写档案出库的时间、类别、档号和数量；库房工作人员应进行认真清点，核对出库档案目录无误后，交接双方在《档案出库使用单》上签字并各留存一份。
（三）涉密档案出库时，调档人员除持单位证明到档案馆保密库房填写《档案出库使用单》外，还需经档案馆负责人的同意并签字，方可提档。
{档案管理制度}档案进馆规范
③主要职能：
• a.全宗构成者的性质特征； • b.全宗构成者的职权范围； • c.全宗构成者的主要工作与任务。
④隶属关系：
• a.全宗构成者和其上级主管机关的组织关系、 业务关系；
• b.全宗构成者和其重要的直属下级机关的组织 关系、业务关系；
• c. 全宗构成者上级主管机关如有变更，应反映 在全宗构成者沿革中。
国共产党聊城市委员会”可简称为“中共聊城
市委”。不得简称为本委、本局、本省、本市 类等目。名称：
•
类目名称指全宗内分类方案的第一
级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分
类，并应保持分类体系的稳定性。此项可不填
写。
• 案卷题名： 案卷题名即案卷标
题，一般由立卷人自拟。案卷题 名应当准确概括本卷文件的主要 制发机关、内容、文种等。文字 应力求简练、明确。
行为之一的，由县级以上档案行政管理部 门责令限期改正；情节严重的，由主管部 门或者有关单位对有关责任人员给予行政 处分或者纪律处分：
• …… • （四）未建立档案管理制度的； • （五）未按国家档案技术规范要求整理归
档或者不集中统一管理档案的；
• （六）未按规定向社会开放和利用档案的。
三、《中华人民共和国档案法实施办法》
第二十五条 省辖市（州、盟）和县级以下机 关应将永久、长期保存的档案在本机关保存十年 左右，连同案卷目录（一式三份）和有关的检索 工具、参考资料，一并向有关的档案馆移交。
第二十六条 机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进 行认真整理、妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理：
（一）撤销机关的档案，应向有关的档案馆进行移交或由有 关主管机关代管；
（2）卷脊项目： 全宗号、目录号、 年度、案卷号。 （见图）
档案移交进馆流程
档案移交进馆流程一、准备工作。
在档案移交进馆之前呀，得先把档案整理好。
这可不是随随便便的整理哦，就像是给一群调皮的小朋友排队一样。
要按照一定的规则，比如说档案的类别啦，年份啦，把它们分得清清楚楚。
而且每个档案得检查一下，有没有缺页少页的情况，要是有，就得赶紧补上。
就像给小朋友检查有没有穿好衣服，别到时候进馆的时候“丢三落四”的。
然后呢，还得编制移交清册。
这个清册就像是档案的“花名册”，上面要写清楚档案的名称、数量、所属年份这些信息。
这就好比是给每个档案都做了个小标签，方便进馆的时候人家一看就知道是怎么回事。
二、审核工作。
整理好档案和编制好清册之后，可不能直接就送进馆里哦。
还得接受审核呢。
审核的人就像是很严格的老师，会仔仔细细地检查档案的完整性、准确性。
如果发现有不符合规定的地方，就会像老师指出学生的错误一样，让你回去重新整理。
这个时候可不要灰心丧气，就当是给档案再做一次“体检”，让它们以最好的状态进馆。
三、移交工作。
要是审核通过了，那就要开始移交啦。
移交的时候呀，两边的人要坐下来，像好朋友交接东西一样。
移交方要把档案和移交清册一起交给进馆方。
进馆方呢，也要认真地核对，看看实际的档案和清册上写的是不是一样。
这就像是两个人在交换宝贝，都得小心谨慎。
四、后续工作。
移交完成之后，也不是就万事大吉了。
移交方可能还需要保留一些移交的相关证明材料，就像留个纪念一样。
而进馆方呢，则要把接收到的档案安排好它们的“新家”，让它们在馆里能够安安稳稳地待着。
这就好比是把小朋友送到了新的学校，学校要给他们安排好宿舍，让他们能够好好学习，档案也要被妥善地保存起来，方便以后查阅。
整个档案移交进馆的流程就是这样啦，虽然有点繁琐，但是每一个步骤都很重要哦。
只要我们认真对待，就像对待自己心爱的东西一样，就一定能顺利地完成档案的移交进馆工作。
进出档案室规章制度内容
进出档案室规章制度内容第一章总则第一条为了规范档案室的管理，保障档案的安全、完整和保密，制定本规章制度。
第二条本规章适用于所有进出档案室的人员，包括档案室工作人员、档案管理人员、外来访客等。
第三条档案室是存放、管理、利用档案的专门场所，是保护档案安全、保密的重要场所，任何人员都应当严格遵守档案室规章制度。
第四条进出档案室的人员应当按照档案管理部门的规定使用有效证件，并遵守档案室管理人员的管理。
第五条档案室管理部门负责制定档案室进出制度，并定期对档案室的安全进行检查和监督。
第二章进出档案室的规定第六条进出档案室的人员应当事先预约，凭有效证件和许可证进入档案室。
第七条进出档案室的人员应当佩戴工作证件，并在档案室管理人员的陪同下操作档案，不得擅自进入禁区。
第八条进出档案室的人员应当按照规定的时间进出档案室，并严格遵守档案管理人员的指示。
第九条未经许可，禁止任何人员进出档案室，如有特殊情况，需提前向档案管理部门申请，并经批准后方可进入。
第十条进出档案室的人员应当遵守档案室的安全规定，不得擅自将档案带离档案室，不得随意拍照或录像，并不得泄露档案信息。
第三章档案室的保密制度第十一条档案室是保护档案安全、保密的重要场所，进出档案室的人员应当绝对保密，不得对外透露档案信息。
第十二条进出档案室的人员应当严格遵守保密规定，不得私自复制档案，不得用私人设备存储档案信息，不得利用档案信息谋取个人利益。
第十三条档案室管理人员应当加强对档案室的保密监督，定期对档案室的安全进行检查，及时发现并处理安全隐患。
第十四条进出档案室的人员应当爱护档案，不得损坏、篡改档案，如有违规行为将追究相应人员的责任。
第四章外来访客的管理第十五条外来访客需提前向档案管理部门进行登记，并出示有效证件及许可证方可进入档案室。
第十六条外来访客需接受档案管理人员的指导和监督，如有违规行为将被迫离开档案室。
第十七条外来访客如需查阅档案，需提前向档案管理部门进行申请，并经过相关手续后方可查阅。
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关系、立档单位主要负责人名录、内部机构
设置及其各历史阶段演变情况等几部分内容 组成。
①全宗构成者名称：即立档单位 名称，按全称书写，通用简称写 在全称后面的圆括号里。
②时间：全宗构成者沿革应结合时间撰写，
如下列内容有关的时间应反映在全宗构成者 沿革中。 • a.全宗构成者成立、合并、改组、更名和撤 销时间； • b.全宗构成者内部机构的设置及重要部门的 调整、增设、合并、更名、撤销时间； • c.全宗构成者上级主管机关变更时间； • d.其它所有反映全宗构成者重要活动的时间。
检索工具之一。要求打印3份（见图）
（2）全引目录：是一种将全宗或全宗内的某一 部分案卷目录和卷内文件目录相结合汇编而成 的一种检索工具。全引目录以单份文件为检索 单位，可大大提高查档的准确性。要求打印2
份（见图）
注意 从2005年起，根据要求，进馆档案的机 读目录要随档案一起移交。
3、进馆档案参考资料的要求 （1）全宗指南：原叫全宗介绍，是介绍和报 道立档单位及其所形成档案情况的工具书。
• 卷内文件页号：按照卷内文件排列的先后顺序依 次给每一页文件编上顺序号。卷内文件除空白纸 外，凡载有信息的正反面均应一页编一个页号。 卷内文件页号的位置，应统一在有文字的每页材 料正面的右上角，背面的左上角。
• 卷内文件无铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等
不耐久字迹。 • 案卷或文件要去掉易锈蚀的金属物，如订书钉、
四、山东省监察厅、人事厅、档案局关 于印发《关于违反档案法律法规行政处 分暂行规定的通知》（鲁监发〔1999〕 13号）
第三条 有下列行为之一的单位和个人， 经批评教育不改正的，给予单位负责人或直接 责任人警告或记过处分；情节严重的，给予记 大过处分： • …… • （三）不按规定向档案馆移交档案的；
大头针、曲别针等。
• 案卷装订：左边齐下边齐，左边三孔一线装订， 应整齐牢固，不压字、不漏页。
（4）卷内文件目录格式： 卷内文件目录是揭示卷内文件材料内容和成 份的索引。 • 卷内文件目录项目包括：顺序号、文号、责 任者、题名、日期、页号。（附图）
卷内文件目录填写方法：
• 顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号， 亦即件号。 • 文号：文件制发机关的发文字号。凡是原制文 机关编有文号的文件，都应在“文号”栏内标 明。 • 责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团 体和个人，亦即文件的署名者。联合发文有几
个法定责任者的，一般应尽量全部标出。
• 题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没 有标题或标题不能说明文件内容的文件，可 自拟标题，外加“［］”号。文件“责任者” 一栏因已填过作者，在填标题时，标题中的 作者部分可省略去。
• 日期：文件的形成时间。填写时可省略 “年”、“月”、“日”字，在表示年、月 的数字右下角加“.”号。如：2001.05.17。 • 页号：卷内文件所在之页的编号。最后一份 文件应填文件的起始页号至终止页号，如： 65-78。 • 备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。
封面项目的填写方法：
• 全宗名称： 全宗名称相当于立档单位的名称。填 写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共 产党聊城市委员会”可简称为“中共聊城市委”。 不得简称为本委、本局、本省、本市等。 • 类目名称： 类目名称指全宗内分类方案的第一级
类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，
并应保持分类体系的稳定性。此项可不填写。
第一节 档案馆的职能和任务
各级综合档案馆是按照行政区 划或历史时期设置的，收藏和管理 规定范围内多种门类档案的国家档 案馆。
•
中央和县级以上地方各级各类档案馆，是
集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收 集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档 案。
•
档案馆的基本任务是在维护党和国家历史
真实面貌的前提下，科学管理党和国家的档案
方式，把分散在各个机关、单位及个人手中和 散在在其他地方的对国家和社会具有保存价值 的档案，有组织、有秩序地接收进馆，以实现 国家档案资源的集中统一管理，维护党和国家
的历史面貌。档案进馆工作是档案工作的重要
内容之一。
第二节 法律法规对档案进馆的要求
一、《中华人民共和国档案法》
第十一条 机关、团体、企业事业单位和 其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移 交档案。 第二十四条 有下列行为之一的，由县级 以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部 门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人 员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究 刑事责任： • （一）…… • （六）违反本法第十条、第十一条规定，不按 规定归档或者不按期移交档案的； • ……
• 案卷题名： 案卷题名即案卷标题，
一般由立卷人自拟。案卷题名应当 准确概括本卷文件的主要制发机关、 内容、文种等。文字应力求简练、 明确。
• 时间：卷内文件所属的起止年月。
• 保管期限：立卷时按规范划定的案卷保管期限， 一般由立卷人填写永久、长期、短期。
• 页数：装订案卷要填写总页数。
• 归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。此项 可不填写。
第二十六条 机关撤销或合并必须将本机关的全部档案进 行认真整理、妥善保管，不得分散，并按下列办法进行处理： （一）撤销机关的档案，应向有关的档案馆进行移交或由有 关主管机关代管； （二）机关撤销、业务分别划归几个机关的，其档案材料不 得分散，可由其中一个机关代管或向有关的档案馆移交； （三）一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的 机关，其档案材料应移交给合并后的机关代管或向有关的档案馆 移交； （四）一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关 接收，其档案材料不得带入接收机关，如果接收机关需要利用， 可以借阅或者复制； （五）机关撤销或者合并时，没有处理完毕的文件材料，可 以移交给新的机关继续处理，并作为新的机关的档案加以保存； （六）一个机关改变了领导关系，在其工作活动中形成的全 部档案仍属原来的全宗，实行集中统一管理。 第二十七条 各种临时工作机构撤销时，其档案应向有关的 主管机关或档案馆移交。
•
• 备注
c.全宗内档案内容与成分介绍
C、封页项目
全宗指南 名 称
由全宗构成者的名称（全称或通用简称）加 “全宗指南”构成。
全宗内档案文件的起止年代，一般采用公元 时 间 纪年表示。
全宗号
本全宗指南所对应的全宗的编号。
D、全宗构成者（立档单位）沿革简介
• 由全宗构成者名称、时间、主要职能、隶属
• 立卷人：由责任立卷者签名。 • 检查人：由案卷质量审核者签名。一般为分 管领导或办公室主任。
• 立卷时间：填写立卷完成的日期。
案卷各部分的排列格式：
案卷封面 卷内文件 目录 封 底 文 件
备考表
2、检索工具的要求： • （1）案卷目录：是登录案卷题名和其他 特征并固定案卷排列次序的表册。案卷目 录实际上就是案卷的名册，是记录和反映 案卷内容和成份，并按一定顺序编制而成 的一种案卷一览表，也是进馆档案必备的
（5）卷内备考表格式： 卷内备考表是记录案卷构成、变化情况以备 查考的简表。 • 卷内备考表外形尺寸均同卷内目录，其项
目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、
立卷时间。（附图）
卷内备考表的填写方法：
• 本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修 改、补充、移出、销毁等情况。案卷立 好以后发生或发现的问题由有关的档案 管理人员填写并签名标注时间。
（全宗指南编制规范DA/T14－94）
A、全宗指南的编制原则 • 编制全宗指南应客观、准确、真实，语言简 练，文字表达清楚。
B、全宗指南的结构
• 全宗指南是向利用者介绍和报道全宗构成者 （立档单位）及其所形成档案情况的工具书。 由封页、正文、备注三部分组成。其结构形 式：
• 封页
• 正文：a.全宗构成者沿革 • b.全宗内档案情况简介
（3）卷内文件要求：
• 卷内文件材料应区别不同情况进行排列，一般
按其所反映问题的重要程度结合时间顺序排列， 密不可分的材料应依序排列在一起，即批复在 前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在 前，定稿在后；重要法规文件的历次稿件依次 排列在定稿之后；非诉讼案件卷结论、决定， 判决性文件材料在前，依据材料在后；其它文 件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
• 档号的编制：档号由全宗号、目录号、案卷
号组成。全宗号是档案馆指定给立档单位的 编号。目录号是全宗内案卷所属目录的编号， 在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录 号。案卷号是目录内案卷的顺序编号，在同 一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。
（2）卷脊项目：全宗 号、目录号、年度、案
卷号。（见图）
及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提 供利用，为社会主义现代化建设和文明建设服 务。
档 案 馆 的 工 作
1、接收与征集档案；
2、科学地管理档案；
3、编辑出版档案史料； 4、参与编史修志的工作； 5、提供利用，为社会各项工作提供依据。
• 档案进馆工作是指各级各类档案馆依据有关的
法律法规，通过正常的接收制度和专门的征集
• ……
• （四）未建立档案管理制度的；
• （五）未按国家档案技术规范要求整理归 档或者不集中统一管理档案的；
• （六）未按规定向社会开放和提供利用档 案的。
三、《中华人民共和国档案法实施办法》
第十三条 机关、团体、企业事业单位和其
他组织，应当按照国家档案局关于档案移交的规 定，定期向有关的国家档案馆移交档案。……
六、国家档案局印发的《机关档案工作业务 建设规范》（国档发〔1987〕27号）
…… 2、机关档案工作的基本任务 2.4按规定向档案馆移交应进馆的档案。
……
6、档案的利用 6.3机关档案部门开展档案史料的编研工作，积 极配合有关部门编写全宗介绍、组织沿革、大事记、 基础数字汇编、发文汇集和专题文件汇集等。 ……