文件管理程序

文件管理程序

1．目的：

为了规范本公司的质量管理体系文件的编制、修订、更改、审批和发行的处理方法，以确保各部门使用有效版本，防止作废文件被使用。

2．范围：

适用于本公司质量管理体系中所有文件与资料，如本公司质量管理手册、程序文件、作业指导书、表单，以及顾客标准、国家标准、国际标准、国家法律法规等外来文件和资料。

3.权责：

3．1．总经理

3．1．1．负责一级文件、二级文件的批准、人力资源管理制度及绩效管理制度、销售制度的批准。

3.2．销售部

3．2．1．负责对外部图纸资料的保存和转换为内部图纸资料。

3．3．技术部

3．3．1．负责图纸等技术资料及工艺类文件的发行、回收与保存原件。3．3．2．负责对转换为内部文件资料的图纸等技术标准的审核与确认。3．4．文管中心

3．4．1．负责技术文件以外的文件与资料的发行与回收、保存原件，并监管已发行的受控文件的保存状况。

3．5．相关部门

3．5．1．负责组织编制本部门内部作业指导书并监督其运作。

3．5．2．根据管理体系文件的适用性提出修订建议。

3．5．3．负责保证受控文件副本在其责任范围内的人员均可参阅及交回过时之程序文件。

4．定义：

4．1．文件

4．1．1．一级文件：管理制度、体系管理手册、销售制度。

4．1．2．二级文件：程序文件。

4．1．3．三级文件：作业指导书。

4．1．4．四级文件：管理体系中使用到的所有表单。

4．1．5．外部文件：顾客标准、行业标准、国家标准、国际标准及法律法规等外来文件和资料。

4．2．受控文件

4．2．1．受更改控制的文件，盖有红色圆形“受控文件”印章标识，如是图纸和零件表等技术作业指导书，则加盖蓝色圆形“受控文件”印章标识，发放时应作登记及签收，正本更改生效后，应回收过时正本进行作废处理。4．3．非受控文件

4．3．1．不受更改控制的文件，发放后正本如更改，可以不回收过时副本。如是技术部试验性图纸、作业指导书须加盖红色方形“试用文件”印章标识，正式文件生效后须回收进行作废处理。

5．流程图：(附件一) 。

6．作业程序：

6．1．新增或修订文件的提出、会签及审批

6．1．1．视工作需要,各部门均可填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》提出增加新的程序文件或对现行的程序文件提出修订建议，由部门经理与总经理商议。

6．1．2．总经理同意后，将新增或修改文件连同“文件会签记录”交相关部门负责人会签，文件会签完成后，交文管中心审阅，呈报总经理审批后，正本须由文管中心存档。

6．1．3．视工作需要，各部门均可填写《文件新增/更改/补发/作废申请表》向责任部门经理提出增加新的指导书或提出修订建议，责任部门经理须安排人员编写修订指导书，并按编号规则给该指导书进行编号。

6．1．4．作业指导书须送交责任部门经理审批后，正本须送交文管中心存档，如是图纸、技术作业指导书及零件表则由技术部存档。

6．1．5．一级文件、二级文件由各部门经理审核，总经理签署批准；三级文件由各责任部门经理审核，并签署批准。

6．1．6．如文件在15个工作日内未得到审批人同意，需退回编写或修改负责人。6．2．新增或修订的文件内容及结构，内容包括但不限于以下各项：

1．目的

2．范围

3．权责

4．定义

5．流程图

6．作业程序

7．相关文件

8．使用表格

6．3．编号及版本号、修改号规则

6．3．1．一级文件：质量手册

KD-QM-□□□/□

版次号

年号，年代后2位

质量手册代号

公司代号

6．3．2．二级文件：程序文件

KD-QP-□□□/□

版次号

顺序号，如“01”，“02”，“03”

程序文件代号

公司代号

6．3．3．三级文件：作业指导书

6．3．3．1．部门由ED、PD、QD、MD、SD、HD表示，分别代表：ED——技术部；

PD——生产部，

QD——品管部；

MD——仓库；

BD——采购；

WD——财务部；

SD——销售部；

HD——行政人事部；

6．3．3．2．技术部

KD-WI-ED□-□□□□□-□□□/□

版次号

页数

小类别

流水号

产品类别

技术部代号

指导书代号

公司代号

产品类别分为：1、闭门器，用A表示；2、地弹簧，用B表示；

3、门夹，用C表示；

4、卫浴夹，用D表示；

流水号以四位阿拉伯数字来表示，首号以“0001”，新增文件按新增顺序递增，如“0002”，“0003”等。

小类别分别以A、B、C、D、E、F、G、H来表示。

包含：1、产品零件/装配图用A表示；2、作业指导书（加工流程图）用B表示；3、模具图用C表示；4、夹具图用D表示；5、刀具图

用E表示；6、设备资料图，用F表示；7、商标图用G表示；8其他(草

图)用H表示。

6．3．3．3．其他部门（除技术部外的其他部门）：

KD-WI-□□-□□□□/□

版次号

流水号，如“01”，“02”，“03”

其他部门代号，参照6．2．1．3．1

指导书代号

公司代号

6．3．4．四级文件：表单

6．3．4．1．程序文件产生的表单

KD-QR-P□□-□□－□/□

版次号

流水号，如“01”，“02”，“03”

程序文件顺序号，参照6．2．1．2

表单代号

公司代号

6．3．4．2．作业指导书产生的表单