外贸船务操作流程

1. 预计租船订仓：

1.1先明确合同里的交货条款是FOB条款还是CIF条款。

如果跟客人签定的合同是FOB条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。收到业务员PI后应向业务员要货代/船公司资料，尽早与货代/船公司联系，确认资料，了解船期等情况，确认工厂的装货最少要在截关期三天以前。应在交货期两周之前要货运公司提供订舱单，填好后邮件或传真发给货代/船公司，通常在开船一周前可拿到定仓纸（Shipping Order）；

如果跟客人签定的合同是CIF条款，则要业务员提供目的港。联系多几家货代/船公司，提供柜型柜量、起运港目的港向货代/船公司询价海运费与Local Charge，经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，通常情况下得到的海运费报给业务员通告给客人时应尽可能加上Local Charge和我司合理的利润。

1.2与货代/船公司联系时，务必要货代/船公司提供营业执照、

税务登记证、组织机构代码，审核船公司资质。然后订舱时与货代/船公司书面确认以下几点：

①确认按我司的要求出海运船东提单给我司。（除非已收齐客户

全部货款，否则不接受货代单。）

②确认目的港客户凭且仅凭正本海运提单或我司的书面电放指令方

可提货。

③确认我司的付款必须要凭正本海运税务发票。

④确认我司仅需要支付的Local Charge费用:DOC+ORC/THC （我

司不承担任何的Handling Charge；若其他非正常的费用，则要向

上级领导申请审批）

⑤在订舱单上盖章回传我司确认我司的订舱。

1.3拿到订舱单后要仔细审核内容，柜型、目的港是否正确，查看截柜截关上船时间。因商检需要，请在订舱单上写上合同号复印一份给报关员。

2. 了解生产情况

安排拖柜前要与工厂联系货物是否完成，能否如期装柜，以免产生不必要的压夜费等。另外，要制作《出货通知单》，按要求填写正确详细，并要求总经理、出口部经理、厂长、采购经理等签字后一式五份，一份存底，一份给报关员、一份给采购经理，一份给财务，一份给包装主管、一份给仓库。

3. 安排拖柜装货

3.1拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司邮件或传真订舱单，注明到厂时间。得到拖车公司回复后要求拖车公司提供柜号、封条号、车牌号、司机资料及联系电话等。

3.2 货柜来到工厂，应要向司机提供还柜纸、身份证、委托书，并核对柜号封条号。把委托书复印一份给予仓管，并查看装柜情况（详见附件《出货装柜要求》）。装完货后，把货物的实际重量告知司机。并追踪柜子是否已还柜码头、是否已报关等。

4. 制作运输文件：

在补料截止期限前，要将提单补料内容邮件/传真给船运公司或货运代理。提单因付款方式L/C或T/T而有所不同：

若付款方式为L/C，则补料内容即提单内容根据信用证要求来制作，做到单证相符；

若付款方式为T/T, 补料一般按客人的要求来做，并给出正确的货物数量（按出库调拨单上显示的数量），以及一些特殊要求等，但提货人一栏，在未收齐客户余款前只能显示“TO ORDER ”。若发给货代/船公司的补料是一次性的，要注意。补料最终要发给业务员给予客户确认。

5. 付款领取提单（Bill of Lading）

与货代/船公司核对提单Draft正确后，要求货代/船公司开出税务发票，一般为《国际货物运输代理业专用发票》以美元/人民币付款，并要求在收费内容项下写上“文件费、操作费”或“海运费”。

5.1收到的发票，若以美元付款，则有两联：第二联发票联附上出柜费用表，若有额外的费用则一并附上单据证明；第三类购付汇联附上销售合同与提单；另外，还要附上此月份的费用汇总表。若以人民币付款，则只有发票联。然后这些单据给出口部经理、财务部签字审核，交予财务部付款。交财务部前要登记此发票。

5.2付款后，一般发水单给货代/船公司，并及时取得提单，以免柜子到港后客户还未收到提单而产生不必要的费用。收到提单后，登记此提单并转交采购部劳经理签字确认。

6. 寄文件/电放

6.1寄文件/电放的前提是：收齐货款。一般收到提单COPY件后发给业务员要求客户付款并告知业务员柜子大概到港时间。客户付款后待取得银行水单，一式三份，给予出口部经理签字后再给予老板签字确认，一份留底，其余三份给予财务部。然后做《收汇一览表》，附上出库调拨单、合同、水单（务必正本）等文件，待出口部经理、财务签字审核后给予老板审批是否寄单。

6.2若客户要求电放，则联系货代/船公司做电放；

若寄文件，请先与业务员确认具体寄件地址等详细情况。一般寄的文件为提单（一般三正三副，三份正本要背书）、三份盖章签字商业发票、三份盖章签字装箱单、产地证。