采购管理调研

物资采购管理模块

1. 物资采购流程

业主：根据项目进度编制采购计划，并由上级领导审批。

监理单位：协助业主进行物资采购决策；组织物资供采购标工作；编制、审核和控制物资采购计划。

1)编制采购计划：采购部根据各部门的需求并按照WBS进度计划编制月采购计划或者年

采购计划。并上报领导进行审核。

2)相关领导审核：对采购部上报的采购计划进行审核，是否满足工程进度计划和部门需求，

如果审核不通过予以驳回，采购部重新编制，审核通过则递回采购部进行下一步工作。

3)采购部门招标、询价：采购部进行厂家筛选询价，根据物资需求也可以招标。

4)采购：按照采购计划进行采购，采购分两种形式：直接采购、合同采购。直接采购所需

物资数量相对较少，采购金额较小。合同采购所需物资数量较大，采购金额较大。

5)采购物资验收：对采购到的物资进行质量和数量的检验，查看是否合格，合格进行下一

步工作，不和合格可以中止合同退货（相对合同采购），也可以与供应商交涉换货。6)办理入库手续、登记：仓储部门对验收合格的物资进行登记，并按物资种类办理入库，

填写收货表单，上报财政部门。

7)资金编制计划：财政部门根据仓储部门提供的收货单进行资金编制计划。

8)付款：按照资金编制计划给供货商付款。

2. 需求计划

物资需求计划编制程序：业主按照公司下达的WBS进度计划，依据工程设计文件或施工图纸中的实物工作量和物耗定额，编制单位工程主要物资需求计划。物资需求计划应在开工前一次编制完成，经技术负责人审核，主管领导审批后报送采购部门，做为编制采购计划的依据。

1. 物资需求计划的内容：

工程消耗的各种原材料、半成品均应编制物资需求计划。物资需求计划应包括封皮、物资需求汇总表及大型工程分部工程物资需求明细表等，其基本内容应包含：

a)工程项目名称、施工单位、计划供货时间。

b)物资名称、类别、规格、型号、数量、材质、采购方式。

c)合同或设计文件有特殊要求时，需注明有关技术参数、标准，提供加工图、规

范、图集、图纸或样品生产厂等。

d)对质量、环境、职业健康安全有特殊要求的应填注具体标准。

e)制表人及审批人签字。

2.对于施工过程中的设计变更，应做到变更内容和变更需求计划同时编制、审批，报送物资采购部门。

3.对于构成工程实体的主要材料，严格按照设计工程量和项目执行的定额标准，计算计划需用量。对于无定额依据的，应注明用途，按实际需用量核算。

物资需求汇总登记界面如下：

3. 采购计划和申请

1.采购部门根据业主提供的工程物资需求计划，将所有同规格、类型的物资需求计划进行汇总，便于集中采购、统一分配。

2．依据汇总的物资需求计划，盘点库存和其他资源后，按照各部门，编制工程物资采购计划，由相关领导审批后，组织采购订货。对于符合招标采购条件的物资，应进行招标采购，并签订供货合同。

3.工程物资采购计划应包含的基本内容：

a)工程项目名称、施工单位、计划供货时间。

b)物资名称、类别、规格、型号、数量、材质、采购方式。

c)合同或设计文件有特殊要求时，需注明有关技术参数、标准，提供加工图、规

范、图集、图纸或样品生产厂等。

d)对质量、环境、职业健康安全有特殊要求的应填注具体标准。

e)制表人及审批人签字。

4.物资采购计划应考虑合理的物资储备，减少不必要的资金占用，在保证现场施工需要的前提下，应适量减少库存。在条件许可的情况下，个别种类的物资可以“零库存”。

5. 各部门在编制产品申请计划时，必须充分考虑提供的产品能不能及时到达或规格品种不全等因素，减少其对现场施工进度和工程成本的不利影响。采购订单界面如下：

是否具有以下表单：

物资采购申请单

部门：年月日

申请人 总经理审批

备注：

订购记录表

部门： 年 月 日 序号

物料名称 型号规格 订购数量 单位 单价 金额 订购 日 合同号 交货日期 交货数量 供应商 交货情况 1 3 4 5 6 7

4. 招投标

招标程序流程图

确定物资招标采购方案

确定标底

进行市场调查

编制招标文件

发中标通知，签订合同

开标、评标

发邀请函及售标书

业主：确定采购招标方案，进行市场调查确定标底，编制招标文件，向物资设备厂家发出邀请，开标、评标，向厂家发出中标通知。

监理单位：组织物资采购招标工作，编制、审核和控制物资采购计划，并审查采购合同是否具有有效性。

承包方：即投标方，向业主提交资格证明文件。

1.编制招标文件

招标文件一般应包括：招标邀请书、投标须知、投标书格式、合同主要条款、投标人的资格证明文件及其他事项。

a)招标邀请书：包括招标单位名称；招标步骤和招标物资范围、数量；购买标书

的时间、地点；招标单位的联系地址、电话及联系人等。

b)投标须知：包括应明确招标物资名称、规格、数量和质量（技术要求及图纸）、

环境及职业健康安全要求的标准，交货期限、交货地点、交货方式、包装标准、

各种费用的负担；对招标文件说明及对投标者的投标文件的基本要求；投标文

件的递交程序，开标的基本条件；投标保证金和履约保证金；评标、定标的基

本原则等内容。投标截止日期和地点、开标日期和地点。

c)投标书格式：含有投标人名称、地址，投标物资名称、规格型号、数量、单价、

总价及质量要求的报价清单。

d)合同主要条款：依据《合同法》，包括价格及付款方式，交货条件及期限，质量

验收标准技术服务和验收，保证和违约责任，解决合同纠纷的方式等内容，条

款要清晰、全面、严谨，防止以后发生纠纷。

e)投标人的资格证明文件：包括投标人（生产厂或经销商）资格证明，生产厂家

的授权书、生产厂家近两年产品业绩等。

f)招标项目的技术要求及附件，技术标准、规范及其它需要说明的事项。

2. 招标方案批准后，发出招标邀请书。

3. 对投标单位进行资质审查，必须按公司"物资供方的评价和选择"的要求，对供方进行评价合格后方可参加，参加投标单位必须有三家以上（特殊情况除外）。

4. 向合格的投标单位发售招标文件及相关资料。

5. 开标