常用会计记账凭证摘要编写方法

常用会计记账凭证摘要编写方法

记账凭证摘要的编写应该做到简明扼要、抓住重点，即用简练的文字把经济业务内容表达清楚。笔者结合自己多年的高校会计工作经历，就高校实行会计电算化以后，记账凭证摘要的编写作些探讨，以求抛砖引玉。

一、日常收支业务摘要的编写要规范统一

各高校根据业务量的大小，分别设置3人—5人以上编制记账凭证，所有人员力求使用统一格式、统一措辞。这样使得会计账簿的摘要体现整体一致性，更重要的是能够充分发挥计算机查询系统中“模糊查询”板块的功能。所以，对日常收支业务采用“主语＋谓语＋宾语”的句式。即具备经济行为的主体、对象和内容三个最基本的要素。统一措辞虽然在执行初期比较困难，只要大家在工作中注意交流、相互沟通、认真总结，相信很快就能做到统一协调。

例如：张平用现金购买办公用笔150元。摘要为：张平报办公笔。采用这种句式，在账务“模糊”查询时，只要输入“张平”，当年及往年所有张平经手的业务，所需数据一目了然。充分体现会计电算化方便、高效、快捷的优越性。

二、摘要的编写要“简”而“明”

所谓简明，即简单明了。太过于简的摘要，不能把经济内容表达清楚。因此要在计算机设定的摘要字数内，抓住重点，将经济内容尽可能全面地表述出来。

例如：中文系赵永发借去北京购资料款5000元。摘要为赵永发借购资料款，而不能为赵永华借款，更不能为借款。

三、摘要的编写要准确

对反映不同经济内容的同一张记账凭证，每项经济内容准确对应一个摘要，不能笼统使用同一个摘要。现行的借贷记账法和会计基础工作规范允许编制一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证。目前被广泛使用的会计电算化软件，一般都具有“修改摘要”的功能，为准确编写记账凭证摘要提供了条件。

例如：物理系周斌借4000元去石家庄开会，回来报账时，差旅费开支1500元；会务费开支500元；为系里资料室购图书用去1500元；退回余款500元。其摘要应按每项经济业务对应的会计分录分别编写为：周斌报石开会旅费；周斌报会务费；周斌报资料费；周斌还借差旅款。如果此笔凭证用笼统的一个摘要，反映在会计账簿中的“会务费”科目、“资料费”、应收及暂付中“教工借款”科目都对应着差旅费的摘要，用起账来令人匪夷所思。对此工作细节，有些会计人员往往容易忽视，给以后的复核、记账、查账等一系列会计工作带来不便。特别强调的是，用银行存款开支的经济业务，对应银行存款科目的摘要，必须反映收款单位名称，便于银行存款账同银行对账单的核对。

四、更正错账摘要规范

根据《河北省行政事业单位会计基础工作规范》的要求，对记账后的记账凭证，发现错误，用红字冲销原错误凭证时的摘要为“注销某月某日某号凭证”，同时，用蓝字编写正确的记账凭证时摘要为“订正某月某日某号凭证”。对只有金额错误的会计分录，在编制调整数字差额凭证时摘要为“调整某月某日某号凭证”。如果所修改的是往年的错误凭证，那么，在“某月某日”前务必加上“某年”字样。在此说明一点，在注销、订正或调整某张错误凭证的同时，应在被修改的记账凭证摘要的下面手工注明“该凭证在某月某日某号凭证已更正”的标记，表示该凭证已被修改完毕。

五、摘要中需要反映必要的数字

1．需要注明时间的摘要。收到上级部门拨入某月经费；交纳某月水费、电费、电话费、各项保险金、个人所得税等；提取某季度学生活动费、困难补助、奖学金等；提取职工福利费、职工教育费、工会经费等。在摘要中务必注明经济业务所属的时间。不仅有效防止发生漏记、重记的可能，而且便于单位间的账务查询。

例如：某高校收到河北省教育厅拨入2003年4月份经费2000000元。摘要为收省教育厅拨4月份经费。

2．需要注明人数的摘要。对发放学生生活补贴、学生困难补助、勤工助学金、奖学金；发放临时工工资等，在摘要中要注明人次。以便为学生管理部门、人事部门统计相关数据，编制报表所用。无须去检查每张记账凭证后所附原始凭证，费时费力，只要使用查询系统“科目查询”板块，所需数据跃然屏幕，起到事半功倍的效果。

例如：发物理系学生12人共计1500元的困难补助。摘要为发物理系学生12人困补。

3．需要注明数量的摘要。随着各高校招生规模的迅速扩大，现有的办学设备远远不能满足目前教学规模。需要购置的办公设备、教学实验设备数量很大，需要报废的陈旧固定资产也很多。虽然固定资产账中反映资产的数量，但为了便于同固定资产管理部门随时的“动态”对账，在摘要中要注明资产的数量。

例如：国有资产处李华从山东星航仪器设备公司，给生物系购买显微镜两台，通过银行汇款9800元。摘要为李华报显微镜，山东星航仪器设备公司

同时入固定资产，摘要为生物系购显微镜两台

总之，会计工作在讲究宏观控制的同时，也要重视微观管理，会计摘要的编写虽然只是整个会计工作中的一个小小环节，但是它却在会计工作向着更加科学化、规范化管理的进程中发挥着极其重要的作用。

1.差旅费核算。差旅费,是指出差期间因办理公务而产生的交通费、住宿费和公杂费等各项费用。差旅费的摘要至少应注明出差人、出差的地点及出差事由。因此,“某人报销某地某事差旅费”就可以作为差旅费凭证摘要信息格式,如“张某报北京某会议差旅费”。

2.购置物品。包括购置一些办公用品、固定资产、产品原料等。对于这类业务,需要写明经办单位(或人员)名称和主要品种、数量,即“某部门或某人为某事购某物”,如“王某购办公室用桌椅3套”。如果经办人将多次、多种用途的交易一并报销,则应该按用途进行归类,摘要就更要精练,只需注明金额较大的物品,金额较小的物品则用“等”表示。

3.工资发放。工资中核算的明细项目比较多,一张凭证涉及的内容也很多。为使工资发放的信息明了,最好按照工资核算的明细项目填制摘要,如“发放某月份某类人员基础工资”,“发放某月份某类人员岗位工资”等。当然,工资的发放项目内容基本固定,为提高效率,可以通过使用“常用摘要”或是“常用凭证”功能来简化操作。

4.发放各种补助单位常会发生诸如安家费、加班补助费、奖励费等补助性质的支出。对这样的补助发放,记账凭证摘要最好注明发放性质、发放对象,以方便以后的账务核对与查询。如“发放生产部王某等10人因何事的加班补助”、“发放销售部每人二百元奖励”等。

5.对于收付款业务要写明收付款对象的名称、款项内容,如“收(付)某单位某款项”。如有必要,还可注明银行支票号、内部往来划账单号等。如对于收入核算,在财务管理过程中需要不断核对、查询、分析,对于这类凭证的摘要一般必须注明收入的来源、性质,摘要应尽量完整详尽。集团单位内常常有一些内部划转经费的发生,对于集团单位内部结算也要写清具体业务信息,对于这类记账凭证的

摘要,要按照发生费用的性质分析填制,并写明“某部门转付某部门某费用”,如“某下属企业转后勤部某事招待费”。不仅领导看了一目了然,对于单位进行内部审计意义也很大。另外,对预收(付)款、应收(付)款以及分期发出商品等债权债务业务,应尽量写明对方单位、业务经手人、发生时间等内容。

6.对于冲销和补充业务,摘要中应写明被冲销或补充的记账凭证的日期及编号。如“红字冲销某年某月第几号凭证”、“订正某年某月第几号凭证”等。

(三)充分利用软件特殊功能完善摘要栏填制,并提高效率

财务软件一般设有“常用摘要”和“常用凭证”的功能,利用这些功能可以将企业经常要做的业务凭证摘要或是凭证存储在软件中,只要第一次认真设置凭证的摘要,需要用时,便可在填制记账凭证时调出。这样简单、方便,还能减少错误并提高效率。另外,笔者在实际工作中还发现,当摘要栏不够用时,还可利用凭证右上角