会计凭证摘要填写原则

会计凭证摘要填写原则

一、日常收支业务摘要的编写要规范统一使用统一格式、统一措辞。这样使得会计账簿的摘要体现整体一致性更重要的是能够充分发挥计算机查询系统中“模糊查询”板块的功能。所以对日常收支业务采用“主语谓语宾语”的句式。即具备经济行为的主体、对象和内容三个最基本的要素，这是会计摘要的重要原则。一笔经济业务要在财务软件上要从多个渠道、多个角度都可以查询到。就要求摘要填写要规范统一前后一致。赵永发借去北京购联想电脑款5000元。摘要为赵永发借购联想电脑款而不能为赵永华借款更不能为借款。关键为“赵永发”“北京”“购联想电脑款”“5000元”在现金明细帐、固定资产明细帐、会计凭证查询三个地方输入2-3个条件就可以准确快速查到该笔业务。

二、摘要的编写要“简”而“明”。所谓简明即简单明了。太过于简的摘要，不能把经济内容表达清，因此要在计算机设定的摘要字数内抓住重点，将经济内容尽可能全面地表述出来。

三、摘要的编写要准确。对反映不同经济内容的同一张记账凭证，每项经济内容准确对应一个摘要，不能笼统使用同一个摘要。现行的借贷记账法和会计基础工作规范允许编制一借多贷、一贷多借以及特殊情况下的多借多贷的记账凭证。目前被广泛使用的会计电算化软件一般都具有“修改摘要”的功能为准确编写记账凭证摘要提供了条件。

四、更正错账摘要规范。根据《会计基础工作规范》的要求对记账后的记账凭证发现错误用红字冲销原错误凭证时的摘要为“注销某月某日某号凭证”，同时用蓝字编写正确的记账凭证时摘要为“订正某月某日某号凭证”。对只有金额错误的会计分录，在编制调整数字差额凭证时摘要为“调整某月某日某号凭证”。如果所修改的是往年的错误凭证，那么

在“某月某日”前务必加上“某年”字样。在此说明一点在注销、订正或调整某张错误凭证的同时，应在被修改的记账凭证摘要的下面手工注明“该凭证在某月某日某号凭证已更正”的标记提示表示该凭证已被修改完毕。

五、摘要中需要反映必要的数字。1.需要注明时间的摘要。交纳某月水费、电费、电话费、各项保险金、个人所得税等提取职工福利费、职工教育费、工会经费等。在摘要中务必注明经济业务所属的时间。不仅有效防止发生漏记、重记的可能而且便于单位间的账务查询。2.需要注明人数的摘要3.需要注明数量的摘要。

实例一、现金凭证摘要的填写

１、借款业务。例如赵永发借去北京购资料款5000元。摘要为赵永发借购资料款而不能为赵永华借款更不能为借款

２、报销差旅费业务。如张三从北京出差后到财务部门报销差旅费在会计分录中借方是“管理费用”、“制造费用”等贷方是“库存现金”。摘要可记录成“张三报往返北京差旅费”指明了何人报销张三去何地方北京业务性质是什么差旅费

比较清楚。如果是与李四两人一同出差摘要可写为“张三李四报往返北京差旅费”。但如果是三人及以上人员一同出差为简明扼要可写成“张三等三人报往返北京差旅费”。同一类业务由于出差人数不同在摘要的填写上也应有所区别。

３、购买办公用品业务。如张三采购了一批办公用品数量比较多单位价值比较低摘要可写成“张三购办公用品一批”。如果张三只采购了一种办公用品比如200本笔记本为了更清晰地反映业务内容摘要可写成“张三购200本笔记本”比“张三购办公用品”更贴切。如果采购的办公用品种类虽然比较多但其中一种所占的金额比较大例如共采购三种办公用品其中计算器600元笔记本100稿纸100元为了反映主要的内容可将摘要写成“张三购计算器等办公用品”。因为采购计算器支出的600元占采购总额的比例已经超过70%能够反映出主要内容。

４、大额现金收支参照银行收付业务要求写明“经办人”、“收付款单位”、“款项内容”格式“某某人收付某某单位某某产品款

二、银行凭证摘要的填写

１、银行代扣业务月份清楚。“付8月份移动公司话费”“付8月份电款”“付8月份代扣养老保险费

２、收付款项业务。要求写明“经办人”、“收付款单位”、“款项内容”格式“某某人收付某某单位某某产品款在银行凭证涉及到的业务中比较常见的是收付款业务以付款业务为例。比如采购部的李四将审批手续齐全的付款通知单转到财务部对保定市新市区顺利物资有限公司付款20万元摘要为“李四付保定顺利公司钢材款”从银行存款日记账中可以清楚地看出何人经办(李四)付给何单位(保定顺利公司)购买何物(钢材)。除钢材款外还可能有设备款、加工费等等都应从摘要中区分开来。格式“某某人收付某某单位某某产品款如“高XX付杭州XX公司牛肉款”、“徐XX付富阳XX建公司XX 土建工程款”同样收到的款项可写成“某某人收某某单位产品款材料款、设备款等”。如“某某收某某旅行社门票款”“曹XX收到富阳XX费”如果单位每月要进行货款回收的统计则只需要查看银行日记账就可以迅速地统计出来。

３、转账凭证摘要的填写转账凭证涉及到的业务较多选择比较有代表性的几个进行探讨如下

１、购进材料的业务。在不直接支付款项的情况下一般业务分录为借记“材料采购”、“应交税费应交增值税”贷记“应付账款”。比如采购部从保定市希望物资公司采购钢板则“材料采购”和“应付账款”对应的摘要均可写为“某某购保定希望公司钢板”而“应交税费”对应的摘要应写为“发票号12345678”。“应付账款”对应的摘要应写为“某某应付保定希望公司钢板+发票事号”如属临时采购，将合同号加入。

２、购进固定资产业务。公司设备部负责设备的采购某日王五从发达公司购进电焊机两台该业务的摘要应为“王五购发达公司电焊机2台”说明了何人购买王五从何单位购买发达公司购置何物电焊机数量多少2台从摘要中全部反映了出来。如果只写“王五购设备”则太简单不便于查询必要时还要查阅原始凭证。

３、分配工资及各项费用业务。根据职工薪酬准则职工薪酬的范围包括职工工资、职工福利费、各项社会保险费、工会经费、职工教育经费以及其他相关支出。在每月中旬发放工资比如在8月中旬根据工资表对工资进行分配其摘要为“分配8月份应发工资”

借方记入“生产成本”“管理费用”贷方记入“应付职工薪酬”。在根据工资总额的一定比例计算各项费用后摘要为“计提8月份养老保险费”“计提8月份失业保险费”等会计科目同上只是明细科目不同。“计提”取“计算并提取”之义比单纯用计算或提取都要合适。此外养老保险费、失业保险费、医疗保险费、住房公积金等项目有一部分从个人工资中代扣则借方科目“应付职工薪酬”贷方科目“其他应付款”其摘要为“代扣8月份养老保险费”“代扣8月份失业保险费”等与提取费用的摘要区别。在实际交纳时摘要也应分别填写比如“付8月份计提养老保险费”“付8月份代扣养老保险费”

这样从摘要上一目了然地看出企业负担的费用和个人负担的费用。