办公室物品、档案分类整理策划书

办公室物品、档案分类整理策划书

一策划书名称：办公室物品、档案分类整理策划书

二整理的目的、意义：为了适应石河子大学档案工作日益发展的需要，统一各学院、各社团档案实体分类，实现石河子大学社团联合会档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强档案和档案工作的科学管理，充分发挥社联的枢纽作用，更好地为各学院社联、社团服务。

三整理部门：石河子大学社团联合会办公室

四参与对象：石河子社团联合会办公室全体成员

五整理时间：2011年9月24号(本周六晚8:30)

六整理地点：文学艺术学院地下室社团联合会办公室

七档案、物品分类整理安排

（一）档案分类整理安排

1、纸质版档案

（1）校社联下设各部门，包括办公室、组织部、外联部、宣传推广中心、语言文学类社团部、学术科创类社团部、理论实践类社团部、志愿服务类社团部、体育类社团部、艺术爱好类社团部、主持人小组共11个职能部门，各部门都有自己部门的档案盒，由其部长和本部门成员自行、定期整理。办公室负责统一检查，

（2）校社联每年的各项品牌活动档案的分类整理，如百团纳新活动、“十佳”金话筒活动，“十佳”社团评选等，每项活动有相对应的档案盒。整理内容需包括各项活动的策划、海报、通讯稿、活动总结等，标注活动时间及名称，以便日后查找及总结。

（3）各学院及大学直属社团，分别为机械电气工程学院、政法学院、

师范学院、经济与管理学院、医学院、药学院、水利建筑工程学院、商学院、继续教育高职学院、外国语学院、食品学院、生命科学学院、化学化工学院、护士学校、农学院、文学艺术学院、信息科学与技术学院、体育学院、动物科技学院、理学院、大学舞团、大学管乐团、大学宣讲团、国学堂、石河子大学自强社、石河子大学游泳协会，共共计26个，需有自己的档案盒，便于各学院及直属社团开展活动时的注册登记，及考核时资料的查找。

（4）对于各种书刊、杂志可直接放入档案柜中，方便翻阅。

2、电子版档案

将三个移动硬盘分别改名为“社联内部资料”、“社联各项活动资料”、“各学院及大学直属社团资料”。

（1）“社联内部资料”中，新建12个文件夹，分别为主席团、办公室、组织部、外联部、宣传推广中心、语言文学类社团部、学术科创类社团部、理论实践类社团部、志愿服务类社团部、体育类社团部、艺术爱好类社团部、主持人小组，存档各部门资料，由主席团及各部部长自己管理。

（2）“社联各项活动资料”中，各项活动都新建相对应的文件夹，标注活动时间及名称，由办公室统一管理，以便日后查找及总结。（3）“各学院及大学直属社团资料”中，新建26个文件夹，分别是20个学院及大学6个直属社团。20个学院包括机械电气工程学院、政法学院、师范学院、经济与管理学院、医学院、药学院、水利建筑工程学院、商学院、继续教育高职学院、外国语学院、食品学院、生

命科学学院、化学化工学院、护士学校、农学院、文学艺术学院、信息科学与技术学院、体育学院、动物科技学院、理学院。6个大学直属社团包括：大学舞团、大学管乐团、大学宣讲团、国学堂、石河子大学自强社、石河子大学游泳协会。各学院与大学直属社团上交的各项材料，由办公室统一整理。

（二）财务分类整理安排

1、现有财务分类整理安排

（1）对办公室内现有的办公桌及抽屉进行清理。弃掉无用的东西。（2）清点现有财务。对工作证、签字笔、会议记录本、透明胶、订书机等统一进行清点，并放入固定的抽屉中，贴上标签，便于办公室统一管理。

（3）宣传推广中心财务由其部长统一管理。

2、购买物品时需要有主席或办公室主任签单才可购置。

八注意事项：办公室人员在整理时必须本着认真负责的态度，确实将档案、物品整理到位，方便其它部门和各学院社团查阅、借用。更好的为社联发展服务。

九经费预算：档案盒42个（确定档案盒37个，不确定档案盒目前为止需6个）

（1）确定档案盒使用明晰：社联内部下设11个部门各一个，各学院社联社团各一个（共20个），大学直属社团各一个（共6个）。（2）不确定档案盒使用明晰：社联品牌活动资料的整理。包括“百团纳新”、“十佳金话筒”等。

附件

各档案盒内资料整理明晰

（一）活动备案

1、各部门举办每次活动前应交一份活动策划，以便其他部门做好协调工作。策划书由办公室和其部长以时间顺序将其存入各部门的档案盒中。

2、各部门每次活动后应交一份活动总结，由办公室以时间顺序将其存入各部门的资料袋中。

3、办公室负责整理所有活动，以时间顺列出活动时间索引表，注明活动的时间，承办部门及名称，存入办公室资料袋，以便以后查找及总结。

4、活动的照片资料须交办公室统一管理，应注明活动的时间及名称。（二）借阅管理

1、校社联及其各学院档案属其内部资料，各类资料，各类档案必须办理借阅手续后方可借阅。校社联档案由校社联办公室统一管理。各类档案必须按照类别、编号存放。未经办公室同意不得随意翻看。

2、借方应先向办公室人员预约,预约包括借方负责人、经手人、物品名称、数量、借出时间、归还时间。

3、借方归还时间可协商解决。

4、办公室每两月对所有资料核对清查一次。

（三）档案分类

1、文件类：包括上级所发校社联所发活动文件，校社联举办活动的通知。各类海报、印刷宣传品及其它背景资料等由办公室存放。

2、申请类：包括校社联各部门及各学院社团活动申请。

3、计划类：包括校社联各部门及各学院社团年度工作计划，校社联各部门及各学院社团年度各项工作计划

4、总结类：包括校社联各部门及各学院社团年度工作总结；校社联各部门及各学院社团年度及各项活动工作总结。

5、校社联干部档案管理类：包括校社联全体成员档案。

6、会议记录类：包括校社联主席团会议、部长级例会会议记录，各部门会议记录，全委会会议记录。

7、联系类：包括各学院团委老师联系方式，各学院社联负责人联系方式，各学院学生会负责人联系方式和校社联各部门成员联系方式资料。

注备：每年年底，学生会办公室负责向本年各种档案按照分类、编号独立装订。