1办公邮件管理制度

办公邮件管理办法

目的：为了方便部门之前的沟通，工作联络，规范管理

范围：公司各部门

责任：后勤管理人员

内容：

一、邮箱的申请、设置、注销：

1、申请：公司现阶段统一使用163邮箱做为公司的临时办公邮箱。

2、设置：邮箱开通后应立即修改密码，将随信签名设置成姓名、公司、地址、办公室电话、传真、移动电话、公司网址的格式。

3、注销：邮箱用户离开公司时，将公司邮箱交与行政部进行注销。

二、邮件的撰写：

1、善用主题栏：主题栏应该写明电子邮件的主旨，让收件人在未打开邮件就能知道邮件的主旨，是否具有急迫性．并且便于以后查询，主题栏过于模糊，容易遭到收件人忽略，甚至删除。

2、正文部分的撰写：应直接切入重点，尽可能直接说明主旨，言简意赅，一个事情一点，一个问题一点，让收件人一目了然，尽量避免长篇大论。

3 、邮件的发送：

（1）收件人规定：收件人为发件人所在部门的负责人，与此事件有关责任人和连带人。要慎选收件人，只发送邮件给相关者，严禁非经授权将公司信息、机密文件传送给非相关职务的员工。

（2）发送前检查：在发送邮件前，确定邮件中有无错字、标点符号使用是否有误，以及是否将所需附件附上。

（3）发送后检查：检查已发送邮件是否成功发送，或再将第二点的内容核实一遍，如有错误应重新再发；邮件发送后，还应注意是否有系统退回邮件。

4、邮件的接收与答复：

（1）每天上班后的第一件事就是收发邮件，及时处理邮件，所收到的每封工作邮件都需尽量当日答复，如不能当日答复的需说明情况。

5、邮箱的使用管理：

（1）最大化利用好邮箱，尽量无纸化办公，减少使用打印机、复印机的频率。

（2）邮箱用户应将有用的邮件做好备份，定期进行邮箱清理，以确保整个电子邮件和该信箱之正常运作和顺畅。

（3）邮箱账户仅限本人使用，禁止将本人账户转借他人使用或借用他人账户。

（4）经常对电脑作杀毒处理，以免将带毒邮件发送给他人。

（5）遵守所有与电子邮件有关的网络协议、规定和程序。

6、邮箱的工作内容：

（1）工作日志、周志、月总结：（具体规定参照工作日志管理制度）

（4）合同评审：各类合同经过各部门领导评审通过后才能签订合同。

（5）请款审批：董事长或相关领导不在公司，而又急需支付的各类款项，通过本部门领导、财务部，副总、董事长邮件回复后，可以先行支付，等需要签字的领导回公司后再另行补签。（6）各类需要沟通的文件、需要留有相关凭证的问题处理。

7、附则

（1）本办法由行政部解释、补充，由公司总经理颁布生效。

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