编码原则基础数据的准备

第四章基础数据的准备

第一部分编码原则

ERP 系统的实施涉及到很多的基础数据，包括零件、物料、设备、工具等硬件也包括设计图纸、工艺规程等各种文档资料。如何管理这些数据呢这就涉及到对数据进行编码了。一说到编码大家首先想到的就是个人身份证它唯一且能很方便的让人记忆和查询。编码就是物料的唯一身份证。

编码的主要用途是帮助用户进行检索，实现快速选择或输入，它是ERP 系统最基础的内容，其编制是否公道，直接关系到 ERP 项目能否成功。编制编码时，必须满足以下特性要求

1、唯一性一物一码绝不能出现一物多码或多物一码的情况。

2、规则性编码应当是按照一定的编码原则编制出来的并配合描述进行规范。一说到规则就有人想到这是一个绝对的标准比如XX-XXXXXXXX这些 X 是必填数据。这种想法不可取。在实际运用上一个企业针对不同物料会有不同的编码规则所以通常是几个规则并存。

通用的规则为“大类+中类+小类+流水号”再加上描述一些参数

如零件规格。在查询时选择大类后在描述中输入规规加上一个通配符%就可以最大限度的满足用户查询的需要。就像图书馆

都是按大类、中类、小类逐步检索书籍的。比如要查询一本小说《倚天屠龙记》先后按照文学(大类)、小说(中类)、武侠(小类)再输入“*倚天”就能找到对应的书架。这大大的减少了我们检索的范

围进步检索的效率。企业还会针对零件容易成系列化的物料如标准件单独设置一个较为简洁的规则“大类+中类+流水号”。

3、可使用性编码的长度应在 6-20 之间不宜过长否则不易识别记忆。在物料编码中不要想把全部信息都纳进其中。一般来说编码时只要考虑物料的大中小类即可如此的话12 位已经足够使用。若把物料的颜色、尺寸、供给商、加工工艺等信息都包括进往的话20 位都不够的反而增加记忆难度。同时限定这些信息之后反而不能变更了。比如有的编码限定供应商供应材料、塑料制品、标准件等那么一个供应商现目前供应标准件如果以后它还能提供质量更好、价格更低的材料就只能重新添加一个编码了。再如有的编码将员工设定为经理部编码为 JLB0001如果以后调入销售部那这个编码就作废了。

4、可读性可检索性物料编码不一定要求一看就知道是哪种物料但应当做到一看到物料就能够识别出它属于哪一个大类、小类的物料。同时应避免使用“i、O、Z”等容易与数字混淆的字母编码。物料编码应尽量使用字母+数字的比如有些公司喜欢用数字来进行编码。如用 10 表示零件20 表示包装材料。在零件10之后又用 10 表示一个小分类钢制品最后用 01 表示两位流水码。这个零件的编码就是 101001。这个编码无论谁都难以接受也比较难理解特别是刚到公司的新员工记不住这么多材料、这么多分类也就会影响其工作效率。当然如果全部采用机器处理流程那就无所谓了比如采用 POS 机的超市员工。

5、通用性同一编码原则应能涵盖大多数物料新增加的品种也能够适应。请尽量不要将似是而非的信息写入编码比如颜色、1#、2#、大、小、长、短等信息。建议尽量采用通用编码比如身份证号码所用的全国行政区域编码、长途电话区号。比如供应商、客户这一类代码就可以输入电话区号比如“GYS010-001”表示北京市的供应商序号码 001。建议尽量不要采用中英文结合的编码方式要么全部采用英文外资企业要么全部采用拼音简称或单字母表示。比如部门编码如果用英文表示经理部Mange和生产部Manufacture都可以是 M外贸部Trading和技术部Technician都可以是 T、财务部Accounting和广告部Advertising都可以是 A。建议按照不排名顺序表示A~Z 分别表示财务部、经理部、销售部、技术部、生产部、采购部、广告部、资产部等。建议尽量不要采用具有常规意义的字符比如 Kg 字符

大家常用来代表公斤这个单位。

6、可扩展性编码原则的制定应能考虑公司 5-10 年内物料的变化趋势并且要对不同的情况留有一定的余地。建议各类的编号采用数字甚至多位数比如 X1-XX12-XXX123-12341234 就是可扩展的零部件。

建议尽量不要使用自动编码更不要全部采用数字的自动编码。特别是企业零部件分解层级较多、数量巨大时前两级大类+小类、三级大类+中类+小类之后都将归为同一个类别反而不容易检

索和归类。2Bizbox 系统的自动编码就只有两级层级很多差异较大的零件都归在了同一类中。同时企业上 ERP 前进行数据库初始化时大家为了追赶进度反而容易漏掉或重复零部件。建议不要将供应商信息或加工性质外委或自制、铸造或锻压等信息加入编码也许以后会调整供应商或是改变生产模式外委变成了自制生产、生产工艺铸造改为了锻压工艺。

7、效率性编码原则不仅要考虑使用者是否可以较容易地解读方便记忆和识别还应当考虑是否有助于提高日常操作的效率。编码时位数越少越好能够 7 位解决的就不要用 8 位只要能建议尽量不要采用中英文结合的编码方式这样将影响键盘的输入效率频繁切换中英文输入法很耽误时间。建议尽量不要采用特殊符号的编码方式比如加 Shift 键才能输入的“.”、“_”、“&”等比如转换输入法才能输入的日文俄文“セ”、“ハ”、“Л”、“Ш”它们不但影响键盘输入效率也容易忽略、混淆。如果能用“-”不用加 Shift 键就能输入就不要用“.”、“_”。建议为不同种类的物料设置不同的编码长度。企业在设置物料编码规则时可以为不同的物料设置不同的长度没有必要为了统一而把一些无用的编码加进其中。如企业某种物料的编码至少要 11 码而有的物料只需要 9 码而企业为了追求统一把这种物料的编码增加到11 码这是没有必要的。

8、兼容性本公司的物料编码应当考虑与主要客户、重要供应商的编码的兼容这要求建立一个物料编码对照表把客户、主要供应

商的编码、本公司编码放在一张表内可以自由查询。 1尽量对各种五金标准件、电子元件、常规件、各种材料等能按照 GB 生产的物料统一进行规划。比如五金标准件取为 B常用的 12 大类紧固标准件有螺栓可取为 B01、螺柱可取为 B02、螺钉可取为 B03、螺母可取为 B04、自攻螺钉可取为 B05、木螺钉可取为 B06、垫圈可取为 B07、挡圈可取为 B08、销可取为 B09、铆钉可取为 B10、组合件和连接副可取为 B11、焊钉可取为 B12其他还有很多种五金标准件。

螺栓一类取的是B01那么方头螺栓取为B0101六角螺栓取为B0102内六角螺栓取为B0103。在此之后的流水号可以取标准号也可以取顺序号。比如M8的方头螺栓取为B0101-M8 0001 M12 的方头螺栓取为 B0101-M120002M16 的方头螺栓取为 B0101-M160003。又如螺母一类取为 B04六角螺母取为B0401薄螺母取为 B0402加厚螺母取为 B0403方螺母取为B0404。 M8 的六角螺母取为 B0401-M8 0001 M12 的六角螺母取为 B0401-M12 0002M16 的六角螺母取为 B0401-M16 0003。又如各种材料取为 C根据企业的产品不同企业有不同的材料常用到的材料可分为钢材可取为 C01、化工原料

可取为 C02、橡塑原料可取为 C03、建筑材料可取为 C04、医药原料可取为 C05、农产品原料可取为 C06、布料可取为 C07等很多种。钢材一类取的是 C01其中