时间管理与会议须知
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專題座談會
會議必要性的判斷
• 非得要立即召開協商會？ • 如果不先召開，就將演變成嚴重的狀況
？ • 必須立即提升成員意識與士氣嗎？ • 傳達後，有助於改善業務效率與利潤？ • 屬於面對面傳達與討論的內容？
不是 也許 是
糟糕的會議有哪些狀況？
• 受邀出席的未出席 • 與會者遲到或早退 • 與會著心不在焉想自己的事情，竊竊私語、打
时间管理与会议须知
2020年7月14日星期二
時間管理
時間管理課程要點
1. 建立正確的時間管理觀念與態度 2. 學習強化時間管理的技巧 3. 妥善運用時間提升時間價值
你的價值觀
C
BA
E
D
• A女與D君要結婚
• 河岸這邊只有B君與C君有船可以送A女
• B君說我喜歡你不願你嫁別人，所以我不願意送你過去！
傳真、複印、回電、check mail、備份
化整為零
專案工作（15min分割）、用餐、下載
勞心、勞力交替
操作性、思考性
你的文件處理系統在哪裡？
遇到下列狀況你怎麼辦？
出差回國的報帳收據 集中收齊準備趕快報帳 看到雜誌上的好文章但目前無法閱讀 Copy 或撕下來 人資部送來的調薪名單 速速回覆 會議通知 43個資料夾 37“投入前問題調查表 速速回覆 代理商更換電話住址的通知 存入郵件地址管理 提醒自己股票選擇權到期的備忘錄 43個資料夾
開會的目的
統一決策與意見 執行與推動業務 解決問題 收集與告知訊息 提升能力與士氣 親睦與交流
溝通不同部門不同想法 工作目標分配行程 針對難題結合眾人智慧解決 資訊共享與共用 凝聚共識 增加彼此瞭解
會議的種類
參與式 需要團體意見
解決問題會議 決策會議 企畫會議 研究會議
非參與式 主要是單向的傳達，例 如資訊傳遞與士氣提振
上台主持
你的意見從某方面看 是有道理，但如果…
所以你 是說 ….
說的好 ！
嗯….（點頭
）
這是一個很好的 觀點，還有其他 相似的觀點嗎？
主持人六大殺手
阻礙發展
自私獨霸
會議討論注意事項
• 音量與速度控制讓與會者清楚 • 不需拘謹不需刻意在乎上司長輩 • 以自然的態度作溝通勇敢說出意見 • 掌握發言時機該說時就說 • 一次發言只限一項內容避免混亂 • 在腦海中整理過內容再發言
釐清，注意專有名詞、日期、數量的正確性。
• 用條文方式簡潔記載： • 以中立的立場公正記錄：不帶個人色彩 • 留心文字是否讓人易懂：速度雖然重要，但字體
別讓E-mail把你的時間移沒有了 ?
葛洛夫： 你的時間是不是被E-mail 切成零零碎碎 的片段？ 集中處理它
提高E-mail處理效率的建議
• 進入後先瀏覽所有信件的主題，然後做分類工 作
• 一天只分三時段check mail • 除了急件外集中時段回信
上午開機、 中午休息前 、下班前
會議須知
• C君與我嘿咻我就送你過去
• D君說你已經跟別人嘿咻過我不娶了
• E君不論如何都願意娶你
• A嫁給了E君
正確的行事優先順序
重要的事 不重要的事
急迫的事
1st 3nd
不急迫的事
2nd 4th
時間管理矩陣
設備當機停產
重要的事 不重要的事
急迫的事
不急迫的事 驗機立上計畫
立刻做
仔細做
均衡
授權做
婉拒做
總經理的客人 要喝茶
•策略會議
明日工作安排
每週工作性質分配法則
禮拜一、二 禮拜三、四、 禮拜六、日 五
備註
活力充沛
思考遲鈍放鬆 冷靜、思考
衝勁與勇氣兼備 、溝通
DO
Check
Action , Plan
大型專案丟球 組內專案丟球 給予組員做事方 向/做事重點 創造議題
Follow up一、二 所丟的球
調整、up date 計 畫
議題收尾
傾聽溝通
想想目的為何？ 意義何在？
有沒有辦法提升 自己的價值
計畫/規劃
頭腦體操
水
誰殺了你的時間？Who kill you time?
美國兩家著名的管理顧問機構―管理工程師聯合 顧問所與史玫特顧問公司針對這個問題的調查 結果：
打Biblioteka Baidu話
開會 處理信件
KISS 原則
Keep It Simple &Sweet ! 化零為整
會議討論注意事項
• 井然有序的會議中一次只有一個人說話 • 除非絕對必要，否則避免打岔，無論這
些議題爭議性多高，但文明與尊重還是 要維持！ • 討論是『對事嚴格』 、 『對人柔和』 • 讓討論聚焦、持續發展 • 需要溝通的會議需有專門紀錄人員寫板 書
白板、黑板的紀錄訣竅
• 正確聆聽：正確瞭解發言人的想法必要時可請主持人協助
看法
會議四部曲
• 首部曲 ：
• 二部曲 ：
• 三部曲 ：
• 四部曲 ：
會前準備 召開會議 主持會議 結束會議與追蹤會議
會前準備
• 擬定議程 • 確認會議目的 • 設定目標 • 決定方法 • 分配時間
•排列項目 •決定與會者 •該在何時、何地開會 •定稿與分發議程 •準備資料
召開會議-會議通知
會議通知 會議主題：龍潭廠停車問題協調會 議題： 1. 現行停車辦法說明 2. 停車場取代方案 3. 其他對應方式 會議時間：5/ 10 下午 1:30~ 3:00 會議地點：龍潭廠國際會議廳 邀請與會同仁： 安勤室主任、L1 IE 及全體副理級以上主管
活力充沛
衝勁與勇氣兼 備
DO
•電話事項交辦/ 完成準備工作
•執行工作（查 報表、準備資 料、寫報告）
思考遲鈍適 合散心 Check
•面對面follow up •溝通與協調 •Check mail •Copy / 送文
冷靜溝通 放鬆充電、 Action , Plan 思考
•思考問題 •寫計畫/更新進 度
瞌睡 • 會議被個人或少數人主導或某個主管主導 • 與會著開始人身攻擊 • 會議毫無成果、只重複上回會議的主題 • 會議又長又沒結論 • 事前準備不週甚至沒準備 • 錯誤的地點、錯誤的時間
最好的會議
• 容許互動、甚至鼓勵互動的會議場合， 可以共享資訊並趁機向團對成員學習
• 你可以回答問題、提出問題 • 可以討論重要議題，達成集體決議 • 可以幫助團對成員發展甚密的思考能力 • 廣泛獲得團對成員對於某一議題的各種
其他部門慶 生活動
如何提高工作效率
如何提高工作效率
1. 一天幾點精神最好？幾點想睡覺？
瞭解每日工作時段的特性
2. 一週五天要怎麼過？
以PDCA定義週一到週五的工作性質
3. 保持良好的體力、養成運動的習慣 4. 身心均衡發展、培養良好的嗜好
工作時段分配法則
早上
中午（ 1300~1500）
下午
晚上
會議必要性的判斷
• 非得要立即召開協商會？ • 如果不先召開，就將演變成嚴重的狀況
？ • 必須立即提升成員意識與士氣嗎？ • 傳達後，有助於改善業務效率與利潤？ • 屬於面對面傳達與討論的內容？
不是 也許 是
糟糕的會議有哪些狀況？
• 受邀出席的未出席 • 與會者遲到或早退 • 與會著心不在焉想自己的事情，竊竊私語、打
时间管理与会议须知
2020年7月14日星期二
時間管理
時間管理課程要點
1. 建立正確的時間管理觀念與態度 2. 學習強化時間管理的技巧 3. 妥善運用時間提升時間價值
你的價值觀
C
BA
E
D
• A女與D君要結婚
• 河岸這邊只有B君與C君有船可以送A女
• B君說我喜歡你不願你嫁別人，所以我不願意送你過去！
傳真、複印、回電、check mail、備份
化整為零
專案工作（15min分割）、用餐、下載
勞心、勞力交替
操作性、思考性
你的文件處理系統在哪裡？
遇到下列狀況你怎麼辦？
出差回國的報帳收據 集中收齊準備趕快報帳 看到雜誌上的好文章但目前無法閱讀 Copy 或撕下來 人資部送來的調薪名單 速速回覆 會議通知 43個資料夾 37“投入前問題調查表 速速回覆 代理商更換電話住址的通知 存入郵件地址管理 提醒自己股票選擇權到期的備忘錄 43個資料夾
開會的目的
統一決策與意見 執行與推動業務 解決問題 收集與告知訊息 提升能力與士氣 親睦與交流
溝通不同部門不同想法 工作目標分配行程 針對難題結合眾人智慧解決 資訊共享與共用 凝聚共識 增加彼此瞭解
會議的種類
參與式 需要團體意見
解決問題會議 決策會議 企畫會議 研究會議
非參與式 主要是單向的傳達，例 如資訊傳遞與士氣提振
上台主持
你的意見從某方面看 是有道理，但如果…
所以你 是說 ….
說的好 ！
嗯….（點頭
）
這是一個很好的 觀點，還有其他 相似的觀點嗎？
主持人六大殺手
阻礙發展
自私獨霸
會議討論注意事項
• 音量與速度控制讓與會者清楚 • 不需拘謹不需刻意在乎上司長輩 • 以自然的態度作溝通勇敢說出意見 • 掌握發言時機該說時就說 • 一次發言只限一項內容避免混亂 • 在腦海中整理過內容再發言
釐清，注意專有名詞、日期、數量的正確性。
• 用條文方式簡潔記載： • 以中立的立場公正記錄：不帶個人色彩 • 留心文字是否讓人易懂：速度雖然重要，但字體
別讓E-mail把你的時間移沒有了 ?
葛洛夫： 你的時間是不是被E-mail 切成零零碎碎 的片段？ 集中處理它
提高E-mail處理效率的建議
• 進入後先瀏覽所有信件的主題，然後做分類工 作
• 一天只分三時段check mail • 除了急件外集中時段回信
上午開機、 中午休息前 、下班前
會議須知
• C君與我嘿咻我就送你過去
• D君說你已經跟別人嘿咻過我不娶了
• E君不論如何都願意娶你
• A嫁給了E君
正確的行事優先順序
重要的事 不重要的事
急迫的事
1st 3nd
不急迫的事
2nd 4th
時間管理矩陣
設備當機停產
重要的事 不重要的事
急迫的事
不急迫的事 驗機立上計畫
立刻做
仔細做
均衡
授權做
婉拒做
總經理的客人 要喝茶
•策略會議
明日工作安排
每週工作性質分配法則
禮拜一、二 禮拜三、四、 禮拜六、日 五
備註
活力充沛
思考遲鈍放鬆 冷靜、思考
衝勁與勇氣兼備 、溝通
DO
Check
Action , Plan
大型專案丟球 組內專案丟球 給予組員做事方 向/做事重點 創造議題
Follow up一、二 所丟的球
調整、up date 計 畫
議題收尾
傾聽溝通
想想目的為何？ 意義何在？
有沒有辦法提升 自己的價值
計畫/規劃
頭腦體操
水
誰殺了你的時間？Who kill you time?
美國兩家著名的管理顧問機構―管理工程師聯合 顧問所與史玫特顧問公司針對這個問題的調查 結果：
打Biblioteka Baidu話
開會 處理信件
KISS 原則
Keep It Simple &Sweet ! 化零為整
會議討論注意事項
• 井然有序的會議中一次只有一個人說話 • 除非絕對必要，否則避免打岔，無論這
些議題爭議性多高，但文明與尊重還是 要維持！ • 討論是『對事嚴格』 、 『對人柔和』 • 讓討論聚焦、持續發展 • 需要溝通的會議需有專門紀錄人員寫板 書
白板、黑板的紀錄訣竅
• 正確聆聽：正確瞭解發言人的想法必要時可請主持人協助
看法
會議四部曲
• 首部曲 ：
• 二部曲 ：
• 三部曲 ：
• 四部曲 ：
會前準備 召開會議 主持會議 結束會議與追蹤會議
會前準備
• 擬定議程 • 確認會議目的 • 設定目標 • 決定方法 • 分配時間
•排列項目 •決定與會者 •該在何時、何地開會 •定稿與分發議程 •準備資料
召開會議-會議通知
會議通知 會議主題：龍潭廠停車問題協調會 議題： 1. 現行停車辦法說明 2. 停車場取代方案 3. 其他對應方式 會議時間：5/ 10 下午 1:30~ 3:00 會議地點：龍潭廠國際會議廳 邀請與會同仁： 安勤室主任、L1 IE 及全體副理級以上主管
活力充沛
衝勁與勇氣兼 備
DO
•電話事項交辦/ 完成準備工作
•執行工作（查 報表、準備資 料、寫報告）
思考遲鈍適 合散心 Check
•面對面follow up •溝通與協調 •Check mail •Copy / 送文
冷靜溝通 放鬆充電、 Action , Plan 思考
•思考問題 •寫計畫/更新進 度
瞌睡 • 會議被個人或少數人主導或某個主管主導 • 與會著開始人身攻擊 • 會議毫無成果、只重複上回會議的主題 • 會議又長又沒結論 • 事前準備不週甚至沒準備 • 錯誤的地點、錯誤的時間
最好的會議
• 容許互動、甚至鼓勵互動的會議場合， 可以共享資訊並趁機向團對成員學習
• 你可以回答問題、提出問題 • 可以討論重要議題，達成集體決議 • 可以幫助團對成員發展甚密的思考能力 • 廣泛獲得團對成員對於某一議題的各種
其他部門慶 生活動
如何提高工作效率
如何提高工作效率
1. 一天幾點精神最好？幾點想睡覺？
瞭解每日工作時段的特性
2. 一週五天要怎麼過？
以PDCA定義週一到週五的工作性質
3. 保持良好的體力、養成運動的習慣 4. 身心均衡發展、培養良好的嗜好
工作時段分配法則
早上
中午（ 1300~1500）
下午
晚上