怎样校核公文

怎样校核公文
谭克汉
办文、办公、办事是秘书部门的三大基本任务，而其中的办文，主要是指公文处理。

公文处理分收文处理和发文处理。

公文校核是发文处理中一项比较重要、比较复杂的工作。

公文校核中的一“校”，是“订正’、“校正”的意思；“核”是审查核准的意思。

公文校核，简而言之，就是按照一定的要求和规范，对还未经领导审阅签批的公文文稿进行审核，并将其存在的不当之处于以修正。

公文校核这项工作，在国家行政机关的秘书部门叫公文审核，通俗的说法又叫公文把关。

第一节公文文稿必须经秘书部门校核
中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》第十八条规定：“公文文稿送领导人审批之前，应当由办公厅（室）进行校核。

”《条例》为什么要作这样的规定，公文校核工作有哪些作用？为什么这项工作应由办公厅（室）来承担？
一、有利于保证公文的质量。

公文是具有特定效力的支书。

它的“特定效力”集中体现在它的特点和作用上。

分文与一般的报刊文章不同，它是代表行文单位的意志说话，按行文单位的意图处理问题，而且要对自己所说所为的后果承担责任，即说了话必须算数；同时，它对受文单位又有一种特有的约束力。

甲单位对乙单位行了文，乙单位就必须认真对待，恰当处理。

比如，上级向下级下达指示、决定、命令、通知等，下级必须坚决照办，不能打折扣，更不允许违抗；下级向上级报告情况、请示问题，上级也要认真受理，该作出答复的必须答复，该反馈意见的要反馈意见，不能置之不理，将它束之高阁；不相隶属的单位之间互相行文，受文单位也要作出反应，给予回答，不能来而无往，失利于人。

一般报刊文章对读者就没有这种约束力，不能强制读者接受它的意志。

由于公文有这种权威性和约束力，制发公文就要特别审慎，质量要绝对可靠，每句话每个字都要反复斟酌，力求把行文者的意图表达得准确无误。

公文的质量要求这么高，当然对它的制作也就要求特别细、特别严。

所以，文稿在送领导签发之前，必须有专人对它进行审核，把初稿存在的毛病检验审查出来，并且加以修改完善。

二、有利于领导集中精力抓大事。

公文校核是一件比较繁杂、具体的工作。

它涉及的范围广、要做的事情很多。

一个文稿送到你手里，怎样把它校核好，不是一件容易的事，需要考虑和处理的问题很多。

公文中的那些重要问题，如思想观点、政治方向、政策措施等，领导在审阅时无疑会严格把关，但是还有许多事务性、技术性的工作，如协调有关部门的意见、文字的修改、引文的核对、格式的审查、发布范围的确定等等，他们在审阅文稿时就未必有精力顾及，而这些工作对于确保
公文的质量和效用是必不可少的。

这些任务由谁来承担，否则，当然主要靠秘书人员，不可能也不应该由审批文件的领导来承担，否则，就会使他们成天陷在文件堆里，给他们带来很大的负担，不可能有足够的时间和精力去调查研究，去想大事、抓大事，解决重大问题。

文稿在送领导审批之前交给科书部门先行校核，为领导审批签发做好基础性工作，这样，就可以大大减轻领导审阅文稿的负担。

三、有利于发挥秘书部门的综合协调作用。

秘书部门是沟通上下、联系左右的枢纽。

由秘书部门来承担公文校核工作，较之其他部门更为合适。

第一，秘书部门担负上传下达的任务，信息来源相对较广，掌担的情况相对较全，秘书部门具有的这个有利条件，对它做好公文校核工作，克服公文中的片面性很有作用；第二，秘书部门接触领导的机会相对较多，对领导的工作思路、工作要求等了解相对较多，这有利于在校核公文时更准确地反映领导的意图。

第三，秘书部门是综合办事部门，它必须站在全局的高度来思考问题，代表领导机关的意志来处理问题，因而在考虑条条块块的利益关系方面比其他部门更超脱一些，在校核公文时，做统一各方认识、协调各方关系的工作也就更加方便一些。

第二节公文校核的任务及要点
前面已经说过，全文校核就是公文报关。

那么，公文校核的任务究竟是什么？要在哪些方面对公文进行把关？
一、公文校核的任务。

公文校核的任务，概括起来说，就是对公文的内容和形式以及公文印制、传递、利用、管理的有关问题进行把关？
公文内容的把关，是公文校核中工作量最大、涉及的范围最广的任务。

大到题材的选取、主题思想的表达、政策措施可行检的认定，小到字、词、句直到标点符号的使用，从标题到文尾，凡是与内容有关的，都在校核的范围之列。

公文形式上的把关，包括三个方面。

一是公文内在结构的处理，即将公文的各个部分如何组织成一个有机的整体。

如正文分几个部分，各部分要不要冠以小标题；是写成段落式，几个层次之间的衔接是否紧凑，上下文是否连贯，文中的逻辑关系是否顺当等等。

二是公文附属部分的标注，如成文日期写在哪里，紧急程度、签发人、附件名称等标注是否规范，等等。

三是公文体式的确定。

如以谁的名义行文，选择什么版头和文种，是直接行文还是批转、转发等。

与公文的印制、传送有关的事项是确定发文的范围和发文方式。

校核时，要对发文范围和发文方式认真分析，看原稿定得是否恰当，如主送单位有哪些，要不要抄送有关单位，印
多少份；是印“红头文件”发出还是用电报传输或者在报刊上公开发表。

与公文的利用、管理有关的事项是标引主题词和密级。

校核时，要检测主题词和密级的标注准不准，这关系到公文今后的检索查阅和保管。

此外，公文校核还涉及到公文使用方面的一些问题，如明确传达方式，规定开始执行的日期和由谁负责解释等。

总之，公文校核要做的事情很多，不仅仅要对公文的拟制质量全面负责，还要考虑怎样才有利于公文的印制、传递、利用和管理。

二、公文校核的要点。

《中国共产党机关公文处理条例》对公文校核的内容规定了六个要点：（1）报批程序是否符合规定；（2）是否确需行文；（3）内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；（4）涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；（5）所提措施和办法是否切实可行。

（6）人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数年的用法及文种使用公文格式是否符合公文处理《条例》的规定。

以上六个要点，是公文校核工作必经的六道关口，因此，我们把它简称为“六关”。

1．“报批关”。

公文必须经过审批、签发才有效。

公文的报批程序是否符合规定，主要看是否做到了以下四点：一是必须先经过秘书部门校核，再报领导审阅、签批；二是实质性问题涉及到的单位，要一个不漏地会签，征得他们的认可；三是分管该方面工作的领导要审阅；四是最后的审阅者必须是能够“拍板”的领导。

文稿最终能否成为具有效力的文件。

就看它过不过得了“报批关”。

2．“行文关”。

就是对拟发文件的文稿，通过审核，作出是发文还是不发文的抉择，并报请领导定夺。

对确需发文的，便进行核稿并办理审签、付印等手续；对不需发文的，中止核稿等工作，并向起草单位说明输况和理由。

“行文关”是精简文件，控制发文数量的关键环节。

3．“政策法律关’。

政策和策略是党生命。

公文作为一个机关或单位领导决策的产物，其思想内容是否符合党的方针政策、国家的法律法令，思想性、政治性是否对头，至关重要，是公文校核中必须牢牢把握的核心问题。

公文处理人员对此必须格外审慎，不能有丝毫疏忽。

文稿在政策法律上出了偏差，就会给工作带来被动，甚至造成损失。

审核文稿是否完整、准确地体现了发文机关的意图领导同样极其重要。

公文如果与发文机关的意图相悻，它就不可能有生命力。

4．“协调关”。

办公室（厅）是一个机关或单位的综合办事部门，它所校核的公文大多是以机关或单位的名义行文或根据授权以办公室（厅）的名义行文。

因此，机核的公文中往往有许多内容涉及到若干部门和单位，需要各方共同协商、统一意见。

在核文过程中做好协调工作，消除各方的分歧，不仅是克服公文的片面性，提高决策的民主化水平的需要，同时，也
有利于防止文件在执行过程中出现推诿、扯皮现象，减少文件贯彻落实的阻力。

5．“可行性关”。

公文的可行性，主要是指公文中提出的需要受文单位执行和办到的措施、办法、要求等，是否具有针对性、适用性和可操作性。

如果提出的措施、办法、要求等脱离实际。

违背群众意愿，即使再好也行不通。

把握好公文的“可行性关”，是克服决策中的官僚主义、形式主义，确保决策有效实施的一项重要措施。

6．“文字格式关”。

公文的语言文字校核也相当重要不可小看。

公文的语言文字出了毛病，有的会直接给工作造成损失甚至误事，即使工作不受影响，也会有损行文单位的形象。

因而对公文中的字字句句都要深思熟虑，反复推敲。

公文格式是公文的有机组成部分，直接关系到公文效用的发挥。

《中国共产党机关公文处理条例》第三章对公文的格式列出了19个项目，并对其中多数项目的标注作了具体规定。

这些规定必须认真照办，不能各行其是。

第三节未核文稿常见的毛病
由于受各种立客观条件的限制，未经秘书部门校核的文稿。

往往或多或少存在一些与公文处理《条例》和《办法》不相符的毛病。

这些毛病归纳起来，大致有以下几类。

一、行文理由不充分或不当。

所谓行文理由不充分，主要是指这三种情况：行文的必须性不突出、行文的价值不大或者可以采用更简单更便捷的方式替代行文。

比如，上级就某件事已经发了一个文件，而且内容比较具体，本级又没有多少新的贯彻意见下达，还要发个文件，把上级文件照抄照搬一通，就大可不必；又如，有的工作已经开会作了部署，而且发了会议材料，还发文件下去便是多此一举；再如，有些问题比较简单，本来挂个电话几分钟就可以解决，又快又省事，而电话不挂偏要行文，这就有点小题大作。

所谓行文理由不当，主要有两种情况。

一是有的行文理由表面看似正当，实际上站不住脚。

比如，有些工作本来是职能部门职权范围内的事情，用部门名义行文完全可以解决问题，却硬要以党委或政府的名义行文，还美其名曰这是“加强领导”。

这种做法混淆了党委、政府与部门在职责的区别，实际上降低了党委、政府的权威，也削弱了部门自己的职权。

一些不必要的党政联合行文，也属这种情况。

二是有些行文的理由偏颇，单从某方面讲，确有必要。

但从另一方面看，副作用很大，公文发出之后会得不偿失。

比如有的地方党委为了加强对台工作。

想制定一些涉台方针政策发到所辖地区执行，以此推动对台工作深入开展。

这类公文就不宜行文，因为对台方针政策必须由中央统一制定，不能政出多门。

二、行文条件不成熟。

某项工作不是不应该行文，而是暂时还不具备条件，需要继续做一些工作或者等待时机。

行文条件不成熟的文稿，主要有三类：一是文稿中提出的一些政策、措施、办法等涉及到有
关部门的业务，还没有征求相关部门的意见。

这类文稿暂时不能行文，必须先把协调工作做好，与相关部门达成共识之后，才能制发文件。

如果与有关部门的意见还未取得一致就草率行文，文件在执行过程中就会出现扯皮、推诿等现象，落实起来困难重重。

二是有些行文单位想在工作上有新突破或者取得更大的成效，在文稿中提出一些高指标和不切实际的措施、办法；有的新工作未经调查研究就盲目发文部署；有的试点经验没有普遍意义也急于发文推广。

这些文稿都暂时不宜行文。

如果不进一步做好调查研究和论证等工作就匆忙行文，往往会造成一些意想不到的严重后果。

三是有些文稿行文的时机还不成熟。

比如，某项工作上级领导机关已经在研究实施方案，本级机关的相应方案就要暂缓一步出台。

如果将自己的方案提前出台，难免今后会出现与上级的方案不一致的地方。

而一旦出现这种情况，工作反而被动。

三、基础工作不到位。

有些送秘书部门校核的文稿，由于前期工作不扎实、不到位，存在着一些缺陷和谬误，需要修改完善之后才能送审报批。

其中有的离送审稿的要求差距很大，需下大工夫修改；还有的根本不成形，需推倒重来。

这类文稿之所以质量差，主要有这几方面的原因：一是起草时间仓促，来不及过细地修改；二是起草人员缺乏公文写作常识；三是有关人员责任心不强，工作马虎草率、虚与应付。

基础工作没有做到位，这种情况绝大多数文稿都存在，其中比较典型的有以下几种：（1）文稿内容可取的部分少，而残缺和无用的部分多，需作大篇幅增删；（2）语体与所用文种的要求不相符合，需换相应的语体重新改写；（3〕篇章结构布局不当，需作出调整；（4）标题和观点不准确，需重新提炼；（5）引用的材料出处、内容有误，需重新核对。

四，格式不合《条例》和《办法》的规定。

这类毛病在文稿中比较普遍，这田只列举几种主要的：（1）公文标题中未出现发文机关名称。

（2）文种使用不当，尤其是将请示与报告混用。

（3）行文方式不当，该间接行文的直接行文。

该直接与报告行文时间接行文、在门菜行文中，金不对哪些该用“批转”．哪些该用“印发”，哪些该用“转发”。

（4）行文关系不顺，行文单位与受文单位之间的关系党政不分，是否有隶属关系、相关关系不清。

（5）在党委办公厅（室）向下级党委的行文中，没有用恰当的语言将党委授权办公厅（室）行文的意思表达出来。

（6）在指示、决定、规定、意见等公文中，正文前标注有主送单位，正文后有发文机关署名和成文日期。

（7）在有附件的公文中，正文之后、发文机关署名之前不标注附件名称。

（8）在有附件的公文中，主题词和版记不是标注在附件之后，而是标注在主件的成文日期之后。

五、概念不清楚，逻辑不严密，表达不准确。

这些属语言文字上的毛病，在文稿中相当普遍，数不胜数。

这里列出若干类型举例说明如下：
1．不明词义，错用词汇。

例一：提高师资待遇。

“师资”指可以当教师的人才，并不一定是正在从事教育工作的人。

应改为：提高教师待遇。

例二：努力办好报刊、杂志。

“报刊”中的“刊”就包括了杂志。

2．属种概念混淆
例一：公安政法干警。

公安干警是政法干警的一部分，二者是包容与被包容关系，不是并列关系。

例二：切实解决知识分子的住房和生活上的困难。

住房方面的困难也是生活上的困难。

例三：妥善处理山林、房屋、债务等纠纷。

“山林”、“房屋”、“债务”都不是“纠纷”的下属概念，而是“纠纷”的范围限定词，因此，“纠纷”之前必须加“方面的”三字。

但在“充分发挥资本、
土地、劳动力、技术等生产要素的作用”这句话中，“生产要素”之前就不需加“方面的”三字，因为“资本”、“土地”、“劳动力”、“技术”都是“生产要素”的下属概念。

3．交叉概念作并列概念
例一：把精神文明建设贯穿到经济工作和业务工作中去。

经济工作和业务工作并非截然分开的两码事，而是你中有我，我中有你。

例二：加强文化市场管理，清除不健康的文艺、影像制品。

文艺作品有制成影像制品的，影像制品也有的是文艺作品。

此句可政为：……清除不健康的书报刊音像制品。

4．修饰不当
例一：对公共复杂场所要加强管理。

“场所”没有复杂与不复杂之分。

可改为：对治安情况复杂的公共场所要加强管理。

例二：充分发挥电台、电视台的法制宣传教育作用。

电台、电视台的宣传对人所起的作用有导向作用、激励作用、释疑解惑作用等，但不能说有法制作用、经济作用、科技作用等。

此句可改为：充分发挥电台、电视台在法制宣传教育中的作用。

5．修饰成分多余
例一：基本上杜绝了重大事故的发生。

杜绝了事故是指彻底消灭了事故，“基本上”消灭了事故，则没有彻底消灭事故，两说互相矛盾。

例二：对严重违反人事工作纪律、不适宜做干部工作的，要进行必要的调整。

严重违反人事
工作纪律、不适宜做干部工作的人者应从干部人事工作岗位上调整出来，在“调整”前用“必要的”进行限定，就会误导人们以为对其中一部分人的调整是不必要的、不应该的。

6．句子成分残缺。

①缺修饰成分
例：坚决取缔劳务市场。

“劳务市场”前不能少“非法”二字。

②缺被修饰成分
例。

对采矿、运输、渡口等事故多发地点要加强安全检查。

采矿、运输不是“地点”，而是”行业”，应该在“地点”前加“行业和”三字。

③缺介词
例一：要提高计划生育工作重要性的认识。

“提高”之后应加“对”字。

例二：这次换届，县委、县人大、县政府、县政协领导班子成员要通盘考虑。

应在“县委”之前加“对”字，因为四大家领导班子成员是被考虑的对象，而不是“考虑”的行为主体。

7．词语搭配不当
例一：对执行文件的情况进行一次自查自纠。

情况可查不可纠，应去掉“自纠”二字。

例二：深入贯彻落实党的十五大提出的战略任务。

“贯彻”与“任务”不能构成动宾词组。

应将“深入贯彻落实”改为“全面落实”。

8．词序错位。

例一：缩小在教育事业发展上与发达地区的差距。

应将“缩小”一词的位置换在“与发达地区的差距”之前。

例二：凡担任三年以上股长的，可享受副科级待遇。

“股长”一词紧贴“担任”之后更合适。

例三：加大对毒品犯罪的打击力度。

改为“加大对毒品犯罪打击的力度”更准确、更严谨。

9．概念偷换
例一：围墙四周要加高。

本意是要把围墙加高，而字面的意思却成了把围墙周围加高。

例二。

省政府已明令取消的收费项目，要不折不扣地执行。

本意是要求不折不扣地执行
省政府关于取消部分收费项目的决定，而字面的意思倒是要求不折不扣地执行已经取消的收费项目。

10．行为主体混淆
例一：让港澳朋友对张家界的旅游资源产生浓厚兴趣和吸引力。

兴趣的产生者是港澳朋友，而吸引力的产生者是旅游资源。

行为主体不一样。

例二：要对基层干部加强教育，增强公仆意识，坚持依法行政。

基层干部是被教育的对象，在第一句中是行为团体，而在第二、三句中则是行为主体。

应在“增强公仆意识”之前加上“使他们”。

11．生造词汇和语言
例一：接警后，处警民警要立即赶到现场。

将“接到报警”和“负责处理报警业务的民警”分别缩写成“处警民警”，生僻费解。

可相应改为“接到报警”和“执勤民警”。

例二：要加强对青少年的“三观”、“三德”、“三义”教育。

把世界观、人生观、价值观和社会公德、职业道德、家庭美德分别简称为“三观”和“三德”是可以，而将爱国主义、集体主义、社会主义缩写成“三义”却牵强附会，因为“主义”与“义”并非一回事。

例三：要把重不重视、认不认真抓计划生育工作当作考核领导干部政绩的重要内容之一。

“重不重视”没有准确表达两种互为相反的态度，因为“重视”不能简化成“重”。

应改为“重视不重视”。

同理，“认真不认识”也不能省写成“认不认真”。

例四：用好权、执好法、服好务。

“用权”、“执法”均为动宾结构词组，中间加一“好”字无妨；而“服务”不是词组，两字之间不宜加字。

12．文字累赘
例一：他是我们科里唯一的一个研究生。

既然是“唯一的”，当然就只有一个。

例二：综治办要有办公房子，有章子，有电话机子，有档案柜子，有桌子椅子。

此句可以简写成综治办要有必要的办公条件。

第四节公文校核的步骤
公文文稿从起草人员完成初稿的撰写和修政任务起，直到向印刷单位办理付印手续之前，中间运行的这一段过程都属于校核过程。

在这一过程中，除了文稿的签发之外，其他任务都由秘书人员承担。

如果将签发这一环节从中分离出来，这一过程也可分为签发前和签发
后两段。

在公文校核中，秘书人员的工作分为初审、校核和复核三个阶段。

这三个阶段的工作虽然都要围绕提高公文质量的目标来进行，但各自的例重点有所不同。

1．初审
文稿从起草单位转到校核单位，即进入初审阶段。

校核人员接到文稿后，首先要弄清来文单位要求行文的意图和理由，有文字依据的，还应请提供文字依据。

了解来文单位的行文意图和理由，可以请来文单位派人上门，当面与其交谈；也可以采取打电话等方式向来文单位询问。

做好这项工作，就可以大体上清楚这个文稿是不是应该行文。

同时，要对文稿认真地审读一两遍。

审读文稿的目的，除了进一步了解行文理由是否充分、正当之外，主要先弄清文稿的行文条件是否基本具备、文稿的基础工作做得怎样。

弄清来文单位的行文意图、理由和审读文稿,先做什么、后做什么，没有固定不变的程式，完全可由校核人员从实际出发灵活掌握。

弄清来文单位的行文意图和理由，掌握文稿行文条件是否具备以及文稿的基础工作等情况后，就要对文稿进行初步处理。

这种初步处理，主要是对不宜转入校核阶段作进一步处理的文稿进行“筛选”和“分流。

具体做法是：
（1）对明显不应行文和行文理由不充分的文稿，在向行文单位做好解释说明的前提下，中止校核工作，退回原单位自行处理。

如行文单位执意要求行文，可将不予行文的建议及理由填上公文处理单，报办公厅（室〕分管领导决定，并接领导意见办理工。

（2）对行文条件明显还不成初的文稿，暂缓行文。

在记明原因的前提下，将原稿退回来文单位，要求来办单位在行文条件具备后再重报文稿。

（3）对基础工作不到位、需要重新起草或作大的改动的文稿，可将原稿退回来文单位，要求来文单位重新撰写或修改，同时要给他们指出原稿中存在的主要毛病，明确具体地提出下一步如何修改的建议。

2．校核
对确需行文且行文条件基本具备和基础工作做得较好的文稿，即可正式进行校核。

这一阶段的任务，主要是按照公文处理《条例》的规定，对文稿的内容、形式以及其他相关的问题逐句逐字、一项一项地进行审核。

通过这一阶段的工作，不但要把文稿中存在的毛病—一找出来并加以更正，还要对不够完善的地方进行加工修改，尽量使文稿送审时，不需领导再改。

在通常情况下，对文稿进行正式校核之前．或多减少都要做些准备工作。

这些工作包括。

（1）资料准备。

有些文稿在校核时必需核对有关依据或参考某些材料。

这些资料一般应由来文单位提供，校核人员可向来文单位索取。

（2）与相关部门协调。

有些文稿的内容涉及到某些部门的业务，来文单位一般应在文稿起草阶段主动与有关部门协商，取得一致意见。

如这项工。