文控中心管理制度

文控中心管理制度

第一章总则

一、目的

为规范公司技术文件与质量文件的资料管理,加强产品资料的收集与管理工作,有效地保护与利用资料,为公司各项工作服务,增强公司资料的实用性与有效性,结合公司的实际,制定本管理制度。

二、资料范围

文控中心的资料范围确定为:

ａ) 公司的质量手册(质量管理体系)

b) 公司的程序文件;

c) 产品图样(包括内部设计的产品图与从客户发来的产品图)与设计文件及产品在过程开发各阶段所形成的相应的技术文件;

d) 外来产品图样与设计文件;

e)产品工艺文件(过程流程图、ＦＭEA(产品或过程)、控制计划、作业指导书、零件入口检测单、产品更改通知单等);

f) 产品生产过程中的各类质量记录(生产过程报告、检验报告等)

g) 公司制定与购买的各类标准;

三、义务

公司内部各部门与个人应当遵守本管理制度,并应承担收集、整理、立卷、归档与保护文件、资料的义务。

第二章管理体制及其机构职责

四、实行集中与分散管理相结合的体制

由文控中心负责文件的管理,并对其她部门的文件资料管理工作进行督促与指导。文控中心配备文控专员分管,由质量管理部部长直接领导。文控专员的职责就是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密与使用方便。

五、职责

文控中心既就是公司产品及质量文件永久保存与保护的机构,同时又就是开发利用文件资料资源的信息交流中心。

文控中心的主要职责:

１.负责规划、收集、整理公司的技术、质量文件,并对各部门的技术、质量文件进行监督、指导与检查。

2、制订与组织实施公司关于质量、技术文件与资料工作的规章制度。

3.负责公司技术、质量文件及有关资料与标准的收集、征集、整

理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作。

4.严格执行保密制度,做好文件资料密级划控与守密、解密工作。

５.开展文件、资料查阅、下发活动,做好文件、资料开放与利用工作,主动为公司各项工作与员工服务。

6.做好防火、防盗、防虫等工作,确保文件资料安全。

第三章文件资料的管理工作

六、文件资料的收集

1、建立、健全立卷归档制度,确立归档范围、归档时间、保管期限(保管期限分永久保存、保存15年、10年、5年、3年、1年等);注明文件的版本号。

2、对遗缺不全的文件资料,采取不同措施,积极收集齐全;

3.及时催促办理完毕的文件上交回收,在检查齐全后整理立卷归档。

七、文件资料的归档、立卷与管理

1.区分全宗,确定立档单位。

2.分类:依据供应商与产品的项目代号将资料分类。分类除按大类外,同时按就是否保密、保密程度来分。

2、1 大类分为:质量文件:Ａ质量手册;B程序文件;C质量记录

技术文件:D产品资料;Ｅ工艺资料;

标准类文件:F公司标准;G国家标准;H企业标准

2.2保密用Ｙ表示,非密级则用Ｎ表示。

2、3密级:绝密:AS;机密:ＣS;秘密:ＰＳ;无:OＰ

３、归档前将资料分类,分组放置在待办卷宗内。

4、资料排列:资料按技术文件与质量文件依次放在一起,有左右件区分的左件在前,右件在后。并编制资料目录。

5、对所有公司质量文件与技术文件系统排列,确定保管期限,编制文件资料目录(卡片),并按一定次序排列与存放。

6.每年年末对文件资料进行一次清理,清除不必要保存的材料;对破

损与褪色的资料进行修补与复制。

7、对文件资料的收进与移出、数量、利用等情况进行统计,并定期

上报主管部门。技术部产品工程师及质管部检验员应定期(每月两次,分别于月初、月中)报送相关资料至文控专员;文控专员将报送的资

料原件保存,并建立台账。

8、公司文件资料保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的,保管期限从长。对保管期限已满的文件资料依据有关规定进行鉴定销毁。

9、公司应采取严密管理措施,防止文件资料失密与泄密。

八、文件资料的保管

1、防止文件资料的损坏,延长资料的寿命,维护资料的安全; ２、公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料;

3.做好文控中心室的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠

害、防高温、防强光等工作,门窗应结实牢固。

九、文件资料借阅、利用工作

1、资料一般仅供在文控中心保存,公司工作人员如需借阅时,须登记后方能调阅。

2、公司文件密级分为绝密、机密、秘密三个级别,绝密级文件资料

禁止调阅,机密级文件资料只能在文控中心阅览,不准外借;秘密级文件资料经审批可以借阅,但借阅时间不得超过4小时。秘密级文件资料的借阅本部门由部门负责人审批,跨部门的由系统负责人批准;跨

系统的由总经理批准,总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批。

3.借阅期限不得超过一星期,到期归还;如需再借,应办理续借手续。

4、借阅文件资料者应爱护资料,确保资料的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁;注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。借阅文件资料交还时,须当面查瞧清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告主管领导。

６.外单位借阅文件资料,应持有单位介绍信,经总经理批准后方可借阅,且不得带离文控中心。其抄摘内容也须总经理同意且审核后方能带出。

7.公司内文件资料利用的方式有:1)提供文件资料原件;２)提供文件资料复印件;３)根据各部门需要下发资料复印件。

第四章文件资料的发放

1.产品图样(包括内部设计的产品图与从客户发来的产品图)与设计文件,由文控中心文控员按以下要求统一发放。

1、1产品图样与设计文件的发放范围规定如下:

公司内部一套,加盖原件受控章后放入原始文件档案柜;供方由制造采购部发放加工零(部)件产品图样一份。

1.2由供方提供的产品图样与设计文件由制造采购部填写复印申请单(),并在文件与资料发放清单()上签字后,从文控中心文控员处领取。采购部填写资料发放清单,将该清单与资料一同发给供方,并要求供方在接到资料后,将该发放清单签字后返回,以确认资料就是否发放到位。

2.外来产品图样与设计文件

外单位发来或各单位待会的外来产品图样与设计文件(包括顾客提供的资料),应及时到文控中心文控员处归档,由文控员统一建立台账。

3、工艺文件

3、1过程流程图、FＭEA(产品或过程)、控制计划、作业指导书、入厂检测报告等在文控中心文控员处归档,供相关单位查阅。