文控管理制度

文控管理制度

1 总则

文控工作虽作为制作业公司辅助性工作；但直接影响着公司生产、运营的成效。为规范本公司的文控工作，特制定文控工作，特制定本制度。

本制度适用于本公司的文件制、修订、审批、受控、发行、回收、归档及销毁等个环节。文控工作管理原则：使用文件唯一性，系统性，易于识别，集中管理与分散管理相结合。公司各职能部门应明确一位负责人分管文档工作；并指定兼职文控员统一管理本部门相关文件材料，定期整理归档并控期向公司文控移交。

文控负责对全公司的文件管控：其他公司成员有义务和职责对文控工作进行监督和支持。

2 文件属性及分类

根据公司的实际情况，文件可以按以下标准进行分类（详见附件：文件分类表）

按业条活动可为分：销售文件，研发文件，供应商文件，制造生产文件，工程工艺文件，质量管理文件，行政（后勤）管理文件，人事管理文件，财务文件等。

按管控方式可分为：受控文件和非受控文件。受控文件是指可能涉及公司的商业机密或对公司日常运行有规范指导作用的文件，需根据公司的成长对文件进行修订的文件，如体系文件，技术文件、合同协议等；非受控文件是指外部单位发放的文件，本公司无法控制，或由本公司发布的通知、公告等发布后无需修订，不必要对其控制的文件，如法规、标准、通知等。按文件载体可分为：纸质文件和电子文件。

按管理方法可分为：集中管理和分散管理。

按保密等可分为：绝密、机密、秘密、公开。绝密是最重要的公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的公司秘密，泄露会使公司安全和利益严重损害；秘密是指一般公司秘密，泄露会使公司安全和利益遭损害。

按属性可分为：规定性文件、事务性文件和技术文件。规定性文件是批为了约束和规范某方面的行为和活动而制订的规范性文件，如政策、法规、制度等，这里主要是指公司内制度规范文件；事务性文件是指为办理某项工作和事务而产生的记录和推动性文件。

按文件来源可分为：外来文件和内部文件。

按保存时间可分为：永久（30年以上）、长期（15-30年）、短期（15年以下）。

按文件的生命周期可分为：“制作、受控发行、归档、废止”四个阶段。

3权责

文控的工作职责

公司文件的模板、格式、版本、权限、密级的规范：

对公司文件的模板、格式、版本、权限、密级、字体等方面的审审核；

受控、发行、纸档的发放、回收、销毁；

协调质量管理部及相关部门对体系文件的监督、管控及对其提供审核利用；

对外来文件如法规、标准、公文、证书等受控和管制；

对除以上文件以外的其它文件的管制；

对归档的文件集中管理。

各部门的权责

按照《文件控制程序》规定制作和使用文件：

对办理完比，具有保存价值的问件归档，定期向文控移交

自觉樽守文件管理的相关规定，并监督和建议文控的管理工作。

4 管理规定

制作阶段

需要草拟文件，须遵循公司对文件要素的规定。参见《文件控制程序》

文件的制作

规定性文件，制作编辑文件前向文控申请文件编号，正确编写文件名称；如：体系文件等。文件名称的组成：文件编号+文件标题+文件制作时间

事务性文件和公文的文件名称可不安照此方式命我。但必须具有明显的指示性，不能笼统地标题为申请、报告等。

事务性文件，则按照文件编号规则，部门自行编制一套编号进行管控。

若修订文件需向文控索要需修订的可编辑电子档；

公文，内部公文在OA上提交启动流程，由文控审核文件字体、模板、格式、署名等方面，通过则提交到其部门主管领导，由其审核文件内容，位通过则驳回到文件流程源头，由文件作者重新修改编辑，再重新提交；若都通过，则由部门领导提交总经理或副总经理核准签发，由管理印章的人员在落款处加盖公司印章，文件受控发布；外来公文，由收文部门扫描后，扫描件和原件移交文控受控。

规定性文件（如规章制度、SOP等），在OA上提交启动流程，由文控申核文件字体、模板、格式、署名等方面，通过则提交到其部门主管领导，由其审核文件内容，未通过则驳回到文件流程源头，由文件作者重新修改编辑，再重新提效：若通过，则由部门领导提交内容涉及到的相关部门会审，同样，通过则直接提交下一节点，未同意，则驳回流程起点；都通过后，由管理者低表核准签发，文控受控发布。

事务性文件，不需在OA上发行受迭，只在部门间受控即可，如联络单，申请等。

技术文件，在PLM或OA上进行流程受控。需发行纸档各部门的，文控加盖受控章和受控时间，发放到相关部门，若是修订版本文件，须收回上一版本的旧文件；需发放到外部的文件，需文控加盖非受控章。

资质文件及认证文件。收文部门收到证书及资质文件后，对其进行扫描，然后将原件和扫描件移交文控受控；文控对新收到的文件对原件整理保管，将不涉密的电子档发布到OA和服务器公共文件夹，以方便公司业务人员使用。（扫描件要求，无黑边，无倾斜、图像清晰无模糊，方便读取）

合同协议，签订完毕的原件一份及电子档移交文控，本部门可保留一份使用。

归档阶段

部门归档

具有长远保存和参靠价值的文件，文件办理完毕合，由文件办理部门连同该文件产生的后续过程和结果文件归档，按照料类别、事件整理，与其它归档文件一并向文控定期移交集中保存。移交时间为：年初即1月移交上年度下半年的归档文件：年中即7月份移交上半年的归档文件。

记录性的文件，对每个工作年度的记录文件进行归档，由本部门保管，以便随时查阅参考。文迭整理归档

收集，文控各部门具有保存价值办理完毕的文件，定期完整收集。

整理，按照文件属性等对文件进行分类整理立卷。

保管，整理完毕的档案文件按类别入库保存。

利用

为方便公司内部人员查阅档案，文控人员在公司OA上公布不带任保密级的档案目录。借阅利用者须经过OA“档案借阅”流程申请，申请通过后方可到档案室办理借阅利用手续。

公司各部门因工作需要查况本部门归档的档案，不涉密档案可以直接到档案室调阅、查阅非本部门的不涉密档案，须经文件归档部门领导同意；涉密的档案需由总旨理批准，方可借阅利用。

借阅者须爱护档案文件，不得有涂写、折叠、勾画、撕毁等有损档案文件的行为发生；若需摘录或复印，应由文控加盖文控章为资证明。对重要的或密级的档案需要复制时，需经有关部门领导同意。

档案使用完毕，及时归还。文控在接收归还的档案时须仔细检查核对。

废止

纸档，文迭从各部门回收旧版本受控文件，加盖作废章，对涉密文件作破碎销毁处理，不涉密的可作废纸处理；非受控文件，可用在文件内容面划叉标识作废处理。

系统上的电子档，放到作废文件夹。

5 数据备份

数据备份的范围

系统数据，包括ERP、PLM、OA、邮件系统等；

技术文件电子档；

关键部门、关键岗位人员工作电脑数据；关键部门是指涉及公司的核心信息，直接影响公司运行的成效的部门，如研发部；关键岗位是指涉及部门内核心信息，直接影响部门或公司工作成效的岗位。

其它具备备份价值的电子文件。

备份周期。根据不同的数量，备份的同期也不尽相同。

系统数据同期为每季度末备份一次；

技术文件每月月底备份一次；

关键部门、关键岗位人员每年年末备份一次；流动性比较大的岗位每季度末备份一次；

关键岗位人员离职，需将其电脑数据在离职前一周进行备份；

其它数据，依据性质和实际情况进行备份。

备份要求：备份数据保持可读性。备份所需的载体和介质必须选用优质的移动硬盘和光碟。备份操作。

由文控携同IT人员（或网络工程师）对数据进行备份；

当事双方需在备份记录上签字确认；

备份数据一式二份。

备注份数据保管。

由文控将备份数据的移动硬盘或光碟整理著录，标注其内容、时间、数据量、编号等；

一式二份的备份数据，由总经理分派专人分别保存；

备份数据的库房管理。定期检查保存环境，防潮、防盗、放高温。

事实上期检查数据备份的可读性。若出现不可读，查看数据标注，核定其修复价值。若需修复，需及时修复。

须定期对备份数据的保存价值进行鉴定，对无需保存的数据上报总经理，经总经理核准后，对数据进行销毁，并做好销毁记录。

备份数据的利用，若工作需要调用备份数据时，需提出申请，经总经理审批后，调用相关