秘书的工作环境
办公环境管理—布置办公室(秘书工作课件)
设定各部门员工工作空间 3 选配办公家具及设施 4 绘制办公室座位位置图 5 合理安放设备
缺点
1、难保机密 2、很难集中注意力，员工容易受电话、 人们走动等干扰 3、房间易有噪声，影响他人 4、员工难于找到属于自己的私人空间
1 封闭室办公室
封闭式办公室是按照办公职能设置分隔式的若干个相对
独立办公室的做法。
优点
1、比较安全，可以锁门 2、易于保证工作的机密性 3、易于员工集中注意力，从事细致或 专业工作 4、易于保护隐私，明确办公空间由自 己使用
布置办公室
1 布局类型
C
O
2 布置原则
N
T
E
3 考虑因素
N
T
S
4 布置程序
布局类型
开放式办公室
封闭式办公室
1 开放式办公室
开放式办公室是大的空间，包含单个工作位置的组合。
优点
1、灵活应变，工作位置能随需要而移 动、改变 2、节约面积，节省费用，能容纳更多 的员工 3、易于沟通，便于交流 4、易受监督，员工的行为容易得到上 司的督察 5、容易集中化服务和共享办公设备
缺点
1、费用高 2、难于监督工作人员的活动 3、难于交流，员工被分隔开，易感觉 孤独
1 方便 2 舒适整洁 3 和谐统一 4 安全
考虑因素
考虑因素和具体要求
• 职工的人数：人数多,需要的空间就要大,费用也要增加面积越大 • 机构的建制和办公空间的分类：需要多少个部室,各部室的工作性质和职能 • 组织经营的性质或内容：需要多少个部室,各部室的工作性质和职能 • ……
第六章 秘书职能环1
B不能说错，但这么直接地拒绝人家好意的邀请，会给人 不能说错，但这么直接地拒绝人家好意的邀请， 不能说错 一种不合群的感觉。 一种不合群的感觉。
C.我约了朋友一起逛街。 C.我约了朋友一起逛街。 我约了朋友一起逛街
C虽然也不能说错，但多少给人一种不愿跟同事打成一片 虽然也不能说错， 虽然也不能说错 的感觉：既然同样是玩，为什么不和同事一起去？ 的感觉：既然同样是玩，为什么不和同事一起去？
D是一种态度比较恶劣的行为，用这种态度说话，不仅忘 是一种态度比较恶劣的行为，用这种态度说话， 是一种态度比较恶劣的行为 了自己的职责， 了自己的职责，更重要的是这种无形的优越感迟早会让自己在 公司面临四面楚歌。 与 差不多 差不多， 公司面临四面楚歌。E与D差不多，只是态度更加恶劣一些罢 了。
B.好 我帮您催催。 B.好，我帮您催催。
案例分析二： 案例分析二：郊游
又到了周五下午了， 又到了周五下午了，刚刚应聘来公司不久的秘书小于正准 备收拾东西回家，公司研发部的大马进来了， 备收拾东西回家，公司研发部的大马进来了，说他们部有四五 个人决定明天去郊游，问总裁办公室有没有人愿意去， 个人决定明天去郊游，问总裁办公室有没有人愿意去，费用 AA制。总裁办公室总共有四个年轻人，其他三个几乎是异口 制 总裁办公室总共有四个年轻人， 同声地说： 同声地说：“去” 面对这种情况，小于应该如何处理？ 面对这种情况，小于应该如何处理？ A.听人家说 那地方没什么意思。 听人家说， A.听人家说，那地方没什么意思。 B.我要在家复习功课。（小于正在准备秘书升级考试 我要在家复习功课。（小于正在准备秘书升级考试） B.我要在家复习功课。（小于正在准备秘书升级考试） C.我约了朋友一起逛街 我约了朋友一起逛街。 C.我约了朋友一起逛街。 D.我也去 我也去。 D.我也去。 E.这几天有些累 我想在家歇歇。 这几天有些累， E.这几天有些累，我想在家歇歇。
秘书工作中如何提高工作环境管理和改善能力
秘书工作中如何提高工作环境管理和改善能力在当今快节奏的工作环境中，秘书作为组织中重要的协调者和服务者，其工作效率和质量往往受到工作环境的直接影响。
一个良好、舒适、高效的工作环境不仅能够提升秘书的工作满意度，还能促进工作的顺利开展，提高整体工作绩效。
因此，提高工作环境管理和改善能力对于秘书来说至关重要。
一、工作环境对秘书工作的重要性首先，良好的工作环境有助于提高秘书的工作效率。
一个整洁、有序、安静的办公空间能够减少干扰和混乱，使秘书能够更加专注地处理各项任务。
例如，文件资料摆放整齐，办公设备运行正常，能够节省寻找物品和解决设备故障的时间，从而让秘书能够迅速投入到核心工作中。
其次，舒适的工作环境能够增强秘书的工作积极性和创造力。
合理的光线、适宜的温度和良好的通风条件能够让秘书在工作时保持身心愉悦，激发更多的灵感和想法。
此外，一个充满活力和团队合作氛围的工作环境，也有利于秘书与同事之间的沟通与协作，共同解决工作中的问题。
最后，优质的工作环境有助于树立良好的组织形象。
秘书作为组织对外交流的窗口之一，其工作环境的整洁、规范和专业，能够给来访客人留下良好的印象，进而提升组织的声誉和竞争力。
二、当前秘书工作环境管理中存在的问题然而，在实际工作中，秘书在工作环境管理方面往往面临着一些问题。
空间布局不合理是常见的问题之一。
部分办公室空间狭小，桌椅、文件柜等摆放杂乱无章，导致工作空间拥挤，影响工作效率。
办公设备老化或维护不当也是一个突出问题。
例如，电脑运行速度慢、打印机频繁故障等，不仅耽误工作时间，还可能导致工作延误或出错。
此外，工作环境的卫生状况不佳也会影响秘书的工作心情和健康。
灰尘堆积、垃圾未及时清理等情况，容易滋生细菌和传播疾病。
同时，工作环境中的噪音干扰也是一个不容忽视的问题。
如同事之间的大声交谈、电话铃声此起彼伏等，都会打断秘书的工作思路，降低工作质量。
三、提高工作环境管理和改善能力的方法为了解决上述问题，秘书可以采取以下方法来提高工作环境管理和改善能力。
秘书培训资料秘书的职能环境与人际关系
秘书培训资料：秘书的职能、环境与人际关系
引言：
秘书作为一个组织中不可或缺的角色，承担着多样化的职能和责任。
秘书不仅需要具备良好的组织和协调能力，还需要了解并应对不同的工作环境和人际关系。
本文将介绍秘书的职能、环境和人际关系，并提供相关培训资料，帮助更好地掌握秘书工作的要点。
一、秘书的职能
1. 组织和安排会议
秘书在组织和安排会议过程中扮演着关键的角色。
她们需要准备会议议程、通知与会人员、提供相关资料，并确保会议的顺利进行。
此外，秘书还需要记录会议纪要和行动计划，并及时跟进各项行动。
2. 文件和资料管理
秘书负责建立和维护组织中的文件和资料系统。
她们需要分类、存档和整理文件，并确保文件的安全性和易于查找。
此外，秘书还
需要处理和分发传真、电子邮件和其他文件，确保信息的快速传递。
3. 行政支持和日常事务
秘书为管理层提供全面的行政支持，包括预订会议室、安排差旅、处理电话和邮件、处理报销和预算等。
她们还负责解决日常事
务和问题，确保各项工作的正常进行。
4. 人力资源管理支持
秘书通常还承担人力资源管理的支持工作，包括招聘、培训和
绩效评估等。
她们需要协助管理层进行人力资源规划，并与内部部
门和外部机构进行协调和沟通。
二、秘书的工作环境
1. 组织结构和制度
秘书常常在不同的组织结构和制度中工作，例如政府机构、非
营利组织和私营企业等。
了解和熟悉组织的结构和制度，对秘书的。
文秘专业如何提高工作环境优化
文秘专业如何提高工作环境优化在当今竞争激烈的职场环境中，文秘专业人员面临着各种挑战，而优化工作环境对于提高工作效率、提升工作满意度以及促进个人职业发展都具有重要意义。
那么，如何才能有效地提高文秘专业的工作环境呢？首先，合理的办公空间布局是优化工作环境的基础。
对于文秘人员来说，一个宽敞、明亮、通风良好的办公区域是至关重要的。
足够的工作空间可以让他们自由地摆放文件、办公用品和设备，避免因空间狭窄而导致的杂乱无章。
此外，合理的桌椅高度和角度能够提供舒适的工作姿势，减少长时间工作带来的身体疲劳。
为了减少噪音干扰，办公区域可以采用隔音材料进行装修，或者设置专门的隔音房间，供需要安静环境处理重要工作的文秘人员使用。
其次，先进的办公设备和技术能够极大地提高工作效率。
现代化的电脑、打印机、复印机、传真机等设备是文秘工作的必备工具，应确保这些设备性能良好、运行稳定。
同时，配备高效的办公软件，如文字处理软件、日程管理软件、邮件客户端等，可以使文秘人员更加便捷地处理各种工作任务。
另外，推广使用数字化办公系统，如电子文档管理系统、电子签名系统等，不仅能够减少纸质文件的堆积，还有利于提高文件的检索和传递效率，降低出错率。
再者，良好的团队协作氛围对于文秘专业人员来说也非常重要。
文秘工作往往需要与各个部门的人员进行沟通和协作，因此，建立一个相互尊重、相互支持、信息流通顺畅的团队环境是十分必要的。
领导应该鼓励团队成员之间的交流与合作，定期组织团队建设活动，增强团队凝聚力。
同时，建立明确的工作流程和沟通机制，避免因职责不清或信息不畅导致的工作延误和误解。
在工作任务分配方面，应做到合理均衡。
避免给文秘人员过多过重的工作任务，导致他们长期处于高压状态。
根据每个人的能力和特长，合理分配工作，既能保证工作的顺利完成，又能让文秘人员有足够的时间和精力来提升自己的业务能力。
此外，对于一些紧急重要的任务，可以适当增加人手或者提供必要的支持和资源，确保任务按时高质量完成。
秘书的工作环境
秘书的工作环境秘书是一个非常重要的职位，在各个领域都有着广泛的应用。
他们在日常工作中承担着组织、协调和管理的任务，为高层管理者提供各种支持和帮助。
秘书的工作环境是他们发挥职能的基础，对于工作效率和工作满意度都有着重要的影响。
本文将探讨秘书的工作环境，并提出一些改善工作环境的建议。
一、办公场所秘书的工作地点一般是在办公室，在公司或组织内部设立一个专门的办公室供秘书使用是非常有必要的。
这个办公室应该宽敞明亮，布局合理，配备必要的办公设备和工具，如电脑、打印机、传真机等。
此外，保持办公室的整洁和卫生也很重要，可以提高工作效率和秘书的工作满意度。
二、工作工具和技术支持在现代化的办公环境中，各种数字工具和技术已经广泛应用到工作中。
秘书应该熟练掌握办公软件和相关的数字技术，如办公套件、电子邮件、办公自动化系统等。
这些工具和技术可以大大提高秘书的工作效率和工作质量。
此外，公司或组织也应该提供必要的技术支持和培训，确保秘书能够充分利用这些工具和技术进行工作。
三、良好的人际关系秘书的工作涉及到与各种人员的沟通和协调，良好的人际关系是非常重要的。
公司或组织应该鼓励和促进秘书与其他员工之间的良好互动和合作。
此外，提供一个和谐的工作氛围和团队合作的机会也是必要的，这有助于秘书更好地开展工作，增强工作满意度。
四、合理的工作时间和休假制度秘书的工作一般比较繁忙和紧张，因此，合理的工作时间和休假制度对于秘书的身心健康和工作效率都很重要。
公司或组织应该制定合理的工作时间安排，避免加班过多。
同时，对于休假制度也应该合理安排，确保秘书能够充分休息和放松，以提高工作效率和秘书的工作满意度。
五、职业发展和培训机会秘书作为一个专业职位，也需要不断学习和提升自己的知识和技能。
公司或组织应该提供适当的职业发展和培训机会，帮助秘书不断提高自身素质和能力。
这不仅有助于秘书更好地胜任工作，还能够增强秘书的工作满意度和职业发展前景。
结语秘书的工作环境对于他们的工作效率和工作满意度有着重要的影响。
第四章 秘书的职能环境
良好的办公环 境是工作的兴奋 剂，也是看一个 秘书个人素养高 低的重要方面， 拖沓而又懒惰的 秘书永远也不会 得到领导青睐的， 瞧，这就是办公 室，怎么样？
第一节
秘书职能环境的含义及其重要性
一、职能环境 二、秘书职能环境 三、秘书职能环境的重要性
第二节
营造优美的工作环境
一、秘书工作场所 二、秘书工作场所的布置排列模式 （一）总体办公型模式按其开放程度 （二）职能分工型模式 三、秘书工作环境设计应注意的问题 （一）空气环境 （二）光线环境 （三）色彩环境 （优化
一、人际关系 二、秘书的人际关系 三、秘书人际关系环境氛围的类型 （一）和谐型 （二）淡漠型 （三）紧张型 四、秘书应处理好的人际关系 （一）秘书优化人际关系环境氛围，最重要的是要协调和处理好与 领导和领导班子的关系 （二）秘书与职能部门的关系1、辅助形态2、协调形态 （三）秘书与群众的关系1、被动形态 2、主动形态
秘书学 第六章 秘书职能环境
容易和谐统一。
三是所挂字画的数量不宜多。 办公室字画数量太多，会使人眼花缭乱。
四是字画的色调要尽量与室内的陈设相一 致。
字画的内容应该精炼简洁，具有现代装饰 趣味
七、色彩环境
色彩由波长不同的光照产生。
所谓色彩指光波刺激人眼所产生视 感觉。
尤其是在办公室中,色彩对人心理的影响不可忽视。 曾有一家合资酒店对其职员做过这样的训练：把一间 员工培训室布置成一个模拟餐厅，墙壁涂上不同的颜 色请“顾客”光临。第一天的餐厅是黑色的，几乎没 人来；第二天是红色，“顾客”寥寥无几，即使有人 来没坐几分钟也就走了；第三天是淡绿色，结果高朋 满座不算，“顾客”用餐后还闲坐长聊，久久不肯离 去。
理想湿度：40％－－60％
气压：其变化与人精神和疾病 有关。
国外警察局在调查犯罪频率中发现，许 多犯罪案件都是在大气压低于730毫米 发生。
七、光线环境
色彩和光线环境合称为视觉环境， 通过人视觉器官所感知的空间性环境，
室内光线、色彩对人有直接影响， 不仅会在生理上引起不同感觉，
会在心理上产生情绪情感上的变化。
埃及国际会议中心
六、空气环境
1.温度 直接影响人活动
气温度18摄氏度左右，思维敏捷。 气温＞27摄氏度时，烦躁不安，精神倦 气温＜10摄氏度时，萎靡不振 所以可安装冷暖气设备，通风空调设备，
遮热隔热设施。以使温度夏天保持在 25度左右，冬天保持在20度左右。
2.湿度过大或过小会引起头痛、心 慌、胸闷、四肢无力等症。
法学院办公室
宣传部办公室
学校综合办公室
学校机要室
▪ “益者三友，损者三友。友直、
友谅、友多闻，益矣。友便 辟，友善柔，友便佞，损矣。” （《论语•季氏》）
秘书工作环境
（三）不同办公模式的特点 1、在家办公。优点：节省办公室空间和资金，节省花费 的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、 污染和费用。缺点：需计算机和电话以保持联系，有 的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控 制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了 与专业人员及社会的联系。 2、弹性时间。优点：时间灵活，更好的安排工作时间， 提高效率。缺点：难以监督员工 3、远程工作。优点：减少总部办公空间的开销，工作时 间更灵活。缺点：加大了对员工监督和控制的难度。
办公室空间设计的内容包括以下几个方面： 1．各职能部门的场地设计 2．工作中心的设计 3．开放式办公场地的布局 4．办公房间的空间设计
（四）办公室的视觉环境管理 办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照明。 1．覆盖物 它包括墙壁、天花板、地面、门窗、支柱等 上面的覆盖物。它们对秘书工作人员的心理状 态有直接影响，因而也对他们的工作效率产生 影响。
（四）文化环境与秘书工作 文化具有概括性、抽象性、模式性和功能性 特点。概括性是指文化所指的内容十分概括， 几乎无所不包；抽象性是指文化是一种抽象观 念，并非指哪种具体的事物；模式性指一个社 会或一个国家由于历史背景、民族性格、生活 状况等条件的不同，其文化表现出来的特色便 存在差异；功能性是指文化对社会及人生有莫 大的功能和作用，对人群生活及行为有很大的 影响及支配力。
3．空气流通 办公室内的空气应该是流通的，新鲜的，充足的。 在这样的空气环境中秘书人员才能精神愉快，不感疲 倦，工作效率因而提高。一般说来，每人每分钟需要 45立方公尺的新鲜空气。要达到这种要求，必须有良 好的通风设备，使空气流通无碍，得以充足与新鲜。 4．空气的净化 完整的空调系统可以净化空气，排除空气中不需要 的成分，如尘埃、臭气等。
秘书工作中的情景常识
秘书工作中的情景常识：①秘书工作的办公室硬环境包括绿化环境、空气环境、光线环境和声音环境。
绿化环境：应在会客厅或办公室摆放一些鲜花或绿色植物，摆放位置以不妨碍视线及人员活动为宜。
室外环境也不能忽视，要种植绿草，做好绿化工作。
空气环境：空气环境由温度、流通、湿度、清洁4个因素组成，要做好室内通风和空气调节工作，使空气流通，湿度、温度适宜。
光线条件：会客室的光照应以自然光源为主、人造光源为辅，切勿使光线过强或过弱。
尽可能将会客室安排在朝南方向，如担心阳光直射，可设置百叶窗或窗帘予以调解。
使用光源时，做好使用顶灯、壁灯，尽可能不用台灯或地灯，特别是不要直接照射来宾。
声音环境：为使工作不受干扰，会客室、办公室及周围的环境应保持肃静、安宁。
②秘书工作的办公室软环境包括办公室的工作氛围、接待人员的个人素质等人文环境，改善善软环境要注意以下两点：一是改善工作场所的人际环境、二是提高秘书人员的个人素质。
③个人工作环境：保持台面、地貌、计算机、办公设备、家具、窗帘以及门窗墙壁等处的清洁；保持办公室桌面的清洁整齐与美观，不乱放零散物品、不放置个人生活用品。
④接电话应遵循铃响不过三、区分内外线、先问候并自报单位名的原则。
电话用语要语气平和、礼貌、热情。
⑤沟通的原则与特点。
事前的主动性：即在问题出现之前主动去开展人际交流。
非权力支配性：沟通无需领导授权，但它又不能超越领导授权去承诺、指挥任何人与物。
非职责限定性：根据情况不时调整沟通对象与范围。
认同的疏导性：即不能用强硬的方式而应用疏导的方式去说服各方，以达到结果的认同。
⑥沟通的类型与方法。
沟通有横向沟通与纵向沟通之分，部门之间的沟通属于横向沟通，上下级之间的沟通属于纵向沟通。
不论哪种沟通都要主义耐心倾听、换位思考、不能用强硬的方式而应用疏导的方式去说服各方，以达到结果的认同。
⑦会前（以展览为例）：确定主题、确定参展单位、项目及类型，选择展览场地，制定会展工作方案，培训工作人员，布置展览大厅，准备有关资料，联络新闻媒体，做好经费预算，邀请名人出席，准备辅助设施。
第六章 秘书的工作环境
第六章秘书的工作环境【知识技能要点】●了解秘书的工作环境●秘书工作环境的优化●合理布置办公室●办公室环境的日常维护●办公室的健康安全管理第一节秘书工作环境概述工作环境对员工工作效率的发挥具有极大的影响。
良好的工作环境能让员工具有饱满的工作热情和持续的工作动力并全身心地投入到工作中去，也比较容易激发出员工的创新灵感；恶劣的工作环境将会让员工意志消沉，工作起来心不在焉，甚至严重影响员工的稳定性。
工作环境有各种各样的类型。
这些环境有的有利于秘书工作，因此必须保护，使秘书工作适应这种环境；有的却是不良的环境，那就要改变或限制，使工作环境适应秘书工作的要求从而提高秘书工作效率。
一、秘书工作环境的涵义和特点环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。
秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。
从广义上说，它是指—定组织机构的所有成员所处的大环境；从狭义上说，秘书工作环境是指—定的组织机构的秘书部门工作所处的环境，它包括人文环境和自然环境。
人文环境与一个国家的社会大环境、组织内部的职能环境有着密切的关系，在通常情况下，办公环境所面临的社会环境，是一个秘书人员所难以影响和改进的；而对于组织内部的职能环境，一个秘书或许可能能在某种程度上对其施加一定的影响并加以改进或选择，但这必须是在自己经验不断积累和地位得以提升的前提下。
因此，对于一个秘书来说，平常能够直接影响并在工作中加以选择、优化的，在更大程度上来讲，就是自然环境了。
自然环境包括办公室所在地、建筑设计、室内空气、光线、颜色、办公设备和办公室的布局、布置等因素。
因此，秘书对办公环境进行管理，在很大程度上来说，就是不断优化办公的自然环境。
秘书工作环境有以下几个特点：1．复杂和多样性。
环境无所不包，有社会的、自然的、物质的、精神的。
众多因素构成了类型不同而又相互联系的系统，从而呈现出复杂而又多样的特点。
2．差异性。
各国各地区各单位，其秘书工作环境都存在着差别。
秘书现状调研报告
秘书现状调研报告
根据对秘书现状的调研，以下是调研结果的摘要：
1. 教育背景：调研显示，大部分秘书都具备高等教育背景，许多人拥有本科或以上学位。
2. 技能要求：根据调研，秘书的核心技能包括优秀的沟通能力、组织能力、时间管理和协调能力。
此外，对办公室软件和技术工具的熟练使用也是秘书职位的必备技能。
3. 职责范围：调查结果表明，秘书的职责往往涵盖日常文件处理、会议安排和会议记录、行政支持以及协助管理层工作等。
一些秘书还承担草拟和编辑文件的任务。
4. 工作环境：据调研数据显示，秘书通常在办公室环境中工作，但也需要与同事、上级及外部人员进行沟通和协调。
5. 发展前景：调研结果表明，随着企业对辅助管理职能的需求增加，秘书的职业发展前景是积极的。
许多企业更倾向于将秘书职位视为管理层助理的前台角色。
综上所述，调研结果显示秘书职位仍然是一个重要的辅助管理职能，对于组织的顺利运营具有重要的作用。
需要具备一定的学历背景和核心技能，同时能够适应不同的工作环境，并具备良好的职业发展前景。
第二章 秘书工作职能与秘书工作环境
2、排除信息干扰
各种形式的信息干扰是造成领导和管理 工作失误的重要原因。秘书有责任协助领导 者排除来自各方面的信息干扰，包括：
要注重排除思想障碍造成的干扰； 要注重排除感情障碍造成的干扰； 要注重排除利益冲突造成的干扰； 要注重排除时空因素造成的信息干扰。
技能，提高管理绩效。
案例导入
•
林明花受聘到中信集团总经理办公室任秘书，总经理要她以
专业的眼光对眼下显得杂乱的办公室重新进行设计布局。
•
目前公司的办公场所确实显得杂乱：办公室的设备虽然是新
的，但摆放零乱；男职员办公桌上的文件、文件夹乱糟糟地堆着；
女职员办公桌上个人照片、零食和化妆包到处可见；打印纸东一
案例导入
• 中信集团总经理办公室的林秘书喜欢上网， 她上网并不是聊 天、打游戏，而是收集与公司业务有关的国际、ห้องสมุดไป่ตู้内信息以及与 本公司有业务往来的客户的信息。
•
有一次，她从网上得知马来西亚和印度尼西亚发生大规模洪
灾，预测我国木材进口价格将大幅上涨，进而必然会影响纸张也
大幅涨价。她马上将信息向总经理汇报。公司据此大批购进纸张
仍然还是辅助领导工作的秘书；但已受权，变成拥有
独立理事的领导权者，故此时成为拥有双重身份的角
色。
•
要与领导者保持密切沟通。特别是当环境变化或
其他原因使问题的处理已超出授权范围时，一定要向
授权者请示，并遵从其新的指示办理。
第二节 秘书职能环境建设
学习内容 一、秘书职能环境的含义 二、秘书职能的自然环境 三、秘书职能的人际环境
的是使领导 摆脱繁杂事务， 有更多的时间和 精力抓管理大事， 以提高管理绩效。
秘书职能环境
（二）社会政治环境
政治环境主要指国家政治制度、政治 体 制、政治目标、方针、政策、法律、法规 等 方面的政治文明程度。它反映了国家的政 治 意志和人民的政治权利，对组织和领导行 为
（二）社会政治环境
秘书工作必须遵从社会政治规范，必须在国家 政
针对淡漠的人际环境要注重 针对紧张的人际环境要注重
的方面
的方面
要注重加强桥梁纽带作用
多做协调工作
协助领导加强与群众的联系 对人一视同仁，诚恳相待
要将领导的正确意图及时向 按职责分工对口请示汇报
群众传达和宣传
工作
协助领导妥善处理各种矛盾 不介入领导人之间的无原则
和问题
纠纷
（四）秘书与人际关系
案例1 小丽着急的原因 案例2 刘宏处理人际关系的错误
加强沟通 交流信息 融洽感情 增进友谊
a.主动进行信 息交流
b.准确及时反 馈信息
d.对外注重信 息沟通
提高 开放度 的核心—— 当好信息 枢纽
c.对内提供信 息服务
“三度” 紧密相 关、相 互影响
信任度
开放度
和谐度
自由度除取 决于管理组 织中的自由 度即组织体 制和权力运 用方式、领 导风格等因 素外 ……
要提高职能环境的信任度，秘书必须做到的：
要忠于职守，严格按组织规范办事，不折不扣 完成各项任务，增强领导和同事对自己的信任感。
在与各方面配合中诚恳、务实、严守诺言、热 情 合作，共同完成任务。
在公务服务中对组织内外公众讲真话、言必信， 行必果。
要事事从组织功利出发，不掺杂个人功利，严 守
（二）和谐度
量、信息交换的灵敏程度、广度、深度所 决
文秘专业如何提高工作环境优化
文秘专业如何提高工作环境优化对于文秘专业的从业者来说，一个良好的工作环境不仅能够提高工作效率，还能增强工作的满意度和职业幸福感。
那么，如何提高文秘工作环境的优化呢？首先，合理的办公空间布局至关重要。
文秘工作通常需要处理大量的文件和资料，因此要有足够的存储空间。
可以设置专门的文件柜，分类存放不同类型和重要程度的文件，便于查找和管理。
办公桌椅的选择也需要符合人体工程学，保证长时间工作时的舒适性，减少身体疲劳。
同时，要确保办公区域有良好的照明和通风条件，充足的自然光线和新鲜的空气能让人心情愉悦，提高工作积极性。
其次，先进的办公设备是提高工作效率的有力保障。
为文秘人员配备性能良好的电脑、打印机、复印机等设备，并且要定期进行维护和更新，以保证其正常运行。
高速稳定的网络也是必不可少的，能够及时收发邮件、传输文件，避免因网络问题导致工作延误。
此外，一些辅助工具如扫描仪、装订机等也能为工作带来便利。
再者，营造一个安静、整洁的工作氛围非常重要。
减少办公室内的噪音干扰，可以通过设置隔音设施或者规定安静时间段来实现。
保持办公区域的整洁卫生，定期清理垃圾，整理桌面，创造一个舒适的视觉环境。
同时，要注意办公室的温度和湿度调节，使其保持在适宜的范围内，避免过冷或过热对工作状态产生影响。
在软件方面，优化工作流程和管理制度能够显著提升工作环境质量。
对于文秘工作来说，明确的职责划分和规范的工作流程能够避免职责不清导致的混乱和推诿。
建立有效的沟通机制，使文秘人员能够及时与上级领导和其他部门进行信息交流和协作。
同时，合理的工作安排和任务分配能够避免工作压力过大，保证工作的有序进行。
团队文化建设对于工作环境的优化也有着不可忽视的作用。
营造一个团结、互助、积极向上的团队氛围，能够增强员工的归属感和凝聚力。
定期组织团队活动，促进员工之间的交流和合作，增进彼此的了解和信任。
鼓励员工之间相互学习、共同进步，分享工作经验和技巧，形成良好的学习氛围。
秘书行业环境分析
秘书行业环境分析秘书行业是一个与各行各业密切相关的职业行业，其环境分析主要包括市场环境和职业发展环境两个方面。
市场环境方面，随着经济的发展和社会进步，各行业企业的发展壮大和组织结构复杂化，对专业秘书的需求也越来越大。
特别是在高层管理人员的办公室，他们需要秘书提供专业的助理支持，协助处理日常事务，提高工作效率。
因此，市场对优秀的秘书需求旺盛，市场潜力巨大。
另一方面，随着信息技术的飞速发展，很多传统秘书的工作已经可以由电子化的办公设备和软件来完成。
这给秘书行业带来了一定的挑战。
许多简单、重复性的工作已经可以被自动化完成，需要秘书处理的复杂、高度理解性和判断性的工作相对减少。
因此，秘书行业需要不断提高自身技能和适应能力，积极转变工作方式和职能，才能在市场上保持竞争力。
职业发展环境方面，长期以来，秘书行业在中国一直是一个较为陈旧的行业，缺乏专业化和规范化的培训体系和职业认证。
但近年来，随着人们对行业专业化的需求逐渐增加，行业协会和职业培训机构开始推出相关的培训和认证制度，提供更加规范和专业的秘书培训，提高行业整体素质。
此外，秘书工作的性质决定了秘书的职业发展路径相对较为有限，晋升空间相对有限。
在大多数情况下，秘书的职业发展主要依赖于跟随高层管理人员的晋升而晋升，或者通过转岗到其他岗位来实现职业发展。
因此，秘书行业对于个人的要求较高，需要具备较高的学历和优秀的综合素质，同时具备灵活、适应能力强的职业心态。
综上所述，秘书行业在市场环境和职业发展环境方面都存在一定的机遇和挑战。
行业需求旺盛，但也面临着信息化和自动化的压力。
个人要想在这个行业有所发展，不仅需要具备专业技能和丰富的工作经验，还需要不断提升自身素质，适应行业的变化和发展。
秘书工作环境资料
• 【31分到40分：以牙还牙的自我保护者】别人认 为你是一个明智、谨慎、注重实效的人。也认为 你是一个伶俐、有天赋有才干且谦的人。你不会 很快、很容易和人成为朋友，但是是一个对朋友 非常忠诚的人，同时要求朋友对你也有忠诚的回 报。那些真正有机会了解你的人会知道要动摇你 对朋友的信任是很难的，但相等的，一旦这信任 被破坏，会使你很难熬过。
王俐所列进货清单
物 项目 品
纸张 装订机 总计：
数量
单价
金额
• 李总看了一眼就批了， 王俐下一步就可以联 系供货商了，进货之 后还要学会入库管理， 不能随意堆放，这管 理还是有相当多的学 问呢，要做到进货卡、 出货卡、库存卡这三 卡一致。
要学会填写库存记录卡
库存记录卡 库存参考号 B4 纸最大库存量 100令 项目A4白文件纸 最小库存量 15令 单位数量令（1令=500页） 再定货量 25令 日 期 接 收 数量 发票 号 供应商 数 量 发 放 申请 号 个人 余额 部门
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办公室环境布置
是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、
• 墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体
• 现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应 • 当和机关的整体风格和格调一致，
• 应当使办公物品烘托环境的庄重、
• 整洁和雅致。
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灯具：办公室灯具应选择样式朴素、光照明亮的。 窗帘：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。 布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖 条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不加配任何 流苏。 物品的摆放：秘书的办公桌上物件的摆放应简单 有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中， 避免给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置， 一般放在秘书办公桌左前方，要保证电话机的洁净。 办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机 构示意图等和工作有关的东西。过于生活化的物件， 像玩具、正在织的毛线之类不宜出现在办公室。
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（二）导致办公模式变化的原因 1．办公场地的费用过高，企业都想方设法压缩办公室的面积，让最小的面积创
造最高的效益。 2．城市中日益严重的交通拥挤问题和上班高峰时段的困难，使人们在工作模式
上重新安排。 3．高科技的发展，尤其是通信技术的改变，使人们的联络更加方便，不在办公
场所也能相互沟通。 4．企业自身的发展更加需求灵活地聘用人力资源，如一些短期项目就不需要聘
2．照明
是指为完成办公室的指定工作而提供适当 的光线系统。
光线系统的管理主要目的是：提供有效的、 舒适的照明和安全的位置，有助于提高视 觉舒适感，并建立一个从审美观点上看引 人注目的工作区。为了达到这些目的，办 公室既要有合适的光量，还有要有合适的 光线质量。
（五）办公室的听觉环境管理
听觉环境指办公室所处的有益声音或有害
秘书的工作环境
内容
• 秘书工作的宏观环境 • 秘书工作的中观环境 • 秘书工作的是指对工作绩效起着潜在影 响的外部力量。 秘书工作环境：是指直接或间接影 响秘书工作效率的各种潜在外部力 量的总和。
秘书工作环境特点的有以下几点： 1．复杂和多样性
2．差异性
4．空气的净化
完整的空调系统可以净化空气，排除空气中不需要的成 分，如尘埃、臭气等。
（七）办公室的保健与安全环境管理
组织推行对秘书人员的保健方法主要有以下 一些：
1．定期健康检查 2．灌输卫生知识 3．采取疾病预防 4．保持环境整洁 5．推行健身运动 6．举办康乐活动
办公模式的选择
（一）办公模式的类型及管理方法 1．在家工作 2．远程工作 3．虚拟办公室 4．临时办公桌 5．弹性时间 6．兼职工作 7．合同工作 8．交叉工作 9、项目团队
（二）办公室环境的管理原则
办公室环境的管理是指对办公室环境加以
合理的设计、组织和控制，使其达到最符 合秘书工作的需要，进而提高工作效率， 完成组织欲达到的使命。在对办公室环境 进行管理的过程中，要坚持以下的原则： 1．方便 ；2．舒适整洁 ；3．和谐统一 ； 4．安全 。
（三）办公室的空间设计
所谓办公室的空间设计是指组织为节省成 本，有效的利用空间，缩短工作流程，迅 速处理信息，提供良好工作环境，并促进 秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的 办公室内的布置。
1．温度
一般说来，秘书工作环境中最舒适并有 益于健康的工作温度是15-20摄氏度。
2．湿度
相对湿度是指空气中所含水气的百分比。 如果办公室内空气湿度高会使秘书人员感 到冷天更冷、热天更热。一般来讲，最适 宜的湿度为40%—60%。
3．空气流通
办公室内的空气应该是流通的，新鲜的，充足的。在这 样的空气环境中秘书人员才能精神愉快，不感疲倦，工作 效率因而提高。一般说来，每人每分钟需要45立方公尺的 新鲜空气。要达到这种要求，必须有良好的通风设备，使 空气流通无碍，得以充足与新鲜。
秘书工作的中观环境
中观环境是指的秘书所处组织的性 质、制度与结构方面的环境。它对 秘书工作有着重要的影响。
（一）企业
企业是从事生产、流通、服务等经济活动， 通过为社会提供所需商品或服务来实现盈 利，进行自主经营，实行独立经济核算， 具有法人资格的经济组织。
（二）企业的组织结构
现代企业是以现代企业制度为基础的，是 在国家《公司法》的规定下组建的，其组 织模式就是《公司法》规定的几种形式， 包括有限责任公司、国营独资公司、股份 有限公司等。
办公室空间设计的内容包括以下几个方面：
1．各职能部门的场地设计 2．工作中心的设计 3．开放式办公场地的布局 4．办公房间的空间设计
（四）办公室的视觉环境管理
办公室的视觉环境包括办公室内覆盖物和照 明。
1．覆盖物 它包括墙壁、天花板、地面、门窗、支柱
等上面的覆盖物。它们对秘书工作人员的 心理状态有直接影响，因而也对他们的工 作效率产生影响。
3．变异性
秘书工作的宏观环境
• 宏观环境，又称为一般环境，或大社会环 境，是指处于所有组织之外，并对组织发 生影响的外部环境。它是一种必须监测和 适应的不可控制的环境。
• 秘书工作的宏观环境主要有：政治法律环 境、经济环境、科技环境、文化环境等。
（一）政治法律环境与秘书工作 法律环境包括党的政策、国家的法律及WTO规则等。
秘书工作的微观环境
• 微观环境，又叫办公室环境，是指一定的组织机构的秘书 部门工作所处的自然环境。
（一）办公室的种类及对秘书工作效率的影响 环境包括：第一，办公室的空间环境，是指房屋建筑与分 配，办公空间的大小，家具的布置；第二，办公室的视觉 环境，包括色彩、光线；第三，办公室的听觉环境，指办 公室所处空间的有益或无益声音；第四，办公室的空气环 境，指由生理空气因素（温度、湿度、空气流通与净化） 造成的办公室的整个气氛；第五，办公室的健康与安全环 境。
（二）经济环境与秘书工作 经济环境主要包括经济体制、经济实力。秘书工作的内容 与性质常随着经济环境的改变而又互动的发展。
（三）科技环境与秘书工作 科技的进步为秘书工作提供了完成工作的工具、设备和方 法，特别是办公自动化设备的使用，改变了秘书工作。
（四）文化环境与秘书工作
文化具有概括性、抽象性、模式性和功能 性特点。概括性是指文化所指的内容十分 概括，几乎无所不包；抽象性是指文化是 一种抽象观念，并非指哪种具体的事物； 模式性指一个社会或一个国家由于历史背 景、民族性格、生活状况等条件的不同， 其文化表现出来的特色便存在差异；功能 性是指文化对社会及人生有莫大的功能和 作用，对人群生活及行为有很大的影响及 支配力。
声音。有益的声音如伴奏音乐和愉快交谈 的声音；噪音，比如办公机器的振动声为 有害的声音。声音的强度单位为分贝 （db），一般说来超过70分贝即为噪音， 超过130-140分贝使人耳痛，超过150分贝使 内耳结构破坏，以致耳聋。
（六）办公室的空气环境管理
空气环境是指由生理空气因素（温度，湿 度，流通与净化）造成的办公室的整个气 氛。办公室的空气环境管理，又叫空气调 节办公室，是指为了减少人们的精神消耗， 增强舒适性而经过精心调节过空气的办公 室。