用友基础档案的设置

一、设置基础档案：包括部门档案、职员档案、客户分类、供应商分类、地区分类、客户档案、供应商档案、开户银行、外币及汇率、结算方式、凭证类别等。

1、档案的设置：

基础设置——机构设置——部门档案

1)先设上级部门，再设下级部门。

2)删除部门档案遵循自下而上的原则。

3)所设部门一旦被其他操作引用，就不能再作修改或删除。

2、职员档案

作用：用于记录本单位职员的列表。包括编号，姓名，所属部门及职员属性等。

基本设置——机构设置——职员档案

（1）编号和名称必须输入，且编号要唯一。

（2）输入隶属部门时只能选择末级部门。（3）所设职员一旦被引用，就不能再被修改或删除。

3客户/供应商分类及档案的设置。

地区分类：如果企业要对客户和供应商按地区进行统计，就要建立地区分类体系。

（1）先分类，再建立客户和供应商档案。（2）客户档案要录入在最末级的客户分类上。

4定义结算方式

（1）基础设置——收付结算——结算方式

（2）目的：为了便于和银行对账

（3）功能：建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。

（4）内容：结算方式编码；结算方式名称；

票据管理标志。

（5）建立支票登记簿：在“设置/结算方式”功能中设定“票据结算”标志；在“设

置/选项”功能中选择“支票控制”选项；

在“设置/会计科目”功能中指定银行总

账科目。

5.外币及汇率设置

（1）功能：定义账套所使用外币的汇率，以便制单时调用。

（2）内容：通常有浮动汇率和固定汇率设置。使用固定汇率的用户，要在填制每

月的凭证前，应预先在此录入该月的记

账汇率；使用变动汇率的用户，要在填制该天的凭证前，应预先在此录入该天的记账汇率。

（3）汇率方式的指定：在【设置/选项/凭证/汇率方式】中，设置制单使用固定汇率还是浮动汇率。

6、常用摘要定义：基础设置——常用摘要❑功能：定义常用会计凭证的摘要，供填制凭证时调用，可修改补充。

❑内容：可录入常用摘要的主要信息：编号、摘要内容、相关科目。

❑要求：常用摘要的编码不能重复输入，也不能为空；如果某条常用摘要对应某科目，则可在“相关科目”处输入，那么，在填制凭证时，在调用常用摘要的同时，也被调入，提高凭证录入效率。

3. 常用凭证定义：

❑功能：定义常用会计凭证的模板，供填制凭证时调用，可修改。

❑内容：可录入常用凭证的主要信息：编号、说明，凭证类别；可对常用凭证的凭证分录内容进行定义。

❑要求：编号和凭证类别必须输入；编号不能重复；凭证的主要信息和凭证分录内容要一同定义。

7、凭证类别的设置

（1）五种类别

A.记账凭证

B.收款凭证、付款凭证、转账凭证

C.现金凭证、银行凭证、转账凭证

D.现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证

E.自定义凭证

（2）五种限制：

某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，系统可提供选择借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无和无限制五种限制类型。

❖现金或银行存款可作为收款凭证“借方必有”科目；

❖现金或银行存款可作为付款凭证“贷方必有”科目；

❖转账凭证可限定为凭证必无现金或银行科目类型。

（3）凭证类别设定后，不能再进行修改或删除

（4）若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有有下级科目都受到同样的限制。

已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字；

二、会计科目体系的设置

基础设置——财务——会计科目

1.会计科目设置的内容

❑科目编码：全编码（按其级次的先后次序建立）且必须唯一。

❑科目名称：分为科目中文名称和科目英文名称。❑科目类型：分资产、负债、共同、权益、成本和损益六类。

❑账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。

❑助记码：便于用户记忆而对科目另外编制的代码。

❑科目性质(余额方向)：增加登记在借方的科目，

科目性质为借方；增加登记在贷方的科目，科目

性质为贷方。只能在一级科目设置科目性质。

❑辅助核算：说明本科目是否有其它核算要求，系统提供部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算供用户选用。

❑其他核算：现金科目要设为日记账，银行科目要设为银行账和日记账。

❑外币核算：设定该科目核算的是否有外币核算，以及核算的外币名称。

❑数量核算：设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。

2、会计科目的设置

（1）增加会计科目

增加的会计科目编码长度及每段位数要符合编码规则。

科目一经使用，就不能再增设下级科目，只能增加同级科目。

3、修改会计科目：

选中要修改的科目——修改（或直接双击）

4、删除会计科目：

选中要删除的科目——删除

注意：

1)已使用的科目不能删除

2)非末级会计科目不能删除

3)有余额的科目不能删除

4)被指定为“现金科目”、“银行科目”的会计科目不

能删除；如果想删除，必须先取消指定。

5)修改或删除会计科目应遵循“自下而上”的原则，

即先删除或修改下一级科目，再删除或修改本级科目。

（4）指定会计科目：

5、为科目设置辅助核算

辅助核算必须挂在最末级会计科目上

6、科目的查找

7、指定会计科目：

编辑——指定科目

单击“现金总账科目”，将“1001”由待选科目选入已选科目

单击“银行总账科目”，将“1002”由待选选入已选科目。

注意：

指定会计科目是指定出纳专管科目，只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行存款的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。