备用金管理办法20091112

备用金管理办法

第一条 为了满足公司经营管理的需要，提高工作效率和服务水平，加强自有资金管理，根据公司的有关规定和实际情况，制订本办法。

第二条 备用金是指员工因业务需要而向公司借支的自有资金。

根据性质和用途，备用金分为一次性备用金和定额备用金。

第三条 一次性备用金。

（一）员工在下列情况下可申请借支一次性备用金：

1、员工因公出差5天以上（含5天）；

员工因公出差5天以下的，原则上由出差员工自行垫付出差费用（特殊情况除外，如新招的应届毕业生）。

2、因业务需要接待客户或购买物品；

3、其他情况。

（二）借支的一次性备用金应在业务完成后10个工作内报销或清还。对上次借款尚未清还者，行政财务部不办理再次借款。凡无故一个月内不报销或不清还的，行政财务部可在知会其公司分管领导后从借款人次月工资中予以扣还。

第四条 定额备用金。

（一）员工在下列情况下可申请借支定额备用金：

1、员工经常异地出差；

2、员工经常采购物品或承担接待工作；

3、需要大额资金的情况。

（二）定额备用金每年申请一次，一般在年初借入，年末结账前结清。原已借支定额备用金期满需要续借的，应在与行政财务部结清后再重新办理申请手续。

（三）行政财务部将日常费用报销后的款项直接支付给报销人，以保证定额备用金的周转使用。

第五条 员工确因工作需要使用备用金的，应由本人填写《备用金申请表》，注明备用金的性质（一次性备用金还是定额备用金）、用途、额度，经部门负责人、公司分管领导签字确认，财务总监审核、公司总经理批准后办理。

第六条 行政财务部负责根据完成审批流程的《备用金申请表》办理备用金的借支手续，进行会计处理，并对备用金进行日常监督和管理。

第七条 员工借用备用金时，行政财务部原则上不直接支付现金（特殊情况除外），而是将所借款项转入其银行代发工资存折（或卡）内，由借款人自行支取。

第八条 行政财务部应根据员工的具体情况和公司财务管理的要求核定备用金的合理额度，每个员工的备用金额度原则上不超过2万元，并根据各部门的业务发展和人员变化等实际情况，适时调整备用金额度。

严格控制员工借取大额备用金。

第九条 员工对备用金应专款专用，不得任意改变备用金用途。

行政财务部发现员工未按所申请的用途使用备用金的，有权停止其备用金的借支并向公司总经理报告。

第十条 对已付款但尚未取得收款单位开具的发票或其他报销单据的，视同经办人个人借款。

第十一条 本办法由行政财务部负责修订与解释。

第十二条 本办法自发布之日起执行。

附件：《备用金申请表》

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司

2009年11月12日

附件

Xxxxxxxxxxxxxxxx公司

备用金申请表

年月日

申请人申请部门

备用金用

途

备用金额度：

备用金性质： □一次性备用金 □定额备用金备用金期限： □ 临时 □1年

行政财务部

公司分管领导

公司总经理