公文写作与行文规范标准

公文写作与行文规范

第一节公文概述

一、公文的含义

公务文书简称公文，它是党政机关、人民团体、企事业单位在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的特定文书。

二、公文的特点

（一）法定的权威性

首先,公文的作者和读者是法定的;

其次,适用范围是法定的;

第三,发文权限是法定的.

（二）格式的规范性

（三）执行的时效性

三、公文的种类

（一）《国家行政机关公文处理办法》中有13种：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

（二）《中国共产党机关公文处理条例》中有14种：决议、指示、决定、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要

（三）公文按照传递方向、性质、密级、紧密程度和表达形式等不同，可以有许多种分类方法。

（四）公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。

（五）按内容及所限定的阅读范围程度，公文可分为秘密公文、普通公文。

（六）按时限要求，公文可分为紧急公文和常规公文。

四、公文的一般格式

公文格式一般包括:眉首、主体、版记三个部分。

（一）眉首：

机密★×年×××××（主送机关名称）：

××××（发文机关名称）000001

特急

××××文件

×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知

（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××

2．×××××

二×××年×年×日（印章）

（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发

其中：

发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。如：淮安汽车运输集团有限公司文件

发文字号，由发文机关代字、年份和序号组成。

例：

（二）主体：

例：

1、标题

公文的标题应概括地说明公文的内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号; 公文标题要做到排列对称美观，并且在回行时不能把完整的词拆开等。由发文机关名称+关于+主要内容+的+公文种类构成。发文机关、主要内容、公文种类称为公文标题三要素。

例：

关于召开

通告

标题常见的病例八方面：

（1）要素不全

（2）乱用文种

（3）隶属不清

（4）提炼不精

（5）题不达义

（6）用词重叠

（7）滥用符号

（8）标注不规范

2、主送机关：主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。如＂江苏省发展和改革委员会＂简称为＂省发展改革委＂，不能简称为＂省发改委＂;＂淮安市发展和改革局＂简称为＂市发展改革局＂，不能简称为＂市发改局＂等。

为了避免简称说得不规范，我们正常都是在公文中标注主送机关的全称。

3、正文：正文是公文的主体，是反映公文具体内容的部分。

4、附件:是指随公文转发、报送的文件或资料。

5、成文日期:公文生效的时间，一般公文以负责人签发的日期为准。正文右下方为发文机关，可以写，也可省略。

6、公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。

7、印章

公文除《会议纪要》和以电报形式发出的以外，都应加盖印章; 联合上报的公文，由主办机关加盖印章; 联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。单一发文时，只需要在标识成文日期（右空4字）上加盖印章，不署发文机关名称; 联合下行文、平行文时，若需加盖两个机关印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，但两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm; 若需加盖3个以上印章时，要将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列相应位置，并使印章加盖或套印在其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心; 最后一排如余一个或两个印章，均都居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章下右空2字标识成文时间。

8、附注是指需要说明的其他事项。写在成文日前的左侧。（三）版记

机密★×年×××××（主送机关名称）：

××××（发文机关名称）000001

特急

××××文件

×发〔××××〕×号关于××××××工作的通知

（正文）××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。附件：1．×××××

2．×××××

二×××年×年×日（印章）

（附注：×××××）主题词：××××通知抄送：×××××，×××××。×××××（印发单位）

2×××年×年×日印发

1、主题词

主题词是用于提示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。公文应当标注主题词，上行文按照上级机关的要求标注主题词，公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责人制定和发布。主题词分为主表和附表两大部分。

例：

×× 市关于发展外向型经济的若干补充规定

主题词：经济开放政策规定

淮安市关于加强水土保持工作的通知

主题词：农业水土保持通知

2、抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。

3、印发机关和印发日期印发机关是指公文的印制主管部门;印发日期以公文印制的时间为准。

4、版记中的反线。版记中各要素之间加一条反线隔开，是为显示各要素之间的区别。

5、版记的位置。版记置于最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。

五、公文行文制度

行文制度是指应用文书在运行传递中应遵循的有关制度，行文制度包括行文方向、行文关系、行文方式和行文规则等。

（一）行文方向

1、上行文是下级机关对上级领导机关的行文。如请示、报告等。

2、平行文是平级机关或不相隶属机关之间的行文。如函、平行性通知、议案等。

3、下行文是上级机关向属下的机关行文。如命令（令）、决定、通报、批复等。

4、泛行文是既向发文机关的上级单位、下级单位、平行单位行文，也向不相隶属的单位行文，行文面广泛，方向不定，如公告等。

（二）行文方式

是由工作需要和机关单位的组织关系所决定的行文方法和形式。可