中普审计档案管理系统—操作说明

中普审计档案管理系统
审计档案管理系统提供了对审计项目的资料及数据管理，以及审计日常工作中的文件与资料管理（收发文）等，在本系统中根据操作分为三个模块，分别是：系统基础数据设置，审计档案管理，档案借阅管理。

以下我们根据操作来作详细的说明。

主要功能特点如下：
1、与其他审计模块可无缝链接，通用审计系统、集团审计及合并报表等其他审计模块产生的底稿可以导入到档案管理系统中；
2、支持多种文件格式，一句话：只要您计算机(在资源管理器)中能够打开的文档均可以导入档案系统中；
3、强大的网络支持，网络中的任何一台计算机均可以查看档案；
4、全面的档案安全管理，未授权用户不能修改或查看审计档案；
一、系统基础数据设置
（一）审计业务档案项目设置
添加或者删除、修改审计档案包含的项目内容。

在这里设置档案的各项。

包括项目名称，日期，期限等。

（二）审计业务档案类别设置
（图一）审计业务档案类别设置
增加或者删除档案的管理分类依据，如按收、发文分类，之下再按年分类，在这里设置档案的类别，用于后面创建档案路径，便于管理。

〖注意〗：档案类别代码需符合编码规则，否则不能增加新的档案类别。

（三）附加信息参照
在这里设置参照统计项目，如：保管期限、档案附件分类、档案所属年度、档案状态等，当然用户也可自主添加参照和参照项。

如下图所示：
（图二）审计档案用参照统计项设置
先设置左边的参照项的项目，再设置右边的“对应项目具体参照项取值设置”。

（四）帐套参数设置
（图三）帐套参数设置
设置档案原始的存放路径及档案临时本地存放路径。

档案原始存放起始目录:指的是档案导入前原始文件所在的目录，主要用于增加新档案时用，自动选择目录用；档案浏览本地临时目录：网络版用户在浏览档案时，系统首先将档案从数据库取出并保存到本地，然后使用本地的相应程序打开此档案；
〖注意〗：用户必须在本地安装有相应的程序；如档案为WORD文件类型，则本地必须安装WORD;如档案为TIFF等图形文件类型，则本地必须安装有图形文件查看程序。

二、审计档案管理
（一）审计业务档案日常管理：主要用于审计日常工作中的文件与资料管理（收发文）
等电子档案管理。

（图四）审计档案管理
如上图所示，为档案管理的内容编辑以及查看窗口，档案内容可输入基本信息和附件内容。

附件清单不仅可以列出文字档类附件，还可列出照片，扫描文件等，甚至列出被审单位原始凭证照片。

如下图所示:
（图五）档案内容编辑
（二）审计项目档案日常管理：主要用于审计项目从开始计划到项目完成全过程，产生的底稿、附件、原始凭证扫描、审计报告等的电子档案管理，项目档案附件可以按分类查询,与上面不同的是档案附件包含底稿索引号。

如下图所示：
（图六）已完成审计项目档案设置
1、先点击“增加同级”或“增加下级”设置好档案项目属性，如下图所示：
（图七）档案项目属性
2、再点击“审计档案附件清单”增加项目档案附件，如下图所示：
（图八）审计项目档案附件分类设置
3、档案附件可以按分类及不按分类增加：添加指定文件及批量添加指定目录的所有
文件；
三、档案借阅管理
3.1 档案借阅:
1、如果需要借阅某档案，点击“借阅”按钮，如下图所示：
（图九）档案借阅管理记录输入
2、输入“借阅人”或从右边下拉框中选取“借阅人”，选取的“借阅人”列表的建立在“综合业务管理系统”中“审计人员档案及操作员”中设置。

3、“借阅档案号”及“档案标题内容”不需要手工输入，在“选择借阅档案”后由系统自动填入。

4、“档案借阅备注”可输入或者不输入。

5、输入“借阅日期”并确认，一般情况下“借阅日期”系统默认为当前日期，根据实际情况输入。

3.2 档案归还:
1、如果需要归还某档案，在“借阅档案”清单中直接点击“归还”按钮，输入“归还日期”并确认。

2、在“借阅档案”清单中，“借阅”的档案显示为红色，已“归还”的档案显示为黑色。

〖注意〗：不能删除其他人创建的记录。