项目实施中的需求变更管理

项目实施中的需求变更管理

龙玉力

【摘要】我们在项目实施过程中，经常会遇到用户所提出的各种各样的需求信息和变更信息，这也是影响我们项目进度重要因素，如何管理和控制这些需求是摆在我们每个项目管理者目前的现实问题。

【关键词】需求变更管理控制

一、问题的提出

用户需求变更，这是每一名项目实施人员感到头痛的事情。对于那种需求变更较少的情况，会增加我们的项目工作量，对项目进度造成一定的延误；对于大量的需求变更，或颠覆性的需求变更，会把项目拖入“绝境”中，项目人员疲惫不堪，用户不满意，最终导致项目无法验收。需求如果管理或控制不好，实际对甲乙双方来讲会造成“两败俱伤”的局面，因为，并不是所有的需求都是可行的，如果不进行科学的评估和合理的规划，那些“危险”的需求会将项目引向“泥潭”，导致双方无法“自拔”，使项目陷入极其被动的局面。

二、原因分析

1．项目合同或协议范围界定模糊

在签订项目合同或技术协议时，没有把实施范围或项目内容描述清楚，为了通过竞争拿到合同，对于用户的很多要求都进行承诺。导致实施过程中用户任意提出各种需求。

2．需求调研不明确和不详细

在项目初期，项目实施方需要进行需求调研。如果需求调研的对象选择有问题，会给调研内容造成较大的偏差。如项目实施方选择对业务了解不全面的人进

行调研，他（她）所提供的需求信息就会不全面，为需求分析提供了不完整或存在偏差的信息，导致后续的设计和开发结果无法满足用户需求。另外，有的情况下为了赶进度，草草进行调研，不对用户的业务需求进行详细的分析，同样会影响后面的设计和开发的质量。

3．对用户需求的理解存在偏差

在项目实施过程中，实施人员对用户所提出的需求并没有完全理解，想当然进行了分析和设计，结果开发出来的功能并不是用户所真正需要的，与用户的想法存在差异性，导致需求变更。

4．用户没有完全了解和掌握系统

在有些情况下，由于用户没有完全理解和掌握系统的各项功能和配置，认为系统缺少某些业务支撑，要求项目人员进行需求变更。

5．缺乏流程控制和管理

在项目实施中，由于没有指定有效的需求变更流程，用户一有想法就对实施人员提出变更，甚至有的需求进行反复变更，大大降低了实施效率和影响工作进度。

三、如何解决

1．明确需求，认真分析

在项目签订时，要和用户方明确“做什么，不做什么”，需求明确了，实施范围就确定了。即使实施过程中出现了需求变更，项目组可根据其工作量、技术难度、现场实际情况来灵活掌握，争取了主动权。

另外，在需求调研阶段，要让项目组有经验的业务顾问进行详细的调研工作，从业务角度对用户的需求进行分析，并编写详细的《需求规格说明书》，文档经

过内部和用户方评审通过后，再进行后续的工作。这样，开发出来的功能才不会与用户产生较大的差异，从而避免一些不必要的需求变更。

2．规范需求变更流程

在项目启动初期，项目实施方需要与用户方就需求变更进行流程的制定。这是控制需求变更的有效管理手段，制定需求变更审批流程并不代表不让用户提出需求变更，而是让需求变更按照规范的流程进行管理，让需求更加有效、合理，真正达到改善的效果。

在制定需求变更审批流程中，可把用户方的信息部门作为流程的主要控制环节，如果用户方缺乏信息部门或部门组织不健全，可让项目管理部门作为主要控制环节。这样，就避免了最终用户与实施人员的点对点的需求交互，而是通过主管部门和各环节的审批来进行需求的变更。如果需求变更影响较大，要通过专家组进行可行性和风险的评估。

3．及时沟通

对于用户所提出的需求变更，项目实施方必须要了解用户的真实想法，以及真正想要的是什么。任何“强势”态度和“一味迁就”的做法都是不可取的，因为有时用户方看到的只是表面问题，项目实施方要从需求问题的实质去考虑，既要根据系统本身情况，又要结合用户业务层面，客观地分析用户的需求变更，使用户得到充分的理解。

4．加大培训力度

系统在上线前，要对用户进行大量的培训，让他们充分地了解和掌握系统的每个功能，对于系统二次开发和灵活配置的功能，要对用户进行多次的训练和实践，让用户得到熟练的应用。有些需求变更是可以通过系统配置来实现的，或由

用户方的运维人员来完成。

5．降低用户期望值

对于用户的有些需求，项目实施方有时需要明确告诉用户哪些能做，哪些不能做。对于有些需求，要完成是很困难的，要让用户知道，不是所有的需求都可以轻而易举地实现。让用户的期望值有所降低，有些工作可以分期、分阶段去实现，在有限的条件下不可能任何的需求都能实现，要让用户明白这个道理。

四、综述

对用户的需求进行有效的控制和规范的管理，与用户达成共识，是保障项目按计划进行和顺利验收的重要手段。