如何召开体系审核首末次会议

如何召开体系审核首次会议

首次会议纲要

首次会议由审核组长主持。

1．签到与人员介绍

大家早上好!

公司内部管理体系审核首次会议现在开始。

请到会的人员在签到单上签到。

这是公司的第一次管理体系审核。现在我介绍一下审核小组成员及其分工。（如是外审，还需请受审核方总经理或授权人介绍公司主要管理人员）。2．确认本次审核的目的和范围

审核目的：评价公司建立的管理体系是否符合ISO9001（ISO/TS16949）/ISO140 01/ OHSAS18001标准的要求，是否具备认证、注册条件。

审核范围：公司所有部门（过程）。

3．确认审核准则

审核准则：ISO9001（ISO/TS16949）/ISO14001/OHSAS18001标准；管理手册、程序文件等管理体系文件；适用的法律法规及其他要求。

4．确认审核实施计划

现场审核实施计划已经下发给各位，请问有无变动或其他问题？希望受审核部门主要负责人在计划的时间里在场等待。

（如是外审，还需请受审核方管理者代表简介企业管理体系建立与运行情况（掌握在10分钟内））。

5．审核方法和程序介绍

（1）基本方法：抽样。有一定的风险和局限，审核只能观察样本。审核员尽可能作到抽样的代表性、公正性、客观性以减少风险。审核中不提供咨询，但可对工作的改进与发展提出建议。

1) 对质量/环境/职业健康安全方针、目标的审核，将在部门内部或生产现场抽一部分人员询问。

2) 在部门内抽部分人员询问其职责。

3) 根据要求及记录重要性抽3～12份记录。

4) 对种类标识按使用情况，在现场进行抽查。

（2）审核方式：按部门进行审核（对于ISO/TS16949，按过程进行审核）。（3）审核员工作方法：采用提问、观察、查阅记录、现场确认等方法。

（4）对审核中发现的不符合项将开列不符合报告，并要求受审核部门确认不符合事实和提出纠正措施计划。

不符合的类型：

1）严重不符合。出现下列情况之一，原则上可构成严重不符合项

①体系出现系统性失效。如某个要素或某个关键过程在多个部门重复出现失效现象。例如，在多个部门或多个活动现场均发现有不同版本的文件同时使用，这说明整个系统文件管理失控。

②体系运行区域性失效（可能由多个轻微不符合组成）。如某一部门或场所的全面失效现象。

③可能产生严重的后果。如可能产生严重质量故事/严重环境污染/严重的职业健康安全危害；可能导致不合格品装运；可能导致产品或服务失效或预期的使用性能严重降低；可能严重降低对产品和过程的控制能力。

④组织违反法律法规或其他要求的行为较严重。

⑤目标指标未实现，且没有采取必要的措施。

2）轻微不符合。出现下列情况之一，原则上可构成轻微不符合项：

①对满足管理体系过程或体系文件的要求而言，是个别的、偶然的、性质轻微的不符合。

②对所审核范围的体系而言，是个次要的问题。

③不太可能导致出现下列结果的不合格：

——体系失效；

——降低对过程的控制能力；

——不合格产品可能被装运。

（5）本次审核是公司管理体系建立以来进行的第一次全面的、系统的审核，目的在发现问题，因而希望名部门主管及有关人员积极配合，客观在回答审核中的问题，并正确对待不符合项I承认有疏忽的地方）。

（6）强调审核的客观公正。审核员将以客观、公正的事实为依据，反映公司管理体系存在的问题。

（7）澄清疑问。在会上对有疑问听问题予以澄清。

6．说明审核将得出的结论

由于本次审核的目的是确定公司是否具备ISO9001（ISO/TS16949）

/ISO14001/OHSAS 18001认证条件，因而将根据审核发现做出如下结论中的一种：

1) 公司具备了申请ISO9001（ISO/TS16949）/ISO14001/OHSAS18001认证的条件，建议公司立即申请认证。

2) 公司基本具备了申请ISO9001（ISO/TS16949）/ISO14001/OHSAS18001认证的条件，建议公司在本次认证中发现的不符合纠正完成后一个月申请认证。3) 公司管理体系不完善，不具备申请ISO9001（ISO/TS16949）

/ISO14001/OHSAS18001认证的条件，建议公司不申请认证。

如是外审，结论可能是下面中的一种：

1) 推荐认证通过。

2) 推迟推荐认证通过（待定）。

3) 不推荐认证通过。

审核组只提供推荐性意见，由审核机构审定后发布正式结论。

7．确定陪同人员

陪同人员职责：联络、向导、见证（记录）。

8．落实末次会议时间、地点、参加人员

如是外审，还需说明下列事情：

1）请受审方有关人员说明哪些区域及交谈人员为限制性的。

2）保密声明（包括技术秘密和审核信息），递交保证书。

3）现场审核路线及安全注意事项（安全帽）。

4）落实临时办公地点、复印、交通、工作餐安排。

9．审核组长致谢、首次会议结束，转入现场审核。

如何召开体系审核末次会议

末次会议纲要

末次会议由审核组长主持。

（1）大家好!现场审核末次会议现在开始，请参加会议的人员在签到单上签到。（2）两天来，大家对审核活动提供了很好的配合和支持，使审核工作得以顺利地完成。为此我代表审核小组表示衷心的感谢！

（3）现在我重申一下这次审核的目的和范围：

审核目的：评价公司建立的管理体系是否符合ISO9001（ISO/TS16949）/ISO140 01/ OHSAS18001标准的要求，是否具备认证、注册条件。

审核范围：公司所有部门（过程）。

（4）审核小组在两天的时间内，对×个部门进行了审核。我们观察到企业的管理体系运行已基本有效，做得较好的是××部门。我们也发现了管理体系运行中的薄弱环节。经过审核小组的分析、归纳，共提出×个不符合项，均为轻微不符合项，分布情况是××××。下面请审核员宣读不符合报告。

这些不符合报告在会前已经过陪同人员和管理者代表的确认。

公司基本具备了申请ISO9001（ISO/TS16949）/ISO14001/OHSAS18001认证的条件，建议公司在本次审核中发现的不符合纠正完成后一个月申请认证

如是外审，则如此说明审核结论：推荐认证通过。表示祝贺！

现场审核结论只是审核组的意见，不要经过审核机构的审批，因技术方面/程序方面的原因，结论有更改的可能时，由审核组长通知被审核方

（外审）

（5）审核是一种抽样活动，有一定的风险性和局限性，不符合报告所述的区域是发现不符合项的地方，未必是惟一的地方。不符合的原因需要进行分析确定。其他有不符合项的地方未必被查到。审核只能对样本负责，但我们已经尽量做到公正、客观和准确，尽可能减少风险。希望企业能举一反三改进管理体系。（6）再次申明遵守保密承诺，包括保守审核秘密。未经受审核方的书面许可，审核报告不得向第三方展出、宣传。

（外审）

（7）纠正措施要求

1）纠正措施的完成时间和验证。

2）实施纠正措施的部门必须注意提供充足的证据。

（8）证后监督要求。6～12个月监督检查一次。（外审）

（9）按认证机构提供的用户指南要求正确使用证书与标志。（外审）

（10）说明发布审核报告的时间、方式及后续工作的要求。