公文格式和行文规则PPT课件
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党政机关公文格式讲课ppt课件
2.3.3 正文
条款释义
公文首页必须显示正文 公文首页显示不了正文的可能情况：
联合行文 主送机关过多 签发人过多 一般采用3号仿宋体字，从主送机关下一行开始， 每个自然段左空二字，回行顶格，自然段之间不空 行
20
二、标准主要修改内容
2.3.3 附件说明
标准条款 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件” 二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件， 使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件： 1.×××××”)；附件名称后不加标点符号。附 件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首 字对齐。
16
二、标准主要修改内容
2.3.2 主送机关
标准条款 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶 格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关 名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主 送机关名称移至版记。
17
二、标准主要修改内容
2.3.2 主送机关
条款释义
主送机关用3号仿宋体，在标题下空一行之后居左 顶格编排，回行仍然顶格。 当主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，移 至版记中，置于抄送机关的上一行 主送机关的顺序一般按照重要程度排列。各有关单 位之间用顿号或逗号分清层次，同类型机关内同级 机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号 分隔，最后一个主送机关之后标全角冒号
7
二、标准主要修改内容
1.1 公文格式各要素的划分
标准条款
本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主 体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分 称为版头；公文首页红色分隔线(不含)以下、公文 末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体；公文 末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为 版记。 页码位于版心外。
条款释义
公文首页必须显示正文 公文首页显示不了正文的可能情况：
联合行文 主送机关过多 签发人过多 一般采用3号仿宋体字，从主送机关下一行开始， 每个自然段左空二字，回行顶格，自然段之间不空 行
20
二、标准主要修改内容
2.3.3 附件说明
标准条款 如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件” 二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件， 使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件： 1.×××××”)；附件名称后不加标点符号。附 件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首 字对齐。
16
二、标准主要修改内容
2.3.2 主送机关
标准条款 编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶 格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关 名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主 送机关名称移至版记。
17
二、标准主要修改内容
2.3.2 主送机关
条款释义
主送机关用3号仿宋体，在标题下空一行之后居左 顶格编排，回行仍然顶格。 当主送机关过多导致公文首页不能显示正文时，移 至版记中，置于抄送机关的上一行 主送机关的顺序一般按照重要程度排列。各有关单 位之间用顿号或逗号分清层次，同类型机关内同级 机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号 分隔，最后一个主送机关之后标全角冒号
7
二、标准主要修改内容
1.1 公文格式各要素的划分
标准条款
本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主 体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分 称为版头；公文首页红色分隔线(不含)以下、公文 末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体；公文 末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为 版记。 页码位于版心外。
党政机关公文格式培训PPT幻灯片课件
6.2 印刷要求 双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油
墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱 所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不 白、无断划。
25
GB/T 9704-2012 党政机关公文格式 条款解析
• 6.印制装订要求
6.3 装订要求 公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超 过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成 90°，无毛茬或缺损。
32
GB/T 9704-2012 党政机关公文格式 条款解析
• 7.2.3 紧急程度
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排 在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期 限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急 程度的顺序自上而下分行排列。
33
GB/T 9704-2012 党政机关公文格式 条款解析
13
目录
《党政机关公文处理工作条例》公文格式要求 GB/T 9704-2012 党政机关公文格式 条款解析
2012版标准主要修改内容 公文标准编辑器的演示及说明
14
GB/T 9704-2012 党政机关公文格式 条款解析
• 标准主要内容
– 1 范围 – 2 规范性引用文件 – 3 术语和定义 – 4 公文用纸主要技术指标 – 5 公文用纸幅面尺寸及版面要
• 7.1 公文格式各要素的划分
本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、 版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头； 公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线 (不含)以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、 末条分隔线以上的部分称为版记。 页码位于版心外。
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• 7.2 版头
墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱 所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不 白、无断划。
25
GB/T 9704-2012 党政机关公文格式 条款解析
• 6.印制装订要求
6.3 装订要求 公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超 过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成 90°，无毛茬或缺损。
32
GB/T 9704-2012 党政机关公文格式 条款解析
• 7.2.3 紧急程度
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排 在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期 限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急 程度的顺序自上而下分行排列。
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GB/T 9704-2012 党政机关公文格式 条款解析
13
目录
《党政机关公文处理工作条例》公文格式要求 GB/T 9704-2012 党政机关公文格式 条款解析
2012版标准主要修改内容 公文标准编辑器的演示及说明
14
GB/T 9704-2012 党政机关公文格式 条款解析
• 标准主要内容
– 1 范围 – 2 规范性引用文件 – 3 术语和定义 – 4 公文用纸主要技术指标 – 5 公文用纸幅面尺寸及版面要
• 7.1 公文格式各要素的划分
本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、 版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头； 公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线 (不含)以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、 末条分隔线以上的部分称为版记。 页码位于版心外。
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• 7.2 版头
公文的行文规则课件
详细描述
在公文写作中，应明确主送单位和抄送单位，确保行文关系清晰。同时，要合理安排层 次结构，使公文内容条理分明，便于阅读和理解。
行文程序不规范
总结词
行文程序不规范可能导致公文传递受 阻或被退回。
详细描述
在撰写公文时，应遵循规定的行文程 序，如请示、报告等公文的撰写和传 递应按照规定的流程进行，以确保公 文的合法性和有效性。
公文的种类与格式
种类与格式
公文种类繁多，包括命令、决定、公告、通告、通知 、通报、议Байду номын сангаас、报告、请示、批复、意见、函、会议 纪要等。每种公文都有其特定的格式，包括眉首（包 括发文机关标识、发文字号、签发人）、主体（包括 公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署 名、成文日期、印章等）、版记（包括主题词、抄送 单位、印发机关和印发日期等）。
下行文
向上级组织机构发送的公 文，如请示、报告等。
STEP 03
平行文
向平级组织机构发送的公 文，如函、议案等。
向下级组织机构发送的公 文，如通知、决定等。
行文方式的选用
1 2
直接行文
直接将公文发送给目标组织机构，不经过中间环 节。
逐级行文
按照隶属关系或指导关系，按层级传递公文。
3
越级行文
在特定情况下，为了提高效率或处理紧急事务， 可越过中间环节直接向更高层级或平级机构发送 公文。
Part
02
公文的行文规则
行文关系的确定
隶属关系的确定
根据组织机构之间的上下 级关系，明确公文的发送 和接收对象。
指导关系的确定
在非隶属关系之间，通过 指导性公文进行工作指导 或政策传达。
平行关系的确定
对于平级组织机构，通过 平行文进行信息交流或协 调工作。
在公文写作中，应明确主送单位和抄送单位，确保行文关系清晰。同时，要合理安排层 次结构，使公文内容条理分明，便于阅读和理解。
行文程序不规范
总结词
行文程序不规范可能导致公文传递受 阻或被退回。
详细描述
在撰写公文时，应遵循规定的行文程 序，如请示、报告等公文的撰写和传 递应按照规定的流程进行，以确保公 文的合法性和有效性。
公文的种类与格式
种类与格式
公文种类繁多，包括命令、决定、公告、通告、通知 、通报、议Байду номын сангаас、报告、请示、批复、意见、函、会议 纪要等。每种公文都有其特定的格式，包括眉首（包 括发文机关标识、发文字号、签发人）、主体（包括 公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署 名、成文日期、印章等）、版记（包括主题词、抄送 单位、印发机关和印发日期等）。
下行文
向上级组织机构发送的公 文，如请示、报告等。
STEP 03
平行文
向平级组织机构发送的公 文，如函、议案等。
向下级组织机构发送的公 文，如通知、决定等。
行文方式的选用
1 2
直接行文
直接将公文发送给目标组织机构，不经过中间环 节。
逐级行文
按照隶属关系或指导关系，按层级传递公文。
3
越级行文
在特定情况下，为了提高效率或处理紧急事务， 可越过中间环节直接向更高层级或平级机构发送 公文。
Part
02
公文的行文规则
行文关系的确定
隶属关系的确定
根据组织机构之间的上下 级关系，明确公文的发送 和接收对象。
指导关系的确定
在非隶属关系之间，通过 指导性公文进行工作指导 或政策传达。
平行关系的确定
对于平级组织机构，通过 平行文进行信息交流或协 调工作。
党政机关公文格式 教学 PPT
壹 范
围 柒 捌 公文格式 公文表格
贰 规范引用 叁 术语定义 肆 用纸指标
伍 尺寸版面 陆 印制装订
玖
拾
符号数字 特定格式
样
拾壹 式
5 公文用纸幅面尺寸及版面要求
5. 1 幅面尺寸 公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成 品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。 GB/T 9704—2012
贰 规范引用 叁 术语定义 肆 用纸指标
伍 尺寸版面 陆 印制装订
玖
拾
符号数字 特定格式
样
拾壹 式
1 范围
本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排 版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则， 并给出了公文的式样。 本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机 关和单位的公文可以参照执行。 使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸 及版面、印制等要求按照本标准执行，其余可以参 照本标准并按照有关规定执行。
壹 范
围 柒 捌 公文格式 公文表格
贰 规范引用 叁 术语定义 肆 用纸指标
伍 尺寸版面 陆 印制装订
玖
拾
符号数字 特定格式
样
拾壹 式
3 术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。 3. 1 字 word 标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中，一 字指一个汉字宽度的距离。 3.2 行 line 标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一 行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。
7 公文格式各要素编排规则
7.4 版记
7.4.1 版记中的分隔线 版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分 隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分 隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔 线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文 最后一面的版心下边缘重合。
公文写作与格式处理(ppt)
(3)从原则上讲，办公厅(室)代党委、政 府转发的公文，应仅限于部门的“意见”。 部门的“报告”、 “请示”，不宜转发。
(4)上级业务部门或不相隶属机关的公文涉 及本机关工作，需要本单位执行贯彻落实 事项，以转发的形式通知，表明本机关的 态度观点。这种情况主要见于转发上级业 务部门的有关规定。
3. 向上级机关单位行文，应当主送一个上 级机关单位；如需其他相关的上级机关单 位阅知，可以抄送。受双重领导的机关单
位向上级机关单位行文，应当写明主送单 位和抄送单位，由主送单位负责答复其请 求事项。
4.党政机关不能交叉上行请示、报告性公 文。不得以党组织的名义向上级政府请示、 报告。
3.公布性公文。
4.向下级机关的重要行文，应当同时抄送 发文机关的直接上级机关。
5.对下属受双重领导的单位，一个上级机 关向这种单位下行批复、专门性的决定和 通知时（例如领导成员的任免、机构的增 减、重要业务上的有关事项等），应当根 据需要，抄送它的另一个上级机关。
6.单位部门之间对有关问题未经协商一致， 一律不得各自向下级行文。避免各自为政， 增加矛盾。
5.党委各部门应当向本级党委请示问题。 未经本级党委同意或授权，不得越过本级 党委向上级党委主管部门请示重大问题。
6.一头请示。请示的主送单位一般只能有 一个。
7.一文一事。
8.不送个人。
9.不得抄送。上行请示，不要同时抄送同 级或下级机关。
10.凡属本机关职权范围内可以解决或可与 其他部门协商解决的事项，不要请示上级 机关。请示事项涉及其他部门业务范围时， 应当经过协商并取得一致意见后上报；经 过协商未能取得一致意见时，应当在请示 中写明。请示一般不要以个人名义上报。
关公文应当加盖发 应当加盖印章
(4)上级业务部门或不相隶属机关的公文涉 及本机关工作，需要本单位执行贯彻落实 事项，以转发的形式通知，表明本机关的 态度观点。这种情况主要见于转发上级业 务部门的有关规定。
3. 向上级机关单位行文，应当主送一个上 级机关单位；如需其他相关的上级机关单 位阅知，可以抄送。受双重领导的机关单
位向上级机关单位行文，应当写明主送单 位和抄送单位，由主送单位负责答复其请 求事项。
4.党政机关不能交叉上行请示、报告性公 文。不得以党组织的名义向上级政府请示、 报告。
3.公布性公文。
4.向下级机关的重要行文，应当同时抄送 发文机关的直接上级机关。
5.对下属受双重领导的单位，一个上级机 关向这种单位下行批复、专门性的决定和 通知时（例如领导成员的任免、机构的增 减、重要业务上的有关事项等），应当根 据需要，抄送它的另一个上级机关。
6.单位部门之间对有关问题未经协商一致， 一律不得各自向下级行文。避免各自为政， 增加矛盾。
5.党委各部门应当向本级党委请示问题。 未经本级党委同意或授权，不得越过本级 党委向上级党委主管部门请示重大问题。
6.一头请示。请示的主送单位一般只能有 一个。
7.一文一事。
8.不送个人。
9.不得抄送。上行请示，不要同时抄送同 级或下级机关。
10.凡属本机关职权范围内可以解决或可与 其他部门协商解决的事项，不要请示上级 机关。请示事项涉及其他部门业务范围时， 应当经过协商并取得一致意见后上报；经 过协商未能取得一致意见时，应当在请示 中写明。请示一般不要以个人名义上报。
关公文应当加盖发 应当加盖印章
电子公文格式及行文规则
11.在机构承办中签署承办意见，点击部门送办
部门登记〔部门综合人员〕
12. 点击办结
中国石油电子公文系 统
发文本卷须知
标准“请示〞和“报告〞的拟写
1、不得将“请示〞和“报告〞混用。“请示 〞和“报告〞是两个不同的文种，“请示 〞适用于向上级机关请求指示、批准和解 决问题，上级机关必须给予办理和批复；
主体文件格式要求
1、标题。文件标题应在红色反线下空２行， 用２号小标宋体字，分一行或多行居中排 列，回行时要注意做到词意完整。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外， 一般不使用标点符号。
主体文件格式要求
2、主送机关。在文件标题下空1行，左侧顶 格用3号仿宋体字标识。
主体文件格式要求
3、文件正文。在主送机关名称下1行，每自 然段左空2字，回行顶格。正文用3号仿宋 体字，一般每页排22行，每行排28个字， 行距为固定值28磅。正文中标题推荐使用 以下字体：一级标题为3号小标宋，二级 标题为3号黑体，三级标题为3号楷体，四 级标题为3号仿宋体〔可加粗处理〕，均 居左前空2字排。
♦公文的种类
?国家行政机关公文处理方法?〔13个〕： 命令〔令〕、决定、公告、通告、通知、通报、
议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要
♦公文的种类
我公司在规定的13个公文种类中，最常用的主要有 以下9个文种：
请示、报告、通知、批复、通报、决定、意见、函、 会议纪要 按照行文方向，可分为： 上行文：请示、报告 平行文：函 下行文：通知、批复、通报、决定、会议纪要、意见
标准“请示〞和“报告〞的拟写
3、“报告〞中不应夹带请示事项。假设“报 告〞中夹带请示的内容，因“报告〞文种 可不批复，容易误事，请示就失去实际意 义。“报告〞中假设涉及请示事项，应另 行用“请示〞行文，与“报告〞严格分开。
部门登记〔部门综合人员〕
12. 点击办结
中国石油电子公文系 统
发文本卷须知
标准“请示〞和“报告〞的拟写
1、不得将“请示〞和“报告〞混用。“请示 〞和“报告〞是两个不同的文种，“请示 〞适用于向上级机关请求指示、批准和解 决问题，上级机关必须给予办理和批复；
主体文件格式要求
1、标题。文件标题应在红色反线下空２行， 用２号小标宋体字，分一行或多行居中排 列，回行时要注意做到词意完整。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外， 一般不使用标点符号。
主体文件格式要求
2、主送机关。在文件标题下空1行，左侧顶 格用3号仿宋体字标识。
主体文件格式要求
3、文件正文。在主送机关名称下1行，每自 然段左空2字，回行顶格。正文用3号仿宋 体字，一般每页排22行，每行排28个字， 行距为固定值28磅。正文中标题推荐使用 以下字体：一级标题为3号小标宋，二级 标题为3号黑体，三级标题为3号楷体，四 级标题为3号仿宋体〔可加粗处理〕，均 居左前空2字排。
♦公文的种类
?国家行政机关公文处理方法?〔13个〕： 命令〔令〕、决定、公告、通告、通知、通报、
议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要
♦公文的种类
我公司在规定的13个公文种类中，最常用的主要有 以下9个文种：
请示、报告、通知、批复、通报、决定、意见、函、 会议纪要 按照行文方向，可分为： 上行文：请示、报告 平行文：函 下行文：通知、批复、通报、决定、会议纪要、意见
标准“请示〞和“报告〞的拟写
3、“报告〞中不应夹带请示事项。假设“报 告〞中夹带请示的内容，因“报告〞文种 可不批复，容易误事，请示就失去实际意 义。“报告〞中假设涉及请示事项，应另 行用“请示〞行文，与“报告〞严格分开。
公文格式及规范PPT课件
、”，第二层为（一），第三层为“1.”，第 四层为（1）。
• 一般情况下，第一层用黑体字、第二层用
楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。
2020年9月28日
16
附件。公文正文的说明、补充或者参正文一起
装订。
• “附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格
编排在版心左上角第一行。附件标题居中 编排在版心第三行。附件顺序号和附件标 题应当与附件说明的表述一致。附件格式 要求同正文。
• 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正
文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人 签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签 名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一 行右空四字编排成文日期。
• 联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、
签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下 编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐； 每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签 发人职务应当标注全称。
• 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发
文机关署名依次向下编排。
2020年9月28日
22
附注。是需要说明的其他事项，如公文的
发放范围、使用时注意的事项、联系人及 联系方式等。公文如有附注，用３号仿宋 体字，居左空２字加圆括号标识在成文时 间下一行。
2020年9月28日
23
加盖签发人签名章的公文
页码
4
2020年9月28日
5
二、党政机关公文基本格式(公文版式实例)
发文机关标识下边 缘发文字号的距离 是：2行字。
发文字号之下4mm 是与版心等宽的红 色分隔线
上白边：37±1mm
毕节市人民政府文件
×××〔2011〕×号
签发人：×××
• 一般情况下，第一层用黑体字、第二层用
楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。
2020年9月28日
16
附件。公文正文的说明、补充或者参正文一起
装订。
• “附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格
编排在版心左上角第一行。附件标题居中 编排在版心第三行。附件顺序号和附件标 题应当与附件说明的表述一致。附件格式 要求同正文。
• 单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正
文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人 签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签 名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一 行右空四字编排成文日期。
• 联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、
签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下 编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐； 每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签 发人职务应当标注全称。
• 联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发
文机关署名依次向下编排。
2020年9月28日
22
附注。是需要说明的其他事项，如公文的
发放范围、使用时注意的事项、联系人及 联系方式等。公文如有附注，用３号仿宋 体字，居左空２字加圆括号标识在成文时 间下一行。
2020年9月28日
23
加盖签发人签名章的公文
页码
4
2020年9月28日
5
二、党政机关公文基本格式(公文版式实例)
发文机关标识下边 缘发文字号的距离 是：2行字。
发文字号之下4mm 是与版心等宽的红 色分隔线
上白边：37±1mm
毕节市人民政府文件
×××〔2011〕×号
签发人：×××
公文行文规范ppt课件
6
●发文字号：发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布； 年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕” 括入；发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线； ●签发人：平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人 姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签 发人姓名； ●公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多 行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当； ●主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时 仍顶格； ●公文正文： 主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。 数字、年份不能回行；
7
●附件：在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒 号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）； 附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应 一致； ●成文时间：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”； ●单一单位制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成 文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时 间； ●主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目 用3号小标宋体字；词目之间空一字； ●抄送 ：在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全 角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后 个抄送机关标句号；
下行文（上级单位向下级单位行 文）：命令（令）、指令、决定、 决议、指示、布告、公告、通告、 批复、通知、会议纪要
2
三、公文的结构
（一）文头部分
公文 版头
●发文字号：发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布； 年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕” 括入；发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线； ●签发人：平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人 姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签 发人姓名； ●公文标题：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多 行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当； ●主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时 仍顶格； ●公文正文： 主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。 数字、年份不能回行；
7
●附件：在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒 号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）； 附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第 1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应 一致； ●成文时间：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”； ●单一单位制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间。成 文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时 间； ●主题词：“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目 用3号小标宋体字；词目之间空一字； ●抄送 ：在主题词下1行；左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全 角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后 个抄送机关标句号；
下行文（上级单位向下级单位行 文）：命令（令）、指令、决定、 决议、指示、布告、公告、通告、 批复、通知、会议纪要
2
三、公文的结构
（一）文头部分
公文 版头
公文写作格式及范例PPT课件
关于××××××工作的通知
××××(主送机关名称)： ( 正 文 )×××××××××××××
××××××××××××××××××××× ××××××××× ×××× 。
附件：1.××××× 2.×××××
××××( 发 文 机 关 名 称 ) 二×××年×月×日(印章)
(附注：×××××) 主题词：×× ×× 通知
公文写作格式及范例
第一节 第二节 第三节 第四节 第五节
公文概述 通知 报告 请示 函
第一节 公文概述
一、公文概念、特点和种类
(一)公文概念
公务文书简称公文，它是党政机关、人民团体、 企事业单位在行使职权和实施管理的过程中所形 成的具有法定效力与规范格式的文书，是传达政 令，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题， 报告和交流情况，联系公务、记载工作活动的重 要工具。
2.主体区：公文标题、主送机关、公文正文、附件、 成文时间、印章、附注等
3.版记区：主题词、抄送单位、印发机关和印发日期 等
二、公文的一般格式
000001
机密★×年
特
急
××××文件
×发〔××××〕×号
关于××××××工作的通知
××××(主送机关名称)： ( 正 文 )×××××××××××××
××××××××××××××××××××× ××××××××× ×××× 。
(二) 、公文的特点
明确的公务性 作者的法定性 文体的规范性
法定的权威性
公
文
的
严格的程序性
特
点
语言的庄重性
第一节 公文概述
一、公文性质、特点和种类
(三)公文种类
1.2000年8月24日国务院发布的《国家行政机 关公文处理办法》规定，我国现行行政公文为：命 令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、
公文写作规范大全ppt课件
此处的发 文机关可 以写，也 可省略。
四、公务文书的格式
000001
××××文件
×发〔××××〕×号
机密★×年
特
急
关于××××××工作的通知
×××××（主送机关名称）： （ 正 文 ） ××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××× ×××× ×××××××× ×××× 。
附件：1．××××× 2．×××××
××××（发文机关名称） 二×××年×年×日（印章） （附注：×××××） 主题词：×× ×× 通知
抄送：×××××，×××××。
×××××（印发单位） 2×××年×年×日印发
2. 主 送 机 关 ， 即公文的主 要行文对象。 除直接面向 社会发布的 普发性公文 外，一般都 有主送机关
四、公务文书的格式
000001
××××文件
×发〔××××〕×号
机密★×年
特
急
关于××××××工作的通知
×××××（主送机关名称）： （ 正 文 ） ××××××××××××××××
×××××××××××××××××××××××× ×××× ×××××××× ×××× 。
附件：1．××××× 2．×××××
××××（发文机关名称） 二×××年×年×日（印章） （附注：×××××） 主题词：×× ×× 请示
抄送：×××××，×××××。
×××××（印发单位） 2×××年×年×日印发
6. 上 报 的 公文需标 识签发人 姓名 。此 时发文字 号居左侧。
四、公务文书的格式
000001
××××文件
×发〔××××〕×号
四、公务文书的格式
000001
公文格式和行文规则公文管理和文种写法
000001
秘密★10年（或秘 密）
特急
（或特 急）
000001
秘密★10年（或秘 密）
特急
（或特 急）
000001
秘密★10年（或秘 密）
特急
（或特 急）
000001
秘密★10年（或秘 密）
特急
（或特 急）
份号标注常见错误
1.涉密公文未标注份号； 2.位置标注错误； 3.份号不足6位或超出6位； 4.随意手写份号。
密级和保密期限常见错误
1.涉密公文未标注密级； 2.位置标注错误； 3.保密期限中的数字用汉字标注，如“秘密★十年”
❖ 1.份号
❖ 份号一般用6位3号阿拉伯数字 （字体未做规定），顶格编排在 版心左上角第一行。
❖ 份号是指公文印刷份数的序号。
❖ 并不是所有的公文都需要编制份 号。《条例》规定，涉密公文应 当标注份号。
❖ 编制份号可以唯一标识印发的公 文，准确掌握公文的去向方便回 收和查漏。
000001
❖ 2.密级和保密期限
包括：公文起草（拟制）、公文审核、公文签发、公文办理、 公文存档等一系列的过程。
党政机关公文格式规范
❖ 执行的依据
❖ 《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号 ）
❖ ——第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。
❖ 《党政机关公文格式》 （GB/T 9704—2012）
❖ ——行数和字数
❖ 一般每页22行，每行28个字，并撑满版心，特定情况可以 作适当调整。
❖ ——文字的颜色
❖ 除了发文机关标志、版头中的分隔线、发文机关印章和签发 人签名章为红色外，其余文字均为黑色。
印刷装订要求
党政公文概述PPT(共 86张)
中版头: 表现机关单位的庄重。一般（厅）局 级机关单位用，“文件”可加，可不加。
小版头：对平级和不相隶属的上下级机关单位 行文，显示谦逊得体，一般不套用“文件”二 字。
19
（二）秘密等级（密级）
公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三 种。程度依次递减。
标注在公文首页左上角。 秘密等级由公文拟稿人提出，核稿人审核，签发人决定。 其具体标识为“★”， “★”前标密级，后标保密期限。
党政公文概述
1
一、什么是公文?
公文是公务文书的简称，行政机关的公 文是行政机关在行政管理过程中形成的 具有法定效力和规范体式的公务文书， 是依法行政和进行公务活动的重要工具。
2
公文的种类
国务院办公厅2012年4月发布的《党政机关公文处理 工作条例》规定：国家行政机关公文分15种：
决议；决定；命令（令）；公报；公告；通告； 意见；通知； 通报；报告；请示； 批复； 议 案；函；纪要。
9
秘密 缓急
华东政法学院
（95）华政院科第 8 号
《华东政法学院关于华东政法 学院九五年试行学分制情况的请示报告》
尊敬的教育部： 华政在 95 年试行了学分制，现将情况请示报告如下： 一、…… 1. …… 2. …… 二、…… 特此报告，如有不当之处，请审批。
印章 华东政法学院院长办公室 1996.12.10
接报送上级主管部门处理； 部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文； 政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、
审批事项外，一般不得向下级政府正式行文。
5
上行文的行文规则
下级机关向上级机关行文，称为上行文。 如请示、报告。
主送机关一般只有一个。双重领导应分清主 送机关和抄送机关。
小版头：对平级和不相隶属的上下级机关单位 行文，显示谦逊得体，一般不套用“文件”二 字。
19
（二）秘密等级（密级）
公文的秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三 种。程度依次递减。
标注在公文首页左上角。 秘密等级由公文拟稿人提出，核稿人审核，签发人决定。 其具体标识为“★”， “★”前标密级，后标保密期限。
党政公文概述
1
一、什么是公文?
公文是公务文书的简称，行政机关的公 文是行政机关在行政管理过程中形成的 具有法定效力和规范体式的公务文书， 是依法行政和进行公务活动的重要工具。
2
公文的种类
国务院办公厅2012年4月发布的《党政机关公文处理 工作条例》规定：国家行政机关公文分15种：
决议；决定；命令（令）；公报；公告；通告； 意见；通知； 通报；报告；请示； 批复； 议 案；函；纪要。
9
秘密 缓急
华东政法学院
（95）华政院科第 8 号
《华东政法学院关于华东政法 学院九五年试行学分制情况的请示报告》
尊敬的教育部： 华政在 95 年试行了学分制，现将情况请示报告如下： 一、…… 1. …… 2. …… 二、…… 特此报告，如有不当之处，请审批。
印章 华东政法学院院长办公室 1996.12.10
接报送上级主管部门处理； 部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文； 政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、
审批事项外，一般不得向下级政府正式行文。
5
上行文的行文规则
下级机关向上级机关行文，称为上行文。 如请示、报告。
主送机关一般只有一个。双重领导应分清主 送机关和抄送机关。
党政公文概述PPT(86张)
发文年度的要求： 用六角括号括入；不能缩写；位置在“代字” 和“序号”之间
如国务院1998年制发的第１２ 号文件，发文字号 为
“国发〔1998〕１２号”。
【单选】 下列发文字号正确的是 A.X 改发〔06〕27 号 B.X 改发〔2006〕27 号 C.X 改发〔2006〕第 27 号 D.X 改办函〔2006〕27 号 答案：B
位于版头左上角，用阿拉伯数字标识。 绝密、机密公文应标明份号。
30
版头部分改错
秘密 缓急
华东政法学院
（95）华政院科第 8 号
《华东政法学院关于华东政法
31
主体部分
标题 主送机关 正文 附件 落款
接报送上级主管部门处理； 部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文； 政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、
审批事项外，一般不得向下级政府正式行文。
5
上行文的行文规则
下级机关向上级机关行文，称为上行文。 如请示、报告。
主送机关一般只有一个。双重领导应分清主 送机关和抄送机关。
7
平行文的行文规则
平行文是同级机关或不相隶属机关之间 的行文，如函、议案。
同级机关或不相隶属机关之间可以互发非指 令性文件。
指令性文件，可请示领导机关，以领导机关 或秘书部门（办公厅、室）的名义行文，将 有关指令性内容的文件转发给同级机关或不 相隶属的机关执行。
8
三、公文的格式
公文具有规定的格式，这样可以保证公 文的完整性、准确性和程序性，并且便 于公文的处理，提高办文的工作效率。
9
秘密 缓急
华东政法学院
（95）华政院科第 8 号
《华东政法学院关于华东政法 学院九五年试行学分制情况的请示报告》
如国务院1998年制发的第１２ 号文件，发文字号 为
“国发〔1998〕１２号”。
【单选】 下列发文字号正确的是 A.X 改发〔06〕27 号 B.X 改发〔2006〕27 号 C.X 改发〔2006〕第 27 号 D.X 改办函〔2006〕27 号 答案：B
位于版头左上角，用阿拉伯数字标识。 绝密、机密公文应标明份号。
30
版头部分改错
秘密 缓急
华东政法学院
（95）华政院科第 8 号
《华东政法学院关于华东政法
31
主体部分
标题 主送机关 正文 附件 落款
接报送上级主管部门处理； 部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文； 政府各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、
审批事项外，一般不得向下级政府正式行文。
5
上行文的行文规则
下级机关向上级机关行文，称为上行文。 如请示、报告。
主送机关一般只有一个。双重领导应分清主 送机关和抄送机关。
7
平行文的行文规则
平行文是同级机关或不相隶属机关之间 的行文，如函、议案。
同级机关或不相隶属机关之间可以互发非指 令性文件。
指令性文件，可请示领导机关，以领导机关 或秘书部门（办公厅、室）的名义行文，将 有关指令性内容的文件转发给同级机关或不 相隶属的机关执行。
8
三、公文的格式
公文具有规定的格式，这样可以保证公 文的完整性、准确性和程序性，并且便 于公文的处理，提高办文的工作效率。
9
秘密 缓急
华东政法学院
（95）华政院科第 8 号
《华东政法学院关于华东政法 学院九五年试行学分制情况的请示报告》
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如“××县人民政府关于转发××市人民政府关于转发×× 省人民政府关于转发国务院关于印发国家行政机关公文处 理办法的通知的通知的通知的通知”。这里介词“关于”、 动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重 复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问 题，可采用 “简化法”、 “直转法” 、 “替代法”进行 处理。
10.11.2020
直转法： ××县人民政府关于转发国务院《国家行
政机关公文处理办法》的通知
替代法： ××县人民政府关于转发市人民政府×政发
〔2008〕83号文件的通知
10.11.2020
③ 标题标点符号使用不当。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一 般不用标点符号。例:
习惯写法为：××省交通厅关于转发《交通部 关于组织公路、水路执法人员学习〈交通行政许 可实施程序规定〉的通知》的通知
10.11.2020
（5）上行文应当注明签发人、会签人姓名。 其中，“请示”应当在附注处注明联系人的 姓名和电话。
10.11.2020
上行文式样
眉 首
主 体
10.11.2020
发文字号 签发人
2．主体
（1）公文标题：公文标题应当准确简要地 概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应 当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名 称加书名号外，一般不用标点符号。
的通知 6．国务院办公厅印发关于进一步加强公文审核把关工作的
几点意见的通知 7．国务院公文主题词表 8．国家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999）10.Leabharlann 1.2020第一节 公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、 发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送 机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、 附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期 等部分组成。
10.11.2020
简化法： ××省财政厅要转发“财政部关于印发中央部
门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知”时: 如果机械转发则为: ××省财政厅关于转发财政部
关于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规 定的通知的通知
标题可拟为： ××省财政厅关于转发财政部中央 部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知
10.11.2020
公文标题常见问题：
① 标题要素掌握不当：
标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成，不该省略 的不能省略，该省略的要省略。
当有发文机关标识时，可省略发文机关名称； 当发内容简单的命令、公告、通告时，可省略事由； 当发非正式的通知时，可省略发文机关名称和事由。
10.11.2020
② 多重转发时标题冗长。
版 记
10.11.2020
附件标识 印章
成文日期
附注 主题词
抄送机关 印发机关
印发日期 二维条码
1．眉首
（1）秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公 文应当标明密级和保密期限。
（2）紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分 别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别 标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急” 。
10.11.2020
机关公文处理工作主要依据
1．国家行政机关公文处理办法 2．国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》
涉及的几个具体问题的处理意见 3．国务院办公厅关于进一步做好公文处理工作有关事项的
通知 4．国务院办公厅关于报送公文工作中几个问题的通知 5．国务院办公厅关于国务院各部门报送公文简报有关事项
10.11.2020
（3）发文机关标识：由发文机关全称或规 范化简称后面加“文件”组成。联合行文时 应使主办机关名称在前，“文件”二字置于 发文机关名称右侧，上下居中排布；
10.11.2020
（4）发文字号：发文字号应当包括机关 代字、年份、序号。联合行文，只标明主 办机关发文字号。下行文居中排布，上行 文居左排布。
正确写法为： ××省交通厅转发交通部关于组 织公路水路执法人员学习《交通行政许可实施程 序规定》的通知
10.11.2020
10.11.2020
③ 年号不全。 如 “ 国 办 发 〔08〕35 号 ” ， 这 里 的 “〔08〕” 是指2008年度。如若事过几个世纪 或更长一些时间，给将来查找利用文件档案带来 很大麻烦。所以，年份号应该写全。
10.11.2020
④ 错用括号。 如 “ 国 办 发 （ 2008 ） 35 号 ” 、 “ 交 办 发 〈2008〉 35 号 ” ， 这 里 的 年 份 所 用 的 括 号 “（）”、“〈 〉”均是错误的。 规范的用法应是六角括号“〔〕”，如： “交办发〔2008〕35号”。
10.11.2020
⑤ 乱设虚位。 发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如 “国办发〔2008〕005号” ，这里的“005号”应 改为“5号”。
10.11.2020
⑤摆放有误。 一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆 放却居中。 发文字号的摆放有两种不同类型：下行文，发 文字号一般居中；上行文需标识签发人姓名时， 发文字号移到左边，左空1字，签发人姓名居右安 排，右空1字；
公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在 载体（纸张等）上排列的规定。
10.11.2020
公文中各要素标识规则：
组成公文的各要素分为眉首、主体、版 记三部分。如下图：
10.11.2020
眉 首
主 体
10.11.2020
下行文式样
份号 秘密等级 紧急程度 发文机关标识
发文字号 标题
主送机关
正文
主 体
10.11.2020
发文字号不规范。主要表现有：
① 搭配虚字 如：“交办发〔2005〕第35号”，这里的 “第” 是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化 的用法是：“交办发〔2005〕35号”（即交通部 2005年度发的第35号文件，主办单位是办公厅）。
10.11.2020
② 要素颠倒。 《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条 第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代 字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代 字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但 个别单位在使用“发文字号”时，并没有按以上 指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“〔2005〕 交办发35号”，把年份前移，是错误的。规范化 的用法应是“交办发〔2005〕35号”。
10.11.2020
直转法： ××县人民政府关于转发国务院《国家行
政机关公文处理办法》的通知
替代法： ××县人民政府关于转发市人民政府×政发
〔2008〕83号文件的通知
10.11.2020
③ 标题标点符号使用不当。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一 般不用标点符号。例:
习惯写法为：××省交通厅关于转发《交通部 关于组织公路、水路执法人员学习〈交通行政许 可实施程序规定〉的通知》的通知
10.11.2020
（5）上行文应当注明签发人、会签人姓名。 其中，“请示”应当在附注处注明联系人的 姓名和电话。
10.11.2020
上行文式样
眉 首
主 体
10.11.2020
发文字号 签发人
2．主体
（1）公文标题：公文标题应当准确简要地 概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应 当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名 称加书名号外，一般不用标点符号。
的通知 6．国务院办公厅印发关于进一步加强公文审核把关工作的
几点意见的通知 7．国务院公文主题词表 8．国家行政机关公文格式（GB/T 9704-1999）10.Leabharlann 1.2020第一节 公文格式
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、 发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送 机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、 附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期 等部分组成。
10.11.2020
简化法： ××省财政厅要转发“财政部关于印发中央部
门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知”时: 如果机械转发则为: ××省财政厅关于转发财政部
关于印发中央部门财政拨款节余资金管理暂行规 定的通知的通知
标题可拟为： ××省财政厅关于转发财政部中央 部门财政拨款节余资金管理暂行规定的通知
10.11.2020
公文标题常见问题：
① 标题要素掌握不当：
标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成，不该省略 的不能省略，该省略的要省略。
当有发文机关标识时，可省略发文机关名称； 当发内容简单的命令、公告、通告时，可省略事由； 当发非正式的通知时，可省略发文机关名称和事由。
10.11.2020
② 多重转发时标题冗长。
版 记
10.11.2020
附件标识 印章
成文日期
附注 主题词
抄送机关 印发机关
印发日期 二维条码
1．眉首
（1）秘密等级和保密期限：涉及国家秘密的公 文应当标明密级和保密期限。
（2）紧急程度：紧急公文应当根据紧急程度分 别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别 标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急” 。
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机关公文处理工作主要依据
1．国家行政机关公文处理办法 2．国务院办公厅关于实施《国家行政机关公文处理办法》
涉及的几个具体问题的处理意见 3．国务院办公厅关于进一步做好公文处理工作有关事项的
通知 4．国务院办公厅关于报送公文工作中几个问题的通知 5．国务院办公厅关于国务院各部门报送公文简报有关事项
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（3）发文机关标识：由发文机关全称或规 范化简称后面加“文件”组成。联合行文时 应使主办机关名称在前，“文件”二字置于 发文机关名称右侧，上下居中排布；
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（4）发文字号：发文字号应当包括机关 代字、年份、序号。联合行文，只标明主 办机关发文字号。下行文居中排布，上行 文居左排布。
正确写法为： ××省交通厅转发交通部关于组 织公路水路执法人员学习《交通行政许可实施程 序规定》的通知
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③ 年号不全。 如 “ 国 办 发 〔08〕35 号 ” ， 这 里 的 “〔08〕” 是指2008年度。如若事过几个世纪 或更长一些时间，给将来查找利用文件档案带来 很大麻烦。所以，年份号应该写全。
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④ 错用括号。 如 “ 国 办 发 （ 2008 ） 35 号 ” 、 “ 交 办 发 〈2008〉 35 号 ” ， 这 里 的 年 份 所 用 的 括 号 “（）”、“〈 〉”均是错误的。 规范的用法应是六角括号“〔〕”，如： “交办发〔2008〕35号”。
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⑤ 乱设虚位。 发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如 “国办发〔2008〕005号” ，这里的“005号”应 改为“5号”。
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⑤摆放有误。 一是该居中摆放而不居中；二是不该居中摆 放却居中。 发文字号的摆放有两种不同类型：下行文，发 文字号一般居中；上行文需标识签发人姓名时， 发文字号移到左边，左空1字，签发人姓名居右安 排，右空1字；
公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在 载体（纸张等）上排列的规定。
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公文中各要素标识规则：
组成公文的各要素分为眉首、主体、版 记三部分。如下图：
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眉 首
主 体
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下行文式样
份号 秘密等级 紧急程度 发文机关标识
发文字号 标题
主送机关
正文
主 体
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发文字号不规范。主要表现有：
① 搭配虚字 如：“交办发〔2005〕第35号”，这里的 “第” 是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化 的用法是：“交办发〔2005〕35号”（即交通部 2005年度发的第35号文件，主办单位是办公厅）。
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② 要素颠倒。 《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条 第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代 字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代 字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但 个别单位在使用“发文字号”时，并没有按以上 指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“〔2005〕 交办发35号”，把年份前移，是错误的。规范化 的用法应是“交办发〔2005〕35号”。