档案信息资源的数字化建设 个人数字化信息资源管理教案

《档案信息资源的数字化建设个人数字化信息资源管理教案》摘要：档案数字化建设是适应数字化建设整体发展的需要，档案馆可利用网络信息资源，扩大信息收集范围，从其他网络中获取相关的信息，创建虚拟数据库，以弥补现有数字档案信息资源的不足，三是要正确处理档案信息资源与其他网络信息的关系，必须以档案信息资源建设为主，其他信息资源只能是数字档案信息资源的补充摘要：随着信息化时代的到来，档案信息资源数字化建设成为一种必然趋势。

针对这项工作目前存在的诸多问题，档案管理工作者应该更新观念，把创新技术、健全制度和强化管理结合起来，努力造就熟练掌握网络信息技术和精通档案业务的复合型人才，以加快档案信息化建设的进程。

关键词：档案信息资源数字化复合型人才档案是在人类活动中形成的，是保存各种文字、图表、声像等不同门类和载体的原始记录，是维护社会历史真实面貌的一项重要工作，是人类文明的真实记载，也是人类文明传承和发展的最基本依据。

档案数字化建设的必要性与重要性档案数字化建设是适应数字化建设整体发展的需要。

国家档案局在１９９６年就强调把电子文件研究项目列入科技计划，１９９９年《电子文件归档与归档电子文件管理规范》下发，要求各级档案部门积极开展档案数字化建设的研究与实践。

２００３年，国家档案局颁发的《电子公文归档管理暂行办法》着重指出，档案部门在重视纸质载体信息归档的同时，要切实重视数字化信息的归档，并通过制定相关的归档制度，将信息的归档工作纳入到档案数字化建设轨道。

信息化建设是必然趋势。

随着办公自动化系统的引入和广泛使用，计算机已融入各个工作环节。

人们生活工作中形成的文件材料，甚至是一些声像材料，往往是以电子形式存在的，这些电子形式的文件材料中包含了很多有重要价值的信息，是档案工作中所要收集保存的重要材料。

时代的发展要求档案工作者在工作中必须加强数字信息化建设，以适应新信息时代的要求。

档案管理本身的需要。

通过数字化档案馆的建设，实现信息传播网络化，案卷网上收集归档，网上集中整理，将避免重复劳动和无效劳动，大大提高工作效率。

信息化建设有助于开发和综合利用全社会的档案信息资源。

数字档案信息资源建设，可以把“沉睡”的档案信息资源“激活”，借用现代化信息技术不断挖掘其深层次的价值，为用户提供优质的档案信息服务。

一方面，数字化的档案信息打破了档案利用上的时空限制，通过网络的传输，使档案信息的异地传输和利用成为可能，使档案利用的时效性、广泛性更加突出，能最大限度地实现社会档案信息资源的共享。

另一方面，数字化的档案信息还便于利用计算机进行快速检索，促进各种高新技术在档案管理中的应用，有利于档案信息资源的开发利用。

档案信息资源数字化的建设内容一是电子文件的收集整理。

收集和整理各种文件是档案数字信息资源建设的一项重要工作。

首先，根据文件生命周期理论，对各单位、各领域的电子文件进行有效的前端控制，以保证接收到丰富而有效的数字档案信息资源。

其次，把事先选择范围内的电子文件进行转移工作，即电子文件的物理归档和逻辑归档。

二是原始馆藏档案的数字化。

馆藏档案数字化，是指应用多媒体技术、数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术，将以纸张等为载体的传统介质的档案转化成二进制的数字编码形式，形成档案数字信息库，使其能通过计算机网络直接传播和使用，使档案工作的效率大大提高。

三是建立专题档案数据库。

分门别类，建立各项专题档案数据库。

比如在学校，可以根据学校办学的指导思想、中心任务和办学特色，以及教学、科研的工作内容和发展方向，建立高校档案专题数据库。

它不仅可以使科研成果档案信息得到推广，而且可以从应用市场中寻求科研成果的落脚点，还可以以学校的人才和科技优势为依托，促进科技成果的转化。

建立名人档案数据库，在提供凭证与参考作用的同时，也必然会激励后人的荣誉感、使命感和责任感，弘扬社会的主旋律，发挥档案的社会教育功能。

四是其他网络信息资源的获取。

档案馆可利用网络信息资源，扩大信息收集范围，从其他网络中获取相关的信息，创建虚拟数据库，以弥补现有数字档案信息资源的不足。

针对网络信息数量大、类型多、范围广、无序化的特点，档案馆应该做好以下两方面的工作：一是对相关信息进行有效组织，使之有序化，以便引导用户快速查找到所需的信息；二是根据需要直接采集数字信息，然后按照不同专题进行分类、整合，形成可供利用的二次数字信息资源。

但是从网络上获取信息资源要注意以下三个方面的问题：一是从其他网络获取信息资源是否合法，是否取得了许可权。

二是对网络信息采取直接捕获方式还是建立超链接。

为了合法、安全、有效地获取网络信息，档案馆应与其他相关网站签订信息获取、共享等相关协议，实现资源共享。

三是要正确处理档案信息资源与其他网络信息的关系，必须以档案信息资源建设为主，其他信息资源只能是数字档案信息资源的补充。

五是档案信息资源上网。

数字档案馆必须依附于网络而存在，为充分利用网络优势开发利用档案信息资源，应建立相应的档案馆网站，把数字化档案信息置于网络服务器中，在网上进行信息发布，实现对外利用。

网上的档案信息应具有一定的广度和深度，具有针对性和时效性。

档案馆应借鉴数字图书馆的建设方法，在图书、情报、档案一体化的思路下，把多种信息（包括各种电子出版物信息）融合在一起，形成网络上的信息集合，充分满足人们对现代信息的需求。

档案信息资源数字化建设中应注意的问题及对策尽管近年来我们在档案信息资源数字化建设中已取得很大成就，但也不能忽视存在的问题。

第一，数据库建设滞后。

经过多年的努力，档案馆大都建成了规模不等的档案数据库。

但是，由于各个档案馆各自为政，建库缺乏整体性，数据库大多自建自用，建成的数据库规模、标准化程度低，类型单一，而且大多是低水平重复建设，数据无规范化控制，商业服务水平差。

大多数据库仅仅供本单位使用，严重地影响了数据库的利用率，而且目前所建的数据库大多为条目数据库，无法满足用户的多种需求，许多档案馆虽与Ｃｅｒｎｅｔ和Ｉｎｔｅｒｎｅｔ联网，但只能访问其主页，根本无实质性的资源可共享。

其二，数字化标准不统一。

没有标准化就没有现代化，标准化是档案信息化的生命线。

它要求对档案资源的标识、检索等各个方面作出统一规范。

而目前我国档案信息数字化的标准化体系还没有建立起来，这就需要各级档案主管部门和广大档案工作者加强合作共同研究，尽早制定出统一的档案信息数字化规范标准。

其三，缺乏统一的网络化协调机构。

目前我国各档案馆的建设呈现自成系统、各自为政的局面。

虽然有些档案馆认识到资源共享的重要性与必要性，但缺乏合作的举措，国家也没有一个统一的组织机构来使之合作互助，影响了档案信息化建设的进程与水平。

其四，对档案信息化的建设支持不够。

无论人才队伍的建设培养，软硬件设备的购置，还是档案信息数字化，都要有较大的资金支持。

档案信息化不仅仅是购买计算机、购买档案管理软件，不把档案信息数字化列入其中是不完备、不健全的。

档案信息数字化是一种长期的、需要不间断持续投入的项目。

其五，人员整体素质较低。

人是档案馆现代化建设最关键的因素，档案馆网络化建设对档案人员提出了更高的要求――不仅要精通传统的档案业务，而且必须掌握自动化、网络化技术，成为信息和知识的导航员。

目前档案管理队伍整体素质仍普遍较低，严重缺乏既懂计算机技术、通信技术、网络技术，又精通档案业务的复合型人才。

其六，档案信息具有一定的机密性，在网上档案资源开发利用必须有必要的限制，需要制定政策，确定档案的上网等级。

还要注意预防计算机病毒，做好数据备份，以免造成数据丢失，防患于未然。

针对现实工作中存在的问题，需要找到合适的解决方法。

针对数据化统一标准问题，建议由政府牵头组织相应的机构，就档案网络化进行协调，从行政和技术两个方面统一指导和规划。

制定一系列有实际约束力的规范和标准，特别应该制定出网络化发展各阶段的规划，合理布局，进行统筹规划。

同时，努力开发高质量的应用软件，集中人力和资金建设大型文件数据库、全文数据库以及多媒体数据库。

打破那种传统的自成一统、条块分割、各自为政的局面，破除那种片面追求“大而全”、“小而全”的思想观念，实现真正意义上的档案信息资源共享。

针对经费投入问题，各档案馆的主管部门要加大投资，把网络化建设纳入到总体建设的规划和预算中，从而加快档案网络化建设的步伐。

此外还可以利用已建成的数据库和网络，通过为社会其他部门提供服务，“以网养网”，以解决经费不足的问题。

针对培养人才问题，要加快培养掌握现代信息技术的高层次信息人员，加强在职人员的继续教育和培训，更新知识结构，提高其业务水平，使他们尽快掌握计算机网络及相关技术。

还要努力引进或选调计算机专业人才，对他们进行业务培训，使之尽快适应档案网络化工作。

参考文献： 1.刘碧华：《高校档案管理的现代化建设》，《邵阳学院学报（社会科学版）》，２００５（１２）。

2.周秀英、陈健：《浅析高校档案馆数字档案信息资源建设》，《绍兴文理学院学报》，２００６（６）。

3.谢怡、张晓莉：《关于高校数字化档案馆建设的思考》，《兰台世界》，２００７（２）。

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（作者单位：中州大学）。