企业秘书工作实务

一、会前准备
案例导入
张梅是绿野农机有限公司新来的办公室秘书，这几天她特 别忙，因为经理交代张梅负责即将召开的重要客户接待会 ，张梅发现虽然只是开个会，可要做的准备很多，于是她 及时成立了会议事务小组，安排了会议方案的筹划、会议
企业文化的中间层次，是……
的接待、会议材料的准备、会议服务、内容记录、编Leabharlann Baidu会 议纪要等工作，尽管做了很周密的准备，可开会时还是出
2.会议日程：15日代表全天报到，16日全天会议，17日全天参观，18日 返程（17日会有一些代表提前返程）。
二、会议人数
共计约120~150人。 三、会议各项收费标准
1.会议用房：标准间42间，豪华标间33间。 2.会议用餐：全天80元/人（中餐+海鲜火锅+酒水，菜单见附件A、B、C） 三餐费用标准：早餐10元/人，中餐、晚餐35元/人。
3.书面通知
是传统的形式，适合大型会议。由于其传递需要一定的时间，所以要 提前准备，如果在预定的时间里对方没有收到，还需要及时补救。
4.电子邮件通知
是信息时代的产物，综合了上述三种方式的优势，而且内容清楚，一 目了然。目前采用得越来越多。
（二）会议通知的写法和格式
会议通知的主要内容一般包括：会议名称、主办单位、会 议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联 络信息、报到事宜及相关要求、会议相关材料、住宿地点 、交通工具路线。
4.领导接待：会议期间，宾馆提供会场就近套间1间， 作为专家临时休息场所（房间配有水果、茶水、矿泉水、 饮料等）。
5.联欢会：16日晚餐结束后，安排一次联欢会，以游 戏、唱歌为主，原则上不产生任何费用。
会议筹备组
×年×月×日
实训项目二：制作并发送会议通知
一、实训目标
掌握会议通知的一般写作方法。
企业文化的核心，反应……。
了很多措手不及的问题，来宾临时增加了几位，由于事先 没有准备，所以会议材料不够又临时准备，招待食宿安排 也很被动，会议开完后，有一份很重要的资料没有及时
收回，有些客户开完会就要离开，张梅和其他的工作人员 费了好大劲儿，挨着个的找，好不容易才收上来，还特别 担心材料的泄密……事后，张梅主动向领导做了会务工作 的总结，指出了自己的失误，经理对张梅的努力给予了肯 定，同时提醒她说：“会议工作很重要，有时一场会议就 是一个机遇，关系着公司的发展。会议能否开好，还要看 我们工作做得是不是够细致、扎实。”
二、实训背景
大成公司公关部定于7月11日（星期二）下午2:30在公司 会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题 。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席。能否参 加，要于7月10日（星期一）之前打电话通知秘书李丽， 电话61325643。会议将研究公关部工作下一季度的目标以 及人员的招聘、公关二部经理人选等问题，在会上，还将 进行南部地区市场公关工作情况的总结、公关一部要就内 部沟通问题进行发言。
6.用车安排：55座金龙客车三辆。
7.参观计划：17日参观××（全天）。
四、接待工作
1.报到接待：宾馆在总服务台设4人台作为报到服务
用桌，并在报到时协助安排住宿。17日晚如有退房，负责
安排合房工作，避免出现空余床位。
2.订票工作：负责给与会人员预定返程火车票。
3.会议提示：住宿楼门口均设置会议地点、就餐地点 等提示。
3.会议室使用：可容纳200人的大型会议室，设施齐
全。地点：海天大酒店三楼308。
收费标准：2000元/天，含投影仪、音响设备、茶水及会 议服务等。
4.会议条幅：共2个条幅，主楼配欢迎条幅，会场配
会议条幅。条幅制作由宣传部完成，制作周期3天。
5.会议摄影：安排在16日上午会议结束后进行。和美
摄影协会的吴敏为会议代表摄影，收费标准为1元/寸。
点评：会议管理是一个综合性极强的工作，会前、会中、会
后的每一个环节都要求秘书人员有认真严谨的工作态度、细 致周密的工作能力和机敏灵活的应变能力，是一项看似简单， 实则有着很高要求的工作。
小知识
会议工作流程：
会前准备：拟订会议计划书，选定会议议题，拟订会议
议程、日程，准备会议文件，确定出席、列席人员，与 会人员编组，选定、布置会场，制作会议证件，发会议 通知，制定会议须知、申请会议经费。
企业秘书工作实务
主讲：文晓玲
第四章 会议管理（办会）
一、会前准备 二、会中服务 三、会后扫尾
教学目的
1.了解会议管理工作的主要内容 2.提高秘书会议管理能力
引言
“办会”是秘书工作的重要组成部分。优 秀的职业秘书必须熟练掌握会议管理的相 关技能，学习组织会议的方法和注意事项 ，熟悉和了解会议活动的基本常识，提高 自身的从业素质和技能。
制发带回执的会议通知一般有以下五大部分： 1.标题
一般有两种：
（1）主办单位名称+会议名称+通知（一般用于重要会议） （2）只写“会议通知”或“通知”（一般用于事务性或行
三、实训内容
根据以上内容，拟写会议计划书。
会议计划书（工作方案）一般包括：会议名称、会期、会 议的规模、日程、议程、会议的组织领导、宣传报道、会 议文件准备、经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。
示例：
北京×公司会议计划书
一、会议日程安排
1.会议时间：2011年6月15日—6月18日（三晚）。
会中工作：负责会议报到，会议记录，会议简报，会议
值班，处理突发事件，引导与会人员离开会场。
会后工作：清理文件，安排离会，修订文件，撰写纪要
，结算会议经费，评估会议效果。
实训项目一：拟写会议计划书
一、实训目标
掌握会议计划书的写作内容。
二、实训背景
吉林华桥外国语学院教务处、学工处定于6月12日 （星期三）下午1:30在行政楼3楼会议室召开毕业 生座谈会，内容是了解学生大学四年的收获、体 会，并征求毕业生的意见、建议。
三、实训内容
根据以上内容，编写会议通知。
四、相关知识
会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组 织者同与会者沟通的重要渠道。
（一）会议通知的类型
1.口头通知
优点是快捷、省事，适合于参加人员少的小型会议。
2.电话（传真）通知
大多数会议都采取这种方式通知。优点是快捷、准确、到位，一般情 况下成本不高。当然，会务人员必须做通知情况书面记载。