档案管理的规章制度（通用12篇）

档案管理的规章制度
档案管理的规章制度（通用12篇）
在生活中，需要使用制度的场合越来越多，制度是要求成员共同遵守的规章或准则。

到底应如何拟定制度呢？以下是小编整理的档案管理的规章制度，欢迎大家分享。

档案管理的规章制度篇1
为加强公司档案业务管理，进一步提高档案管理水平，保证档案的系统性与完整性，完善档案借阅手续，使公司档案管理达到规范化、合理化、标准化，更好地为公司各项工作服务，结合实际情况，特制定本制度，具体内容如下：
一、档案管理的范围
本公司所有需要归档的文件资料，包括：对公司在经营活动中形成的包括行政事务、企业管理、劳动人事、培训教育、安全管理、后勤服务、外事工作等有保存价值的原始材料，在生产经营管理上形成的经营决策、计划工作、统计工作、物资管理、产品销售、财务管理、生产调度、设备工装（模具）管理、能源管理等方面有保存价值的原始材料。

二、档案的管理部门
公司综合事务部为档案管理的职能部门，负责公司各类档案的管理工作。

对公司各类档案进行收集、整理和归档。

各部门根据工作需要配备专（兼）职档案管理人员，负责档案进室前的收集、整理和保管工作。

各部门的档案管理人员应按照明确的归档时间和归档范围，定期向档案管理部门移交档案，确因工作需要继续使用的文件资料，原件移交档案室，使用部门留存复印件。

接收档案必须认真验收，并办理交接手续，维护档案的完整与安全，使档案更好地为公司各项工作服务。

三、档案的分类
在切实遵循《中国档案分类法》前提下，根据公司实际情况，将所涉及的档案划分为十大类：
1、行政管理。

2、人事管理。

3、财会档案。

4、生产经营管理。

5、技术质量安全管理。

6、基建档案。

7、外来文件。

8、声像档案。

9、实物档案。

10、其他档案。

财会档案是公司财务工作过程中形成的凭证、账簿、报表等相关资料的收集、整理、归档。

实物档案是公司各类活动中形成的如模型、样品、赠品、证书、奖杯奖旗等实物。

以上十类档案中，每一大类档案内容又要根据需要及实际情况分成若干小类进行管理。

四、归档要求
1、归档的文件材料要完整、系统、准确。

2、归档的文件材料必须是原件。

如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。

3、存档的文件、材料应按照自然形成、保持历史联系的原则，并按立卷要求特征及文件内容进行科学分类、立卷和编目编号。

4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份，并区分保管期限。

卷内文件应按问题或文件形成的时间系统地排列，按顺序编号，填写“卷内目录”。

目录各项必须填写清楚（一律使用黑色中性笔填写），字迹工整、清晰，装订整齐。

5、档案盒（袋）内文件的排列：档案袋内文件应区分不同情况进行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，计划、总结在后；正本在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中结论性材料在前，依据性材料在后。

其它文件按文件的重要程度或形
成时间先后排列。

6、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3份。

对无保存价值和重复文件，需要办理销毁手续。

7、归档时间：部门或责任人应于相关工作结束后立即（最迟一周内）将应立卷归档的文件整理立卷，向公司档案管理部门移交归档。

五、档案的查阅和借阅
1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。

有关人员应在档案室内查阅档案资料，阅后及时归还。

2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。

确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门经理签署意见后方可复制。

3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由所在部门出具借阅申请并由部门经理签名认可。

借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。

借阅档案时应做到以下几点：（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找。

（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅。

（3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人。

（4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写。

（5）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚。

（6）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任。

（7）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。

六、档案的移交
档案移交必须办理移交手续，填写移交清单，经移交人签字，接收方核对签收。

七、档案的保管
1、要做好档案的防火、防虫、防盗、防尘、防阳光直射“五防”
工作。

2、档案柜所在办公室严禁吸烟。

3、档案管理人员要定期对档案进行安全检查，发现问题要及时向领导报告，并采取补救措施。

4、对于不易继续保存的档案资料，应及时予以复制；对于已破损的档案资料应及时予以修复。

为做好档案的提供和利用工作，所有文件资料均应按照其分类组卷，并按照其性质分为短期、长期、永久三类分别保管。

5、档案管理人员要做好档案资料的保密工作，档案管理部门除外，其他各部门人员不得查阅与自己工作内容无关的档案资料。

八、档案的销毁
公司对各类档案每二年进行一次鉴定。

对超过保管期并经鉴定无保留价值的档案做出销毁处理意见，报总经理批准后予以销毁。

档案管理的规章制度篇2
为了加强和规范会计档案管理，建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《会计法》和《会计档案管理办法》的规定，结合本单位工作实际情况，特制定本制度。

第一条会计档案的归档范围。

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计年度数据备份盘、会计核算系统软件、操作人的密码等会计核算专业资料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

具体包括：
（一）会计凭证类。

包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（二）会计账簿类。

包括总账、明细账、日记账、固定资产明细账、辅助账簿、其他会计账簿。

（三）财务报告类。

包括月度、年度财务报告、其他财务报告，报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文说明。

（四）其他类。

包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他在会计核
算工作中直接形成的对国家和社会及各核算单位具有保存价值的会计核算资料。

第二条会计档案的整理。

会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。

各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

（一）会计凭证
（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。

（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

（二）会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”样，不填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账壳，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。

不同规格的活页账不得装订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：
a、会计账簿装订封面；
b、账簿启用表；
c、账户目录；
d、按本账簿页数，顺序装订项页；
e、会计账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。

（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账、辅助账。

（三）会计报表
会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。

第三条会计档案的归档保管。

（一）当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由业务人员保管一年，期满后转入档案室并由专人保管。

（二）会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

（三）机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

（四）磁性介质会计资料的归档。

年度终了，系统管理员将当年账簿、报表等会计电算化资料备份并详细标注，装盒交档案室归档。

包括：会计年度数据备份盘；同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件；操作人的密码、操作日志等其他会计资料。

会计档案磁性资料保管期限与书面资料一致。

会计软件保管期截止该软件停止使用或有重大更改后五年。

以磁性介质保存的会计资料，根据保管期限，由系统管理员定期复制，且应标识清楚，双份归档，异地存放。

第四条会计档案的保管期限。

会计档案的保管期限分为永久保存和定期保存两类。

定期保存的会计档案其保存期限从会计年度终了后的第一天算起，分为3年、5年、xx年、15年、25年5类。

详见附表一。

第五条会计档案的借阅。

（一）建立会计档案清册和借阅登记清册。

（二）凡需借会计档案的人员，须经领导批准后，方可办理调阅
手续。

（三）借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。

（四）借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况，须经局领导批准，需要复制会计档案的，须经局领导批准后方可复制。

第六条会计档案的销毁。

保管期满的会计档案，除本办法第七条规定的情形外，按照以下程序销毁：
（一）会计档案保管期满，由档案管理人员会同财务人员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数，起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）局分管领导要在会计档案销毁清册上签署意见、
（三）销毁会计档案时，应由同级档案机构、财政部门和审计部门派人员监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。

销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第七条保管期满但未结清的债权债务。

原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。

单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

在建项目尚未完成的会计档案，保管期限已满也不得销毁。

第八条会计档案的移交。

移交会计档案，双方应当办理会计档案交接手续。

移交会计档案时，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称，卷号、册数，起止年度和档案编号，应保管期限，已保管期限等内容。

交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。

交接完毕后，交接双方
经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或盖章。

第九条会计档案的保管要采取严格的安全措施。

档案室要做到防火、防盗、防水、防光、防高温、防尘、防虫、防鼠，磁性介质资料要做到防磁、防雷。

重要资料实行双备份，一份存档案室，另一份异地存放。

磁性介质资料应定期复制。

经过系统整理以后的档案要入库上架，排架管理，按全宗号顺序依次排列，自左向右，自上而下地进行排列，环境保持通风透光。

第十条档案管理人员做好会计档案的保密工作，遵守保密制度。

档案管理的规章制度篇3
一、本办档案材料（包括音像档案资料，下同）由综合科和有关业务科集中统一管理，任何个人不得私自存放。

二、档案的收集、整理、移出、销毁必须按《档案法》和上级档案管理部门有关规定办理，严禁擅自销毁或出售档案。

三、凡是调阅档案，一律凭单位介绍信，经档案管理人员审核后，方可提供查阅。

四、档案必须在档案所在科室内查阅，不得出借，如有特殊情况需出借、复印、抄录等，须经分管副主任同意后方可进行。

五、严禁档案使用者私自抄录、复印、涂改、拆开、撕毁档案。

档案管理人员应当在调阅者归还档案时进行必要的检查，确保档案完好无损。

六、本局全体工作人员必须严格执行党和国家的保密、保卫制度，杜绝档案中机密文件和材料遗失、泄密事故的发生，确保档案安全。

七、档案存放处要保持清洁卫生，存放档案要井然有序，排列有系统化，以便调阅。

八、档案管理人员因工作调动，须按规定办理交接手续。

档案管理的规章制度篇4
第一章基本原则
第一条为了提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为我公司各项工作服务，根据中共中央组织部、国家档案局发布的《干部档案工作条例》特制定本制度。

第二条人事档案工作是企业组织人事工作的重要组成部分，也是企业档案工作的重要组成部分。

它是为贯彻执行党的干部路线、方针、政策是为先贤举能，知人善任，历史地全面地考察了解和正确选拔使用干部服务的。

第三条人事档案是企业人事管理等有关部门按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，应由公司人力资源处人事档案室集中统一管理。

第四条在人事档案管理工作中，必须严格贯彻执行党和国家的有关档案保密的法规和制度，严密保管，确保档案的完整与安全。

第二章体制、任务和人事档案干部
第五条人事档案是企业档案的一个组成部分，集中纳入人力资源处统一管理，业务工作接受公司党委领导和上级有关业务部门的检查指导。

第六条人事档案室的任务是贯彻落实党和国家关于人事档案工作的方针政策、制定企业人事档案工作规章制度，负责接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用公司各级员工的人事档案。

第七条人事档案工作人员要认真学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，作风正派，责任心强，刻苦钻研业务，不断提高政治、业务素质，努力做好本职工作。

第三章人事档案材料的收集范围与归档要求
第八条为了使人事档案能够真实地全面地反映个人全貌，人事档案室要经常通过有关部门收集全公司员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容。

具体收集归档范围见附件。

第九条公司各级党委（总支）、各厂、各处室（科室）要建立主动送交人事档案材料的工作制度，并由各单位党委（总支）的`人事干事、组织干事负责收集各单位的归档材料，属于归档范围的人事档案
材料，在材料形成后，经有关部门审查签章后送交人事档案室归档，员工在公司工作期间形成的各类材料必须在离公司前全部移交档案馆。

第十条收集的人事档案材料，必须经过认真的鉴别，属于归档的材料应真实准确，完整齐全，文清楚，对象明确，手续完备、具有保存价值。

需经组织审查盖章或本人签的，应在盖章签后方能归入人事档案。

第十一条不属于档案范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。

凡销毁材料必须详细登记，并报请人力资源处负责人审查批准，由专人负责监销。

第十二条人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

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第四章人事档案的管理和利用
第十三条人事档案室对收集的人事档案材料按规定进行整理，并按在职人员档案、离退休人员档案、死亡档案进行分类、编号、排架。

人事档案室对不属于上述范围人员的人事档案应进行代管，并按有关部门的规定收取管理费。

第十四条对人事档案应建立登记和统计制度，建立各类档案名册。

每半年检查核对一次档案，做到档号与档案名册编号一致，发现问题及时解决。

严格执行保密制度，确保档案的绝对安全和准确无误。

第十五条根据安全保密，便于查找的原则，人事档案应严密科学地保管。

档案库房应是坚固的，具有八防等安全设施和措施的专用档案库房，配置铁质档案柜。

库房内应保持清洁，整齐和适宜的温湿度。

第十六条档案卷皮，目录和档案袋的样式、规格按标准制作，干部档案的整理严格按照中央组织部下发的《干部档案整理工作细则》和有关规定执行。

第十七条严禁任何人私自保管他人档案，人事档案干部不得保管本人和亲属的档案。

不得在电话里泄露档案内容。

第十八条做好档案管理的各项基础工作，编制检索工具，逐步实现人事档案的现代化管理，便于提供利用。

第十九条凡需从人事档案中取证或办理公证，必须由人事档案室
办理。

有关材料应认真核实签署意见并加盖“济南啤酒集团总公司人力资源处”公章，方能有效。

第二十条对人事档案的接收、传递必须严格手续，有案可查。

查借阅人事档案应严格按档案室制定的《人事档案查（借）阅制度》办理。

第五章档案的转递
第二十一条人事档案应通过机要交通渠道转递或派专人传送，不准邮寄或交本人自带。

如外单位派专人来提取，必须持人事或组织部门出具的介绍信，一般介绍不予办理。

第二十二条如《调档通知》调出人员要求转递档案，必须经人力资源处负责人同意签署意见方可转出。

有关部门同时把本人的现实表现、体检表或技术档案转入人事档案室，由人事档案室统一转递。

档案转出后，逾期一个月未见对方退回回执应写信催回，以防丢失。

第二十三条为使人事档案能够随着公司的人事变动，干部职务变动而及时调整，公司人力资源处应将人事变动情况、干部调动单位和任免通知及时通知人事档案室。

因商调而转出档案后，人力资源处应及时通知人事档案室此人是否商调成功，如未商调成功有关部门应在一个月以内追回档案，最多不超过三个月。

第二十四条公司员工因辞职、退职、自动离职或被学校解除合同、终止合同、除名、开除等，在没收到人力资源处转来的转递档案通知单前，其档案仍由人事档案室保管；但要从处理决定下达之日算起，按有关部门的收费规定收取档案保管费。

第二十五条公司各单位、部门应积极配合档案室做好员工档案的转递工作，学生分配单位有变化时应及时通知档案室，以使档案能正确投递。

附件
人事档案材料收集归档范围
1、员工调配、任免、考察考核等工作中形成的各种登记表（如职工履历表、登记表），任免呈报表（包括上报的考察材料），鉴定、民主评议和组织考核形成的综合材料，离退休审批表，军队转业部门
审批表等。

2、录用和聘用工作中形成的录用和聘用审批表，政审材料，续聘审批表，退职材料。

3、出国出镜人员审批表、登记表及在外表现情况的鉴定材料。

4、党代会、人代会、政协会议的工、青、妇等群众团体代表会以及民主党派代表会的代表登记表和委员的简历表、政绩材料。

5、办理工资、待遇工作中形成的审批表和解决待遇问题和审批材料。

6、评聘专业技术职务（职称）工作中形成的专业技术人员任职资格申报表，专业技术职务考绩材料以及聘任专业技术职务的审批表。

7、员工更改姓名、民族、年龄、入党入团时参加革命工作时间等过程中形成的个人申请表，组织审查报告，上级批复以及所依据的证明材料。

8、党团组织建设中形成的入党志愿书（1—2份系统的）和转正申请书、自传、政审材料、党员登记表、不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员工作中形成的组织意见。

民主评议党员登记表，优秀党员事迹及审批材料。

认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；加入民主党派的材料。

9、干部审查工作中形成的调查报告、结论、上级批复、个人结论的意见、检查交待、旁证材料；甄别复查结论、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

10、表彰奖励活动中形成的各种先进人物登记表、审批表、先进模范事迹。

11、各种处分决定、调查报告、上级批复、本人交待及旁证材料、刑事判决书。

12、员工的创造发明、科研成果、著作、译著和有重大影响的论文等目录。

13、体格检查中确诊有残疾的体检表及工伤致残确定残废等级的。