深圳天音通信有限公司文档管理流程
公司内部文件传阅流程
公司内部文件传阅流程
尊敬的员工，。
为了更好地管理和传阅公司内部文件，我们制定了以下文件传阅流程：
1. 文件起草，文件起草人完成文件内容后，将文件发送至主管或部门负责人进行审批。
2. 文件审核，主管或部门负责人对文件进行审核，如有需要修改或补充，将文件退回起草人进行修改。
3. 文件传阅，审核通过的文件将被传阅至相关部门或人员。
传阅方式可以是电子邮件、内部通讯软件或打印纸质文件。
4. 文件阅览，接收文件的部门或人员需在规定时间内进行阅览，并按照文件要求进行相应的处理或回复。
5. 文件归档，文件传阅完成后，需将文件归档保存，以备日后查阅或审查。
以上是公司内部文件传阅流程，希望各部门和员工能够严格遵守，确保文件传阅的及时性和准确性。
谢谢合作！
人力资源部门敬上。
(完整版)实施文档模板
PPP文档名称深圳天音通信有限公司分销信息系统咨询项目编写人员: AMT咨询项目组编写日期: 2002年11月12日更新日期: 2002年11月12日文档编码: 天音/NNNN文档版本: 1.0批准人员:<天音项目经理><AMT项目经理>文档控制文档更新记录日期更新人版本备注2002/6/27 AMT专家顾问委员会V1.0 没有以前的版本2002/7/2 AMT天音项目投标顾问组V2.0 在V1.0框架基础上完善与增补重要信息2002/7/4 AMT专家顾问委员会V3.0 在V2.0框架基础上完善与增补重要信息，一审一校2002/7/6 AMT咨询质量控制委员会V4.0 终审终校文档审核记录日期审核人职务备注2002/7/4 王玉荣专家顾问Approved2002/7/6 孔祥云AMT咨询质量控制委员会委员Approved文档去向记录拷贝份数接受人职务备注1 伍从斌天音公司信息管理部负责人电子版本、1 伍从斌天音公司信息管理部负责人打印版本目录文档控制 (2)文档说明 (3)1. 一级标题 (3)1.1 二级标题 (3)1.1.1 三级标题 (3)1.1.2 三级标题 (3)文档说明文档说明。
1. 一级标题1.1 二级标题正文。
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1.1.1 三级标题正文。
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1.1.2 三级标题表1.1 [表名]来源：企业资源管理研究中心（AMT）市场营销电话营销网上营销电子商务电话销售现场销售员/工程师网络呼叫中心自助服务客户关怀现场服务E R P移动通信市场图1.1 [图名]来源：企业资源管理研究中心（AMT ）。
天音分公司市场费用(TMF)申请及核销规定
深圳市天音通信发展有限公司销售管理部文件受文对象：分公司、大区办发文单位：销售管理部、财务部副本呈送：COO严四清、马汉勇总监、大区总监文号：（销）内字2002-10- 抄送存档：总裁办秘书处日期： 2002-10文名：天音分公司市场费用（TMF）申请及核销规定一．使用背景天音公司从产品预算中支出，用于支持各分公司开展符合当地市场特性的推广促销活动的费用，是天音分公司市场费用；简称TMF。
天音各分公司在需要对天音机型做任何的促销活动而有费用需求时，可以申请分公司市场费用（TMF）的支持，前提是维持天音产品的价格稳定，不得用其打低价格。
二．使用范围可用于该产品在分公司销售区域内的促销活动广告、促销物料制作、消费者礼品促销、店员培训或奖励、打击水货假货、路演或单店促销、聘请临时促销员等形式的市场推广活动三．使用要求分公司市场费用（TMF）是由销售管理部在上月末根据市场情况和产品预算制定出单台金额，由销售管理部商务根据该分公司本月的计划任务量计算出费用额度，于每月第三个工作日前通知财务部下拨至分公司，分公司在申请使用时应遵循以下要求：●分公司申请TMF必须要向市场部提交申请报告，分公司的申请报告内容应包含：促销活动的背景及目的、时间、零售店覆盖数量、目标销量、方式、内容、执行人员、费用金额等项目，具体格式见附件一●分公司提出TMF申请的时间应在每月的第三至第九个工作日，可以多产品联合申请，但在申请方案和活动总结中应清楚区分每种产品各自的销量和费用金额●分公司申请使用TMF前必须先与大区和销售管理部进行沟通，然后以电子邮件的形式向销售管理部产品主任提出书面申请，经市场推广经理审批同意后才可以使用●分公司在申请方案中应注明上月TMF实际使用金额和本月下拨的额度，而且必须在报销完上次活动的费用后才能申请下月的费用，费用的申请和报销必须在当月完成，不得跨月度累积使用●分公司申请使用TMF必须要有目标销量，申请的费用金额为目标销量乘以单台金额，实际使用费用的单台金额如果超出预算单台费用金额，超出部分的20％将从分公司绩效奖中扣除；如果单台费用没有超标，而实际销量达成超出计划任务量，则超出部分的费用额度将于月底补发●分公司财务对TMF承担审核的职责，应根据月初总部财务部下发的费用额度通知和经总部市场部审批同意的活动方案对分公司的市场费用的使用和报销进行审核，同时应将相关信息反馈纳入财务系统的《每月电讯快报》四．申请流程●销管部商务在月初将TMF额度下拨至各分公司，但是各分公司要使用此笔额度还必须上报促销活动的方案申请●分公司在与销管部产品主任沟通后，以电子邮件的形式提交促销活动的方案申请●销管部产品主任审核方案，认为可行后，交由市场推广经理审批●市场推广经理审批同意后，由产品主任以电子邮件的形式通知分公司营销部及财务活动可以立即实施，并抄送销管部商务处存档五．核销流程六．核销要求1．市场部市场推广经理是TMF核销的审核责任人，分公司在申请下月的市场费用前应将本月已使用的市场费用核销完毕2．分公司在核销TMF前必须以电子邮件的形式向市场部市场推广经理提交促销活动的总结报告，市场部审核同意，同样用电子邮件将反馈信息发至分公司市场部及财务后，分公司市场人员才能报销此笔费用。
某移动通讯有限公司管理流程模板及节点说明
商务部
财务部
责任职位
涉及表单
流程说明
1.客户
2.部门经理
3.营销总监
4.商务部主管
5.财务部经理
6.客户
7.营销总监
8.销售助理
1.《□□□申请单》
4.《联络单》
《验收报告》
8.《付款申请单》
1.客户因特殊原因需退货，申请退货。
2.须由部门经理根据额度审核。
3.营销总监根据额度审批。
4.销售助理根据审核的《退货申请单》，向商务部下《联络单》。商务部处理，72小时内给予销售部《验收报告》。
5.财务部根据验收报告，给予审核。
6.客户确认。
7.若客户不愿意赔偿，需营销总监特批。
8.销售助理得到客户确认的《验收报告》，将相关单据交到财务部并登帐。
UltimusBPM介绍
UltimusBPM介绍
6 软件行业：Microsoft 家用娱乐事业部
Ø 建立柔性流程
Business Problem:
全球娱乐产品包装业务管理平台
➢家用娱乐事业部涉及 8 个业务单位与 15 个国家的包装流程 ➢人工处理流程:计算会计成本非常耗费 时间,数据不连贯 ➢目前工作流程解决方案缺乏弹性 ➢目前流程工作追踪仅靠 Email 与
Microsoft Gold Certified 最高级别微软合作伙伴
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UltimusBPM介绍
2006–2009年 AMT评选“国内BPM 第一名”
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UltimusBPM介绍
Ultimus 部分全球客户列表
财务金融
信息科技业
汽车制造
消费/零售业
公用事业
政府/教育机构
1st with Adaptive Discovery 技术 (2008专利) ——创建智能流程
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UltimusBPM介绍
国际荣誉奖项
➢ 全球Human-centric BPM 领导厂商
BPM 评选2009报告--唯一获得黄金级奖项的BPM厂商
Gartner – Human-centric Leader（以人为本技术领导者） “One of the most potent H2H(Human to human) capabilities in the market place that is extremely easy for the business professional to grasp and leverage.”
问题一：刚刚组建的新联通工作习惯不一致、流程不一致、执行力弱
公司公文规范
公文规范第一章总则第一条为加强公司内部文件管理，规范文件收发、行文及管理程序，特制本规范。
第二条本规定适用于公司各部门、各分公司、大区。
第三条公司文件收发、综合处理由公司总部秘书处负责，公文处理必须及时、准确、安全，保密。
第二章收文规范第四条收文处理是指对公司外部文件的处理。
第五条外部文件指国家及省、市各级机关、组织及其下属机构、相关单位发放的与公司有关的各类文件。
第六条外部文件统一由总裁办秘书处查收、登记，其它部门收到外部文件后，应送交总裁办秘书部。
第七条总裁办秘书处收到来文后进行登记并附《文件处理表》（见附件1）。
第八条各类来文由总裁办负责人初审，并根据文件内容提出处理意见，由专人提交各部门具体阅处、承办。
第九条承办人收到文件须办理签收，及时阅处。
处理完毕的文件交还总裁办秘书处存档。
如有需要，可自行复印保存，原件交还总裁办秘书处。
第十条总裁办秘书处专人负责文件的收转、催办，及时督促各阅办人处理文件。
第三章发文规范第十一条发文是指以公司总部及各部门、分公司的名义行文并发至相关单位的公文。
第十二条公文分类：以公司名称行文的文件、部门/大区文件及备忘（传真）文件三类。
第十三条各级文件发文权限：1、代表公司立场的各类公文由总裁办行文发布。
其中涉及重大决策、机构调整、重要奖惩、传达重要精神等文件，以红头文件形式发布。
2、代表各部门、分公司立场的重要普发性决定、通知、通报、会议纪要等由各部门、分公司以普通文件形式行文，总裁办审批发布。
3、代表各部门、分公司立场的普通通知、请示、报告、函、会议纪要等由各部门自行行文发布。
4、人事任免等人事类公文由人力资源部行文，总裁办秘书处审核发布。
5、各大区有关高级经理职别以上的人事类行文，需上报总部人力资源部知会。
第十四条公文用纸：1、公司红头文件使用“深圳市天音通信发展有限公司文件”专用红头文件纸。
2、公司普通公文可使用自行打印的文件纸，参照公司VI设计统一格式。
第十五条发文流程：1、公司级公文：总裁办秘书处根据公司经理级会议精神拟定文件初稿或由各部门提交需公司行文的文件初稿，并填写《发文审批单》（见附件1），由总裁办秘书处根据拟办意见，履行会签手续，经各级审批后签发，总裁办秘书处发布。
内部控制管理制度(2013年4月)
天音通信控股股份有限公司内部控制管理制度（本制度于2013年4月24日经第六届董事会第九次会议审议通过）第一章总则第一条为加强天音通信控股股份有限公司（以下简称“公司”）的内部控制，促进公司规范运作和健康发展，保护股东合法权益，根据《公司法》、《证券法》等法律、行政法规、部门规章和《深圳证券交易所股票上市规则》、《深圳证券交易所上市公司内部控制指引》等规定，结合公司实际，特修订完善本制度。
第二条公司内部控制制度的目的是：（一）确保国家有关法律、法规和公司内部规章制度的贯彻执行；（二）提高公司经营效益及效率，提升上市公司质量，增加对公司股东的回报；（三）保障公司资产的安全、完整；（四）确保公司信息披露的真实、准确、完整和公平。
第三条公司董事会对公司内部控制制度的制定和有效执行负责。
第二章内部控制的内容第四条公司的内部控制主要包括：环境控制、业务控制、会计系统控制、电子信息系统控制、信息传递控制、内部审计控制等内容。
第五条公司不断完善其治理结构，确保董事会、监事会和股东大会等机构的合法运作和科学决策；公司将逐步建立起有效的激励约束机制，树立风险防范意识，培育良好的企业精神和企业文化，调动广大员工的积极性，创造全体员工充分了解并履行职责的环境。
第六条由公司内控监察部明确界定各部门、岗位的目标、职责和权限，建立相应的授权、检查和逐级问责制度，确保其在授权范围内履行职能；公司不断地完善设立控制架构，并制定各层级之间的控制程序，保证董事会及高级管理人员下达的指令能够被认真执行。
第七条公司的内部控制活动已涵盖了公司所有营运环节，包括但不限于：销售及收款、采购和费用及付款、固定资产管理、存货管理、资金管理（包括投资融资管理）、财务报告、成本和费用控制、信息披露、人力资源管理和信息系统管理等。
第八条公司不断地建立和完善印章使用管理、票据领用管理、预算管理、资产管理、担保管理、资金借贷管理、职务授权及代理人制度、信息披露管理、信息系统安全管理等专门管理制度。
天音通信实现流程管理四化
天音通信实现流程管理四化天音通信实现流程管理四化3C分销企业办公自动化系统选型和实施的研究韩成果1，杨建伟2，肖刚3(1.中国矿业大学北京研究生院资源与安全学院,北京邮政编码100036；2.深圳蓝凌软件股份有限公司,广东省深圳市邮政编码518057；3.深圳市天音通信有限公司信息管理部,广东省深圳市邮政编码518027；)摘要：办公自动化系统是3C分销企业使用面最广的基础信息系统之一。
本文的目的是分析办公自动化系统在3C分销企业的定位和系统建设的需求特点，总结出系统选型对供应商资质、技术先进型、商务条件、四个纬度关键评价要素。
本文对3C分销企业的基础流程和核心流程归纳分类，从为企业创造价值以及系统建设阶段性推进角度，提出先易后难、抓大放小、分布实施的系统建设思路。
并通过某3C分销企业办公自动化系统选型和实施的案例实践验证。
3C分销企业；办公自动化系统；选型标准；实施方法中图法分类号：*文献标识码：A13C分销企业办公自动化系统建设的背景和目标1.13C分销企业办公自动化系统建设的行业背景3C分销企业主要指从事计算机(Computer)、通讯(Communication)、消费类电子(Consumer electronics)产品批发销售的行业。
国内计算机产品分销企业的典型代表为神州数码、英迈国际等主要销售产品为通用PC机、服务器、笔记本电脑等；通讯分销企业以天音通信、中邮器材、爱施德为主，主要从事手机、无线固话等产品销售。
这两类分销企业同时也销售IPAD、数码相机、摄像机等消费类电子产品。
国内3C分销企业经过近30年的发展，行业集中度越来越高，竞争越来越激烈。
以手机分销行业为例，2008年销售金额约为1811亿，前三大分销企业约为600亿，计算机类前10大分销企业营业额也超过行业的40%。
目前3C分销行业面临的最大挑战是高成本，低利润的行业环境以及同行之间的激烈竞争。
3C分销企业面临的第二大挑战是厂商、移动运营商渠道的扁平化以及将分销商作为资金物流平台，进一步挤压分销商的利润空间，对分销企业运营效率和成本控制提出严峻考验。
通信公司新员工入职培训办法
力；面向以后，天音通信将以人力资源为核心,构建以强大的信息系统、 快捷的物流网络和售后服务系统为支撑,贯穿分销、批发、零售及客户 服务的大流通商业模式，进行多产品、多品牌的业务运作，领导渠道 模式的变革，最终成为流通领域领导者和商业文明的推动者。
公司进展历程大事记
1996 年 12 月天音通信进展有限公司正式成立。 1999 年 成为 MOTO 手机在中国最大的代理商。 2001 年 成立天音科技进展有限公司。 2003 年 完成了股份制改造，成为上市公司（赣南果业股份有限 公司）的核心企业。 2004 年 成立易天数码连锁有限公司。 2004 年 入选中国企业 500 强。 2005 年 天音公司完成了与手机行业四巨头的强强合作，成为手 机四大品牌代理商。 2006 年 销量突破一千万台。
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公司企业文化 天音使命：通路无限 梦想实现 天音愿景：流通领域的领导者 天音核心价值观：恒守人本 坚持诚信 服务客户 追求卓 越 天音精神：责任 健康 高效 执行 天音高压线：不得损公肥私，损害公司利益；不得拉帮结派， 在企业内部挑起“政治斗争”。 经营理念：经营战略 经营人才 经营客户 治理要略：风险操纵 成本领先 天音文化品行——鹰
《天音通信新职员入职培训手册》使用指南
1、为了更有效的使用好《天音通信新职员入职培训手册》，
请您认真阅读
本指南。
2、《天音通信新职员入职培训手册》仅适职培训手册》可作为新入职职员培训
前的阅读材料
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和新入职职员参加入职培训时的教材使用。 4、《天音通信新职员入职培训手册》为公司财产，需要重复
公司组织架构
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董事长
首席执行官
审计部
资本运作部
电子文档管理流程及标准作业指导书
电子文档管理流程及标准作业指导书第1章电子文档管理概述 (3)1.1 文档管理的重要性 (3)1.2 电子文档管理系统的功能与特点 (4)1.3 电子文档管理的法律法规及标准 (4)第2章文档分类与编码 (4)2.1 文档分类原则与方法 (4)2.1.1 分类原则 (5)2.1.2 分类方法 (5)2.2 文档编码规则与示例 (5)2.2.1 编码规则 (5)2.2.2 编码示例 (5)2.3 文档分类与编码的维护 (6)第3章文档创建与审批 (6)3.1 文档创建流程与规范 (6)3.1.1 流程概述 (6)3.1.2 需求分析 (6)3.1.3 文档编写 (6)3.1.4 格式审核 (6)3.1.5 内容审核 (7)3.1.6 定稿 (7)3.2 文档审批流程与职责 (7)3.2.1 审批流程 (7)3.2.2 提交审批 (7)3.2.3 审批 (7)3.2.4 反馈 (7)3.2.5 修改 (7)3.2.6 终审 (7)3.3 文档版本控制与更新 (8)3.3.1 版本控制 (8)3.3.2 更新 (8)第4章文档存储与备份 (8)4.1 文档存储原则与介质 (8)4.1.1 存储原则 (8)4.1.2 存储介质 (8)4.2 文档备份策略与方法 (9)4.2.1 备份策略 (9)4.2.2 备份方法 (9)4.3 数据恢复与容灾 (9)4.3.1 数据恢复 (9)4.3.2 容灾 (9)第5章文档共享与权限控制 (9)5.1.1 范围 (10)5.1.2 方式 (10)5.2 权限控制策略与实施 (10)5.2.1 权限控制策略 (10)5.2.2 权限控制实施 (10)5.3 文档保密与安全 (11)5.3.1 保密措施 (11)5.3.2 安全措施 (11)第6章文档检索与利用 (11)6.1 文档检索方法与技巧 (11)6.1.1 基本检索方法 (11)6.1.2 高级检索技巧 (11)6.1.3 检索结果处理 (11)6.2 文档统计与分析 (12)6.2.1 文档统计方法 (12)6.2.2 文档分析技巧 (12)6.3 文档利用与知识管理 (12)6.3.1 文档利用 (12)6.3.2 知识管理 (12)第7章文档销毁与归档 (13)7.1 文档销毁流程与规定 (13)7.1.1 销毁流程 (13)7.1.2 销毁规定 (13)7.2 文档归档原则与方法 (13)7.2.1 归档原则 (13)7.2.2 归档方法 (13)7.3 档案管理流程与规范 (13)7.3.1 管理流程 (13)7.3.2 管理规范 (14)第8章电子文档管理系统维护与优化 (14)8.1 系统维护计划与实施 (14)8.1.1 维护计划制定 (14)8.1.2 维护实施 (14)8.2 系统功能监控与优化 (14)8.2.1 功能监控 (14)8.2.2 功能优化 (15)8.3 系统升级与扩展 (15)8.3.1 系统升级 (15)8.3.2 系统扩展 (15)第9章电子文档管理培训与考核 (15)9.1 培训计划与内容 (15)9.1.1 培训计划 (15)9.1.2 培训内容 (16)9.2.1 培训方式 (16)9.2.2 效果评估 (16)9.3 考核指标与实施 (16)9.3.1 考核指标 (16)9.3.2 考核实施 (16)第10章电子文档管理流程改进与持续优化 (17)10.1 流程评估与问题分析 (17)10.1.1 定期进行电子文档管理流程的评估，从流程的效率、合规性、安全性等方面进行全面分析。
通信工程文档管理方案
通信工程文档管理方案一、背景介绍在当今数字化时代，通信工程所涉及到的文档资料数量庞大、种类繁多，为了提高工程运营效率以及保证工程质量，文档管理变得至关重要。
通信工程文档管理涉及到设计、施工、维护等多个阶段，因此需要一个高效的文档管理方案来满足工程的需求，提高工作效率和质量。
二、目标与需求1. 提高文档管理效率：减少文件搜索时间、提高文件共享方便性、确保版本一致性。
2. 提高工作效率：方便文档协作、快速审批流程。
3. 提高工程质量：减少错误，保证文档准确性、可追溯性。
4. 提高信息安全性：保护敏感信息，防止数据泄露。
三、方案设计1. 文档分类与标识：将文档按照类型、阶段、工程等进行分类，并进行标识，以便于快速查找、管理和共享。
2. 文档存储：建立统一的文档存储系统，支持多种格式的文档，并进行定期备份以及可追溯。
3. 文档协作与共享：使用云端协作平台，实现多人共同编辑、评论、审批文档，并设置权限限制，保证文档的安全性和准确性。
4. 文档审批流程：建立文档审批流程，进行全流程的审批记录与监管，确保文档的合规性。
5. 文档查询与管理：建立高效的文档信息管理系统，支持关键词搜索、版本追踪、超链接等功能，提高文档的检索和管理效率。
6. 安全保护：采用加密存储、权限管理、安全审计等手段，保护机密信息，防止数据泄露。
四、实施方案1. 选取合适的文档管理系统：根据公司需求，选取适合通信工程文档管理的专业系统，如微软SharePoint、协作平台等。
2. 进行文档分类与标识：建立统一的文档分类标准，并采用统一的命名规范与编号规则，以便于快速查找和管理。
3. 建立文档管理流程：设计通信工程文档管理流程，包括文件上传、审核、修订、批准等环节，同时建立审批流程与文档查询系统。
4. 建立培训计划：对相关人员进行培训，包括文档管理系统操作培训、文档分类标识培训、审批流程培训等，确保文档管理的高效运行。
五、运营与监督1. 运营人员：设立专门的文档管理员和审批人员，负责文档的上传、审核、共享和权限管理。
写一篇文件收发管理流程
文件收发管理流程一、目的为了规范公司文件收发工作，确保文件传递的及时、准确和完整，特制定本管理流程。
二、适用范围本流程适用于公司内部各部门之间的文件收发管理。
三、职责分工1.行政部负责文件收发工作的统筹安排和管理监督。
2.各部门指定一名专人负责本部门文件收发工作，确保文件传递的及时、准确和完整。
四、管理流程1.文件发送（1）各部门需要发送文件时，需填写《文件发送申请表》，明确文件名称、内容、接收部门和接收人等信息，并经部门负责人审核签字。
（2）行政部负责将文件进行编号、盖章、装封，确保文件完整无误，并及时发送给接收部门或接收人。
（3）接收部门或接收人收到文件后，需在《文件发送登记表》上签字确认，并及时将文件转交给相关人员处理。
2.文件接收（1）各部门需指定一名专人负责接收外来文件，并及时将文件转交给相关人员处理。
（2）接收人需对接收的文件进行登记，填写《文件接收登记表》，包括文件名称、内容、发送部门和发送人等信息。
（3）接收人需对接收的文件进行分类整理，确保文件的完整性和保密性。
3.文件归档与备查（1）各部门需建立文件归档制度，将重要的、具有保存价值的文件进行归档管理。
（2）归档文件需进行分类整理，标注归档日期、内容和保管期限等信息。
（3）对于需要长期保存的文件，需定期进行清理和保护，确保文件的完好无损。
（4）行政部负责监督各部门文件收发工作，并对归档文件进行定期检查和备查。
五、注意事项1.文件收发过程中，要严格遵守保密规定，确保文件的保密性。
2.各部门要建立健全文件管理制度，加强文件管理意识，提高文件管理水平。
文件管理程序(总6页)
文件管理程序(总6页) -CAL-FENGHAI.-(YICAI)-Company One1-CAL-本页仅作为文档封面，使用请直接删除1. 目的对本公司和质量与环境管理体系有关的文件进行控制，保证和质量与环境管理体系有关的文件处于受控状态，确保各工作场所使用的文件为有效版本。
2. 适用范围适用于和质量与环境管理体系有关的文件的控制。
3. 定义3.1【文件】质量与环境管理体系文件、技术类文件和外来文件的合称。
质量与环境管理体系文件包括管理手册、程序文件、第三层次文件和记录；技术类文件包括产品标准、工艺文件等；外来文件包括技术性国际标准、国家标准、行标与相关法规，及质量与环境体系相关的国际标准、国家标准，供应商或客户提供的文件等。
3.2【文件要素】指文件必须具备的基本信息，如：标题、文件编码、生效日期、版本号、拟制人、审批人，以及内容组成、版面格式等。
3.3【受控文件】发放范围有限制，更改、回收受到追溯的文件。
3.4【非受控文件】受控文件范围之外的文件。
3.5【文控】“质量与环境体系文件控制室”的简称，隶属于品质部。
3.6【引用文件】应以其为依据的，或应完全服从的上一级规定性文件。
3.7【支持性文件】为当前文件作进一步细化，或起分解、说明、配合、辅助作用的文件。
3.8【受控号】受控文件的分发号，也是文件发放点（或部门）的代号。
受控号由品质部确定，其他部门不得任意更改。
若有新增或撤并部门应报请品质部开号或注销。
3.9【文件清单】由本部门拟制的受控文件（三级文件）目录。
3.10【记录清单】由本部门编制的质量记录目录。
3.11【程序文件】在本公司亦称二级文件、第二层次文件。
用于阐明质量与环境管理体系的主要活动和过程的途径，从而指导公司运作的形成文件的程序。
3.12【第三层次文件】包括作业指导等文件，一般用于指导或说明某一具体工作如何做，由谁在何时、何地做的文件。
4. 引用文件卓华精密组件有限公司ZHQM—2015《质量与环境管理手册》5. 职责5.1 总经理：负责审批管理手册，制定、批准方针。
深圳公司文件控制管理程序
讲明：文件类不的代码参照质量手册 4.2.3.4；
部门代号：文控中心 01，经理室 02，治理代表 03，PMC 部 04，开发部 05，采购部 06，物管部 07，
品管部 08，制造部 09，工程部 10，外贸部 11，行政人事部 13。
5.3.2 版本的操纵：
文件第一次发行为原版用 A/0 版表示，A 为版本号，0 为变更次数。每作一次变更对变更次
2.0 范围 本公司按 ISO9001：2000 标准建立的所有文件和记录（含外来文件和环境有害物质治理方 面）都依本程序进行治理。
3.0 定义 3.1 受控文件
为本公司质量体系运行中作业的依据文件，需作变更修订，分发时加盖“受控文件”章， 发放时登记和签收。 3.2 非受控文件 只供参考，分发时加盖“非受控文件”章，不作管制。 3.3 文件分类 3.3.1 内部文件：质量手册，程序文件、三级文件（作业指导、标准、规范、规章制度、治理方法）、 相关记录表单。 3.3.2 外来文件：指本公司不可自行修改，与之产品质量有关或直接阻碍产品质量的文件，包括国际 /国家/行业标准，环保法规，客户提供之样图或标准等。 4. 权责 4.1 文控中心： a. 负责质量治理体系文件的收集、编号、整理、发行、回收、作废（含外来文件）。 b. 负责协调文件的编制，更改及定期组织对文件进行评估。 4.2 各部门：主导过程程序文件及部门内部文件的编写与修改，所使用文件的保管。 5. 作业程序： 5.1 文件的制订、审核、批准 5.1.1 新的文件制定时，应尽量可能保持格式统一，手册及程序文件要使用文控统一的格式。 5.1.2 质量手册由文控中心制订，治理者代表审核，总经理核准。 5.1.3 程序文件由相关主管部门编制，部门经理及治理者代表审核，总经理批准。 5.1.4 三级文件：由相关部门编制，部门主管审核，部门经理批准。 5.1.5 文件生效：手册、程序文件以生效日期为准，三级文件和外来文件以审批日为准。
通讯与办公用品管理流程制度
通讯与办公用品管理流程制度1. 前言本规章旨在规范和管理企业通讯设备和办公用品的使用与维护，提高办公效率和资源利用率，确保企业内部的通讯和办公工作正常进行。
全部员工和部门必需遵守本制度的规定。
2. 通讯用品管理2.1 办公电话管理•办公电话只可用于工作目的，禁止私人通话。
•员工需要妥当保管和使用办公电话，避开损坏和丢失。
•办公电话不能转借他人使用，如有需要转接电话，应事先征得被转接方的同意。
2.2 移动电话管理•企业为员工配备工作移动电话，用于工作需求。
•工作移动电话仅限于工作使用，禁止使用个人移动电话进行工作通讯。
•员工需妥当保护和维护工作移动电话，避开损坏和丢失。
•离职员工需要归还工作移动电话，并将已存储的企业资料清空。
2.3 电脑和网络设备管理•电脑和网络设备仅供工作使用，禁止用于非法活动和未经授权的操作。
•员工需妥当保护和维护电脑和网络设备，避开损坏和丢失。
•离职员工需要将电脑和网络设备的敏感信息删除，并交还给IT部门。
2.4 会议设备管理•会议设备需提前预定，不得私自调动。
•会议结束后，应及时归还会议设备，并保持乾净。
•如发现设备损坏或故障，应立刻报告相关人员进行处理。
3. 办公用品管理3.1 申请与领用•员工可依据工作需要向行政部门申请办公用品。
•办公用品需填写申请表格，并获得相关负责人的签字批准后方可领用。
•实施公正公平的原则，遵守先申请、先审批、先发放的原则。
3.2 使用与保管•办公用品仅供工作使用，禁止私自领取和转借他人使用。
•员工需妥当保管和正确使用办公用品，避开挥霍和损坏。
•用完办公用品后，应及时清点、整理和归还。
3.3 报废与维护和修理•办公用品的报废需经过行政部门批准，并按相关规定进行处理。
•显现问题的办公用品需要维护和修理时，应立刻向行政部门报告，并按要求进行维护和修理或更换。
4. 违规处理4.1 违规行为的定义•私自领取和使用通讯设备或办公用品。
•有意损坏通讯设备或办公用品。
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文档管理流程
深圳天音通信有限公司分销信息系统
编写人员: AMT咨询项目组
文档编码: 天音/0001
文档版本: 1.0
批准人员:
<深圳天音项目经理>
<AMT咨询项目经理>
文档控制
修改记录
审阅记录
分发记录
按照项目文档管理流程的要求，文档接收者请注意：
如果您收到本文档的电子版，请打印本页并在相应的栏目中签字。
如果您收到本文档的原件，请直接在相关栏目中签字。
目录
文档控制II
修改记录ii
审阅记录ii
分发记录ii
文档概述4
目的4
适用范围4
相关文档4
项目资料库5
目的5
资料库结构及分类5
文档控制流程7
目的7
流程说明7
文档控制标准9
目的9
软件标准9
编写标准10
命名标准12
附录：项目文档模板12
文档概述
目的
本文档主要明确所有交付成果及其项目文档的管理流程和标准，并将在深圳天音通信
有限公司分销信息系统的全过程中加以运用和控制。
适用范围
本文档就项目文档管理中的以下方面进行明确。
•项目资料库
•文档控制流程
•文档控制标准
•文档发布流程
本文档管理流程将同时适用于参与实施的AMT实施项目组（包括实施联合体科讯公
司实施组及PTC公司技术支持组等）和深圳天音项目组的所有成员。
相关文档
1.AMT项目实施文档标准
项目资料库
目的
按照本项目的实施范围和总体策略，将建立集中管理的项目资料库，便于各类实施
文档的更新、审阅、批准和发布管理。
同时将在项目开始的初期，快速建立企业信
息门户作为项目组进行沟通和文档发布的交互平台，本文档中确定的资料库分类及
其他相关的流程都将作为此信息平台建立的需求标准之一。
项目资料库由以下要素构成：
1.主目录
2.目录
3.子目录
4.主页
5.标题
资料库结构及分类
主目录与本实施项目有关的所有文档及其他相关资料将统一存放在“分销信息系统
资料库”主目录内。
目录根据实施项目的范围和总体策略，将按照各个分项目对目录进行分类：
1-项目管理文档
2-财务管理系统实施文档
3-人力资源管理系统实施文档
4-项目设计管理系统实施文档
5-项目施工管理系统实施文档
6-办公与企业信息门户系统实施文档
7-集成与技术开发文档
子目录按照AMT实施方法论(AIM)和项目管理方法论(PJM)，建立以下分类子目录：
项目管理文档目录下：
1-总体实施计划及管理标准
2-每周工作计划
3-每周项目进度报告
4-变更报告
5-问题报告
6-风险和争议报告
7-阶段确认报告
8-备忘录及会议纪要
9-质量检查和审计报告
10-文档发布通知
11-文档模板
12-其他文档及参考资料
分别在财务管理系统、人力资源管理系统、项目设计管理系统、项目施工管理系统和办公及企业信息门户系统目录下：
1-流程重组
2-需求报告
3-解决方案
4-系统设置
5-数据转换
6-系统测试
7-用户培训
8-上线运行及维护
9-其他
集成与技术开发目录下：
主页以下的文档同时要求以主页的方式存放：
总体实施计划及管理标准
每周工作计划
每周项目进度报告
阶段确认报告
文档发布通知
备忘录及会议纪要
重大的变更报告、风险报告及问题报告
其他需要跨项目小组或职能部门协调的报告或文档
标题以下的文档同时要求以标题的方式存放：
文档模板
质量检查和审计报告
主要的培训教材
其他需要发布的参考资料等
文档控制流程
目的
本控制流程明确项目文档的编写、分发和更新流程，并适用于所
有项目文档的编写和收发过程。
流程说明
1. 新建项目文档
所有文档的复核、审批、更新均需遵照以下的程序和标准。
按照AMT实施方法论和项目管理方法论以及项目工作计划和交付成果清单，采用本项目特定的文档模板创建项目文档，并：
分配文档的版本号和文档编码，参见文档版本标准和文档编码标准。
在文档控制的修改记录栏记录文档更新的所有记录。
在审阅栏中，将需要审阅本文档的人员填列出。
在分发栏中，将本文档所有的分发对象分别填列，包括项目资料库。
创建文档目录，目录的显示级别为3层。
创建文档概述，表明此文档的阅读对象、目的以及工作关联等。
编写实施文档。
2. 文档复核、修改
所有文档在分发前必须通过项目管理计划中指定人员的复核和审阅。
本项目中各类文档的审阅级别请参见附表，并遵照以下的流程和标准：
由文档编写人或项目小组组长按照文档审阅级别填列审阅人。
将文档分发给相关的审阅人，并将拷贝件存放在项目资料库。
由审阅人审阅后提出意见并书面通知文档编写人或项目小组组长。
若需要，由指定人员对文档进行修改更新。
按照文档级别，获得最终的审批（审批可以通过会议纪要或电子邮件的方式）但电子审批件需要并会同该文档一并保存于项目资料库。
正式发布文档，定期通过文档发布通知项目组及所有的相关人员。
3. 对已经批准的文档更新
对所有的经过最终审批发布的文档需要进行修改的，必须按照项目管理计划中的变更流程进行方能进行文档的修改和更新，未通过变更报告并获得批准的修改将视为无效。
文档控制标准
目的
文档控制标准对以下事项进行明确，在创建、更新和审批项目文档过程中将严格执行统一的文档标准：
●文档软件标准
●文档编码
●文档版本
●文档封面
●文档页眉页脚
●文档字体
●文档命名标准
软件标准
1. 文档软件标准
建议项目文档采用统一的MS OFFICE 2000版本作为编写工具，对于部分技术文献资料需要采用ACROBAT READER 4.0以上进行浏览，其他相关软件的采用都需要通过项目经理的审定。
以下是常用的文档类型及软件列表：
编写标准
2. 文档编码
文档编码是所有项目交付成果及实施文档的唯一标识，要求按照以下的格式进行编排：项目/PPP/CCC/NNNN，其中:
PPP = 分类名称缩写
CCC = 功能分类缩写
NNNN = 顺序4位数字编号
按照AMT实施方法论和项目管理方法论的要求结合地铁项目文档的分类，各类文档编码参见下表：
3. 文档版本
所有文档都要以递增的顺序号来反映每个版本，当所提交的项目文档经过另一方的确认并做修改时，主版本号进行递增；如果所提交的项目文档只在实施同一方进行审阅修改时，主版本号不变，次版本号进行递增。
以下为版本控制示例：
4. 文档封面
文档封面一般由以下内容组成：
主标题，包括：
●分项项目名称缩写，参见文档编码表
●文档名称，参见文档命名标准
●项目单位，统一采用“深圳天音通信有限公司”
●项目名称，统一采用“分销信息系统”
●文档说明，包括：
●编写人员，统一采用“深圳天音项目组”、“AMT咨询项目组”、“科讯实施小组”和“PTC技术支持小组”等
●编写日期，按照文档创建的日期，一般不做修改
●更新日期，按照文档更新或修改的最新日期
●文档编码，参见文档编码标准
●文档版本，参见文档版本标准
审批记录：对需项目经理批准的，应以原件打印并签字后由项目经理保留原件。
5. 文档页眉页脚
所有文档应保持统一的版式，其中：
●页眉：左侧为深圳天音的图标，右侧为AMT和科讯公司的图标
●页脚：左侧为文档名称，右侧为分页号
6. 文档字体
本项目文档的标准字体为宋体五号字（除演示文档和程序文件外）。
命名标准
7. 文档命名标准
按照实施范围和阶段性交付文档分类，所有文档将以如下规则进行文件的命名：
附录：项目文档模板
以下文档作为地铁实施项目的标准模板：●实施文档模板
●演示文档模板
●变更报告模板
●产品问题报告模板
●风险争议报告模板
●会议纪要模板
●阶段确认报告模板
●每周工作计划模板
●文档发布通知模板
●问题报告模板
●项目备忘录模板
●项目进度报告模板。