文件管理控制程序最新版
文件管理控制程序
文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用文件管理控制程序1.目的确保公司质量、食品安全及其他管理文件和外来文件得到有效控制。
规范管理体系的编制、审批、编目、发放、存档、借阅、复制、管理、销毁工作，同时确保生产现场或相关现场使用现行文件的有效版本。
2.适用范围本程序适用于公司管理体系及适当范围的外来文件的控制。
3.术语3.1受控文件3.1. 1加盖红色“受控文件”字样的识别印章且有相关保持要求的文件，此类文件禁止私自复印，保证不丢失或非预期使用。
具有制定、修订及发放的可追溯性记录。
修订后须重新发放并记录。
文件失效或废止时，应交至体系专员处回收、销毁。
文件具有唯一的标志，并随时保持最新版本状态。
3.2非受控文件未盖任何识别印章的文件。
发放时为最新版本，修订后无需做发放记录，且不需回收和销毁旧版本的文件。
3.3管理体系指用来表现公司管理体系的文件，它是管理体系存在的基础和证据，是规范全体人员行为，达到管理目标的依据。
管理体系包括但不限于：3.3.1 一阶文件：食品安全及质量管理手册。
1编制：审核：批准：执行日期：年月日文件管理控制程序版本状态：A/0 编号：简洁规范实用下载即用3.3.2 二阶文件：程序文件（前提方案、HACCP计划书、操作性前提方案）。
三阶文件：产品质量标准、检测技术规范、管理性文件等作业文件。
四阶文件：相关记录。
3.4外来文件指公司内使用的各类国家/国际标准、相关法律法规、客户标准文件以及与公司产品质量、食品安全相关的非公司内部制定的文件。
4.职责4.1文件审核批准权限食品安全及质量管理手册、程序文件由质量部汇编,质量部经理、生产总经理审核，管理者代表批准生效。
三级文件（作业指导类文件）由各部门编制，体系专员核对编号、版本及格式，质量部审核，编制部门主管批准生效。
岗位说明书由各部门自行审批，部门主管的由分管总经理审批。
外来文件由导入部门的主管审核，报体系专员处备案。
IATF16949文件控制管理程序
文件控制管理程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的1.1使文件和资料处于受控状态；1.2确保对质量体系有效运行起重要作用的各个场所都使用有效版本。
2.0范围适用于本公司所有技术文件、质量管理体系、经营管理文件、外来文件及资料的管理；3.0定义3.1 技术文件：包括内部技术文件和外来技术文件；内部技术文件：所有产品特性和产品过程相关的技术要求及技术规定的文件资料；外部技术文件：国家标准、行业标准、顾客提供的图纸和技术标准，供方提供的技术文件及PPAP资料；3.2 管理体系文件包括手册、程序文件、指导书/规范/规定/标准、表单；3.3 经营、行政文件及资料包括长期事业计划/方针/目标、年度事业计划、各部门事业规划及办公文件、书籍资料；3.4 外来文件包括书籍、法律法规、国际标准、国标及设备资料以及顾客及供方提供的文件等；4.0权责4.1 总经理负责质量手册、经营文件、公司管理文件的批准；4.2 管理者代表负责文件发放范围的确定，总经理负责文件发放范围的批准；4.3 文控人员统一负责管理类文件、技术文件、质量文件的归口管理：负责发放、更改/换、回收、销毁和保存；负责编制并及时更新“受控文件清单”、“外来文件登记表”，并发给相关部门及时核对有效版本文件；4.4 各部门负责相关文件的编制、更改及实施；5.0作业流程或说明：见附件6.0文件编号原则6.1 质量手册：DXC - QM - □□□□年号质量手册公司代号6.2 程序文件：DXC - QP - □□程序文件流水号质量程序文件公司代号6.3 管理规定（办法）：DXC - QG - □□管理规定流水号管理规定公司代号6.4作业指导书：DXC - □□□□—□□作业指导书编号作业指导书类别公司代号7. 使用表单：受控文件现行状态一览表文件发放/回收记录外来文件登记表文件更改申请/通知单文件/资料销毁清单更多免费资料下载请进：好好学习社区更多免费资料下载请进：好好学习社区更多免费资料下载请进：好好学习社区。
最新版ISO体系文件控制程序文件
最新版ISO体系文件控制程序文件一、目的为了对本公司的 ISO 体系文件进行有效的控制和管理，确保文件的准确性、完整性、适用性和有效性，特制定本程序文件。
二、适用范围本程序文件适用于本公司 ISO 体系文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、回收、销毁等全过程的控制和管理。
三、职责1、质量管理部门负责制定和修订本程序文件，并监督其执行情况。
负责组织 ISO 体系文件的编制、审核、批准和发布工作。
负责 ISO 体系文件的存档和保管工作。
2、各部门负责本部门 ISO 体系文件的编制、审核和报批工作。
负责本部门 ISO 体系文件的使用、保管和维护工作。
负责提出本部门 ISO 体系文件的更改申请，并按照规定的程序进行更改。
四、文件的分类1、质量手册是本公司 ISO 体系的纲领性文件，描述了本公司的质量方针、质量目标、组织结构、职责权限和质量管理体系的基本框架。
2、程序文件是对质量手册的支持性文件，规定了为实现质量目标所需的各项活动的程序和方法。
3、作业指导书是对程序文件的进一步细化和补充，详细描述了各项具体操作的步骤、方法和要求。
4、记录表格是用于记录各项活动的结果和证据的文件。
五、文件的编号1、质量手册的编号采用“QM 公司代码版本号”的格式进行编号，例如“QM ABC 01”。
2、程序文件的编号采用“QP 公司代码程序文件序号版本号”的格式进行编号，例如“QP ABC 01 01”。
3、作业指导书的编号采用“WI 公司代码部门代码作业指导书序号版本号”的格式进行编号，例如“WI ABC QM 01 01”。
4、记录表格的编号采用“QR 公司代码部门代码记录表格序号版本号”的格式进行编号，例如“QR ABC QM 01 01”。
六、文件的编制1、文件的编制应遵循以下原则符合 ISO 标准的要求。
结合本公司的实际情况，具有可操作性。
语言简洁明了，通俗易懂。
2、文件的编制应由熟悉相关业务的人员负责，并经过充分的讨论和审核。
最新外来文件控制程序-质量部(完整版)
北京XXXX科技股份有限公司质量、知识产权管理体系程序文件外来文件控制程序XX-QP-003受控状态：发放编号：编制：会签：审定：标审：批准：2020年4月20日发布2020年4月27日实施1目的为确保外来文件在本公司有效管理、使用、特制定本程序。
2适用范围适用于对所有外来文件的管理。
3职责3.1 质量安全部负责整理各部门收集的外来文件并归档管理；3.2 各相关部门负责收集外来文件，经部门主管审批后使用。
4工作程序4.1 外来文件的收集4.1.1 相关部门依据外来文件收集职责适时收集管理活动中相关的法律、法规、行业标准、行政决定、司法判决、律师函、顾客提供文件和供方提供文件。
4.1.2 各部门收集的外来文件，需识别其来源与取得时间，并需经部门主管审核，对适合本公司使用的外来文件提交质量安全部。
4.1.3 质量安全部在收到各部门提交的外来文件后,对外来文件按类别登记于《外来文件清单》，并归档管理。
4.1.4 所有已登记签收的外来文件需由质量安全部加盖"外来文件"红色印章作识别。
4.1.5 作为记录的文件应执行《记录控制程序》。
4.2 外来文件的公布、发放、使用4.2.1 人员安排对通用型的外来文件(如法律、法规、行业标准），质量安全部在收到相关外来文件后以公告形式公布。
4.2.2 外来文件每月更新发布公告后，上传共享服务器系统，供公司内部下载使用。
4.2.3 在更新外来文件时，需在《外来文件清单》中进行登记，并及时将旧版外来文件予以作废。
4.2.4质量安全部在收到新版外来文件时将旧版外来文件加印“作废”标识予以报废。
5相关/支持性文件5.1 《记录控制程序》6成文信息6.1《外来文件清单》版本变更记录。
ISO9001文件控制程序(最新版)
文件控制程序GS-QP-001编制人：时间：审核人：时间：批准人：时间：发布日期：2020年7月日版本/修订号：A01目的对与质量管理体系等有关的文件及资料进行管控，确保在文件的各使用现场使用文件的可获取有效且适用版本。
2适用范围本程序适用于与质量管理体系有关的文件和资料（包括外来文件）的管理和控制。
3术语定义管理性文件：实验室体系管理手册、程序文件以及其他有关的制度、细则、办法等文件技术性文件：包括作业指导书、操作规范、应急计划等特殊文件：包括方案、计划及会议纪要等4风险识别与控制4.1成文信息控制的主要风险a)文件不符合要求。
文件在编写过程时，没有充分识别和考虑质量管理体系标准、上级单位、以及内部相关规定，导致“文文不符”，或要求不充分。
b)文件可行性不足。
文件编制没有与实际情况结合，没有将相关的要求与实际结合，造成“文实不符”。
c)文件的非预期使用。
没有及时修改或回收旧版文件并发放新版文件，导致要求与实际不符，或工作无据可依。
4.2风险应对措施a)文件发布前，文件的制定人员应确定相关文件列表，根据相关文件列表，检查文件要求是否一致；并根据实际情况对文件或相关文件进行修订。
b)文件发布前，须进行评审，并由相关部门进行会签。
c)文件发布实施后，相关活动的责任部门，定期对过程绩效进行考核，根据需要对文件进行修订。
d)关注并理解内外部环境、监视相关方的需求和期望，并在此基础上对风险进行识别和应对；据此组织对文件的评审和修订。
5职责分工5.1质量部职责说明a) 实验室质量管理体系文件的发放、统一管理。
b) 根据管理体系要求协助其他部门完成体系文件的编制和发放。
c) 与HSE（OHSMS、EMS）共同识别有关法律法规和其它要求，以及本部门与质量管理体系有关的文件的编制。
5.2最高管理者负责批准发布管理手册、质量方针。
5.3管理者代表负责审核管理手册、质量方针，批准相关目标、程序文件等。
5.4其他相关部门负责本部门职责范围内的运作、管理等相关文件的编制、评审、更改、发布，并监督检查和评价。
文件控制程序
1．目的本程序规定了文件编制、修订、审核、批准、发布、替换或撤销、复制、保管、销毁、使用的控制要求，为了保证质量体系运行的各个活动场所均使用相应文件的有效版本，并处于受控状态，确保质量体系正常运行。
2．适用范围本程序适用于公司质量体系运行中有关的所有文件，包括相应的外来文件。
3.职责3.1 质量部负责公司所有质量管理体系文件的归档管理；3.2技术开发部负责技术文件的管理和控制。
3.3各部门负责本部门形成支持性文件和记录的编制、审核，填写及日常归档保管工作。
4.工作程序4.1文件分类和保管4.1.1质量管理体系文件有质量手册、程序文件、质量控制文件（支持文件）、质量记录表单如质量计划等组成，其中质量控制文件（支持文件）包括各种管理规定、操作规程、技术文件（产品技术要求及相关标准、生产工艺规程、作业指导书、检验和试验操作规程、安装和服务操作规程等相关文件）等；4.1.2与质量管理体系有关的所有文件（含记录格式）均由质量部备份电子版并进行归档管理；4.1.3各部门负责受控发放文件及本部门完成质量记录的日常保管及归档管理；4.2文件编号4.2.1管理体系文件编码规则管理手册 XXX- QM-□文件发布年号质量体系代公司代号程序文件程序文件顺序号程序文件代号公司代号支持性文件 XXX-□□-□□文件顺序号部门代号（支持性文件）公司代号记录/表格XXXRD- □□-□□□注：顺序号由“01”开始；版本号由“A”开始；部门代号：部研发-KF 生产部-SC 质量部-ZL 采购部-CG 行政部-XZ 财务部-CW 销售部-XS 4.2.2文件的控制状态以各印章表示：受控文件非受控文件作废作废保留4.3文件的编写、审核、批准4.3.1质量手册由质量部组织各职能部门编写手册草案，管理者代表审核，总经理批准发布；4.3.2程序文件由各过程主责部门编制、修改，相关部门负责人会签，管理者代表批准。
4.3.3质量控制文件（支持文件）由负责该项工作的专业人员拟制，部门负责人审核，管理者代表批准。
文件控制管理程序
1 目的1.1 对公司内部文件的管理做出规定，确保各有关场所能得到适宜的文件并确保文件的有效性，防止过期文件的非预期性使用。
2 范围2.1 适用于公司内部文件的控制与管理；2.2 记录的控制参见《质量记录控制》。
3 定义3.1 文件：信息及其承载媒体，如工程规范、程序文件、图样、报告、标准等。
4 涉及部门4.1 所有部门5 一般原则5.1 文件必须得到适当的批准，所有文件的版次、修订状态必须清晰。
顾客的工程规范与工程更改应得到及时评审，限于两个工作周内完成。
顾客工程规范与工程更改在生产中实施日期的记录应保持；5.2 文管中心是文件的归口管理部门，负责所有受控文件的发放、销毁、保存等工作，并确保各有关场所使用文件的有效性；5.3 对于新发行的文件其文件版次为A0，修订一次后版次号变为A1。
依次类推，当文件修改次数达到五次或文件内容修改幅度较大时，文件版次升为B0。
外来文件、工程图纸等原则上以批准日期作为版次状态的标识；5.4 文管中心只接收已得到适当的审核批准与/或签字确认的文件，对状态不清的文件一律被视为无效文件退还文件送交人员或部门；5.5 各类文件的保存期限参照《受控文件清单》。
6 程序6.1 文件的编号6.1.1 文管中心负责文件编号的给定，文件的编号具有唯一性，文件编号的具体规定参照《文件编号规则》；6.1.2 编写人员在需要对文件进行编号时，应到文管中心进行取号登记，由文管中心给定文件号并在《文件取号登记表》中予以登记。
6.2 文件的编写与审批6.2.1 质量手册由质量管理者代表组织编写并审核，由总经理批准；6.2.2 工程规范、技术标准、图纸、工艺文件、作业指导书等由研发部与生产保证部编写，研发部经理或生产保证部经理批准；6.2.3 其他管理性文件、指导书等由受影响最大的部门指定人员编写，也可以在其他部门或总经理的要求下编写；6.2.4 部门内部的管理性文件、指导书等由相关部门主管负责批准，对涉及到两个以上部门的管理性文件由管理者代表批准；6.2.5 同一类文件在编写时页眉、页脚、封面的格式原则上要保持一致。
文件控制管理程序PM
XXXX汽车部件工业有限公司页次：1/6标题文件控制管理程序I版次IL5I编号QP/MF4011.目的：本程序规定了与体系有关的文件、本公司或由客户提供的技术文件、资料、图纸或收集的相关产品标准及环境/健康安全的相关文件等的控制程序。
2.范围：本程序适用于公司所有文件的控制与管理。
3.定义：3.1第一级文件：手册3.2第二级文件：程序文件3.3第三级文件：规范、规程、图纸等3.4第四级文件：记录3.5管理类文件：手册、程序文件及涉及人员管理之文件3.6技术类文件：针对某一具体产品所涉及的技术图面、规范标准等3.7外部文件3.7.1本公司收集的与产品有关的标准、图纸等资料3.7.2客户提供的标准、工程规范、图纸等资料3.7.3体系要求及相关文件3.8保密类文件4.职责开发课负责、、和技术文件管理4.3文件编号与文件的制订修改及废除由原制订部门主管负责。
5.工作程序5.1第二、三级文件结构1.目的2.范围3.定义4.职责5.工作程序6.附录5.2文件页码格式：本页数/总页数5.3各标题内的小标题顺序如下格式：1—1.1—1.1.1—1.1.1.1（最多六层）2—2.1—2.1.1—2.1.1.1（最多六层）XXXX汽车部件工业有限公司页次：2/65.4文件编制、分发、回收5.4.1文件编制、分发、回收由开发课统一管理，并编制“文件一览表”。
属技术文件分发，按《技术类文件管理规范》执行；程序文件以局域网的形式发布并保留一份原文件，相关单位可在局域网内自行查阅。
5.4.2文件发行时，文件由开发课于文件每页上加盖蓝色受控章，收文单位在“文件分发/回收/签收记录表”上签收；若为更改、作废的文件，需收回旧版文件，并在“文件分发/回收/签收记录表”上作好记录，原稿旧版由开发课在每页正面加盖作废章继续保持至下一新版次文件的产生；其余回收的旧版文件由开发课在回收后15个工作日内完成销毁工作；属技术文件按《技术类文件管理规范》执行。
HSF文件控制程序
文件制修订记录1.0目的：为了使质量及HSF管理系统所使用之内外部文件( 标准和客户图面﹑技术资料，ISO9001 标准文件，IECQ QC080000标准文件等)处理迅速、正确流通、应用及管制 ,以确保各相关部门能适时获得有效且适宜之最新文件。
2.0范围：凡影响质量和 HSF管理之文书化作业均属之。
包含手册﹑程序书﹑工作指导书﹑记录表单以及外来文件等。
3.0定义：3.1文件：要求组织维持和控制的信息及其载体；3.2 受控文件：指受文件控制中心控制发行的内部和外来重要质量文件、管理文件、基础文件、项目文件和技术文件；3.3 非受控文件：除受控文件外之文件，如非工作类信件、传真、参考资料等。
3.4一阶文件：手册，定义公司管理系统政策、组织权责及目标，并列举出为达成既定政策及目标之指导纲要性文件。
3.5二阶文件：是指程序书为达成手册规定之目标，建立一系列办法来确保工作按照一定的程序执行。
3.6三阶文件：是指工作指导书用以说明手册及程序书规定不足之部分，以及完成质量和环境系统之任务的详细步骤﹑方法﹑要点等规定。
3.7四阶文件：是指质量或环境活动过程之记录﹑表单，为追溯提供依据。
3.8外来文件： ( 包括软盘及光盘 ) 客户图面、标准、承认样品等非本公司产生的文件。
例如： ISO9001 国际标准文件， IECQ QC080000标准文件，国际安全规格文件 (UL 文件) 标准文件。
需发行时，由文管中心盖【外来文件】章，并在《外来文件记录表》上登记。
3.9外发文件：因业务需要，受控文件须提供给客户，由管理代表核准，并由文管中心盖【外发文件】章，并在《外发文件记录表》上登记。
3.10作废文件：发行新版文件后之旧版文件或失去效能之文件, 此类文件须回收 , 并盖上【作废文件】印章。
3.11电子资料：指公司网络主系统及计算机使用的公司相关质量或环境资料。
4.0权责和权限：文管中心：4.1 本办程序制订，文件发行﹑收缴、发放、保存、销毁等4.2文件与资料制订 / 审查/ 核准：依文件制订﹑审查﹑核准权责一览表﹔4.3分发/ 回收/ 销毁及管制：文管中心﹔4.4制订/ 修订及废止作业：各主导单位﹔4.5文件审查﹑核准﹑权责一览表：4.6 文件修订、申请审查﹑核准权责一览表：5.1.1文件制订之格式及编号依据文件标准格式说明书及文件编号系统说明书进行。
最新版ISO体系文件控制程序文件
1.0 目的对公司环境、质量管理体系以及管理标准、工作标准中的各类文件进行管理，确保各部门使用文件的适宜性及充分性, 防止误用作废文件。
2.0 范围适用于本公司所有环境、质量管理体系文件以及管理标准、工作标准的（电子档）的编制、审核、批准、发放、评审和变更。
3.0 职责3.2 文控中心对公司环境、质量管理系统中各阶文件的合理管控以及文件的分类、编号、保管、发放、回收、销毁及审查等工作。
3.3 相关单位3.3.1 各部门须遵守本程序，并配合文控中心一同做好文件的更新及维护；其部门主管需对文件资料进行审签，对所发行的文件负责保管与执行之责。
3.3.2 各部门需负责文件的使用和保管，确保文件的整洁、完整，不得在受控的文件上随意书写涂改，也不得丢失。
版本更新时，配合文控中心及旧版资料及时回收作业，防止误用。
4.0 定义4.1 文件与资料公司环境和质量文件所包含有：手册、程序、作业规范/指导书、表单；技术类文件、测试检验数据报告、各种变更文件以及公司各类经营管理标准、工作标准等。
4.2 第一阶文件－—手册环境管理手册：环境管理系统最高指导原则，规定其核心内容的整体方向、结构和相互作用。
质量管理手册：质量管理系统最高指导原则，规定其核心内容的整体方向、结构和相互作用。
4.3 二阶文件－—程序4.3.1 环境、质量管理程序：环境、质量作业运作过程的整体流程。
4.4 三阶文件－—作业规范、指导书、管理标准及工作标准。
4.4.1作业指导书: 指不涉及具体型号产品技术细节的作业指导书。
如技术文件编号方法、作业指导书，设备操作维护规程等。
4.4.2 技术性作业指导书:指涉及具体型号产品技术细节的作业指导书, 如技术图纸/BOM、工艺文件、产品检验文件等。
4.4.3管理标准：指各类管理规定、管理制度、管理办法等用于规范管理及人员行为的法规性文件。
4.4.4工作标准：指各类岗位职责及职务说明书等文件。
4.5 四阶文件－—表单使用固定格式的单据，有表单编号及版本管控，用以质量、环境及环境的数据收集、传递资讯，控制作业流程或证明作业已符合要求的资料记录。
GJB9001C质量文件控制程序
文件制修订记录1 目的本程序为了规范公司文件管理，确保公司文件得以有效控制，防止使用失效和作废文件。
2 范围本程序适用于与公司产品质量和质量工作有关的所有文件的管理。
3术语3.1 文件：信息及其承载媒体。
包括《质量手册》、《程序文件》、《质量计划》、记录、报告、规范、图样、标准等。
3.2 体系文件：体系文件分为三类：a) 管理性文件：质量手册、程序文件、管理性作业文件、质量记录等。
b) 技术性文件：产品图纸、产品标准、控制计划、作业指导书等。
c) 外来文件：法律法规、国家标准、上级管理文件、顾客提供标准和图纸、供方提供标准和图纸等。
3.3 受控文件：指制定、发放、更改、换版等均按规定程序控制的现行有效的文件。
4 职责4.1 质量部是公司质量体系管理性文件的归口管理部门；负责公司质量管理体系文件策划与质量管理体系文件编制等工作的组织实施。
4.2 生产技术部负责公司技术文件的归口管理部门；负责工艺技术文件的制定；负责公司军品技术文件管理工作的组织实施。
4.3办公室是行政公文、法律法规、国家标准、上级管理文件的归口管理部门。
4.4 办公室将顾客提供标准和图纸、供方提供标准和图纸等交由生产技术部管理。
4.5各有关部门负责配合完成公司文件管理过程的各项工作。
5 工作程序5.1 质量文件的编制和管理5.1.1 质量文件的编制和审批5.1.1.1质量管理体系文件：a) 质量手册由质量部组织编制，经管理者代表审核、董事长批准后下发执行。
b) 程序文件由质量部组织编制，经质量部部长审核、管理者代表批准后下发执行。
c) 作业文件由公司过程主管部门组织编制，经部门领导审核，公司管理者代表批准后下发执行。
以上质量管理体系文件编制完成后由编制部门使用《文件审批会签单》进行审批，在签署完毕后《文件审批会签单》随该文件底稿存档。
5.1.2 质量管理体系文件的编号a) 质量手册：Q/ABC - 001 —年号质量手册代号ABC机械有限公司标准代号企业标准代号b) 程序文件：程序文件顺序号程序文件的层次号机械有限公司标准代号c) 管理文件：Q/ABC – 003- XX文件顺序号管理文件代号ABC机械有限公司标准代号企业标准代号5.1.3 文件的发放与接收a) 质量手册、程序文件由质量部统一编号并填写《质量管理体系文件发放清单》，经管理者代表批准后发放。
iso13485 文件控制程序
iso13485 文件控制程序ISO13485 文件控制程序在医疗器械行业中，遵循 ISO13485 质量管理体系标准对于确保产品的安全性和有效性至关重要。
其中，文件控制程序是质量管理体系的重要组成部分，它确保了与医疗器械相关的文件得到有效的管理、控制和更新，以满足法规要求和组织的运营需求。
一、文件控制程序的目的文件控制程序的主要目的是确保与质量管理体系相关的文件在其整个生命周期内保持准确、完整、清晰、可获取，并得到适当的审批和分发。
这有助于组织内的人员能够依据最新的有效文件开展工作，减少因文件错误或不一致而导致的质量问题和风险。
二、适用范围文件控制程序适用于所有与质量管理体系相关的文件，包括质量手册、程序文件、作业指导书、技术规范、标准、记录表格等。
同时，也包括来自外部的与质量管理体系相关的文件，如法规、标准、客户提供的文件等。
三、文件的分类1、质量手册：是质量管理体系的纲领性文件，描述了组织的质量方针、目标和质量管理体系的总体框架。
2、程序文件：规定了为实施质量管理体系所需的各项活动的流程和职责。
3、作业指导书：详细描述了如何执行特定的工作任务或操作，为操作人员提供具体的指导。
4、技术规范和标准：包括产品技术要求、测试方法、验收标准等。
5、记录表格：用于记录质量管理体系运行过程中的各种数据和信息。
四、文件的编制1、文件的编制应遵循清晰、准确、易懂的原则，使用简洁明了的语言，并符合相关法规和标准的要求。
2、编制人员应具备相应的专业知识和经验，了解质量管理体系的要求和相关业务流程。
3、在文件编制过程中，应充分考虑文件的使用者的需求，确保文件具有可操作性。
五、文件的审批1、所有文件在发布前都必须经过适当的审批，以确保文件的内容准确、完整、符合法规和组织的要求。
2、审批人员应具备相应的权限和专业知识，能够对文件的内容进行评估和审核。
3、审批流程应明确规定，包括审批人员的顺序、审批的时间要求等。
六、文件的分发1、经过审批的文件应按照规定的分发范围进行分发，确保需要使用文件的人员能够及时获取。
文件控制程序
文件控制程序1 目的本程序规定了文件的批准、发放、更改和保管的控制要求及办法，以确保现场使用的文件都是现行有效的，防止误用失效或作废的文件。
2 范围本程序适用于本公司与质量管理体系有关的所有文件（包括与体系有关的外来文件）。
3 职责3.1 质量手册、程序文件由质保部部长组织人员编写，分管体系副总审核，总经理批准。
3.2 第三级文件由各部门编写，分管体系副总审批。
3.3 所有与质量管理体系有关的文件均由质保部负责统一发放。
3.4 各个部门指定专人负责本部门的质量管理体系文件和质量记录的保管、收集、整理、归档。
3.5 员工调离时，质量管理体系文件、质量记录等由本部门负责人指定专人进行交接。
4程序本公司的文件包括质量手册、程序文件和第三级文件。
4.1 文件编号规则a)质量手册JQM /SPR.XXX A－XXXX发文年号（如 2018）版本号（用A、B、C......表示）质量手册文件号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）企业代号（见《文件编号规范》）质量手册文件代号（见《文件编号规范》）b)程序文件JQ /SPR.XXX A－XXXX发文年号（如 2018）版本号（用A、B、C......表示）程序文件号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）企业代号（见《文件编号规范》）程序文件代号（见《文件编号规范》）c)管理制度QG/SPR.XX XX A-YYMM发文年号（如 1806）版本号（用A、B、C......表示）顺序号（用阿拉伯数字01、02、03......表示）管理文件代号（见《文件编号规范》）企业代号（见《文件编号规范》）程序文件代号（见《文件编号规范》）d)作业文件、验收准则、技术规范SPR/JS-XX XXX A.XXXX发文年号（如 1806）版本号（用A、B、C......表示）顺序号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）管理文件代号（见《文件编号规范》）部门编号（见《文件编号规范》）企业代号缩写（见《文件编号规范》）e)质量记录文件SPR / X- X. I- 001顺序号（用阿拉伯数字1、2、3......表示）版本号（用罗马数字I、II、III.....表示）子分类编号（见《文件编号规范》）总分类编号（见《文件编号规范》）企业代号（见《文件编号规范》）注：以上“X”和代号间无空格须连续书写。
文件控制管理程序
XXX 有限公司程叙文件文件控制管理程序目录1、目的2、范围3、相关文件4、职责5、工作程序6、报告和记录文件编号：版本：页码：1/14受控状态受文部门日期修改码页次修改单号修改内容简述修改人备注4-1-11.目的对质量体系有关的文件，进行控制管理，确保有关场所使用的文件，均为有效版本。
2.范围合用于本公司与质量体系有关文件的控制管理，包括电子媒体的文件。
3.相关文件无 4.职责4.1 总经理负责质量手册的批准和发布。
4.2 管理者代表负责除质量方针目标、质量手册以外的批准及发布。
4.3 各部门主管负责本部门编制和提供的文件的审核。
4.4 各部门经办人员负责各类文件的编制、采集(包括外来)文件和统计。
并指定兼职 资料员，负责保管好本部门收到的文件，做好文件清单的记录。
4.5 行政办公室负责文件的文档登记、保管、 借用、更改、 回收和销毁(包括外来文件) 等管理工作。
5.工作程序5.1 行政办公室负责制订 文件控制管理程序，相关部门程序要求实施。
5.2 文件控制的流程。
5.3 文件的分类5.3.1 质量手册---是本公司质量体系描述的纲领性文件。
5.3.2 程叙文件---是本公司各过程中，质量的作业技术活动应遵循的途径和方法。
5.3.3 其他管理性和技术性文件(第三层次文件) ---如管理性的有：规章制度、管理办 理、各种管理标准、工作计划、记录和报告的表示等；技术性的有：产品图纸、产品标准、 工艺文件和标准、检验和检测规范、作业指导书、操作法规等。
5.3.4 外来文件等--- 国标、国家和行业的标准、国家和地方的法律法规、合用法规和标 准，顾客提供的工程规范等，被本公司采集引用的文件。
5.4 文件的编写导则5.4.1 本公司的各类文件都必须有：标题、编号、拟(编)写人、审核人、批准人的签 名方为有效。
文件必须要有版本、修改码和目录及最新状态清单。
外来文件被采用必须要 有提供部门领导的认可签名。
文件管理控制程序
1. 目的：对质量/环境管理体系有关文件进行控制，确保各有关场所使用文件均为现行有效版本。
2. 适用范围：适用于质量/环境管理体系有关文件的控制。
3. 职责分配3.1品质负责质量/环境管理体系文件的发放、更改控制和管理。
3.2总经理负责《管理手册》、《程序文件汇编》的批准、发布和实施。
3.3体系负责人负责《管理手册》、《程序文件汇编》的审核，并负责三级文件中管理性文件的批准、发布和实施。
3.4各部门负责本部门职责内相应文件的编制。
4. 工作程序4.1文件的分类4.1.1管理手册（描述了公司质量/环境管理体系的范围）4.1.2程序文件（包含了为质量/环境管理体系所编制的通用程序文件和专用程序文件）4.1.3三级文件：技术性文件（包括作业规范、技术标准、检验规程等）、管理性文件（包括管理制度、管理方案、工作标准、考核奖惩制度等）、记录（含质量/环境记录）及公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件。
4.2文件分为“受控”文件和“非受控”文件，受控文件盖“受控”章并注分发号，非受控文件不作标记，也不受更改控制。
4.3文件编写、审核、批准、编号为确保文件是充分与适宜的，文件在发布前应严格按以下规定进行审批。
4.3.1管理手册、程序文件统一由体系负责人组织人员编写，并负责审核，总经理批准。
4.3.2技术性文件由各有关部门编写，各部门负责人审核，主管领导批准。
4.3.3管理性文件由各部门根据实际情况进行编制，部门负责人审核，体系负责人批准。
4.3.4文件编制完成后，由品质部确定文件发放范围（包括某些对环境产生影响的关键的岗位），填写“文件发放/回收登记表”，报体系负责人审批后发放。
4.3.5各类文件的编写应尽量标准化，能采用统一格式的要采用统一格式。
4.3.6文件编号：A.质量/环境管理体系文件编号1)管理手册的编号：**/QM -2022第一组字母表示本公司的代号：**——“昆山凯欧光电科技有限公司”第二组字母表示手册代号：Q M——“管理手册”；第三组数字表示该手册产生的年份，如2022（年）写作“2022”2）程序文件的编号：**-QP -□□；标注在每个程序文件首页标题的右侧；第一组文字表示程序文件代号：**——“昆山凯欧光电科技有限公司”；第二组字母表示手册代号： Q P——“程序文件”第三组□□表示序列号。
文件管理控制程序
1 .目的对公司文件和资料进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效的版本。
2 .耀合用于与质量/环境管理体系有关的文件和资料。
3 .权责3.1 体系优化课：建立与维护文件控制程序。
负责公司文件与资料的编号（如需要）、发放、回收、管理及监控工作，并对各部电子文件的受控进行监督。
3.2 各部文员：本部门所用文件和资料的管理，电子文件的打印控制。
3.3 MIS :负责电子文件访问权限的设定，电子文件的定期备份。
3.4 管理者代表：负责文件受控的监督,质量/环境手册的审核、程叙文件和作业指导书的批准。
3.5 总经理：批准质量/环境手册。
4 .定义4.1 按性质体系文件可分为：4.1.1 质量/环境方针：总经理正式发布的质量/环境的宗旨和方向。
4.1.2 质量/环境目标：在质量/环境方面所追求的目的。
4.1.3 质量/环境手册：阐明本组织质量/环境方针与目标,说明本质量/环境体系如何满足ISC）相关标准要求，是质量/环境体系的纲领性文件。
4.1.4 程叙文件：描述部门之间的接口，规定何人、于何时、在什么地方做什么事，是质量所境手册的支持性文件。
4.1.5 业指导书（用于指导编制生产作业指导书/生产作业的文件）、检验规范、工艺文件和图纸【包括零件图纸（电子、结构、包装等）、装配图（产品装配W页序图、工艺流程图）等等】、产品/部（零）件规格【描述产品/部（零）件特性、性能指针的文件】等：具体说明如何做，是质量/环境手册件呈叙文件的支持性文件。
4.1.6 记录：用以记载、采集、传递资讯、控制作业流程或者证明作业符合要求。
4.2 按储存媒介的不同可分为：4.2.1 电子文件：是指以电子为存储媒介的文件（EIeCtrOniC File, or Soft copy）o4.2.2 纸介文件：是指以纸张为存储媒介的文件（PaPer copy, Hard Copy）o4.3 按来源途径的不同可分为：4.3.1 外来文件：与质量/环境体系或者产品相关的国际、国家、行业标准、法律法规，客户提供的设计图纸、技术数据、工艺文件、客户要求、出货释放报告、产品检验标准，供货商提供的图样、样品检测报告、部品书等。
文件控制管理程序
文件控制管理程序1 应用范围为了保证公司文件得到有效控制，确保各个场所都能使用有效版本的文件，特制定本程序。
本程序规定了公司文件管理和控制的范围、职责和内容。
本程序适用于公司文件管理和控制。
2 术语本程序采用Q/公司1002系列标准规定的术语。
3 职责3.1 综合办公室为本程序的归口管理科室，负责文件的管理和控制。
3.2 安全环保科负责管理体系文件的管理和控制。
3.3 公司机关各科室负责本科室文件的管理和控制。
3.4 各基层单位负责本单位文件的管理和控制。
4 程序内容4.1 体系文件的编制、审核和批准4.1.1 体系文件包括管理手册、程序文件、作业文件、记录等。
4.1.2 公司管理手册由安全环保科编制，经管理者代表审核、公司（安全生产）委员会审议通过后，由最高管理者批准发布。
4.1.3 公司程序文件由归口管理科室编制，经科室负责人审核、公司（安全生产）委员会审议通过后，由管理者代表批准发布。
4.1.4 公司作业文件由各单位负责编制，经单位负责人审核、相关专业会议审议通过后，由分管领导批准发布。
4.1.5 体系文件的编制执行《体系文件编制及编码规定》（QD//-12-01）。
4.2 体系文件的标识和发放4.2.1 体系文件应按《体系文件编制及编码规定》中规定的编码进行标识，发布前由归口管理科室予以确认。
4.2.2 凡印制成册的体系文件均属于受控文件，应在封面注明分发控制号，发放时填写《文件发放记录》（OR/公司S/-12-01），不得擅自向外单位提供或以各种方式变相对外交流。
4.2.3 受控文件持有者应妥善保管文件，不得涂改、损坏和丢失。
当文件破损严重，影响使用时，文件持有者应到文件发放科室办理更换手续，交旧领新；新文件仍沿用原文件的控制号。
如文件遗失，应经文件发放科室负责人批准，并办理文件领用手续后，方可补发。
4.3 体系文件的变更4.3.1 出现下列情况时，应及时对体系文件进行变更：✧国家和地方政府法律、法规、政策和相关管理规定发生变化；✧公司的方针政策、作业范围、对象和相关管理规定等发生变化。
(ISO体系程序文件1)文件控制程序
程序文件文件编号：QY1S/QP-01~23版本号：A/O受控状态：受控分发号：________________持有人：________________编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01文件控制程序文件编号：QY1S/QP-O1版本号：A/0受控状态：受控分发号：_____________持有人：_____________编制：日期：2023-06-01 审核：日期：2023-06-01 批准：日期：2023-06-01建立本公司有关质量管理活动的文件和资料控制方法，使所用的相关文件、资料均得以有效控制，以达到一致性，适用性及可追溯性，从而实现质量方针和目标。
2.0适用范围适用于所有质量管理活动相关的文件和资料经编制、审核、批准、识别、分发、修改、作废、管理、保存、维护等活动的单位和个人。
3.0职责和权限3.1《文件控制程序》的编制及维持由文控中心负责。
3.2文件和资料编制、审核、批准、分发控制依下表实施。
3.3分发给各个部门的文件，由使用部门依规定建档、管理、保存与维护。
4.0工作程序：4.1公司受控文件分类：4.1.1内部受控文件：a.质量手册b.程序文件；c.质量管理作业文件（包括管理制度/规范/标准/作业指导书等）d.记录4.1.2适用的外来受控文件a.国家、行业标准，国家法律法规；b.设备资料、顾客提供的文件和资料等；c.外来信息和市场动态等方面资料。
4.2.1质量管理手册和程序文件由管理者代表负责组织编写，各部门负责人参与会审，经管理者代表审核，报总经理批准、发布、实施。
4.2.2技术文件、工艺文件由技术部门编制，操作规程、作业指导书由相关操作使用部门编制，记录由相关部门编制；部门负责人负责审核，管理者代表负责批准。
4.2.3文件批准后，由文控中心负责于原件背面加盖“正本”章并在《受控文件清单》上登记。
4.3文件发放：4.3.1文件发放范围，由文件编制部门提出，管理者代表确定。
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1 目的
为了规范品质体系文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。
2 适用范围
2.1 质量体系文件的编制、管制方法。
2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。
2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准等）。
2.4 确保对质量体系策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。
3 定义注释
3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。
3.2 非受控文件：不直接影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。
3.3 体系文件：
3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向
3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。
3.3.3质量手册：质量管理体系的纲领性文件，它概括了本工厂质量管理
体系的构成及要素（过程）。
3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要体系文件，是对各部门运作过
程及质量体系要求的具体说明。
3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程
及操作规程，它是程序文件的支持性内容。
4 职责
4.1 总经理或董事长：批准工厂的质量方针/目标、质量手册、程序文件。
4.2 管理者代表：负责制定质量手册及相关程序文件。
4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件及作业指导书，及时签收和保存受控文件，并将已失效的受控文件退回综合办。
4.4 综合办：负责本工厂受控文件的整体控制，即受控文件的打印、分发、原版文件的保存等。
5文件格式及文字要求
5.1公司所有体系文件必需加页眉，格式如下。
四级表单可不加页眉但必
5.2文件字体：公司所有文件一律为宋体黑色字，文件名称为二号字，正文内容序号题目为粗体四号字，正文内容为四号字，表单内容可根据需要采用四号或五号字。
5.3文件文件签批格式，在文件末页按以下方式
编制： 审核： 批准： 日期： 日期： 日期： 6 作业程序
6.1 编码原则：
公司名称
文件级别
部门类别 流水号
XX—XX—XX—XXXX
注释：
公司名称：JH
部门类别：总经理∕管理者代表GM；行政人事部：HR；财务部FD；生产部
PM；销售部SD；品质部QC；技术部TD；采购部
PD；仓库STD。
文件级别：一级文件01；二级文件02；三级文件03；四级文件04；五级
05
流水号：字母+001～999，各部门应对本部门的文件进行分类识别，对记录表单的流水码进行识别、汇总,汇编成《记录清单》
各部门文件编号应按以上要求执行，不得有重复或误用的情形。
6.2 外来文件的编码以外单位编码为准。
6.2.1各标题内小标题顺序如下格式：
5 5.4 5.4.1 5.4.1 5.4.1.1 (a)以此
类推
6.3 受控文件控制的一般要求
6.3.1文件和相关表单的版本号用一位大写字母表示，文件首版为A/0版，当修订时，版本升为A/1～A/9、B/0～B/9、C/1～C/9、…版，以此类推.
6.3.2同一类受控文件要求采用标准格式，以便于制定、保存。
6.3.3受控文件必须有编制人、审核人、批准人签名后方可发出，且编制、审核与批准不可为同一人。
6.3.4受控文件如有生效日期以生效日期为准，否则，以最后审批日期为生效日期。
6.3.5《质量手册》及《程序文件》均由相关部门负责人会审。
6.4 文件制定/修改/废止作业
6.4.1制定：需制定文件的部门依据文件编写要求来制定文件，并经相关负责人员批准后执行。
6.4.2修改/废止：文件需修改或废止时，由提出人员填写《文件制订/修订/废止申请单》，经原制订部门主管审查及相应的负责人员批准后交综合办执行，对影响技术状态的文件修改按《产品图样技术文件更改导则》执行。
6.4.3质量手册和程序文件修改后，须将修改的内容和相关资料记录在《文件修订记录表》中。
6.5 文件分发与回收
6.5.1 文件制定/修改后，综合办依文件编写原则对文件进行编号和制定
版本号，并在《文件总览表》、《表单总览表》中登录或修改，以控
制文件的最新状态
6.5.2 受控文件分发要求：
(a) 质量手册的发放以质量手册控制为准；
(b)《程序文件》发放至工厂各职能部门；
(c) 各部门所制定的三级文件，发至本部门，其它部门若需要再申请。
6.5.3 外来文件由与之关联的部门人员审查后，交综合办登录于
《外来文件一览表》中予以控制。
6.5.4 综合办按受控文件分发要求，复印所需份数加盖“受控文件”
章后分发给相关部门。
6.5.5 在文件分发过程中，综合办还须收回原有的旧版文件，并应在
《文件分发/回收记录表》中签收。
6.5.6 对收回的旧版文件或作废文件，须予以销毁或盖上“作废章”，
对于作废文件正本，保留时应盖上“作废章”。
6.5.7 综合办应每季度视需要重新发出《文件总览表》，以供各使用
部门核对最新版本。
6.6 文件的保存
5.6.1 受控文件由相关部门负责保存，不得在文件上划线加注记号或涂改其内容。
6.6.2 体系文件以书面的形式出现，储存于电脑中的文件不予以执行，仅作备份。
6.7 文件的增补
任何人不得私自复印受控文件，如需更多的副本，应填写《文件/图纸/技术资料申请单》，交部门主管/管理者代表批准后，由综合办予以补发，补发控制按正式发行执行。
6.8 文件的借阅控制
6.8.1文件借阅人对所借文件负有妥善保管的责任，不得拆卷、涂改或损坏，并做到及时归还。
6.8.2非工作需要借阅质量体系文件与外来文件，保存部门有权拒绝.
6.8.3当工厂外界人士需调阅本厂文件与外来文件时应呈管理代表批准同意方可.
6.9 外来文件的管制
6.9.1各部门需要通过相关的渠道收集与本产品或业务相关的外来文件，并对这些外来文件进行明确的标识和理解。
如：
(a) 销售部获取供方与客户方面的文件，包括供货合同、产品说明书、报价表、检验报告单及客户订单，技术图纸等.
(b) 品管部应获取与产品品质相关的法律、法规、行业标准等。
(c) 其它相关的部门应收集与本部门业务相关的各项外来文件。
6.9.2 外来文件的标识与管理
(a) 为方便使用与取阅应将外来文件进行明确的标识，分类摆放。
(b) 所有的外来文件必须填写于“外来文件一览表”中，以便查阅。
(c) 从外部获取的外来文件，应根据其性质和变更的特点，由管理
代表督导进行定期(半年或一年/一次)向外来文件的所属单位
追询其版本状况，以便能及时更新或作废。
6.10 质量记录的控制按《质量记录控制程序》执行。
7 相关文件
7.1《质量记录控制程序》
7.2《文件总览表》
7.3《文件∕图纸∕技术资料申请单》
7.4《文件分发∕回收记录表》
7.5《文件修订记录表》
7.6《外来文件记录表》
7.7《文件制订∕修订∕废止申请单》
8、附件
文件印章：受控文件章、外来文件章、非受控文件章、作废文件章
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编制：审核：批准：
日期：日期：日期：。