水利工程验收档案资料整编指导2774

XX市水利工程验收
档案资料整编指导
（第二版）
主编：XX
XX市水务局
二O一三年三月
第一章总说明
第一节术语
1.1建设单位（项目法人）
建设单位和项目法人是同一个单位，只是名称不同，此种解释的依据见水利部1997年12月21日第7号令印发的《水利工程质量管理规定》。

国务院办公厅国办发[1999]16号文印发的《国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理的通知》第二款中要求：“基础设施项目，除军事工程等特殊情况外，都要按政企分开的原则组成项目法人，实行建设项目法人责任制，由项目法定代表人对工程质量负总责。

”
建设单位指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体规划、设计、施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。

1.2工程项目
指经批准按一个总体规划设计进行施工，经济上实行独立核算，管理上具有独立组织形式的基本建设工程。

一个工程项目可以有多个单位工程，也可以只有一个单位工程。

1.3单位工程
《评定规程》SL176-2007一书中的解释是指具有独立发挥作用或独立施工条件的建筑物。

但编者认为，单位工程并非单指一座建筑物，多年的水利工程实际施工中，也并没有全部按一座建筑物划分一个单位工程去执行，它的另一种解释可以是：为了评定工程施工质量的需要，人为的把一项工程（或一个标段、或一条小流域、或一行政区内工程、或一座建筑物）划分为一个最大的质量考核单位，由若干分部工程组成，称为单位工程。

1.4分部工程
指在一个建筑物内能组合发挥一种功能的建筑安装工程，是组成单位工程的部分。

对单位工程安全、功能或效益起控制作用的分部工程称为主要分部工程。

1.5单元工程
指分部工程中由几个工序（或工种）施工完成的最小综合体，是日常质量考核的基本单位。

1.5.1关键部位单元工程
对工程安全、或效益、或功能有显著影响的单元工程
1.5.2重要隐蔽单元工程
主要建筑物的地基开挖、地下洞室开挖、地基防渗、加固处理和排水等隐蔽工程中，对工程安全或功能有严重影响的单元工程。

1.6工序
指单元工程中必须由几个工种完成，而工种质量又制约着单元的质量，把工种称为工序，在日常质量考核中是最小的单位。

1.7工程项目档案
指从建设项目（工程）的提出、立项、审批、勘察设计、生产准备、施工、到竣工投产（使用）的全过程中形成的应归档保存的文件材料。

1.8项目文件
指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。

包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件。

①项目前期文件：工程施工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。

前期档案是工程档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件，是工程永久保存的法律性依据。

②项目竣工文件：项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和项目监理文件组成。

A项目施工文件：项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

B项目竣工图：项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。

C项目监理文件：监理单位对项目工程质量、进度、投资等进行控制的文件。

③项目竣工验收文件：项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件。

1.9水利工程档案
是指水利工程在前期准备、实施阶段、法人验收及政府验收等各阶段中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（原始记录材料、前期的报批、设计、施工、完工、竣工、验收等不同载体的材料）
1.10工程档案整编组卷
按照一定的原则和方法，将应归档的文件资料按给定的目录整编成案卷，亦称组卷。

1.11照片档案
国家机构、社会组织及个人在社会活动中形成的，有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。

1.12声像档案
国家机关、社会组织及个人在社会活动中直接形成的、有保存价值的以照片（包括底片、反转片）影片（正负片）、唱片、录像带、录音带、光盘、软盘等不同载体，以声像为主辅以文字说明的历史记录。

1.13法人验收
由项目法人(建设单位)组织并主持的工程验收称为‘法人验收’,包括:分部工程验收、单位工程验收、水电站（泵站）中间机组启动验收、合同工程完工验收等。

1.14政府验收
本名称局限于各级政府投资建设的工程项目。

验收主持单位应为工程投资单位（谁投资谁验收的原则），各级政府是投资单位的，本级政府的水行政主管部门代表政府进行的验收，称为政府验收。

中央政府投资的工程项目一般由国家水利部委托省级水行政主管部门主持验收。

包括：阶段验
收、专项验收、竣工验收（竣工验收又分技术预验收阶段和竣工验收阶段）等。

第二节基本规定
2.1建设单位在水利工程档案管理工作中职责。

2.1.1建设单位在编制招标书时和与勘测设计、施工、监理等单位签订合同中应对工程档案保存归档的份数，质量标准，移交时间等提出较为明确的要求。

2.1.2建设单位（或主管部门）技术负责人和档案管理人员应对施工、设计、监理等单位的工程文件的填报、整理、整编及归档工作进行监督、检查、指导。

2.1.3建设单位应负责收集、整理工程前期准备阶段和验收阶段形成的一切档案资料，并负责建设单位的档案整编装订工作。

2.1.4建设单位负责施工、设计、监理等单位的工程档案审核及验收工作。

2.1.5建设单位负责工程档案的信息著录工作。

著录必须统一采用建设工程档案信息著录软件所规定的格式。

2．2工程档案资料整编装订套（份）数
2.2.1建设单位负责整编装订的档案（一至八卷册）一般两套，建设单位与运行管理单位各存一套。

2.2.2监理单位档案整编装订（一至五卷）仅需两套，移交建设单位一套，本单位长期保存一套。

监理单位不得要求保存建设单位、施工单位、物资采购等单位工程档案整编资料。

2.2.3施工单位的档案整编装订完整的（一至八卷册）仅需三套，提交建设单位两套（运行管理单位长期存档一套），施工单位长期自存一套。

2.2.4施工单位整编的“质量检测、检验卷”应提交质量监督单位备案一份。

原材料及中间产品质量复检试验报告和砂浆、混凝土配比及试块试验报告应是原件，其它可以是复印件。

2.2.5物资采购单位(采购中标单位)整编装订的档案（综合卷）需三套，物资采购单位与建设单位各存一套，提交质量监督单位备案一套。

2.3建设工程项目实行总承包的：总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应按要求向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、整编后及时向总承包单位移交。

建设工程项目由几个中标单位承包的，各承包单位负责所包标段工程档案的收集、整理，整编装订并应按要求向建设单位移交。

2.4关于施工质量评定用表
2.4.1中型以下（含中型）工程，单元工程质量评定时可省略不填报《监理规范》中提供的单元工程质量报验单。

2.4.2基础土、石方开挖项目或进行掩盖的混凝土建筑物，应根据质量监督单位对工程项目划分确认意见，决定是否填报“重要隐蔽单元工程质量等级签证”或“一般隐蔽工程验收记录”。

2.4.3混凝土浇筑开仓报审表，施工单位质检员和批准人必须签字，不需填报单位及审批单位盖公章。

在整理、整编工程档案资料时，“混凝土浇筑开仓报审表”应附在所在单元工程的工序质量评定表前面。

2.4.4工序质量评定表，不需填报单位及复核单位盖公章，施工单位质检员和质量复核人必须签字。

2.4.5工程项目施工质量评定表，一个项目有两个以上单位工程（或标段）时用此表，当项目内所有单位工程都通过了“法人验收”（单位工程验收）后，驻工程的监理部负责填此表，项目法人评定质量等级后，质量监督单位签核定意见。

此表格式见《水利水电工程施工质量检验与评定规程》附录G中表G-4。

2.4.6单位工程施工质量评定表，在单位工程验收后填写，项目法人向工程质量监督站报“单位工程验收质量结论核定申请”时同时报出。

2.4.7分部工程施工质量评定表，在分部工程验收后填写，项目法人
向工程质量监督站报“分部工程验收质量结论核备申请”时同时报出。

2.5关于各种记录
①会议记录只需记录单位保存，凡是形成会议纪要的，把纪要编入档案。

②隐蔽工程检验记录，凡是施工单位自身的隐检记录或相关几方联合的检验记录，应编入档案。

③安装完工的金属结构和机电设施的试运行记录，应编入档案。

④灌注桩原始冲孔、验检记录应编入施工单位档案，附在单元工程质量评定表后。

⑤监理旁站记录，只编入监理工程档案。

第三节归档文件资料的质量要求
3.1纸制文件资料的质量要求
3.1.1归档文件应完整、成套、系统。

真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；
3.1.2文件质量应符合要求（字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备；永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料书写、绘制；复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量要求；录音、录像文件应保证载体的有效性；长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

）具体要求如下：
3.1.3归档的工程文件应当为原件。

如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致。

3.1.4工程文件应采用耐久性的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水；不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

3.1.5文件材料的抄写要字迹工整、清楚、图样清晰、图表整洁，签字盖章手续完备。

不得使用未经国家颁布实施的简化字。

禁止使用涂改液。

3.1.6工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297×210mm),图纸宜采用国家标准图幅.
3.1.7工程文件中的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

对于破损的文件、图纸应进行托裱，不得使用胶纸带粘贴。

图纸允许使用计算机出图，图纸内容必须清晰。

3.2照片、录像资料的质量要求
3.2.1要求拍摄、复制、编辑的照片和录像带内容真实，能客观反映工程状况。

3.2.2使用胶卷、胶片拍摄的照片，以5寸照片作为归档用照片。

3.2.3通过数码相机、数码后背、扫描仪等设备拍摄制作形成的数字图形文件必须要经数码冲印、热升华打印的方式转制成5寸照片归档。

3.2.4用影像设备拍摄制作形成的电影胶片、录像带、光盘、视频电子文件必须要转制成Betacam、Dvcam录像带。

3.2.5为了利于录像档案整理工作，进行录像档案拍摄时，应尽量分类拍摄。

两个不同项目之间，要用标志间隔开。

3.2.6要求拍摄图像清晰、色彩饱和，录像带磁迹完好。

保留同期声，适当插入音乐、解说词和字幕。

3.3电子文档资料的质量要求
3.3.1对文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。

3.3.2长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。

3.4竣工图的质量要求
3.4.1竣工图章和竣工图确认章
竣工图章、竣工图确认章应使用不易腿色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。

3.4.2竣工图图幅应按GB／T10609．3要求统一折叠。

竣工图必须做到完整、准确、清晰、系统、修改规范、签字手续完备。

没有重大变更的施工图可在施工图上加盖“竣工图章”。

3.4.3有重大变更的施工图。

凡施工图结构、工艺、平面布置图等有重大改变，或变更部分超过图面1/3，应当重新绘制竣工图。

重新绘制的竣工图，不盖“竣工图章”，但加盖监理单位刻制的“竣工图确认章”。

3.4.5重新绘制的竣工图应符合专业技术规范、标准的要求。

右下方是施工单位的竣工图标。

竣工图标示例如下：长宽尺寸为80×50毫米
3.4.6
改．并加盖竣工图章。

3.4.7竣工图的更改方法
A文字、数字更改一般是杠改;线条更改一般是划改;局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制．
B利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。

C无法在图纸上表达清楚的．应在标题栏上方或左边用文字说明．
D图上各种引出说明应与图框平行．引出线不交叉．不遮盖其他线条．
E新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更．
第四节文件资料的组卷
4.1组卷的原则
4.1.1档案的完整：是指按《水利工程建设项目档案管理规定》附件3中所列的内容，将工程建设全过程中应该归档的文件、资料归档，各种文
件原件齐全。

4.1.2档案的准确：是指档案的内容真实反映工程竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。

4.1.3档案的系统：是指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，科学分类，组卷合理。

4.2组卷的要求
4.2.1一个水利工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

4.2.2案卷不宜过厚，文字材料一般不超过20mm，图纸一般不超过40mm。

案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

4.2.3卷内文件的排列
①同一事项的请示和批复，同一文件的印本与定稿、文件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后，印本在前，定稿在后，主件在前，附件在后的顺序排列。

②既有文字材料又有图纸的案卷，如果文字是针对整个工程或某个专业进行的说明或指示，文字材料排前，图纸排后；如果文字是针对某一图幅或某一问题或局部的一般说明，图纸排前，文字材料排后
③案卷内管理性文件：按问题、时间或重要程度排列。

第二章工程档案资料的整编、装订
第一节基本要求
1.1水利工程档案分类
档案的分类按整编单位分类:㈠建设单位工程档案，㈡监理单位工程档案，㈢施工单位工程档案，㈣物资采购单位工程档案。

说明：本书未将运行管理单位工程档案列进，原因是绝大多数运行管理单位不参加项目管理，也不参加工程建设施工；而且工程竣工验收后，施工单位、建设单位工程档案必须交由运行管理单位保存一套。

当运行管理单位
参加工程建设施工时，其工程档案是否整编装订由建设单位领导决定。

1.2对各工程档案整编单位的要求
1.2.1建设单位对项目前期准备阶段形成的档案需要确定专业人员负责整理保管，避免丢失和损坏。

较大工程项目要建立工程项目资料室；每个资料室至少配备1-2个资料管理人员。

1.2.2施工单位必须对施工阶段工程档案确定专业人员管理，较大工程项目要建立资料室，档案要避免在个人手里长期存放。

施工单位的资料室专业人员要在完工时依据规章制度及时将形成的档案收集、集中、然后进行整理，查缺补漏，使工程档案做到完整、准确、系统。

1.2.3监理单位在工程工地设立的监理机构，要明确专人管理档案资料，要及时进行整理，补充，保证监理工程档案的完整、准确、系统。

1.3工程档案的整编工作是在单位工程验收之前进行。

单位工程验收工作组要提前审核整编好未装订的工程档案资料，判定是否符合验收条件，决定整改或允许装订。

1.4对档案资料归档取舍的要求
1.4.1一般性文件由组档单位决定的原则。

例如建设单位整编的档案中是否将监理单位签发的通知、批复、指示等文件归档保存，由建设单位决定。

（监理单位移交的档案中已包含各种通知、批复、指示等文件）
1.4.2重要性文件由形成单位决定的原则。

例如施工单位整编的档案中是否将质量监督单位签发的通知、批复、指示等文件归档保存，应请示质量监督单位取舍哪些。

1.4.3工程款支付方面的文件资料由财务负责人决定的原则。

首先是建设、施工两单位的工程款支付归档文件资料应相同和一致；资料取舍上施工方财务应服从建设方财务。

第二节工程档案资料整编目录
2.1编写依据
工程档案资料整编目录，是本书编著者依据《水利工程建设项目档案管理规定》附件3中所列的文件资料名称，并根据目前实施的《水利水电工程施工质量检验与评定规程》中相关条款、《水利水电建设工程验收规程》中规定工程验收应提供的资料清单和应准备的备查资料清单，根据《水利工程建设项目施工监理规范》附录E中承包人用表、监理机构用表名称，结合近几年XX市水利工程档案整编的实际情况，进行认真分析研究、归类整理编写的。

建设单位、施工监理和施工单位档案资料人员可按照整编目录各卷中的文件资料顺序，进行工程档案资料整编组卷，整编组卷后的档案需经建设单位或单位工程验收工作组审核无异议后再进行正式装订成册。

2.2建设单位负责整编的工程档案目录及说明
2.2.1工程档案目录
（一）、工程建设前期卷
1、项目建议书、附件、附图、报批文件及审批文件
2、可行性研究报告书、附件、附图、报批文件及审批文件
3、初步设计报告书、附件、附图、报批文件及审批文件
4、技术设计文件
5、施工图设计文件
6、开工报告及审批文件
7、工程质量监督书
8、质量监督计划书
9、项目划分确认及申请书
（二）、招投标卷
9、招标文件
10、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
11、投标书、资质资料、履约类保函、授权委托书和投标澄清文件、修正文件
12、开标、评标会议文件及中标通知书
（三）、合同管理卷
13、勘测、设计合同及附件
14、施工合同及附件
15、监理合同及附件
16、物资采购合同、设备制造合同、相关附件
17、质量检测协议、
18、相关工程建设的其它合同、协议、相关材料
（四）、财务、审计卷
19、工程计量报审、计量支持性资料、工程款支付证书
20、工程概算、预算及标底、合同价等说明材料
21、工程决算审计报告、文件、材料、
22、主要器材、消耗材料的清单和使用情况记录（如果是建设单位采购）
23、交付使用的固定资产、流动资产、递延资产清册
（五）、综合卷
24、各种专业会议记录、纪要
25、有关领导的重要批示
26、重要协调会议文件及相关资料
27、项目法人在工程建设管理方面与有关单位的重要来往函
28、工程建设管理有关规章制度、办法
29、工程建设管理涉及到的有关法律事务往来文件
30、重大事件事故声像材料
31、设计变更及审批文件
32、索赔与反索赔材料
33、有关质量及安全生产事故处理文件材料
（六）、法人验收卷
34、质量监督单位对分部工程验收质量结论核备资料。

35、分部工程验收鉴定书
36、质量监督单位对单位工程外观质量评定结果核定资料及外观质量评定资料
37．单位工程验收鉴定书及验收工作组成员签字表
38、质量监督单位对单位工程验收质量结论核定资料。

39、监理签发的工程移交手续
（七）、政府验收卷
40、档案专项验收意见及验收申请
41、环保、水土保持、消防等专项验收意见
42、质量自查相关文件、资料
43、技术预验收相关文件、资料
44、竣工验收申请报告及批复
45、工程竣工验收鉴定书及验收委员签字表
46、竣工验收会议其它重要文件材料
（八）、工程建设日志册
（九）、工程建设声像材料
2.2.2建设单位整编档案说明
①“财务、审计卷”档案资料由建设单位财务部门整理、整编装订并保存。

②建设单位负责整编装订的档案质量是否合格，由其主管机关的档案负责人员审核、验收。

③建设日志（日记）有则整编装订成册，由建设单位长期保存。

④档案整编目录名称以实际形成的文件、资料名称为准。

⑤竣工验收时，建设单位负责整编装订的档案应提交验收委员会审核验收。

2.3监理单位负责整编的工程档案目录及说明
2.3.1工程档案目录
（一）、项目管理卷
1、监理大纲，监理规划、细则
2、监理机构召开专门图纸会审会议纪要
3、监理机构召开技术交底会议纪要
4、总监或监理工程师签发下达的通知、指令、指示
5、监理机构与工程参建单位来往信函、工作联系单
6、其它有关重要往来文件
7、质量监督计划书
（二）、进度控制卷
8、监理人员签发的开（停、复、返）工令
9、监理机构关于延长工期、索赔及付款向建设单位报审材料
10、施工单位上报监理机构的关于延长工期、索赔资料
11、施工单位上报已完工程量月汇总表及监理审核材料
（三）、造价控制卷
13、工程价款月支付审核及完工结算审核文件（附施工单位申请）
14、变更价格审查、支付审批、索赔处理文件（附施工单位申请）
15、监理出具的支付证书复印件
（四）、质量控制卷
16、重要隐蔽单元工程（关键部位单元工程）质量等级签证表
17、分部工程、单位工程质量评定表
18、施工单位上报的进场材料/构配件报验单；监理对报验材料及构配
件检验书面资料
19、工程材料监理检查、复检、试验记录、报告
20、施工质量监理机构检测、抽查记录
21、工程施工质量缺陷备案表及相关资料、
22、监理编写的工程质量事故报告；
23、监理编写的有关材料、质量事故处理及索赔文件
24、委托有资质检测单位对工程现场压实土方、混凝土建筑物、基桩整体完整性、基桩压强、压力容器及压力管道焊接探伤等检测（试验）报告
25、质量监督站对工程外观质量评定结论的核定意见。

26、质量监督站对分部工程验收质量结论的核备通知，质量监督站对单位工程验收质量结论的核定意见书。

（五）、综合卷
27、监理月报合订
28、质量月报合订
29、质量监督单位关于工程质量对监理机构的批复、指示。

30、分部工程验收鉴定书及验收申请和批复
31、单位工程验收鉴定书
（六）、监理日志册
2.3.2监理单位整编装订档案说明
①单元工程质量报验单、单元工程及工序质量评定表、混凝土开仓资料、一般隐蔽工程检验记录不须归入监理档案。

②《监理大纲》系工程监理投标文件，不投标工程不涉及。

③监理机构工作制度等内部管理文件不应归档整编。

④监理日志按水利部水办[2005]480号文规定也应纳入归档范围，应整编装订成“监理日志册”，由监理单位长期保存。