再谈谈备忘录的撰写

∙再谈谈备忘录的撰写。

备忘录有两种，一种是会议备忘录，用于对某一次会议内容的记录和综述;另一种是会谈备忘录，用于对某一次会谈内容的概括和整理。相对会议纪要而言，它可能是公共关系从业人员更为

经常撰写的文案之一。

会议备忘录较多运用在社会组织内部的有关会议上，如董事会会议、办公会议和业务会议等。就记录和综述会议内容而言，备忘录的构成要素、撰写形式在许多方面和会议纪要相类似，也需要分别说明会议的名称、时间、地点、参加人员(包括人数)、议题、讨论意见和结果。它和会议纪要的不同之处有三：一是会议纪要一般用来对外发布，而会议备忘录则仅供各与会者备考，对与会者起一提示、备忘作用，不供对外发布。二是会议备忘录不像会议纪要必须有一明确的主题和导向，并形成某种结论性意见。在许多情况下，会议备忘录仅仅是对会议讨论的事项、会上发表的各种意见作一整理，可以有结论，也可以没有结论。三是会议纪要通常由会议主办方签署，而会议备忘录则是由会议参加者签署。凡参加会议的正式成员均需签名，以示负责。另外，由于会议备忘录不供对外发布，所以它在格式规范上不如会议纪要那样要求严格，文字上也往往比会

议纪要更简约一些。

会谈备忘录则主要用于一个社会组织有关人员与另一个社会组织有关人员的会谈中。与会议备忘录的功能相同，会谈的备忘录亦仅供参加会谈的双方签署后留存备考，所以在撰写时，只要把会谈时间、地点、双方出席人员、会谈内容及达成的共识等一些必须“立此存照”的事项一一述

说清楚即可，文字上不必过于铺张。

但这不等于说备忘录的撰写就可以比较随便。甚至不妨说，备忘录在文字表述的准确性方面，可能比会议纪要的要求更为严格。这是因为，会议纪要虽可供对外发布，但它的结论性意见和有关决定均比较宽泛，对相关人员并没有太大的约束力，所以即便个别地方用词失当，也不至于引起太大的麻烦。而备忘录则不同。如董事会会议备忘录，所记载或是就某一事宜达成的意见，或是在某一问题上的不同看法，当事人对其后果都是要承担相应责任的，岂可有丝毫差池?而那些有业务往来或合作关系的组织之间签署的会谈备忘录，在许多情况下实际上等于一份非正式的协议书，其有关条文对双方均具有某种约束力，在撰写时更需要注意表述的准确无误。这也是对组织

权益的某种维护。

∙专门转载(2008-7-07 19:50:55)

范文1-24

QUOTE:

备忘录

应X X（中国）有限公司方面约请，上海X X公共关系有限公司常务副总经理X X X 、客户总监X X X 于2000年X月X日下午前往上海新锦江大酒店X X房间，和X X（中国）有限公司营销总监X X X、公关助理X X X会面，就上海X X公共关系有限公司参加X X（中国）有限公司新产品市场推广项目招标活动一事进行了会谈。双方交流了有关情况，并就下列问题达成

共识：

一、上海X X公共关系有限公司同意接受X X（中国）有限公司的邀请，参加X X（中国）有限公司新产品市场推广项目的招标活动，并拟立即组织有关人员进行调研和策划，保证于2000年X月X日之前，向X X（中国）有限公司递交建议书文本。

二、为帮助上海X X公共关系有限公司了解X X（中国）有限公司即将推出的新产品的详细情况，X X（中国）有限公司同意提供该新产品研制、开发的有关数据和资料。对此，上海X X 公共关系有限公司方面表示感谢，并承诺：严格保守机密，未经X X（中国）有限公司允许，不擅自向第三方透露有关这一新产品的任何情况。

三、X X（中国）有限公司承诺，切实保护上海X X公共关系有限公司在此次招标活动中的合法权益，对上海X X公共关系有限公司提交的建议书文本的内容严格保密，不擅自向第三方透露任何细节，不把建议书中属独创性的有关设想和创意并入其他活动计划中使用。如上海X X 公共关系有限公司最终未能中标，X X（中国）有限公司方面将于比稿结束后一周内，将该建议书文本退还上海X X公共关系有限公司，并支付比稿费人民币伍仟元整。

四、双方对本次会谈的结果表示满意，并同意加强沟通，对招标过程中有可能发生而本备忘录

未竟的有关事宜，将本着友好合作的态度予以协商解决。

X X（中国）有限公司上海X X公共关系有限公司

代表：X X X（签名）代表：X X X（签名）

职务：营销总监职务：常务副总经理

2000年X月X日

专门转载(2008-7-07 19:51:11)

这是某公共关系公司有关人员与某外资企业有关人员所签署的一份会谈备忘录，内容是双方就公共关系公司参加外资企业项目招标事宜所达成的某种默契。这一类备忘录，近年来在公共关系专业机构的业务往来中应用较多。这是因为，随着中国公共关系市场的日益发展和成熟，公共关系业务的代理和委托亦越来越规范化。许多中外企业已屏弃原先那种通过个人关系寻找公共关系代理公司的做法，而是按照国际惯例，通过正式招、投标的方式，来选择理想的代理机构。同样，众多公共关系专业机构为拓展业务，也踊跃参加这类竞标活动，以期从中脱颖而出。但这一过程本身，也存在一个规范的问题。由于在这一流程中，发生往来的组织之间原先并不是太熟悉，加上近年来企业诚信的某些缺乏，致使常有一些不愉快的事情发生。比如，一些招标企业提供的内部资料，常常被某些不注重职业道德的公共关系公司随意泄露，甚至出卖给招标企业的竞争对手;而一些公共关系专业机构为参加投标而精心设计的活动方案，也常常被某些不注重职业道德的招标企业无偿占用，乃至发生了个别企业以招标为名行剽窃公共关系专业机构策划创意之实的情况。在这种情况下，在初步接触后先期签署诸如备忘录一类的文件，将有关承诺和约束以书面文字的

形式确定下来，不失为一种规范的方式。

范文1-24作为这一性质的文案，在写作上多有可借鉴之处。

从结构上看，这份备忘录的正文共分三个部分，即：开头、主体和落款。开头部分，备忘录简约地说明了这一会谈的时间、地点、双方参加会谈人员和所商谈的事项。这不是备忘录的重点

所在，只要交代清楚即可，无须再作展开。

核心在于备忘录主体的有关约定。这份备忘录，主体部分共有四项约定，其中，第一、二项是公共关系专业机构对招标企业的承诺;第三项是招标企业对公共关系专业机构的承诺。这三项都有实质性的内容，而且在措辞上均非常严密，不至于引起任何误解。但考虑到签署备忘录时对有些枝节问题有可能疏漏，所以一般备忘录都会追加一款条文，强调在其他有关事宜处理上的友好合作态度。这种强调虽属泛泛之举，却是一份完整的备忘录所不可或缺的。这份备忘录的第四项

约定即起了这一作用。

落款部分，是会谈双方人员签名并签署时间。一般说来，一份会谈备忘录，只要会谈双方的负责人签署即可，无须参加会谈的所有人员均一一签名。