数据清单的建立和使用

3.1.2 常规数据的录入方式
有3中基本方式可以录入数据： 1.单击目标单元格后直接输入数据； 2.双击目标单元格，出现插入光标，鼠标变为
指针“I”形状，光标移到所需位置在录入数据； 3.单击目标单元格，在编辑栏中输入数据，录
入很多文字或输入公式和函数的时候常常采 用这种方式。
3.1.3常规数据录入时应注意的事项
(7)百分比格式：将单元格的数字格式设置为百分比，那么单元 格中的数值都会乘以100，并用百分比的形式显示出来，还 可以进一步设置小数的位数；
(8)分数格式：选择分数的格式，则输入的设置将转化为分数形 式，如先输入“0.75”，再选择“以10为分母”的格式，则 单元格中的数值变为“8/10”；
(9)科学计数格式：选择科学计数格式，那么输入的普通数字将 转化为科学计数的形式，如先输入“8000000”，选择科学计 数格式后会转化为“8.00E+06”,其中E前面的部分是指数的 小数部分，E后为正指数时是加号，E后为负指数时是减号；
(3)分数的录入：录入数学中的分数数据时，分 数前要加上0和空格，键入“0 3/5”，回车后 显示“3/5”；
(4)负数的录入：一是在数字前面加上减号“-”， 另外一种是把数字放在括号中(4);
(5)公式的录入：录入公式时，前面必须要输入 等号“＝”；
(6)特殊符号的录入：点击工具栏中的“插入→ 符号”，从列表中选择所需的符号；
(1)单元格的最大容量：一个单元格中最多可以容纳 32767个字符，编辑栏中可以显示全部的字符，而 一个单元格中最多可以显示1024个字符；
(2)日期的录入：录入年、月、日时，用“年－月－日” 和“年/月/日”格式输入，“2004-4-4”表示“2004 年4月4日”；录入月、日时，按“月－日”或“月/ 日”格式输入，“4-4”表示“4月4日”；输入当前 日期，使用“Ctrl”＋“；”组合健；输入当前时间， 使用Ctrl+Shift+“：”组合健。
3.3 数据的有效性设置
数据可以分为连续型数据和离散型(分类) 数据两大类，离散数据的取值往往有几个或 者几十个，如性别有“男”、“女”；我国 民族有“汉”、“回”共56个。无论那种数 据，如果超出固定范围，就属于无效数据。 为了保证数据的有效性，有时要对单元格中 的数据进行有效性设置。
1.连续型数据的有效性设置
3.1.1 建立数据清单的注意事项
建立数据清单必须符合以下要求： (1)在一个工作表中只能建立一个数据清单，这是因为数据清单
的排序、筛选等功能一次只能在一个工作表的一个数据清单 中使用； (2)在工作表中如果还有其他数字，至少要用一个空行和空列与 数据清单格开，以利于数据清单各项功能的操作； (3)在数据清单中不能放置空行和空列，关键数据不要放在数据 清单的两侧； (4)在数据清单的第一行设置变量名(字段名)，用来查找和组织 数据； (5)在变量名和各行计量之间要用边框直线分开，变量所用的字 体、对齐方式等应与各行计量有所差别； (6)同一列中各行数据的性质和格式类型应该相同，在单元格的 开始处不要有多余的空格。
假定定义变量为“年龄”， 把数据放在第一列，”选项卡中的“有效 性条件”中选择“整数”， 在“最小值”中输入“0”， 最大值中输入“150”，点击 “确定”按钮，如果此时在 单元格中输入200，将会弹 出输入值出错的提示信息；
(1)常规格式：它是默认的单元格格式，在常规格式下， 输入的数字来说，如果单元格足够宽，输入的数字 和显示的数字将完全相同，如果单元格的宽度不能 容纳整个数字，根据单元格的宽度对数字进行自动 取整；
(2)数值格式：这种格式可以对“小数位数”、“是否 使用千位分隔符”和“负数”的显示格式进行设置；
(3)货币格式：可以对一般货币的数值进行设置，具体 可以对“小数位数”、“货币符号”和“负数”的 显示格式进行设置；
3.2 数字格式
在输入数据以后，对数字格式应该作进一步了 解。通过对单元格格式的设置，输入的数据不仅可 以按要求显示，而且可以限制一些输入数据时出现 的错误。在第二章介绍过，设置数据格式的方式， 首先要选中设置格式的单元格，单击右键，在弹出 的快捷菜单中选取“设置单元格格式”命令，在弹 出的“单元格格式”对话框中，选择“数字”选项 卡。在“分类”列表框中，共有12种格式，可以在 右边选择或者修改必要的选项，下面依次介绍：
(4)会计专用格式：和货币格式类似，不能对负数的显 示格式进行设置；
(5)日期格式：如果事先或事后设置了单元格的日期格式，那么 输入的数字将转化位设置的格式；如先输入“2004/8/1”，然 后在日期格式中选择“二○○一年三月十四日”的格式，单 元格就会显示“二○○四年八月一日”；
(6)时间格式：它的设定和日期格式类似，如先输入时间“15： 38”，再选择“1：30PM”，则单元格会显示“3：38PM”；
第三章 数据清单的建立和使 用
3.1 数据清单的建立
Excel将工作表中的一系列连续单元格的 数据集合组成一个数据清单，数据清单实际 上也是一个工作表，但是有它的特点。数据 清单也是由“行”和“列”组成，“行”就 相当于数据库中的“记录”，“列”相当于 数据库中的“字段”。
已知某商场2002年1月上半 月彩电降价区各种彩电销售 量和销售额的数据，建立一 个新的工作薄，输入数据， 就建立了一个数据清单。表 3.1中的第一行的产地、品 牌、规格型号、单价、销售 量和销售额就是不同的变量 (字段)，每一种彩电的产地、 规格型号、单价、销售量和 销售额就是一条条的记录 (个案)。
(10)文本格式：将输入的文字或公式与数字设置为文本格式时， 而且左对齐；
(11)特殊格式：包含邮政编码、中文小写数字和中文大写数字， 如输入“212013”，那么这三种格式的显示方式为 “212013”，“二十一万二千○一十三”，“贰拾壹万贰仟 零壹拾叁”；
(12)自定义格式：在自定义格式中可以设置自定义数字格式或 者在数字的前后添加文字；如先输入“00123”，常规的数字 只显示“123”，此时可以在“自定义格式”的类型中增加 “00000”这种格式，回车后就会“00123”；