档案存放位置索引图
《档案保管》PPT课件
（一）、档案存放位置索引
全宗名称：
案卷目录 案卷目
号
录名称
全宗号：
目录中案 卷起止号
数 楼层
存放位置
档架 房间
（柜）
栏格
（二）、档案代理卡
为了便于库房管理售货员掌握流动情况和安全检查，可以 填制一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡” 或“代理卡”。
▲库房管理“八防”图示
►四、库房与装具的有序化（主要指库房与装具的编号以 ） 及装具在库房中的排放方式应井然有序，统一编号
►编号原则：1.先编建筑号（几号库、几号楼）然后 编层号和房间号，阿拉伯数字顺次编号。建 筑编号亦可按其方位编。“东×楼”。也可直 接命名“××楼”。库房少的可以不编库房号。
2、防止人为和自然的破坏，延长档案的寿命； 3、维护档案的政治安全 ，防止泄密 。
简言之，档案保管工作应该做到四不：不散（不使档案 分散）；不乱（不使档案相互混乱）；不丢（档案不丢 失不泄密）；不坏（不使档案遭受损坏）。
三、基本要求 1、以防为主，防治结合 2、加强重点，照顾一般 3、自力更生，勤俭节约 4、立足长远，保证当前
► 档案库房管理是档案保 管工作的主要体形式， 其内容同样涉及“维护 秩序”和“保护实体” 两个基本方面。其内容 包括以下几个方面。
►一、进出库制度
► 进出库的方式、时间、 要求必须有所限制并作 出专门的规定。1，只 许档案工作人员进入； 2非工作时间不许进入； 3不许在库房中吸烟， 喝水，吃东西，无人时 必须关灯，关窗，库房 门上锁……
❖ 2.库外使用时不许长时间摊放在桌上；3.不同的利 用者未经允许不准私自交换阅览；
❖ 4不准擅自拍照、抄录，复印； ❖ 5使用时间和数量的限制。
档案管理基础知识概述(PPT 43张)
销毁档案必须有严格的审批手续和监销制度。 销毁档案程序: 1、编制销毁清册。鉴定小组（在机关分管负责人的 领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同 组成）经过鉴定，对无保存价值的档案编制销毁 清册，它是日后查找档案销毁情况的凭据。销毁 清册的封面需设置全宗号、销毁档案的数量、鉴 定小组负责人的签字及时间、批准人的签字及时 间、两个监销人的签字及销毁时间等项目。清册 中档案销毁登记表要设置序号、文件题名、所属 年度、档号、应保管期限、已保管期限、文件页 数、备注等栏目，准确揭示每一份销毁文件的内 容和成分，供领导人审查。
（四）鉴定
档案鉴定工作有广义和狭义两种理解。前者包 括鉴定档案的价值和真伪。后者单指鉴定档案的 价值。今天主要讲述的是后者，工作内容有三项： 一是文书部门和业务部门在归档时将不必要归 档保存的文件剔除； 二是确定文件的保管期限； 三是档案室对保管期满的档案进行复查审核， 认定无需保存的，即可销毁。
⑤防潮 档案库房的相对湿度应控制在45%-60%之间，日变 化幅度不超±5% ，保存底片的胶片库的相对湿度 应控制在35%-45%； 库房内外要安设温湿度记录仪表，定时测记库房 内温湿度，并随时予以调控； 库房内应配备除湿机和空调设备； 空调、除湿机定期检修保养，温湿度表定期校验； 新库房竣工应经6-12个月的干燥后档案方可入库。
六环节之说档案业务工作内容可分为： 收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用。 随着档案工作的不断发展，检索和编研逐 渐成为独立的工作内容，把它们加上去，六个环 节就变成八个环节。
（一）收集
档案室作为集中管理本单位档案的内部机构， 收集工作是基础，是关键，收集时一定要按照 《归档制度》的要求，做到收集文件材料的齐全 完整。 收集的齐全完整是整个档案工作的前提和基 础，做不到这一点，以下几个环节的工作做得再 好，都是徒劳无功的，档案工作都是不合格的。
行政部档案管理流程、制度、图表，建议收藏
⾏政部档案管理流程、制度、图表，建议收藏阅读导航→01 档案管理⼯作流程02 档案管理制度03 档案管理图表⾏政部档案管理⼯作流程1 档案借阅管理流程档案借阅管理流程图档案借阅管理流程关键点说明表档案管理⼯作流程图档案管理⼯作流程关键点说明表3 档案销毁管理流程档案销毁管理流程图档案销毁管理流程关键点说明表档案管理制度1 公司档案管理制度公司档案管理制度第1章总则第1条⽬的为加强本公司⽂书⽴卷⼯作，规范公司档案管理，特制定本制度。
第2条适⽤范围本公司在⽣产经营活动中形成的各种有保存价值的⽂字材料，均应按规定进⾏管理。
第3条管理部门1．⽂书结案后，原稿由⾏政部部门归档，经办部门根据实际需要留存影本。
如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经⽂书管理部门主管同意后妥善保存，⽂书管理部门以影本归档。
2．各分公司档案分类⽬录及编号原则，由公司办公事务部门统⼀制定。
第2章档案管理第4条⽂件点收⽂件结案移送归档时，应根据如下原则进⾏点收。
1．检查⽂件的⽂本及附件是否完整，如有短缺，应⽴即追查归⼊。
2．⽂件如经过抽查，应有管理部门主管的签认。
3．⽂件的处理⼿续必须完备，如有遗漏，应⽴即退回经办部门科室。
4．与本案⽆关的⽂件或不应随案归档的⽂件，应⽴即退回经办部门。
5．有价证券或其他贵重物品，应退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将⽂件归档处理。
第5条⽂件整理点收⽂件后，应对⽂件按照以下⽅式进⾏整理。
1．中⽂直写⽂件以右⽅装订为原则，中⽂横写或外⽂⽂件则以左⽅装订为原则。
2．右⽅装订⽂件及其附件均应对准右上⾓，左⽅装订则对准左上⾓、理齐钉牢。
3．⽂件如有皱褶、破损、参差不齐等情形，应先补整、裁切、折叠，使其整齐划⼀。
第6条档案分类1．档案分类应视其内容、部门组织、业务项⽬等因素，按部门]⼤类、⼩类三级分类。
先以部门区分，然后依案件性质分为若⼲⼤类，再在同类中依序分为若⼲⼩类。
2．档案分类应⼒求切合实⽤。
档案目录格式规范
新文书档案目录格式（一）归档文件目录归档文件目录年度：2008 类目：2 保管期限：永久盒号：004①一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）距左侧纸边25mm，距右侧纸边15mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、20、70、20、10、20（mm），整表宽度为170mm。
②一般地，纵向目录式表格（包括备考表等）至顶端纸边35mm。
纵向表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用15（行）*15（mm）分布。
③一般地，目录式表格表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部四号仿宋体加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
④目录中“备注”项，一般填写对文件情况的说明，例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等，下同。
注：纵向目录表格格式均参照以上。
（二）全引目录式样0--5大类档案全引目录索引年度:2008年①一般地，索引表格距左侧纸边30mm，距右侧纸边25mm。
以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25（mm），整表宽度为155mm。
②一般地，索引表格至顶端纸边40mm。
表格首行字段部分高度为20，其余表格部分采用18（行）*10（mm）分布。
③一般地，索引表标题部分小二号宋体加粗，字段部分全部小四号仿宋加粗，条目部分五号或小五号仿宋体（依字符数量具体情况而定）。
注：索引表格格式均参照以上。
（三）新文书档案备考表式样备考表②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗，内容字体需小于字段式文字。
③一般地，备考表均距左侧纸边25mm ，距右侧纸边15mm ，至顶端纸边35mm 。
（四）新文书档案卷盒脊背档案盒盒脊式样 档案盒底边式样单位：mm(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出，请替换为相应名称所代表的实际内容。
下文中出现此“虚线框”符号，请依样处理。
（五）新文书档案全引目录脊背（以下以公司为例，各单位需根据样式换成本单位标识）示例一 示例二说明：1、全引目录脊背式样如上，大小自定，效果整齐统一；全引目录年度文书 档案第 1/3 册全引目录年度文 书 档 案全1册2、文书档案分年度组织全引目录，一册能用的注明“全1册”，一册不够的另立多册，每册注明“第M/N册”。
第五章 档案保管 《档案管理实务》PPT课件
• （3）配备温湿度临测仪器和控制调节设备，有效 及时地调节温湿度。新修库房应在6—12个月以后 才能装进档案。
• （二）防光、防尘、防微生物等技能 • 自然光、灯光、灰尘、微生物对档案实体的损害
较大，因此，库房内档案要根据不同门类和载体， 区分不同价值，科学地系统地保管，严格按照 “八防”的要求，采取有效措施，不断改善档案 保管条件。添置必要的设施设备，并在档案柜内 要存放防虫、防霉药品，定期更换。
任务一 了解档案保管内容与原则
知识目标：
能力目标：
1、掌握档案保 管工作的含义与 地位。 2、明确档案保 管工作的内容以 及要求。
1、能够分析档案 保管工作在档案整 体工作中的地位； 2、能够根据档案 保管工作要求判断 具体做法是否规范
.
案例导入
• 某某塑料制品公司由于条件限制，其档案库房为办公用房，并因公司 的规模、效益等问题，又一时解决不了购置通风、降湿、降温设备的 问题。在高温、潮湿季节，难以控制微生物滋生和病虫害问题，档案 受潮现象严重。同时该公司在档案库房的管理方面比较松懈，比如： 档案调阅后不能及时归于保管位置；允许用户跟随档案人员进入库房； 在档案库房中放置食品等。因此该公司的档案损坏比较严重，并发生 过丢失档案的事故。
5.档案保管保护工作的实施
整理等项目，并对档案安全保护负责。 5.推进档案级信息记录材料，如无酸纸、档案级字迹材料、档案级光盘
等的应用。 6.做好档案保护技术日常工作，如：档案入库前的检查和消毒处理，档
档案排列存放方法
档案装具的排放要求
整齐一致、横竖成行，避光通风，充分合理利用空间。 档案装具编号原则：从左至右，自上而下。
档案排列方法
档案一般按全宗进行排列，一是按全宗顺序号排列，二是全宗分 排列法。 特殊载体档案，可根据载体材料的不同，将纸质档案和其他特殊 载体的档案（如照片、磁盘、光盘等）分库存放、排列或排架。
库房管理制度
全宗卷管理制度
档案馆档案馆（室）在管理某个全宗过程中形成的， 能够说明该全宗历史情况的记录材料专卷。按照《档 案馆工作通则》的规定，每一个全宗都要建立全宗卷， 记载立档单位和全宗历史变化情况。是档案管理人员 熟悉家底，加强管理，提高工作效率的一种有效工具。
库房管理制度
全宗卷的内容
档案库房管理
►本节内容
管理制度
日常管理
档案排列存放
档案馆（室）在日常档案保管保护工作中应制定的 工作制度和采取的预防性保管保护措施
档案库房管理的基本任务和要求
一是保持库房的有序状态； 二是维护档案的完整、安全，
防止档案丢失、失密。 三是根据档案的不同等级，采
取相应的管理措施， 四是正确处理好“管”与“用”
通过学习，了解档案保管的任务和要求，掌握档案保管制度和库房 管理方法及档案流转中的保护措施。
档案保管保护工作的方针任务
►本节内容
06第六章 档案的保管与库房管理
楼：
层：
房间号：
存 框架（柜） 栏 格 全宗号
放 档 案 案卷目录 案卷目录号 目录中案卷起止号数
全宗名称
档 案 管 理 学 基 础
上述两种索引的详细程度和表格中的项目，可以根据 档案馆（室）的规模和查找档案的频繁程度等具体情况来 决定。
辽 宁 师 范 大 学 信 息 管 理 学 系
五、档案代理卡 为了便于库房管理员掌握流动情况和安全检查，可以填制 一种卡片放在档案原来存放的位置上，这就是“代卷卡”或“ 代理卡”。
辽 宁 师 范 大 学 信 息 管 理 学 系
3、维护档案的政治安全，防止泄密。
档案保管工作的实质就是人们向一切可能损毁档案
的自然的、社会的不利因素进行斗争。 维护档案的完整与安全是我国档案工作基本原则对
全部档案工作的基本要求，而档案保管工作是实现维护
档案的完整与安全的重要环节与直接手段。 换言之，维护档案的完整与安全就是档案保管工作 最基本的、经常的任务。因此，档案保管工作者必须学 习和掌握有关的科学技术知识，具有高度的政治警惕性
辽 宁 师 范 大 学 信 息 管 理 学 系
第六章
档案的保管与库房管理
第一节档案保管工作概述
一、档案保管工作的含义
档案的保管，是指根据档案的成分和状况，所采取的存放 和安全防护措施。 档案保管工作的内容，主要包括三个方面： 1、档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作； 2、档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般 的安全防护； 3、保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的诸 如复制和修补等各种专门的技术处理。 这三方面的工作，有的要与收集、整理和利用等工作的有关 业务项目同时结合进行，有的则须单独组织进行。因此，档案的 保管，既是整个档案管理业务的一个方面，又是一个相对独立的 环节。 许多档案馆，设有保管部、处、科等机构专司其职，有些档 案馆和档案室，则配有专职或兼职人员负责有关的保管工作。
库房管理规定（精选6篇）
库房管理规定（精选6篇）库房管理规定篇1(1)色标管理为了有效控制药品储存质量，应对药品按其质量状态分区管理，为杜绝库存药品的存放差错，必须对在库药品实行色标管理。
药品质量状态的色标区分标准为：合格药品――绿色;不合格药品――红色;质量状态不明确药品――。
按照库房管理的实际需要，库房管理区域色标划分的统一标准是：待验药品库(或区)、退货药品库(或区)为;合格药品库(或区)、中药饮片零货称取库(或区)、待发药品库(或区)为绿色;不合格药品库(或区)为红色。
三色标牌以底色为准，文字可以白色或黑色表示，防止出现色标混乱。
(2)搬运和堆垛要求应严格遵守药品外包装图式标志的要求，规范操作。
怕压药品应控制堆放高度，防止造成包装箱挤压变形。
药品应按品种、批号相对集中堆放，并分开堆码，不同品种或同品种不同批号药品不得混垛，防止发生错发混发事故。
(3)药品堆垛距离药品货垛与仓间地面、墙壁、顶棚、散热器之间应有相应的间距或隔离措施，设置足够宽度的货物通道，防止库内设施对药品质量产生影响，保证仓储和养护管理工作的有效开展。
药品垛堆的距离要求为：药品与墙、药品与屋顶(房梁)的间距不小于30厘米，与库房散热器或供暖管道的间距不小于30厘米，与地面的间距不小于10厘米。
另外仓间主通道宽度应不少于200厘米，辅通道宽度应不少于100厘米。
(4)分类储存管理企业应有适宜药品分类管理的仓库，按照药品的管理要求、用途、性状等进行分类储存。
可储存于同一仓间，但应分开不同货位的药品有：药品与食品及保健品类的非药品、内用药与外用药。
应专库存放、不得与其它药品混存于同一仓间的药品有：易串味的药品、中药材、中药饮片、特殊管理药品以及危险品等。
(5)温湿度条件应按药品的温、湿度要求将其存放于相应的库中，药品经营企业各类药品储存库均应保持恒温。
对每种药品，应根据药品标示的贮藏条件要求，分别储存于冷库(2-10℃)、阴凉库(20℃以下)或常温库(0-30℃)内，各库房的相对湿度均应保持在45%—75%之间。
档案管理及资料员题库名词解释
名词解释1.统计选样法答案：是运用统计学抽样方法，在同质档案总体中抽存局部档案，用以反映该总体全部主要特征的方法。
答案：是最常用的排架方法，它完全按照档案实体自身的分类体系、构造，按全宗群、全宗、系列和系列内案卷原有的次序分类典藏(保管)档案。
答案：档案统计指标是对档案工作中存在的、反复出现的具表达象的某些共同特点加以概括而成的根本概念(如全宗、案卷、馆藏、咨询、保管期限等)，在具体时间、地点、条件下的现实数量的综合表现。
答案：它是由用户提供明确的查档调卷线索，而效劳人员那么据此直接去库房调卷的效劳过程。
5.企业文化答案：是指一定历史条件下，企业在生产经营和管理活动中所创造的具有本企业特色的精神财富及其物质形态。
6．人员配备答案：是组织根据目标和任务正确选择、合理使用、科学考评和培训16人员，以适宜的人员去完成组织构造中规定的各项任务，从而保证整个组织目标和各项任务完成的职能活动。
7．鼓励答案：是指人类活动的一种内心状态。
它具有加强和激发动机，推动并引导行为使之朝向预定目标的作用。
8．分层控制答案：是指将管理组织分为不同的层级，各个层次在服从整体目标的根底上，相对独立地开展控制活动。
9.档案答案：是机关、组织或个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来的以备查考的文字、图象、声音及其它各种方式和载体的文字。
答案：是直接记述和反映企业活动，保存备查的各种企业文件材料的总称。
答案：包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供、利用等工作。
12.档案工作的根本原那么答案：是集中统一地管理国家全部档案，维护档案的完整及平安，便于党和国家各项工作。
13.类目答案：类目是档案分类的根本单位，是构成档案分类表的主要成份。
14.全宗答案：就是一个独立的机关或组织、个人在社会活动中形成的全部档案的总称。
15.案卷答案：由互相联系的假设干文件组合而成的一种档案保管单位。
16.归档答案：行文处理完毕的文件，经过整理立卷定期交给档案室集中统一保存，称为"归档"17.档案总目录答案：是档案的总登记。
档案装具排放编号与存放位置索引
案例二
总结词
规范统一、安全可靠
详细描述
某政府机关档案室采用统一的档案装具排放标准，确保档案的安全和保密。同时，通过电子化管理系统对档案存 放位置进行实时更新和维护，确保档案的完整性和可靠性。这种管理方式提高了档案的管理水平和工作效率。
案例三
总结词
灵活可变、经济实用
详细描述
某大型企业档案室根据实际需要，采用灵活的档案装具排放方式，既考虑了档案的分类和保护，又兼 顾了空间利用和经济性。同时，通过数字化管理系统，实现了档案存放位置的快速定位和查询，提高 了档案管理的工作效率，满足了企业日常运营和发展的需求。
定义
一个存放位置可以存放多个档案装具，一个档案装具也可以存放 在多个位置。
优点
灵活性强，可以根据实际需要调整档案装具的存放位置。
适用场景
适用于档案数量较多，且需要经常调整档案装具存放位置的情况。
其他对应关系
定义
除了一一对应关系和多对多对应关系之外的其 他对应关系。
特点
关系较为复杂，需要根据实际情况进行具体分 析。
定期对索引进行检查与审核，发 现问题及时处理，保证索引的质 量和可靠性。
03
档案装具排放与存放位置的对应关系
一一对应关系
定义
每个档案装具都有一个固定的排放编号，且每个 排放编号对应一个唯一的存放位置。
优点
管理简便，易于查找和定位档案装具。
适用场景
适用于档案数量较少，且档案变动不频繁的情况 。
多对多对应关系
档案装具排放编号与存放位置 索引
目
CONTENCT
录
• 档案装具排放编号规则 • 档案存放位置索引设计 • 档案装具排放与存放位置的对应关
档案装具排放编号与存放位置索引
• <二>档案消耗品
• 档案消耗品是指用于档案保管工作的易耗低质物品。如防 霉防虫药品，吸湿剂、各种表格及管理性的办公用品等。
• 档案管理的物质条件是档案保管工作赖以进行的物质基础。 购置配备这些物质装备又受到财力的制约，因此各档案保 管机构应根据自身工作的切实需要和现实经济实力，本着 实事求是的态度合理、有效、适用、节约的原则进行配置
文书案卷卷皮 • 文书案卷卷皮分为两种：一种是分为硬皮卷，一种
是软皮卷。 • 硬皮卷的封面和封底尺寸采用长*宽为
300mm*220mm或280mm*210mm规格，封底三边（ 上、下、 翻扣处）要有70mm毫米宽的折叠纸舌， 卷脊分别设10mm、15mm、20mm三种厚度。软卷 皮的封面和封底可根据需要采用长*宽为 297mm*210mm（供A4纸用）或260mm*185mm（供 16开型纸用)的规格。使用软卷皮装订的案卷，最好 装入卷盒保存。软卷皮封面项目同硬卷皮，封二项 目同卷内文件目录，封三项目同卷内备考表。
技术设备
•
技术设备指的是
那些具有“固定资产
”性质的机械、仪器
、仪表、器具等设备
。
消毒灭菌设备
空调 灭火器
加湿器
消耗品
• 这里的消耗品指的是易耗低值物品，如干燥剂、防虫剂、 各种管理性办公用品等。
档案装具的排放与编号
• 档案装具的排放应遵循以下要求： • 1 在同一库房内，橱具应整齐划一。 • 2 有窗库房橱具的排列，应与窗户垂直排放，以免阳光直
• 档案库房建造必须满足的要求：
档案库房建造必须满足的要求
档案库房应专用坚固（不能与其他的办公室合用，也不能同时存放其他物
品）
注意防潮（不应设在办公楼的底层和顶层，以防止潮湿和渗雨）
档案库房管理制度
档案库房管理制度档案库房管理制度1一、档案管理人员和利用者均应树立保密观念，贯彻执行《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。
二、对各类档案均应按规定的'范围进行查、借阅，并严格履行手续。
查、借阅机密档案要经主管领导批准。
三、对机密档案要严格管理，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。
四、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在一般电话、明码电报和私人通信中暴露档案机密。
五、利用者对所借档案文件、技术图纸等必需妥当保管，适时归还，不得转借他人，不准携带公出、探亲访友、出入公共场所。
六、对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，不得以废纸出售。
七、发生失密、泄密和档案被盗事件时，要立刻报告主管领导、保密或保卫部门，当事者要写出书面报告。
对违反保密规定、造成失泄密和被盗密者，应按其性质及情节予以严厉处理。
档案库房管理制度2一、档案室集中统一保管全校七大类档案（文书类、教育教学类、基本建设类、财会类、同学类、声像类、实物类）。
二、档案要按七大类分年度有秩序地排列存放，要认真清点、核对。
架、柜应分类编号，库内应有档案存放排列示意图。
三、档案都应保存在密集架内。
在特别情况下要实行有效措施，尽一切可能，将档案安全转移。
四、加强库房安全管理，非本室人员未经允许不准进入库房。
五、库房内严禁存放易燃易爆物品，不准在库房内吸烟，库房内无人时要切断电源、水源、火源。
库房四周的明显处要配置防火设备。
六、要定期检查库房内的'安全设备、温湿度情况、档案完好程度，并作好记录，发觉问题要实行有效措施适时解决。
七、要实行相应措施、保证库房内达到三无（无鼠、无虫、无尘）、四防（防盗、防水、防潮、防阳光），保证档案安全，延长档案的寿命。
八、档案库房的门、窗要紧固，库内无人时要关好门、窗并上锁，每天上、下班要对库房进行一次认真的安全检查，发觉可疑迹象要适时报告并作好相应处理。
《人事档案保管制度及利用》
《人事档案保管制度及利用》一、人事档案保管制度□目的第一，保守档案机密。
现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一部分。
对人事档案进行妥善保管，能有效地保守机密。
第二，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。
第三，便于档案材料的使用。
保管与利用是紧密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。
□人事档案保管制度的基本内容建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。
其基本内容大致包括五部分：材料归档制度；检查核对制度；转递制度；保卫保密制度；统计制度。
材料归档制度。
新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。
检查核对制度。
检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。
检查核对一般要定期进行。
但在下列情况下，也要进行检查核对：——突发事之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后：——对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。
——发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。
转递制度。
转递制度是关于档案转移投递的制度。
档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下：①取出应转走的档案；②在档案底账上注销；③填写《转递人事档案材料的通知单》；④按发文要求包装、密封。
在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。
另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。
保卫保密制度。
具体要求如下。
①对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。
②库房备有必要的防火、防潮器材。
③库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。