文件分类整理的原则和方法

公司文件的分类

A、一级分类：按照各部门所产生的不同性质的文件分为十个部门，以各部门的字母来代表（公司编号表）

企管部：QGB

总经理办公室：

人力资源部：

市场管理部：

项目发展部：

证券投资部：

法律事务部：

信息资源管理中心：

审计部：

发展策划部：

招标管理部：

党工部：

采购部：

科技管理部：

财务部：

保卫部：

管理方法：

1、按照公司领导分管部门，将各部门所产生的报告、请示等文件，均递交至总经办，总经办也将采取专人负责各高管，对口将各部门文件产生文件，统一进行编号、登记、传递，以此方式达到工作对口负责、专人检查落实的目的。

B、二级分类：按照文件类型划分:

一级类目：公司所有资产证据类（A表示）

A1：合同、协议

A2：公司章程、验资报告、账号、授权书、许可证、资产移交等

二级类目：公文类( B)

B1：令、决定、议案：适用于对重要事项或者重大行动作出安排，如：各级人民政府的下发的强制性行政措施、本公司董事会决议、股东会会议纪要等

B2：公告；通告；通报：使用与宣布或公布重要事项或应当遵守获证周知的事项，如：上级机构下发的法定事项、社会公告、表彰先进、批评错误、规章制度等

B3：请示、皮肤：适用于向上级机关请示指示、批准，答复下级机关的请示事项B4：报告、意见：适用于想上级机关汇报工作，，对重要问题提出见解和处理办

法

B5：通知、函：适用于批转下级的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，不相隶属的单位之间商洽工作、询问和问题，如：任免人员等

B6：会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项

三级类目：普通文件类（C），其他一般性文件

四级类目：非文本载体的文件（D），如照片、软盘及其他声像资料等

按照文件受控类型主要分为受控文档与非受控文档，各类资产证据、秘密文件的原件原则上均属于受控文档，复印件原则上均属于非受控文档，在受控文件的编号前加K表示，不加均默认为非受控证件

C、三级分类：按照文件年度划分，以年月的数字代号表示，如0310代表2003年10月

D、四级分类：文件的原件Manuscript、复印件Copy分别以英文的第一个字母代表，如原件用M表示、复印件用C表示

以上为一般情况，有项目文件存在的情况下，项目文件单独存放，若项目多，种类也多，则按照项目分类。