文件控制程序(流程式)
文件控制程序范本
文件控制程序范本一、目的本文档旨在规定公司文件控制程序，以确保文件的完整性、准确性和一致性。
通过明确责任和流程，我们将确保所有文件都能得到妥善管理和使用，从而为公司提供稳定、可靠的信息来源。
二、范围本文档适用于公司内所有文件的控制，包括但不限于行政管理文件、人力资源文件、财务文件、采购文件、销售文件等。
三、职责1、行政部门：负责文件的审核、批准、发放、存档和废止。
2、使用部门：负责文件的接收、使用、保管和保密。
3、监督部门：负责对文件控制程序进行监督，确保程序的执行。
四、程序1、文件编制：使用部门根据工作需要向行政部门提出编制文件的需求，并提交相关材料。
行政部门审核后，交由编制部门完成编制工作。
编制完成后，文件需经行政部门审核，最终由公司领导批准后生效。
2、文件发放：生效的文件由行政部门负责发放，需按照公司规定进行编号、盖章、登记，确保文件的合法性和唯一性。
各部门应按照规定的范围和数量领取文件，并妥善保管。
3、文件使用：各部门在使用过程中应遵守文件的使用规定，注意保护文件的完整性和保密性。
使用完毕后，应将文件及时归还行政部门或存档部门。
4、文件修改与更新：当文件需要修改或更新时，使用部门应向行政部门提出申请，经审核批准后由编制部门进行修改或更新。
修改或更新后的文件需重新审核、批准和发放。
5、文件废止：当文件不再适用或需要更新时，行政部门应宣布废止该文件，并通知各部门停止使用。
废止的文件需进行存档或销毁处理。
6、文件存档：所有生效的文件均需进行存档管理，以便日后查阅和使用。
行政部门应建立完善的存档制度，确保文件的完整性和安全性。
7、监督与检查：监督部门应对文件控制程序进行定期检查和评估，确保程序的执行和文件的合法性。
如发现违规行为，应及时纠正并追究相关责任。
五、附则1、本程序自发布之日起生效，如有未尽事宜由行政部门解释并制定补充规定。
2、本程序最终解释权归公司行政部门所有。
一、目的本文档旨在规定和描述公司文件控制程序，以确保文件的统一性、完整性和准确性，并促进公司内部信息交流和协同工作。
《文件控制程序》
1目的规定本公司环境管理体系文件的管制方法,对本公司环境管理体系中各类文件进行控制,确保各部门使用文件的正确性及有效性。
2范围凡本公司环境管理体系文件（含外来文件）的管理均适用。
3定义3.1受控文件是受更改控制的文件,这类文件应有标识,发放时应作登记和签收,原文的正本一旦发生更改,应收回旧文件,发放新文件,保证各个应用场所使用的是相应文件的现行有效版本。
4权责4.1文控中心负责环境管理体系文件的分发、回收、销毁与管理以及印章的管理。
5作业内容5.1文件的制定5.1.1环境管理手册由管理者代表制定。
5.1.2程序文件由各相关部门负责人制定。
5.1.3三阶文件由各相关部门制定。
5.2文件审核与批准5.2.1环境手册由管理者代表制定,总经理批准。
5.2.2程序文件由责任部门主管制定,管理代表审核,总经理批准．5.2.3各类作业指导书,管理制度类三阶文件由各相关部门主管审核,交管理者代表批准即可发行使用,特殊情况按相关程序文件规定进行审批。
5.3文件的修订5.3.1各部门在按文件执行过程中,若发现实际作业与文件不相符,按实际需要更改文件时,填写一份“文件修改/废止申请单”,由原文件制定单位更改,更改完成后,经相关部门评审确认和权限批准,批准后方可实施。
5.3.1.1若文件更换版本,则由文控填写新的“文件修改/废止申请单”,重新分发新版文件,收回原旧版文件。
5.3.1.2若文件页次修改,则由文控填写“文件修改/废止申请单”,分发新更改页,收回旧更改页。
5.3.2各相关部门接到更改后的新文件,即做资料更新,旧版文件由文控收回处理。
5.3.3各类文件的修订记录须在文件修订记录中填写。
5.4文件的编码规定5.4.1环境管理体系中文件类别代码:①M代表手册②P代表程序③W代表三级作业文件、作业指导书类5.4.2环境管理手册编码规定（一阶文件）E M制定年份代表文件类别代表环境管理体系中的文件5.4.3程序文件编码规定（二阶文件）E P -流水号代表ISO条款序号代表文件类别代表环境管理体系文件5.4.4一般三阶文件编码规定EI—XX代表作业指导书5.4.5文件总版本及页修订次之规定5.4.5.1文件总版本编号由大写英文字母表示, A版为第一版,当文件需换版时,A版变成B版,逐次变更为C、D……Z。
管理体系文件控制程序
管理体系文件控制程序1目的确保对管理体系的有效运行起重要作用的所有场所，使用相应文件的有效版本。
2适用范围适用于公司与管理体系有关文件(含适当范围的外来文件)的控制。
3权责3.1 管理部负责公司所有文件资料的具体控制、监督和检查。
3.2 生产部负责所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。
3.3 各部门负责本部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的评审、管理工作。
3.4 外来各种与质量体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性文件由质量部负责管理。
技术性文件由总工程师负责管理。
3.5外来各种与环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，由生产部负责管理。
4工作程序4.1 工作流程图4.2 文件编制的申请与决定4.2.1管理类文件的制订，由管理部统一安排/规划，以确保文件的唯一性；4.2.2未经批准，各部门不得自行制订管理文件，“批准”，是指下列情况之一：1）现行文件中有规定，如本文件规定管理部协同生产、质量部制订《技术文件管理规定》；2）向管理部提出申请，并得到同意。
4.2.3管理部、协同生产部、质量部制订并实施《技术文件管理规定》。
A 各类计划为有时效限制的专用文件，其他文件均为通用文件。
B 作为标样的实物样件或照片等，也应视同文件进行控制。
C 文件“编、审、批”权限与其他专类管理文件不一致时，以专类管理文件为准。
4.4 文件编号4.4.1 管理文件编号方法A 管理手册编号：例：DC1-A/0 编号第一节“DC”为东瑞化工英文缩写（以下同），“1”表示一级文件，第二节“A”为版本号，版本的换次用英文字母依次更换标识。
0为版序号。
为修订序号。
B 程序文件编号：例：DC2-01001，第一节“DC”意义同上，“2”表示二级文件，“01001”为文件类别号与文件三位数序号。
C 作业文件编号：由IMS体系文件引用的作业文件（非化工文件系统）编号方法为：例：DC3-01001，第一节“DC”意义同上，“3”表示三级文件，“01001”从属程序文件的类号，依次标出文件三位数序号。
文件控制程序
1 目的通过对东莞**电子有限公司（以下简称“本公司”）的质量管理体系文件( 包括外来文件，如适用的质量法律法规、标准及客户提供的文件、资料等 )的管理，确保其编制、审核、批准、发放、使用、保管和更改得以有效控制，使本公司的各项工作依据有效的文件进行。
2 适用范围本程序适用于本公司所有质量管理体系文件的管理和控制。
3 主要职责3.1 行政部：负责本公司质量管理体系文件的组织编制、修改、发放、原件保管及与控制有关的其它工作。
3.2 各部门：负责本部门文件的管理和控制。
4 工作程序4.1 文件的编制、审核、批准4.1.1文件的编制、审核和批准按下述规定执行：4.1.2 文件在审批过程中，如需征询相关部门的意见，则通过文件会签的方式进行。
4.2 文件的分类、编号4.2.1文件的分类、编号按东莞励光电子有限公司质量管理体系《文件编写导则》规定执行。
4.3 体系文件的有效性控制4.3.1 体系文件分为受控原版、受控文件、非受控文件。
a)受控原版为不加盖印章的审批原件，仅作为复制用途。
b)受控文件为受控原版的复印件，其上加盖红色“受控文件”印章，作为公司内使用的合法文件。
公司内不允许使用“受控文件”印章变黑的非法复印文件，以确保体系文件更新时能够从发放或使用场所及时撤出失效或作废的文件。
c)非受控文件为受控原版的复印件，其上加盖蓝色“非受控文件”印章，作为提供给客户或本公司以外的人员使用的合法文件。
本公司内部不允许使用加盖蓝色“非受控文件”印章的文件。
4.3.2为确保本公司体系文件的有效性能够得到控制，对其采用版次编号来控制最新有效版本，版次标识方法按《文件编写导则》规定执行。
4.3.3 行政部编制《受控文件清单》以登录所有的受控文件，并在《受控文件清单》中确定文件的分发范围，其分发范围需管理者代表审批。
4.3.4外来文件的有效性控制a)外来文件包括适用的国际、国家、行业、地方的标准和法律法规，客户提供的技术资料和图纸等，收集后由行政部填写在《外来文件控制清单》上，原文件交规定的审核人审核、批准人审阅后，加盖红色“外来文件”印章分发、使用。
文件控制程序
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第3页，共5页
七、作业说明：
（一）文件编写格式的各项说明如下： 1.格式内容：
（1）目的：说明该程序文件执行的目的；
（2）范围：说明该程序文件执行时所涵盖的内容； （3）参考文件：列出可当程序文件参考的文件；
（4）权责：说明与程序文件有关的执行单位的责任；
（5）定义：说明该程序文件需特别说明的名称所代表的意义；
（6）流程图：绘出作业流程是使阅读者能由图而得知整个作业流程；
（7）作业说明：详细列出完成此程序所需的步骤，必须详细说明其作业内容,使员工能通过阅读此程序而了解该项工程；
文件制订/修订/废止
文件编号
权责人员审查
总经理核准
颁布
记录、控制 回收旧文件
分发
修订/废止
销毁
OK
NG
OK
NG。
最新文件管理控制程序(配流程图)
1.0目的为确保公司所属部门使用的文件能迅速且正确的流通，且各相关部门能适时获得适当且有效的文件版本。
2．0范围本程序适用于与本公司内部质量管理有关的各类文件资料（包括采用任何形式或类型的媒体的质量手册、程序文件、作业指导书、表单及外来文件资料等）的管理3. 0职责3。
1管理者代表3.2各部门负责人4.0容。
1受控文件：指授权、更改及发放都受控制的文件，包括以下几大类:4.1。
1体系文件：包括各质量手册、程序文件、作业指导书（检验标准—)、表单等；4.1.2外来标准类文件：包括国家、行业标准、法律、法规等标准类资料；4。
1。
3外来技术文件：包括客户技术文件、客户样板、供方规格书类资料.4.2受控文件：文件分发后有任何修订或文件取消，人事行政部将跟进该文件.受控文件盖有红色“受控文件"印章；4.3非受控（参考）文件：作为参考目的而使用的文件；文件经分发后，有任何修订版本或文件取消，人事行政部将不跟进该文件，非受控文件盖有红色“参考文件"印章；4。
4受控文件原稿：授权者亲笔签名文件；4.5作废文件：凡文件有新版发行时,人事行政部把旧版文件统一收回，人事行政人员在文件上加盖红色”作废”章；5。
0文件编码5.1 编码规则◆质量手册（一级文件)的编号：流水号（01、02…)质量管理手册◆管理程序文件（二级文件)的编号:流水号(01、02…)质量管理体系程序文件◆作业指导性/标准规范性/工艺流程性（三级文件）文件的编号:流水号(001、002…)部门代码文件代码（WI制度、流程/SOP作业指导书）◆表格及记录（四级文件）的编号:版本/版次(初版为A/0，改版为A/1，以此类推）表格流水号（001、002…）部门代码文件类别代号（FM）)◆部门代码:5。
2 文件版次（即版本和修改次数）的修订：5。
2。
1 版次以「A/0」表示,A/（1———99）代表版本，n（0—-—5）代表修改次数；5。
文件控制程序
一、文件控制程序1 目的对文件进行控制，确保相关部门能够及时得到并使用有效版本的文件。
2 范围适用于与管理体系有关的文件的控制（包括外来文件）。
3 定义3.1 受控文件是指对文件的发放、更改、回收、销毁等应进行有效控制的文件，其封面或内部应盖红色“受控”章。
3.2 外来文件是指来源于公司外部且与产品相关的法律法规、产品标准/规范、技术资料等。
4 职责4.1 总经理负责方针与目标的制定与批准，负责管理手册和程序文件的批准。
4.2 总经理负责管理手册和程序文件的审核及管理体系文件发放范围的批准。
4.3 人事财务部负责管理体系文件及外来文件的归口管理。
4.4 相关部门负责相关文件的编制、使用及保管，部门负责人负责相关文件的审批。
5 工作程序5.1 本公司文件按其性质进行分类如下：A、管理手册（含方针和目标）A、程序文件C、管理文件（如管理制度、管理标准）D、作业文件（如操作规程、检验规范）E、其他文件（如质量计划、产品说明）F、外来文件G、质量记录5.2 文件的编号5.2.1 下列质量管理体系文件的编号规定如下表：注：字母YASW表示公司名称“银奥生物科技”、SC表示“质量环境职业健康安全手册”、CX表示“程序文件”、GL表示“管理文件”、ZY表示“作业文件”，年号为文件发布的年代号，顺序号依次为01、02、03、……。
5.2.2 其他文件的编号由编写部门根据具体情况进行确定。
5.2.3 外来文件直接采用原文件编号和版本号。
5.2.4 记录的编号规定见《记录控制程序》。
5.3 文件的编写与审批5.3.1 方针目标由总经理制定并由总经理批准发布。
5.3.2 管理手册、程序文件、质量目标分解由总经理制定计划，并组织相关部门编写，由总经理审核批准。
5.3.3 管理文件、作业文件、其他文件由相关部门编写，部门负责人进行审批。
5.3.4 记录表格的编制与审批执行《记录控制程序》的有关规定。
5.4 文件的发放5.4.1 文件的发放应确保在需使用文件处能获得有关适用版本的文件。
文件控制流程
文件控制程序文件编号：Z（H/J）C—4.2。
3(4。
4。
5/4。
4.5）—01版号：C/0生效日期:共 5 页第 1 页1目的对公司一体化管理体系的文件进行控制，确保与体系相关的部门及岗位均能方便及时地使用和获取的文件的现行有效版本。
2范围适用于本公司一体化管理体系(质量管理体系、环境管理体系和职业健康安全管理体系)文件的管理.3职责3.1管理部负责a)组织编制管理手册、相关的程序文件及其它管理体系文件；b)所有管理体系文件的归口管理和存档，并负责审核程序文件.c)管理体系电子版文件更改、备份及定期杀毒。
d)更改管理体系文件；组织文件评审.3。
2信息部负责文件管理系统的维护及企业防火墙的管理.3。
3各职能部门负责按时编制完成本部门程序文件初稿及第三层次文件，及时获取并传递相关的外来文件。
3.4各部门负责持有的纸质文件的管理。
3.5管理者代表负责审核管理手册，批准程序文件和管理性作业文件.3。
6总工程师负责批准技术性作业文件。
3.7总经理负责制定管理方针和管理目标,批准管理手册。
4程序4。
1管理体系文件的范围管理体系文件包括：管理手册（包括方针、目标）；管理体系程序文件;第三层次文件(包括管理性作业文件、技术性作业文件、记录、外来文件、法律法规和其他要求及报告类文件）。
4。
2管理体系文件的形式管理体系文件分为电子媒介和纸质媒介两种形式，其中适于通过网络发布的文件(如管理手册、程序文件及法律法规等）以电子文件的方式通过公司的文件管理系统在公司内发布，其它文件仍以纸质文件的形式发放到各相关部门。
4.3文件的编写与审批4。
3。
1文件的格式（程序文件、作业文件）共 5 页 第 2 页(文 件 名 称）文件编号： 版号： 生效日期： 共 页第 页1目的 2范围 3职责4程序（工作内容) ［5相关文件］ ［6记录］拟制:审核：批准：注：[ ]中包括的内容是可选项。
记录的格式：(记 录 名 称)表：（记录编号）4。
文件控制程序
1. 目的为确保本厂的质量环境体系文件的一致性、正确性、有效性、适用性，确保质量环境管理制度之相关单位(人员)持有最新之文件,以及防止不适当的文件被误用。
2. 适用范围凡本厂与质量环境体系相关之内部(质量环境手册、程序文件、作业指导书等)及外来文件(相关标准或其它与质量活动和环境活动相关之文件均属之)。
但不包括品质及环境记录及在各级文件架构中未指出须管制的文件。
3. 权责3.1 本程序由文控制定及管理,管理者代表审核,总经理核准，相关人员配合执行。
3.2 文件的制定：除有规定外，由各部门单位制定。
3.3 文件的审核：3.3.1 质量环境手册、程序文件由管理者代表审核。
3.3.2 三级文件(即操作规范、检验规范等)，由体系框架内管理者代表以下之各部门最高负责人审核。
3.4 文件的批准:3.4.1 质量环境手册、程序文件由总经理批准。
3.4.2 三级文件(作业指导书即操作规范、检验规范等)，由管理者代表批准。
4. 定义4.1质量环境手册：有关本厂经营组织与各机能之概括性、原则性之摘要说明。
4.2 程序文件：有关事务之处理方法、手段、顺序等之说明，如采购管理程序等。
4.3 作业指导书：为执行质量和环境要求，在技术上、制造上所规定之具体方法、手段与判定要领，称作业指导书、作业指引、管理办法等等。
4.4 受控文件:属于体系范围内而分发时需收回旧文件,且以上动作皆需做收发记录的文件。
4.5 参考文件: 是指文件分发时不需盖“受控文件”章，分发时不需收回旧文件的文件。
4.6 外来文件：工业标准/国际标准和客户图面要求及相关的法律法规等由外部制定的文件。
5. 作业程序：说明该文件之责任参与作业之人员，以及工作范围步骤，其中内容详细说明，有流程图则依流程图说明。
5.1 文件的分类与编号。
5.1.1 本厂文件分为受控文件和参考文件两种。
5.1.2 从内容上分为四级：即一级文件为质量环境手册；二级文件为程序文件；三级文件为作业指导书、外来文件等；四级文件为记录（该文件以《质量记录管理程序》管理）等。
文件控制程序流程图
文件控制程序流程图
发外质量手册 开始 发外文件 发外图纸、技 术规范 提供部门登记并做 更改、作废空制 工程规范及 时评审(2周 内) 文管中心记录 不做受控、更 改控制
责任部门
-编写及修改相关文件 -到文管中心取号
外来文件
-文件使用部门控制 -文管中心保存原稿
保持更改在生产实 施日期的记录
-文管中心下发最新版次 文件,同时回收旧文件; -更新受控文件清单
相关部门
评审文件
通过与否
NO
退回编写人修改, 通过后交文管中心
NO
失效标准是 否需要保留
NO
销毁并做销 毁记录
是否有效、 更改 YES YES 形成受控文件 清单 YES
文管中心
审核文件格式 并下发 定期有效性检查
存档
文件销毁清 单
-设使用和修改 权限 -定-AD-004.A1V
文件控制程序
1．目的本程序规定了文件编制、修订、审核、批准、发布、替换或撤销、复制、保管、销毁、使用的控制要求，为了保证质量体系运行的各个活动场所均使用相应文件的有效版本，并处于受控状态，确保质量体系正常运行。
2．适用范围本程序适用于公司质量体系运行中有关的所有文件，包括相应的外来文件。
3.职责3.1 质量部负责公司所有质量管理体系文件的归档管理；3.2技术开发部负责技术文件的管理和控制。
3.3各部门负责本部门形成支持性文件和记录的编制、审核，填写及日常归档保管工作。
4.工作程序4.1文件分类和保管4.1.1质量管理体系文件有质量手册、程序文件、质量控制文件（支持文件）、质量记录表单如质量计划等组成，其中质量控制文件（支持文件）包括各种管理规定、操作规程、技术文件（产品技术要求及相关标准、生产工艺规程、作业指导书、检验和试验操作规程、安装和服务操作规程等相关文件）等；4.1.2与质量管理体系有关的所有文件（含记录格式）均由质量部备份电子版并进行归档管理；4.1.3各部门负责受控发放文件及本部门完成质量记录的日常保管及归档管理；4.2文件编号4.2.1管理体系文件编码规则管理手册 XXX- QM-□文件发布年号质量体系代公司代号程序文件程序文件顺序号程序文件代号公司代号支持性文件 XXX-□□-□□文件顺序号部门代号（支持性文件）公司代号记录/表格XXXRD- □□-□□□注：顺序号由“01”开始；版本号由“A”开始；部门代号：部研发-KF 生产部-SC 质量部-ZL 采购部-CG 行政部-XZ 财务部-CW 销售部-XS 4.2.2文件的控制状态以各印章表示：受控文件非受控文件作废作废保留4.3文件的编写、审核、批准4.3.1质量手册由质量部组织各职能部门编写手册草案，管理者代表审核，总经理批准发布；4.3.2程序文件由各过程主责部门编制、修改，相关部门负责人会签，管理者代表批准。
4.3.3质量控制文件（支持文件）由负责该项工作的专业人员拟制，部门负责人审核，管理者代表批准。
文件控制程序
☆☆☆知识是人类进步的阶梯☆☆☆1目的：本程序对与体系有关文件的编制、审核、批准、发放、使用、保管、修改、作废和归档等做出规定，以确保公司各相关场所使用的文件得到有效控制，防止使用失效和作废的文件，结合公司实际，特制定本程序。
2范围：本程序适用于与公司管理体系有关的文件，包括外来文件的控制。
3定义：3.1归档：文件履行审批手续后可以移交文控部门的过程。
3.2发放：输出的文件由文控部门统一盖受控标识章后扫描为PDF版上传到公司电脑公共盘，各部门使用。
3.3受控文件：体系文件、技术文件。
3.4非受控文件：仅提供信息作为参考，变更时不须更换4职责：4.1QCI&EHS部（文控部门）4.1.1负责组织公司《管理手册》的编写、修订、发放和控制4.1.2负责各部门输出文件的接收、归档、发放、发布、更新、回收、作废等统一受控管理及台帐建立。
4.1.3负责国家及政府行政主管部门颁发的有关质量、环保、安全生产方面的法律、法规的收集、归档。
4.2HR 部4.2.1负责国家及政府行政主管部门颁发的有关劳动保障方面的法律、法规的收集、归档。
4.3技术部4.3.1负责将编制定型的工艺文件Bom表及电子档归档。
4.3.2负责与公司产品技术相关的国家、行业标准以及国际、国内同类产品的相关技术文件和资料的收集，并输出到文控部门受控。
4.4销售部负责收集客户提供的文件和资料归档。
4.5运营部负责公司生产、能源、设备等方面文件控制4.6总经办：负责原辅材料供应商材料的收集及归档。
公司科技项目、产品型号核准证、产品第三方检测报告、各类许可证、技术专利证书归档。
4.7所有部门4.7.1负责本部门职能范围内的文件的编制、审核、归档、输出和使用有效性管理。
4.7.2负责对文控部门发放的受控文件的管理和正确使用。
4.7.3负责本部门产生及接收的内部文件、记录的归档管理。
4.7.4负责将归档的文件移交到文控信息管理平台，以便文件存储及安全性。
文件控制程序
文件发放/回收记录表
B未破损的有效文件，一律由综合部保管。
C所有作废文件由质管部统一进行回收并填写《文件发放/回收记录》后交予综合部处理，以防止作废文件的非预期使用，
5.9文件的销毁
5.9.1对要销毁的作废文件，由综合部填写《文件销毁记录》，经管理者代表审核、总经理批准后实施销毁。
5.10外来文件的控制
5.10.1外来文件包括：国家、行业、地方发布的法规、标准等。
A文件被废止或替代；
B文件被更改；
C缩小文件的发放/使用范围；
D破损的文件（在换发新文件之后）等。
5.8.2收回文件的处理
A除未破损的有效文件（如人员调离交还的文件），其他文件一律按下列要求作废：
1）可允许文件归口部门保存一份作资料留用，其余销毁；
2）留用的作废文件应由质管部盖“作废”章；
3）综合部应将作废文件放置在专门区域，确保防止误用。
3.5质管部负责质量管理体系文件发放、回收管理；负责质量手册、程序文件的组织与编制；负责所有受控文件审批前的格式确认；负责新增文件编号的制定。
3.6综合部负责管理体系文件的保管，作废文件的销毁。
4.0术语和定义
4.1文件定义
4.1.1受控文件：“受控”一般是指发放和更改受到控制的文件文本,受控文本的发放对象为各执行部门/人员、认证机构等；受更改控制的文件，盖有红色“受控文件”印章标识，发放时应作登记及签收，正本更改生效后，应回收过时正本进行作废处理。
5.7.2更改控制
A各部门组织各自部门管理体系文件的更改，指定更改人拟定更改内容、填写《文件更改申请单》；
B更改后的文件应按规定审批；
C更改后的文件应按规定发放，一般应按原发放范围发放；
文件控制程序范本
序号2：
1、目的
对质量管理体系所规定的文献进行控制，确保有关部门(单位)及时得到并使用有效文献，避免失效或作废。
2、合用范畴
合用于本校教育教学服务质量管理体系有关文献的控制。
3、流程及规定
1、目的
编制并保持质量统计，以提供质量管理体系符合规定和有效运作的证据。
2、合用范畴
合用于本校质量管理体系有关的全部质量统计的控制。
1、目的
建立内、外沟通交流渠道，确保对质量管理体系的有效性进行沟通。
2、合用范畴
合用于本校各层次各部门(单位)间以及与外部各部门(单位)、单位、人员之间的沟通。
1、目的
按计划的时间间隔评审质量管理体系，以确保其持续的适宜性、充足性和有效性。
2、合用范畴
合用于本校最高管理者对现行质量体系的评审。
3、流程及规定
1、目的
科学制订学院质量方针和质量目的，以确保其持续的适宜性、充足性和有效性。
2、合用范畴
合用于本院最高管理者对现行质量方针和质量目的的控制。
3、流程及规定。
文件控制流程 (4)
文件控制流程
文件控制流程是指在程序中操作文件时的一系列操作流程，包括文件的打开、读取或写入数据、关闭文件等步骤。
一般的文件控制流程如下：
1. 打开文件：首先使用程序提供的文件操作函数打开需要
操作的文件，可以是读取或写入文件。
在打开文件时，需
要指定文件的路径和打开方式，如只读、只写、读写等。
2. 读取或写入数据：根据打开的方式，可以进行文件的读
取或写入操作。
读取文件时，可以使用文件读操作函数读
取文件中的数据，并存储到程序中；写入文件时，可以使
用文件写操作函数将程序中的数据写入到文件中。
3. 处理数据：将读取到的数据进行处理，进行相关的计算
或操作，根据需要对数据进行修改或转换。
4. 关闭文件：在文件操作完成后，需要关闭文件，释放系
统资源。
关闭文件时，调用文件关闭函数进行操作。
需要注意的是，在文件操作中，需要进行错误处理，例如
判断文件是否成功打开，以及文件操作过程中是否发生错误，及时处理错误并释放相关资源。
同时，在进行文件操作时，还需要注意文件的锁定与解锁，避免在多线程或多进程环境下出现冲突。
总的来说，文件控制流程就是通过打开、读取或写入数据、关闭文件等一系列操作，实现对文件的读取或写入操作，
并进行相应的处理。
文件控制程序
文件控制程序1 目的对质量管理体系所要求的全部文件实施控制，确保文件处于有效状态，以保证质量管理体系的有效运行，并确保各相关场所使用的文件为最新有效版本。
2 范围适用于与质量管理体系有关的所有文件，包括外来文件。
3 职责3.1总经理负责对包含质量方针和质量目标的质量手册、程序文件的批准发布；3.2管理者代表负责组织体系文件的编制和修订工作，负责组织相关文件的评审及检查工作；3.3体系标准化管理小组（以下简称：标准化小组）负责质量管理体系文件的归口管理，包括外来文件的管理；3.4各职能部门及相关人员负责本部门相关文件的编制、使用和保管，并确保使用文件的有效版本。
4 工作程序文件控制流程图（见附件1）4.1 文件的分类本公司的质量管理体系包括或涉及以下类别的文件：4.1.1公司内部编制的文件包括：第一层次：包含质量方针和质量目标的《质量管理手册》；第二层次：程序文件（ISO9001标准所要求的程序文件，以及公司为确保各过程的有效策划、运行和控制而编制的程序文件）；第三层次：支持性文件，包括公司级管理性文件、部门级管理性文件：如管理制度、管理规定等；技术性文件：如检验规程、操作规程、技术标准、作业指导书；外来文件：如相关国家法律、法规、标准、客户技术资料。
第四层次：各种表格。
表格一般随相关文件一同审批。
表格填写后形成的记录，依据《记录控制程序》进行管理。
4.1.2各类适用的外来文件虽不属本公司编制，但本公司各部门均应对其进行有效控制，并遵照执行。
4.1.3文件的形式主要是书面和电子版两种，本公司应对各种媒体形式的文件进行有效控制，必要时有标准化小组出台相关管理规定加以控制。
4.2文件的编制和审批4.2.1文件编制和审批的权限。
文件和记录控制程序-带流程图
1 目的
对质量管理体系有关的文件和资料进行控制，确保公司各部门能得到和使用最新版本的文件和资料，保证受控文件的有效性，防止作废文件的非预期使用。
2 范围
适用于本公司所选定的与质量管理体系要求有关的所有文件和资料的控制，包括质量手册、程序文件、三级文件、表单等。
3 定义
4 职责
4.1总经理：负责公司质量手册、程序文件及人事行政管理类三层文件的批准。
4.2 各职能部门：负责职责范围内三级文件的编制、审批、接收、归档、使用；负责本部门质量记录格式的编制、修订；负责职责范围内外来文件的收集、评审；负责收集、整理本部门的质量记录。
4.3 质量部：负责质量手册、程序文件的编制及审核，负责组织程序文件评审。
4.4人事行政部：负责质量记录的保存；负责除财务类相关文件记录外的所有
公司运行文件记录的管理（存档、受控、上传、发放、回收、销毁等）；负责文件管理平台的日常维护、监管。
4.5 各部门负责人：负责本部门编制的质量记录格式和三层文件的审批。
5 过程乌龟图
6 过程流程图及内容
7相关文件
7.1《质量体系文件编制指导书》
7.2《资料管理规定》
8记录
9过程指标
9.1文件下发及回收及时率=更新文件数/下发（回收）数*100%。
文件控制程序及流程
文件控制程序及流程摘要：文件控制程序是一种用来管理和维护电子文件的软件工具。
本文将介绍文件控制程序的作用和重要性，以及其在组织中的应用和实施流程。
通过合理有效地使用文件控制程序，组织能够更好地管理和保护其重要的电子文件。
引言在当今数字化的时代，电子文件扮演着组织运营不可或缺的角色。
为了确保文件的安全性、准确性和一致性，文件控制程序变得至关重要。
通过实施文件控制程序，组织能够追踪、控制和监督文件的创建、修改、存储和共享。
一、文件控制程序的作用和重要性文件控制程序对组织具有以下作用和重要性：1. 提高组织的工作效率。
通过文件控制程序，组织能够快速找到所需的文件，避免了大量的时间浪费在寻找文件上。
此外，文件控制程序还可以保证文件按照一定的规范命名和存储，进一步提高工作效率。
2. 保护文件的安全性。
文件控制程序可以建立文件的权限管理机制，只有授权人员才能访问、修改或删除文件。
这可以防止未经授权的人员接触敏感信息，以及避免意外或故意的文件丢失和损坏。
3. 确保文件的准确性和一致性。
文件控制程序可以记录文件的修改历史和版本信息，以便追踪和审计文件的变动。
这有助于保证文件的准确性和一致性，避免因为多个版本的文件导致混乱和错误。
二、文件控制程序的应用文件控制程序在组织中的应用可以涵盖以下几个方面：1. 文件的创建和命名。
文件控制程序可以规范文件的创建和命名规则，确保文件的统一性和易识别性。
例如，可以规定文件名中包含日期、类型和相关主题等关键信息。
2. 文件的存储和备份。
文件控制程序可以确定文件的存储位置，并确保适当的备份策略。
通过合理的存储和备份，可以保证文件的安全性和可恢复性，在发生意外或故障时能够及时恢复文件。
3. 文件的权限管理。
文件控制程序可以规定文件的访问权限，确保只有授权人员才能访问和修改文件。
这有助于保护敏感信息，防止未经授权的人员进行非法访问。
4. 文件的修改和版本控制。
文件控制程序可以记录文件的修改历史和版本信息，以便追踪和审计文件的变动。
文件控制程序
5.11.3若部门评审认为文件的牵涉面较广、需组织其它部门会议讨论的，由文件编制部门组织召开讨论会，并依5.11.2条规定将最终评审结论回传文控中心；
5.11.4文控中心接收到各部门回传的电子档后，对评估结论进行再次评估，对于认为部门评审不合理或与相关文件有冲突之处要求部门进行重新评估；
4.1管理者代表:负责主导公司各体系文件的策划，并跟进其落实；
4.2文控中心：a负责监督公司各体系文件的有效性与适宜性；
b负责公司各类体系文件的统筹管理，包括文件的发放、回收、作废、销毁等；
c负责体系文件年度评审计划实施的跟进；
4.3各部门:a负责根据需要进行文件的制/修订，并予以培训与宣导；
b负责根据已发布文件执行、落实各项要求；
5.10.8为确保文件使用场所的受控文件为有效版本，文控中心每季度根据《受控文件发放范围》和《受控文件分发记录表》编制《受控文件清单》发放到各文件使用场所。或在条件允许时，由电脑共享至各文件使用场所，由各文件使用场所对照《受控文件清单》查看本部门文件是否是最新版本。
5.10.9电子文档的管理：
5.10.9.1各类受控文件的电子文档，由编制部门在文件正式交文控中心受控前，通过网络共享、软盘拷贝等方式传给文控中心，由文控员进行标识、编目。电子文件应加密保存，必要时进行备份保存。
5.8文件的修改和废止：
5.8.1文件修改方式：
5.8.1.1手动修改：由提出修改部门填写《文件更改申请单》并说明原因，经管理者代表审批后，文控中心依据发放范围将文件统一回收并交由文件编制部门采用手工局部修改，修改时将原文件内容划掉方式进行修改，并在修改处签上修改人的姓名及修改日期，手动修改后原文件版本保持不变，文控中心需确认每份文件均有被修改到及修改的一致性，无误后按原发放范围进行发放。
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文件控制程序
1目的
本程序规定了对公司质量/环境/职业健康安全管理体系有关文件的控制职责和要求，确保公司所属各有关场所使用相应文件的有效性，从而保证管理体系正常有效地运行。
2适用范围
适用于与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件的控制。
3职责
3.1总经理
负责《管理手册》和以公司名义形成的文件的批准、发布。
3.2管理者代表
组织编写体系文件，审核《管理手册》，批准程序文件，对文件控制的有效性进行监控和评价。
3.3工程管理中心
负责体系文件的归口管理,负责与管理体系有关的文件以及质量标准规范类文件的发放、保存和管理。
3.4安全保卫部
负责安全、环保类法规文件(包括国家、行业、地方标准、规程、规范、图集)等的收集、整理、发放、更新和回收。
3.5各部门(含项目部)
3.5.1负责本部门发布的作业文件的编写、审核、标识、发放、更改等的管理。
3.5.2负责本部门工作相关法律法规和其他要求的获取和收集，并报安全保卫部评价、备案。
5、相关文件
5.1《合同管理办法》
5.2《档案管理办法》
6、相关记录
6.1《文件发放记录》
6.2《受控文件清单》
6.3《标准规范清单》
6.4《法律法规和其他要求清单》6.4《文件更改记录》
6.5文件销毁记录(无表式)
6.6文件评审会议记录(无表式)。