新时代档案管理的规范化研究

新时代档案管理的规范化研究

发表时间：2018-06-06T10:42:30.870Z 来源：《电力设备》2018年第2期作者：石佳罗雪寒

[导读] 摘要：档案具有较高的保存价值和科研价值，档案管理是一个单位不可或缺的、非常重要的工作，档案管理方法的得当与否对科研机构、企事业单位及国家机关等的日常工作顺利进行具有重要的影响。

（国网新疆电力公司博尔塔拉供电公司新疆博乐 833400）

摘要：档案具有较高的保存价值和科研价值，档案管理是一个单位不可或缺的、非常重要的工作，档案管理方法的得当与否对科研机构、企事业单位及国家机关等的日常工作顺利进行具有重要的影响。在社会迅速发展的今天，档案管理工作的规范化和标准化成为发展的需求。而目前我国档案管理工作中仍具有一些亟待解决的问题，同时，传统档案管理理论、方法及方式已不适应社会迅猛发展的需求。因此，加快新时代下档案管理工作规范化的进程成为目前我国档案管理工作的重要任务。本文针对目前我国档案管理工作中的一些问题，分析探讨了新时代下如何加强我国档案管理工作的规范化和标准化，为档案管理现代化提供一定的理论基础。

关键词：新时代；档案管理；规范化

1 档案管理规范化的必要性

档案管理系统在整个社会科学能力的构成中占有较大地位，是社会信息系统的奠基。而档案管理工作的涉及范围较广，不仅存在于局部单位的工作生产，还存在于整个社会。档案管理工作是推进社会发展的重要因素，是单位寻求进步和发展的需要，是单位或部门日常工作的一部分，是衡量工作人员的职业素质，是企业或个人发展历程的记录，也是评价个人素养的依据。档案管理工作的规范化，既可以满足档案工作在现代社会发展的需要，也可以为决策者在制定工作规划时提供详实的资料，帮助决策者做出科学合理的适合单位长期使用的发展规划。同时，档案也是决策者了解单位现阶段发展状况，总结以往的经验教训，了解各人员的综合素质，改进发展规划，调整工作结构的重要依据。

目前，规范档案管理工作，可以起到促进市场经济发展，提升单位形象以及增强企业市场竞争力的作用。因此，在我国经济市场的经营形式面临着严峻挑战的条件下，如何有效地发挥档案管理工作的作用，提升其社会功能和价值，完善档案管理的工作方式，真实地反映单位的具体情况尤为重要。

2 新时代下实现档案管理工作规范化中存在的问题

2.1 档案管理工作体系的不完善

档案管理工作对于时效性的要求一直都比较高，要将档案管理工作的规范化落实到实际工作中就要从档案管理工作的自身体系来开始对一些要求进行逐步的加强和完善。在档案管理工作中，档案部门对工作人员的管理比较疏松，没有认真严谨的工作态度，工作人员在对档案进行归档与立卷的过程中，没有做到详尽细致，使得部分档案资料不完整。在一项工作中，工作本身的体系对工作的正常进行是有一定的约束和促进作用的，而档案管理工作在体系的建立上并不成熟，使得员工在进行档案管理工作时没有做到规范整理，影响了档案整理的时效性和质量。对于档案的查询、浏览、统计、归档、借阅来说，完整的管理体系在这些文档工作中有着重要的作用，而体系的缺失会导致档案资料的丢失，严重破坏档案管理的规范化。

2.2 档案管理工作信息化程度不高

虽然大多数人认为档案管理工作是一项简单的工作，但实际上，档案管理系统复杂而又庞大，仅仅依靠人力对所有的文档进行整理和归类是不可能的，因此，就要运用到信息化建设对文档进行整理归类并且保存。虽然目前信息化管理在档案管理工作中已经有了进一步的开展，但是硬件设施设备并不齐全，在档案管理工作中不能将信息化的作用完全发挥出来。在档案管理工作中信息化程度不高影响着管理工作的进行并且使得档案管理工作跟不上时代发展的步伐，使得信息化管理严重滞后，影响档案管理工作规范化的发展。

2.3 档案管理人员综合素质不强

在新时代下的档案管理工作的开展中，虽然在一些方面都有了改善，但是规范化程度依旧还是比较低，其中一个重要的原因就是档案管理人员的综合素质不强。档案管理工作一直被认为是一项不需要太多专业性知识技巧的工作，在工作过程中档案管理人员也一直都显得比较轻松，由于不受管理阶层的重视，使得很多档案管理人员在工作过程中没有工作激情也缺少积极性。人们对档案管理工作的认识太流于表面，对管理的规范化也没有较多的了解，使得管理人员在工作过程中比较懒散。新时代下的档案管理工作是需要运用到计算机技术的，由于多媒体是近年来才开始逐渐发展的，有很多人对计算机运用还不够熟练，从事档案管理工作的管理人员信息技术比较低下，自身的综合素质较低，很大程度上影响了档案管理规范化的发展。

3 促使档案管理规范化发展的措施

3.1 增加信息化程度

在现有的档案管理工作上增加信息化、现代化的程度，全面淘汰传统的人工管理技术，为每一份资料简历一个电子档案，比如说将过去所有人工记录的档案资料利用稻苗一导入电子计算机中变成电子档案，以后的档案资料一律以电子档案的形式进行提交和整理，利用现代化的专业档案管理软件将所有档案资料类别和时间进行归档，并且建立一个专门的电子档案资料目录，这样日后如果需要查找和翻阅档案资料时能够在短时间内找到，不必再浪费大量的时间和精力，大大提高了档案管理的工作效率。

3.2 严格立卷归档原则，提高效能

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。

二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。

3.3 提高人员素质

档案工作人员的综合素质在很大程度上决定了档案管理工作的质量。因此提高档案管理人员的素质对加快档案规范化的进程具有较大