新时代创新企业档案管理初探,经营管理者.doc

新时代创新企业档案管理初探，经营管理

者，

《经营管理者》

摘要：企业档案作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录，在企业管理中发挥着重要的作用。本文通过企业档案管理新认识和企业档案管理创新谈起，探讨了不断创新企业档案管理才能适应企业快速发展的需要。

关键词：档案管理；工作创新；时代发展

知识经济、信息革命的蓬勃发展，全球经济的一体化，成为21世纪的时代特征，信息资源已经成为人类社会与经济活动的战略资源。档案事业也面临着由传统的档案管理体制转变为以全方位的档案信息管理、档案信息开发和档案信息服务为特征的新体制转变。基于档案数字化的档案信息化建设是以电子文件的归档管理为重点的。档案信息化是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件。档案管理人员应做好档案数据的收集、录入、备份等工作，除保证档案信息的准确性与完整性外，还要保证档案信

息的及时归档。档案数字化建设中的一个重要问题是档案信息的安全问题，档案信息的安全保密问题在一定程度上制约了其广泛应用，所以档案数字化建设中必须采取一系列措施保证档案信息的保密与安全。企业档案，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录，是企业的基础性信息资源，在企业管理中发挥着重要的作用。在信息化时代，企业为提高自身在国际市场的竞争力，必须加快信息化建设的步伐，在这样一个背景下，企业档案管理工作迎来了巨大的创新机遇和空间。目前，计算机管理已经广泛应用于企业生产管理活动的方方面面，参与企业管理系统的文件制作、统计和数据处理，企业档案管理也发生了巨大变化。只有强化管理，不断创新，企业档案管理工作才能适应企业快速发展的需要。

1企业档案管理新认识

随着企业发展和技术进步，企业档案的范围内容不断扩大丰富。企业档案不限于自然科学、工程技术和经济活动，而且包括社会科学和社会技术。如很多管理及技术质量监管机构在对企业监督管理中形成的大量监管类技术文件和企业经济商贸往来中形成的大量企业信用文件材料。同时，企业在社会建设中形成的劳动就业、福利保障、收人分配、教育卫生、住房置业、安全生产、治安保卫等方面关系员工切身利益的民生档案。随着企业产业结构优化升级，企业档案价值作用日益重要，企业档案的生产要素、无形资产属性日见显现。随着企业办公自动化、信息网络

化和CAD技术的应用，企业档案载体形式发生质变，进人了告别纸质档案、迎来电子文件的时代。企业档案新内容、新技术、新载体及其带来的档案事业新发展，对企业档案工提出了新的更高的要求。企业档案管理模式将由实体管理向信息管理、知识管理方向发展;企业档案管理内容将由重事轻人向重视所有涉及人的档案价值、建立覆盖全体员工的档案资源体系方向发展;企业档案利用将由重机关利用向重生产、科研、技改一线和全体员工利用方向发展。

2企业档案管理创新

1）提升企业档案管理水平

为实现企业档案管理现代化，首先要将传统业务工作流程进行优化，然后依靠软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程，以此来支持、执行和管理档案管理机构的各项职能和业务活动，这是建立信息系统的目的。在企业办公领域，信息系统是数据信息的产生、登录、流转处理、收集归档、保存、鉴定、迁移、利用等的全新工作平台。其特点是：涉及信息量大、参与人员众多、信息传递迅速、易于交流、数据库功能强大、信息流向与办公的工作流程非常接近。信息系统不仅为企业员工提供了现代化办公和规范管理的工作平台，还为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中且信息利用方式灵活的工作平台，从而提升

了档案管理水平。

2）完善企业档案管理流程与制度

创建文档一体化流程是信息化时代的全新理念。它不是对因分工而形成的工作碎块实施巨大的拼装，而是依据总体目标，通过技术和业务的互联而提供无缝的互操作平台，是对分工后的工作环节、工作步骤、工作岗位的一体化集成。在企业的各项管理活动中，电子文件具有快捷的办公进度和传递速度，并因此逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工图纸无可比拟的优势大量出现，企业实现了档案载体的转变。计算机辅助设计使得产品图纸的设计、存储、查询和修改变得既快捷又方便。文档一体化流程的实现，意味着信息系统不仅满足了业务活动管理的要求，同时也满足了文件与档案管理的要求。文档一体化流程的实现，不仅改变了文件与档案工作的质量和内容，同时对文件与档案工的管理观念和思路也形成了巨大的冲击。

文件与档案管理制度的建设与办公业务管理及信息化管理密不可分。一要保证信息系统在应用过程中能够适应不同阶段、不同性质用户的需求，从而发挥最大效能；二要保证规范地应用与开发信息系统，以获得最好的效果。要做到以上两点，全靠企业提供的良好管理政策。因此，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则3个层面，组织信息部门与业务部门协同作战，建立企

业级信息管理的标准规范体系，以保证信息系统的规范、安全应用与合理开发。

3）企业档案管理适应时代发展

信息化时代，信息安全管理成为文件与档案管理工作的一项重要内容，设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等因素都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏甚至完全丢

失，所以必须加强信息安全管理。但要做好此项工作，就应从信息本身和信息工作人员两方面入手。在信息管理方面：一是保证系统运行安全。这主要通过采用设置防火墙等技术手段来实现。二是确保信息运转流畅、安全、可靠。这主要通过加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理来实现。流程管理不仅包括对整个系统运行状态的监控，还包括对系统每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。在信息工作人员方面：主要是加强管理，建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍。一般来讲，系统管理员负责流程的监控管理，这不仅是系统安全、稳定运行的重要环节，而且是确保系统产生的电子文件的真实原始性、完整性的重要保证。所以，有关管理人员必须以高度的责任感来关注流程管理，从而确保管理的科学性与准确性。

4）促进企业档案管理现代化

随着企业办公自动化的进程，大量机读档案已纳入了档案管理的范畴，录音、录像、照片等新型电子文档大量出现，计算机和信息技术的快速发展无疑对档案管理工作产生了划时代的巨大影响。档案的现代化建设已不仅仅是简单地用计算机代替手工劳动，也不仅仅是把传统的管理方式照搬到网络管理上来，而是要凭借现代信息技术，引入先进的管理理念，摈弃档案管理中一些过时的做法。所以，尽快创新观念是全体档案工做好本职工作的头等大事，是档案管理步入现代化的前提条件。

3结语

信息时代不仅给我们带来了机遇，同时也向我们提出了挑战。文件与档案工必须紧跟时代的步伐，在文件与档案管理实践中，积极探索新的管理方法，更新管理理念，使文件档案工作与企业的发展、创新保持同步。这就要求企业档案人员必须结合实际，不断调整自身的专业结构，力争成为综合性人才。只有这样，档案工才能真正成为档案编研工作的主角。档案工优化自身知识结构，要从以下6个方面着手：一是提高档案文献的编研能力，包括档案文献的选题、选材、鉴别、转录、标题、点校、编排的能力以及与之相关的档案编述型资料和参考材料的撰写能力。二