新时期企业档案管理的创新性分析

Ｃ 创新档案搜集整理制度 ，为档案 数量和质量提供保障 ．
档案 ， 是在 各企业单位生产经营和管理活动 中形成 的对国家、 社会和企业有保存价值 的各种形式 的文件材料。其类型、产生方 式 、产生的时间比较繁杂 ，很多时候不经意之间都会有档案的产 生。具体来说 ，档案的产生 ，不能单纯依赖企业 中有限的几个档 案 管理 人 员 ，这 样 必然 会 遗 漏 很 多 日常 产 生 的档 案 。 为 此 ，各 企 业 需要进一步完善档案搜集制度 ，完善档案收集制度。首 先，各 中层单位都要 建立相应的档案信 息搜集员 ，负责整理和搜集本单 位的档案信息。为了提高档案搜集的效率 ，各中层单位的档案搜 集员可以建成模板式的流水档案记录 ， 把档案生成的速度提高 ， 以 最 大限度的收集本单位的档案 ： 第二 ， 要不断完善档案管理制度， 包括从收集、整理、清退 、销毁与归档等每个过程 ，都等应严格 按 规定 手 续 办理 ，做 到任 何 过 程 必须 经 指 定 的主 管 领 导 审 批 ，认 真履 行 登 记 、 签字 盖 章 手续 ：第 三 ，对 于档 案 搜 集 可 以采 取 奖 励的制度 ，对于那些能够主动发现档案 ，而且档案有价值 的工作 人员，尤其是非档案管理人员可以采取一定的激励制度 ；对于那 Ａ 创新工作人员考评机制 ，调动档案管理人员工作积极性 ． 些能够积极的在档案管理和搜集中创新 方法、创新模式的也可 以 长期以来 ，企业档案管理人员的考评机制 ，往往都与企业中其 给与一定的精神和物质奖励 ，激励全体职员都参 与到企业档案 的 他 技 术 或者管 理人 员采 用 同一套标 准 ，职称 的评 定也 需要 发表 多 少 搜集工作中来。只有档 案搜集整理 制度在不断的创新和改进 ，才 文章 ，参与多少科学研究，有多少成绩等等。显然，这种考核方式 能使档案的数量和质量有保障 ，使档案更好 的为企业发展服务。 对于企业中专职的工程技术人员或者专职的党政管理人员来说有利 Ｄ 仓新档案服务工作 方式 ， 断强 化档案在 企业中的作用 ．ｑ 不 档 案 工 作 是 企业 发展 的基 础 ，而 服 务 又 是 档 案 工 作 的 中 心 ， 的 ，而 这种 “ 又可 转化 为对 企业 科技 和管理 人 员进一 步钻 研业 利” 务和管理的激励，使其可以全心全意的投入到工作中。但是这种考 档 案工 作 通 过 服务 才能 发挥 其 应 有 的作 用 。 因 此 ，不 断推 进档 案 评 方式对 于企 业档 案管理 人 员来说 ，他 们从 事 的档案 管理 工作 很 少 服务理念的创新，才能使档案事业与社会经济协调发展 ，使档案 能够真正接触到研究性的领域 ，也很少真正能够从 日常工作中取得 事业充满生机与活 力，走上可持续发展 的道路。通过对档 案信息 突破性的创新，这是长期以来传统观念的束缚 ，另外更重要的则是 资料的整理、研究、发掘、提炼和精选 ，把那些具有深层开发价 企 企业档 案 管理 人 员的工作 性质 ， 是要 以为企 业发展 提供服务 为主 。 值 的信 息 资料 ，及 时提 供 给 利 用 者 （ 业领 导 、管 理 者 、科 技 人 就 ，使 他们 从 档 案信 息 中获 得 启 迪 ，拓宽 发 展企 业 的 新思 路 ，研 我们不区分工作性质，用同一种标准去考核档案管理人员、工程技 员） 术人 员 、科研 人员 等不 同类 型工作 的职 员 ，必然 会对 档案 管理 人 员 制 和开 发 新 产 品 ，发 展 新技 术 ，从 而使 档 案 死 资 料活 起 来 ，把 档 的积极性造成很大的挫伤。因此 ， 我们需要积极的扭转这种观念 ， 不 案 的信 息资源转化为现实生产 力，为推进企业经济增长发挥其独 档案服务创新 ， 应当着重把握两个方面 ： 一 断的创新对档案管理人员的考评机制 ，使之既能有效 的对档案管理 特功能 。具体来说 ， 人员的工作进行考核 ， 又能因人而异的激发他们的工作积极性 。 具 是档案服务 内容和范围的创新，二是档案服务方式的创新。具体 体来说，企业要尝试建立测评与激励体 系。对于 以提供服务为主工 来 说 ，要从 档 案 收集 、 整理 、立 卷 、 归档 、鉴 定 、销 毁 、 保 管和 。另外 ，也要不断加 种 的就 要考 评其服 务质 量 ， 以提 供技 术 为主工 种 的就要 考评其 技 术 提供利用等各方面 工作 中融入创新 的理念 ” 水平 ，按工作按类别分别测评 ，最终让档案管理人员都能有赏罚分 强档案管理人员综合素质的培训 ，建立健全职工培训和继续教育 明的职称评价与考核体系， 促进其全心全意为档案管理工作做贡献。 制 度 ，不断 提 高档 案管 理 人 员 的业 务 水平 ，坚 定他 们 的思 想政 治 Ｂ 仓新档案保存管理环境 ，进一步完善优化档案管理模式 ．Ｕ 素质 ，使他们在工作 中不断发现和提炼新 的服务方式 ，推进企业 档案管理 的建设离不开坚实的硬件设施建设 ，尤其是随着信 档案服务工作的内涵式发展和创新。 息化社会的到来 ， 档案保存也开始逐步进入信息化。 但是 目前在很 下转 第 ０ ２页 １
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企 业管理 Ｂ ｓ ｅｓ ｎｇｍｅｔ ｕｉ ｓｍቤተ መጻሕፍቲ ባይዱａｅ ｎ ｎ
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多企业档案管理过程中， 传统意识仍然很浓 ， 过于依赖传统的档案 保存方式 ，总感觉纸质 或者其它实物形式的档案存放起来 比较真 实 。因此 ， 时 间都 属于 对 现代 化 、 息化 时代 背景 下档 案 形式 保 长 信 存和管理的学 习， 包括计算机软硬件水平、其他影音保存设备都没 有过多的了解。而信息化时代的背景下， 各种音频、视频等数据形 式保存的档案 已经成为档案保存的主流，因此， 我们需要进一步提 高档案管理人员的综合素质 ， 完善和优化档案保存保管环境 ， 提高 档案保存效率。首先要加大投入力度 ，改善档案馆 （ ）内的温、 室 湿度控制措施 ，比如一些磁带 ， 湿度过大的时候容易粘连变质 ； 再 比如 ， 多档 案 数据 保存 在 电脑 中 ， 很 尤其 是 一些 涉 及企 业发 展 的机 密档案， 在网络上有可能会被不法分子员窃取 ， 或者说丢失等。为 了避免此类事情出现 ， 方面要加大档案信息网络监控力度 ， 一 不断 提高对电子计算机及相关信息存储设备进行杀毒。另一方面， 企业 要积极开发或者引进可以具备建立档案数据库对档案进行加工 ， 并 且对加工后 的电子档案 方便快捷地转换到档案管理 系统 中进行模 块 化 管理 ，实现 全 文检 索和权 限的控 制 Ｉ ４ １ ￣
企 业管 理 Ｂ ｓ ｅｓ ｎｇｍｅｔ ｕｉ ｓｍａａｅ ｎ ｎ
环 球 市场信 息导 报
新时期企业档案管理的创新性分析
高春兰 （ 山甬舟集装箱码头有限公 司 浙江舟山 ３ ６ ３ ） 舟 １０ ３
摘 要： 该文提 出了新时期 企业档案管理创新 的主要 思路 ，包括 ： 创新工作人 员考评机 制 ， 调动档案管理人 员工作积极 性 ； 创 新 档案保存 管理 环境 ，进 一步完善优化 档案 管理模 式 ；创新档案搜 集整理制度 ，推进档案获取模式的持续改进 ；创新档案服务工 作 方式 ，不断强化 档案在 企业 中的作 用。该 文 旨在 为新 时期档案 管理工作的创新提供新的思路 ，为促进新 时期企业核心竞争力的 提 高 ，企业的可持 续发展 打下坚实的基础 。 关键词 ： 业 档 案 管 理 ；意 义 ；创 新 思路 企
１ 弓 言 ． ｌ
档 案的形式有很 多种 ，包括文字 、图表 、声像等不同形式、 载体 ，在不同需求、不同场合 、不同时代背景下档案保存的载体 不同。尤其是现阶段 ，随着科技 、经济的不断发展 ，档案保存 的 形式也在迅速的发生着 改变。由于长期 以来企业传统思想的限制 ， 企业档案 的保管方式、管理 思想、发展模式都有很大的欠缺 ，而 且重收集、轻应用 ；重传统、轻发展 ；重制度 ，轻创新 ；重数量、 轻质量等 问题比较突出 ［ ０ ４年 ２月，为满足宁波一舟 山港集 １ ０ ｌ 。２ 装箱运输持续快速增长需要 ，在省委、省政府 的大力支持下 ，宁 波 港 股份 有 限公 司 、香 港 宁 兴 （ 团 ）有 限公 司 、 舟 山市 金塘 港 集 口开发有限公司合资组建成立舟 山甬舟集装箱码头有限公司 ，负 责开发建设宁波一 舟山港金塘港区大浦 口集装箱码头工程。公司 成立 ８年以来 ，面临 的时代在发展、观念在改变、科技在进步 ， 作 为 企 业 发 展 的基 础 — — 档 案 管 理 工 作 也 需 要 不 断 的改 进 和 创 新 ，才能使公司更加适应新时期社会发展的需要 ，更好的为企业 发展 ，为当地经济发展服务。 ２ 新时期企业档案管理创新的意义和必要性分析 ． 档案工作创新是企业面 临国际国内形势发展 的客观要求，也 是保障企业在竞争中立于不败的基础 。尤其是进入 ２ 世纪 以后 ， １ 企 业 发展 的社 会 环境 发 生 了翻 天覆 地 的变 化 ， 会给 企业 带 来 的有 社 机遇同时也有挑战 ， 对于企业档案管理也是一样。比如 ， 科技水平 的发展、 企业职工思想的变化、管理人员价值观念的变化等许多方 面 都 在 变化 ， 这种 背 景 下 ， 在 企业 档 案管理 工 作 如果 不进 行 有效 的 创 新 ， 然就 不 能与 企 业 发展 同步 ， 必 更谈 不 上 为企 业发 展服 务 。而 且， 只有不断的寻求创新 ， 企业档案管理才能更好的为企业发展服 务 。具体来说 ，企业档案管理工作要从对档案管理工作人员的管 理、 档案管理 方式、 档案管理平台等诸多方面开展创新 ， 这样才能 使 档 案 管理 工作 逐 步 的适应 时 代 的发展 ， 适应 企 业经 营环 境 的 变革 本文拟通过新时期企业档案管理 的创新途径进行分析 ，提出相 应的发展策略 ， 为提高新时期企业档案管理效率 ， 促进新时期企业 核 心竞 争力 的 提高 ，企 业 的可 持续 发 展打 下 坚实 的基 础 。 ３ 新 时期企业档案管理创新的主要思路 ．
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或不定期盘点 ， 盘点清查资金实有数。 加强库存现金限额管理 ， 除 强化资金集中管理 ，发挥结算中心作用。虽然资金结算中心 保 留 必要 开 支 外 ，余款 必须 及 时地 送 存 银 行 。严 格 遵循 库 存 现 金 还 存 在一 些 问题 ， 通过 强 化管 理 ， 是可 以发挥 更 大作 用 的。从 但 还 使用范围 ，尽量避免大量现金交易业务。实行结算票据专人保管 三 方面着 手 ： 一账 户 管理 ， 进 资金 集 中使 用 。 销 企业 内部 各 统 促 撤 制度 ，除了允许使用现金外 ，其余一律通过银行转账结算。 单位在社会银行账户， 而在结算中心设立账户， 使企业 内部各单位 编制现金流量表和预算表并科学预测 ，保证企业持有适度资 资金往来和内部结算， 全部通过结算中心设立的内部银行进行。 一 金量。 资金管理 既要防止 因资金不足而出现资本循环周转中断 ， 又 方面 ， 将各单位 资金集 中起来 ， 可以消除各单位在资金使用上的时 要 防止 大 量 资 金 闲置 。 通过 编 制 现 金流 量 表 及 其他 方法 ，科学 预 空差异 ， 避免资金沉淀 ， 确保资金的集中统一使用。另一方面 ， 通 测 生产 经 营 中 的现金 需 求量 ，保 证 企业 持 有适 宜 的 资金 量 。 过委托内部贷款或委托结算中心贷款的方式开展 内部信贷业务 ， 对 编制现金流量表和预算表 ，统筹安排 资金预算。现金流量表 资 金进 行 内部调 整 ，做 到 拆余 补缺 ，平衡 内部 资金 需 求。 以现金 （ 包括现金及其等价物 ） 为编制基础 ，能提供企业营运、 投 有效控制资金流向，强化资金 内部监控。通过制定严密的内 资、理财三方面现金流入流出信息。据此表可研究过去的现金流 部控制制度、资金管理规定和业务操作 规定 ，加强企业资金规范 量 ，确定未来能增加 多少现金 ，还需筹集 多少现金 ，知道企业有 有序运作 ，避免因分散管理 在资金投向控制 、筹措管理、对外担 多少偿还债务能力、支付股利或分配利润 能力 ，并能分出企业净 保等内部控制 的无序性和盲 目性。同时，对 内对外资金支付 ，通 利与该 期现金收支净额发生差异的原 因，找到解决资金 困难的办 过 内部相应审批程序 ，经结算中心审核确认后给予办理 ，有效加 法。所以 ， 编制现金流量表 ， 可以为企业科学决策提供信息依据。 强资金使 用监控 ，严肃企业财经纪律 ，避免不合理开支 ，有效掌 企业资金来源及用途有三个方面 ：第一经 营活动。如销售商 握 和 控 制 各成 员 企 业 的 资金 流 向 ，为 企 业 资金 运 作 的合 规 性 、 安 品、购买货物、支付税款等。第二投资活动。如购 买股票、债券 、 全性和效益性提供保障。 固定资产等 ，取得投资收益收回投资。第三筹资活动。如发行股 加强企业资本纽带连接 ，促进企业内部一体化。结算 中心通 票、 债券或取得借款等筹资 ｉ 偿还债务、分配股利 、利息等支付。 过对企业所属机构资金 的收、付、调、拨、贷进行统一管理 ，实 编制现金预算表 ，统筹安排现金预算。企业通过预算，可知 现企 业 对 下属 企业 运 营 的有 效 管理 和调 控 ， 下属 企业 紧密 结合 、 使 企 业 现金 “ 余”或 “ 缺 ”情 况 ，了解企 业 资金状 况 ，以便企 业 互 相 支 持 ，在 一 定 程度 上 可 以避 免 内部 单位 各 自为 政 ，促 进 企 业 富 短 资金 流入 流 出做 好预 先 规划 安 排 ， 整有 关现 金使 用 策 略。编制 现 体 化 发展 。 调 金预算表 目的 ： 反映业务活动状况 ， 以便在存货及应收账款方面灵 当前经济危机条件下 ，部分企业缓解资金压 力和持续发展的 活安排 ； 反映到期债务本金、应交税金、应分派股利与红利全额与 建议 。 通 过企 业 兼 并 重组 、产权 转让 、开 放股 权 、租赁 承 包 、 拍 时 间 ， 先准 备 好现 金 ： 预 是企 业 发展 的需要 ， 及 时安排 购 买 固定 卖变现等方式，推动国有资产有逐步退 出，腾 出空间 ，大力吸 引 可 资产等所需的现金 反映现金余缺情 况，确定短期投资或融资 方 民间投资。 采取建立风险投资资金 ， 增加贷款担保金等筹措资金。 式、数量以及时间，协调企业各部门间的现金余缺 ，调剂使用现 加 强政 府 职 能 、行 业协 会 的指 导协 调 作 用 ，帮助 企 业 减 少投 资 风 险 。 引导 具 有核 心竞 争 力和 发 展 潜 力 的企 业 与高 等 院 校 、科 研 院 金 ；把握采纳及借款时机 ，以享受现金折扣等。 科 学预 测 资 金 需 求 ，确 定最 佳 现 金余 额 ；巧妙 投 资 ，提 高 资 所合作 ，把产业资本和科技 资本、知识资本结合起来 ，壮大资金 金效益。企业在经营过程 中， 会周期性地 出现现金缓和． 紧张一 缓和 规模 ，增 强技 术 创 新和 市场 开 拓 能 力。 状 况。科学准确预测资金需求，确定最佳现金余额 。尽量避免 因 资金管理就是要求企业正常运转的过程中 ，有计划有序地使 资金不足而 出现资本循环周转中断。一旦 出现现金 不足 ，要及 时 用 资金 。资 金 管理 是 一 个企 业 生 存 、 发展 的关键 ，反 映在 企业 日 融资 ，保证企业 现金供应 ；在现金需求缓和时 ，或对暂时闲置 资 常经营的各项工作中， 如费用支 出控制、 存货控制、 人事控制等。 金 ，可适 当进行短期证券投 资，以获取较高收益 ；企业急需现金 所以 ，资金管理提倡人人参 与，共同努力，建立科学合理 的资金 时 ，再 把短 期有 价 证券 转 化 为现 金 ，保 持 现 金需 求 。 管理制度。 如果把企业 比作一个机体 ， 么资金就是企业 的脊髓。 那 重视催 收外欠 ，减少坏账损失。应收账款是企业现金重要来 要使企业正常运转，就必须使资金不停地运转 ，而且保证造出新 源。应 收账款能否顺利收回，对企业现金管理影响极大。企业应 鲜 的血 液 。 对应收账款进行明细记录、账龄 分析 ；要健全催收制度 ，从出货 参 考 文 献 时起就 要抓紧催收 ：对方逾期未付 ，要采取各种方法催要 ，以免 收 款 不 力而 导致 坏 账 损 失增 多。 ［］谢获 宝，俞 文．浅谈企业资金 的规划与管理 ［］ 今 日 １ Ｊ． ０ ６０ 加 强 存 货管 理 ， 少资 金 占用 。存货 管 理对 现 金 收支 影 响大 。 工程 机 械 ，２ ０ ．３ 减 存货过少可能引起生产 中断 ，丧 失盈利机会 ：存货过 多则会造成 ［］李 强． 企业加 强资金 管理之对 策 ［ ．当代经济 （ ２ 论 Ｊ ］ 下 ，２ ０ ． ９ 资金积压 ，削弱企业偿债能力 ，增加仓储 费用和利息支 出，并会 半 月） ０ ８０ 使企业承担存货跌价或耗损风险。企业应本着 “ 以销定产 ，合理 【］ 哲 ． 企 业 货 币资 金 管 理 【］ 经 界 （ ３任 浅谈 Ｊ． 财 学术 ）２ １．０ ，０ ０ ２ 安排”的原则 ，根据市场供求变化 ，及时调整采购 数量 ，积极扩 ［］李瑞科． 币资金 管理存在的 问题与对策 ［ ． ４ 货 Ｊ 产业与科 ］ 大产品销售 ，尽量降低 存货量。 技 论 坛 ． ２ ０ ．０ ０ ９１ 灵活运用筹 资手段筹措资金。企业难免出现现金短缺 ，若能 【］赵福忱． 建立完善 可靠的资金 内部控制机制 ［］会计 ５ 谈 Ｊ． 灵活运用各种短期融资手段 ，筹措资金 ，就能稳渡 “ 难关