新时期企业档案管理的创新性分析

Ｃ 创新档案搜集整理制度 ，为档案 数量和质量提供保障 ．
档案 ， 是在 各企业单位生产经营和管理活动 中形成 的对国家、 社会和企业有保存价值 的各种形式 的文件材料。其类型、产生方 式 、产生的时间比较繁杂 ，很多时候不经意之间都会有档案的产 生。具体来说 ，档案的产生 ，不能单纯依赖企业 中有限的几个档 案 管理 人 员 ，这 样 必然 会 遗 漏 很 多 日常 产 生 的档 案 。 为 此 ，各 企 业 需要进一步完善档案搜集制度 ，完善档案收集制度。首 先，各 中层单位都要 建立相应的档案信 息搜集员 ，负责整理和搜集本单 位的档案信息。为了提高档案搜集的效率 ，各中层单位的档案搜 集员可以建成模板式的流水档案记录 ， 把档案生成的速度提高 ， 以 最 大限度的收集本单位的档案 ： 第二 ， 要不断完善档案管理制度， 包括从收集、整理、清退 、销毁与归档等每个过程 ，都等应严格 按 规定 手 续 办理 ，做 到任 何 过 程 必须 经 指 定 的主 管 领 导 审 批 ，认 真履 行 登 记 、 签字 盖 章 手续 ：第 三 ，对 于档 案 搜 集 可 以采 取 奖 励的制度 ，对于那些能够主动发现档案 ，而且档案有价值 的工作 人员，尤其是非档案管理人员可以采取一定的激励制度 ；对于那 Ａ 创新工作人员考评机制 ，调动档案管理人员工作积极性 ． 些能够积极的在档案管理和搜集中创新 方法、创新模式的也可 以 长期以来 ，企业档案管理人员的考评机制 ，往往都与企业中其 给与一定的精神和物质奖励 ，激励全体职员都参 与到企业档案 的 他 技 术 或者管 理人 员采 用 同一套标 准 ，职称 的评 定也 需要 发表 多 少 搜集工作中来。只有档 案搜集整理 制度在不断的创新和改进 ，才 文章 ，参与多少科学研究，有多少成绩等等。显然，这种考核方式 能使档案的数量和质量有保障 ，使档案更好 的为企业发展服务。 对于企业中专职的工程技术人员或者专职的党政管理人员来说有利 Ｄ 仓新档案服务工作 方式 ， 断强 化档案在 企业中的作用 ．ｑ 不 档 案 工 作 是 企业 发展 的基 础 ，而 服 务 又 是 档 案 工 作 的 中 心 ， 的 ，而 这种 “ 又可 转化 为对 企业 科技 和管理 人 员进一 步钻 研业 利” 务和管理的激励，使其可以全心全意的投入到工作中。但是这种考 档 案工 作 通 过 服务 才能 发挥 其 应 有 的作 用 。 因 此 ，不 断推 进档 案 评 方式对 于企 业档 案管理 人 员来说 ，他 们从 事 的档案 管理 工作 很 少 服务理念的创新，才能使档案事业与社会经济协调发展 ，使档案 能够真正接触到研究性的领域 ，也很少真正能够从 日常工作中取得 事业充满生机与活 力，走上可持续发展 的道路。通过对档 案信息 突破性的创新，这是长期以来传统观念的束缚 ，另外更重要的则是 资料的整理、研究、发掘、提炼和精选 ，把那些具有深层开发价 企 企业档 案 管理 人 员的工作 性质 ， 是要 以为企 业发展 提供服务 为主 。 值 的信 息 资料 ，及 时提 供 给 利 用 者 （ 业领 导 、管 理 者 、科 技 人 就 ，使 他们 从 档 案信 息 中获 得 启 迪 ，拓宽 发 展企 业 的 新思 路 ，研 我们不区分工作性质，用同一种标准去考核档案管理人员、工程技 员） 术人 员 、科研 人员 等不 同类 型工作 的职 员 ，必然 会对 档案 管理 人 员 制 和开 发 新 产 品 ，发 展 新技 术 ，从 而使 档 案 死 资 料活 起 来 ，把 档 的积极性造成很大的挫伤。因此 ， 我们需要积极的扭转这种观念 ， 不 案 的信 息资源转化为现实生产 力，为推进企业经济增长发挥其独 档案服务创新 ， 应当着重把握两个方面 ： 一 断的创新对档案管理人员的考评机制 ，使之既能有效 的对档案管理 特功能 。具体来说 ， 人员的工作进行考核 ， 又能因人而异的激发他们的工作积极性 。 具 是档案服务 内容和范围的创新，二是档案服务方式的创新。具体 体来说，企业要尝试建立测评与激励体 系。对于 以提供服务为主工 来 说 ，要从 档 案 收集 、 整理 、立 卷 、 归档 、鉴 定 、销 毁 、 保 管和 。另外 ，也要不断加 种 的就 要考 评其服 务质 量 ， 以提 供技 术 为主工 种 的就要 考评其 技 术 提供利用等各方面 工作 中融入创新 的理念 ” 水平 ，按工作按类别分别测评 ，最终让档案管理人员都能有赏罚分 强档案管理人员综合素质的培训 ，建立健全职工培训和继续教育 明的职称评价与考核体系， 促进其全心全意为档案管理工作做贡献。 制 度 ，不断 提 高档 案管 理 人 员 的业 务 水平 ，坚 定他 们 的思 想政 治 Ｂ 仓新档案保存管理环境 ，进一步完善优化档案管理模式 ．Ｕ 素质 ，使他们在工作 中不断发现和提炼新 的服务方式 ，推进企业 档案管理 的建设离不开坚实的硬件设施建设 ，尤其是随着信 档案服务工作的内涵式发展和创新。 息化社会的到来 ， 档案保存也开始逐步进入信息化。 但是 目前在很 下转 第 ０ ２页 １
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多企业档案管理过程中， 传统意识仍然很浓 ， 过于依赖传统的档案 保存方式 ，总感觉纸质 或者其它实物形式的档案存放起来 比较真 实 。因此 ， 时 间都 属于 对 现代 化 、 息化 时代 背景 下档 案 形式 保 长 信 存和管理的学 习， 包括计算机软硬件水平、其他影音保存设备都没 有过多的了解。而信息化时代的背景下， 各种音频、视频等数据形 式保存的档案 已经成为档案保存的主流，因此， 我们需要进一步提 高档案管理人员的综合素质 ， 完善和优化档案保存保管环境 ， 提高 档案保存效率。首先要加大投入力度 ，改善档案馆 （ ）内的温、 室 湿度控制措施 ，比如一些磁带 ， 湿度过大的时候容易粘连变质 ； 再 比如 ， 多档 案 数据 保存 在 电脑 中 ， 很 尤其 是 一些 涉 及企 业发 展 的机 密档案， 在网络上有可能会被不法分子员窃取 ， 或者说丢失等。为 了避免此类事情出现 ， 方面要加大档案信息网络监控力度 ， 一 不断 提高对电子计算机及相关信息存储设备进行杀毒。另一方面， 企业 要积极开发或者引进可以具备建立档案数据库对档案进行加工 ， 并 且对加工后 的电子档案 方便快捷地转换到档案管理 系统 中进行模 块 化 管理 ，实现 全 文检 索和权 限的控 制 Ｉ ４ １ ￣
企 业管 理 Ｂ ｓ ｅｓ ｎｇｍｅｔ ｕｉ ｓｍａａｅ ｎ ｎ
环 球 市场信 息导 报
新时期企业档案管理的创新性分析
高春兰 （ 山甬舟集装箱码头有限公 司 浙江舟山 ３ ６ ３ ） 舟 １０ ３
摘 要： 该文提 出了新时期 企业档案管理创新 的主要 思路 ，包括 ： 创新工作人 员考评机 制 ， 调动档案管理人 员工作积极 性 ； 创 新 档案保存 管理 环境 ，进 一步完善优化 档案 管理模 式 ；创新档案搜 集整理制度 ，推进档案获取模式的持续改进 ；创新档案服务工 作 方式 ，不断强化 档案在 企业 中的作 用。该 文 旨在 为新 时期档案 管理工作的创新提供新的思路 ，为促进新 时期企业核心竞争力的 提 高 ，企业的可持 续发展 打下坚实的基础 。 关键词 ： 业 档 案 管 理 ；意 义 ；创 新 思路 企
１ 弓 言 ． ｌ
档 案的形式有很 多种 ，包括文字 、图表 、声像等不同形式、 载体 ，在不同需求、不同场合 、不同时代背景下档案保存的载体 不同。尤其是现阶段 ，随着科技 、经济的不断发展 ，档案保存 的 形式也在迅速的发生着 改变。由于长期 以来企业传统思想的限制 ， 企业档案 的保管方式、管理 思想、发展模式都有很大的欠缺 ，而 且重收集、轻应用 ；重传统、轻发展 ；重制度 ，轻创新 ；重数量、 轻质量等 问题比较突出 ［ ０ ４年 ２月，为满足宁波一舟 山港集 １ ０ ｌ 。２ 装箱运输持续快速增长需要 ，在省委、省政府 的大力支持下 ，宁 波 港 股份 有 限公 司 、香 港 宁 兴 （ 团 ）有 限公 司 、 舟 山市 金塘 港 集 口开发有限公司合资组建成立舟 山甬舟集装箱码头有限公司 ，负 责开发建设宁波一 舟山港金塘港区大浦 口集装箱码头工程。公司 成立 ８年以来 ，面临 的时代在发展、观念在改变、科技在进步 ， 作 为 企 业 发 展 的基 础 — — 档 案 管 理 工 作 也 需 要 不 断 的改 进 和 创 新 ，才能使公司更加适应新时期社会发展的需要 ，更好的为企业 发展 ，为当地经济发展服务。 ２ 新时期企业档案管理创新的意义和必要性分析 ． 档案工作创新是企业面 临国际国内形势发展 的客观要求，也 是保障企业在竞争中立于不败的基础 。尤其是进入 ２ 世纪 以后 ， １ 企 业 发展 的社 会 环境 发 生 了翻 天覆 地 的变 化 ， 会给 企业 带 来 的有 社 机遇同时也有挑战 ， 对于企业档案管理也是一样。比如 ， 科技水平 的发展、 企业职工思想的变化、管理人员价值观念的变化等许多方 面 都 在 变化 ， 这种 背 景 下 ， 在 企业 档 案管理 工 作 如果 不进 行 有效 的 创 新 ， 然就 不 能与 企 业 发展 同步 ， 必 更谈 不 上 为企 业发 展服 务 。而 且， 只有不断的寻求创新 ， 企业档案管理才能更好的为企业发展服 务 。具体来说 ，企业档案管理工作要从对档案管理工作人员的管 理、 档案管理 方式、 档案管理平台等诸多方面开展创新 ， 这样才能 使 档 案 管理 工作 逐 步 的适应 时 代 的发展 ， 适应 企 业经 营环 境 的 变革 本文拟通过新时期企业档案管理 的创新途径进行分析 ，提出相 应的发展策略 ， 为提高新时期企业档案管理效率 ， 促进新时期企业 核 心竞 争力 的 提高 ，企 业 的可 持续 发 展打 下 坚实 的基 础 。 ３ 新 时期企业档案管理创新的主要思路 ．