企业档案管理模式创新研究

企业档案管理模式创新研究

摘要：本文分析了新时期企业档案工作的发展趋势及现行企业档案管理局限性，以档案提供利用理论、知识服务、全成本管理等理论为基础，探索构建了一种以利用工作为导向的集约、动态闭环式的新型档案管理模式，并提出了该模式的实现路径。

关键词：企业档案；管理模式；知识服务；全面成本管理

随着知识经济时代的到来以及信息技术、网络技术的发展，企业档案工作的发展面临着许多新的挑战，传统企业档案管理模式体现出一定的不适应性，企业档案管理模式创新成为档案工作面临的新课题。档案管理模式是一种反映各层次档案管理工作间以及档案管理工作内部各个环节之间内在机理的一种管理形式。它包括宏观档案管理模式和微观档案管理模式两个层次的内容。微观档案管理模式指具体的档案管理模式，即我们通常所称的档案实体管理模式。本文主要研究档案实体管理模式。

一、新时期企业档案工作的发展趋势要求

1.知识经济对档案知识服务提出新要求

服务性是档案管理的重要性质，但在不同的时代其服务具有不同的特点。在相当长一段历史时期内，档案服务具有较强的政治性，服务于统治阶级。知识经济时代的到来促使一种新的资源观的形成——知识资源观，这种资源观要求档案部门开展档案知识服务。

2.信息技术应用促使档案工作格局发生根本性变化

随着信息技术在档案工作领域的深入应用，企业档案信息化程度不断提高，特别是数字档案馆的建成将推动传统档案工作的格局发生根本性变化：电子文件将逐步替代传统载体档案成为档案管理的主体，档案的加工、传递和借阅基本通过网络实现，传统档案库房将被存储系统替代，传统档案实体管理工作将更加快速、高效，企业档案工作重心势必向档案知识服务方向发展。

3.市场经济下档案工作的成本管理需要

市场经济体制确立以来，企业越来越重视成本管理并逐步实现了全面成本管理，对运营过程中的全部成本以及成本发生的全部过程进行全方位的管理和控

制，积极实现投入的科学化和产出的最大化。这对于一直以来依靠“皇粮”供给的档案部门来说是一个巨大的挑战，如何转变思路、创新发展模式，解决档案工作专业化、规范化发展需要与科学投入之间的矛盾成为摆在档案部门面前的重要问题。

二、企业档案管理模式创新的理论基础与思路

1.理论基础

（1）档案提供利用理论档案提供利用是档案保管部门以所收藏的档案文化财富为依据，通过一定的方式与方法，直接提供档案信息，为社会各项事业服务的一项业务工作。其意义和价值，一是直接实现档案价值，使档案发挥其应有的作用；二是沟通档案工作与社会各方面的联系，检验评价档案管理工作的总体状况、水平和工作成效，及时掌握档案的利用效果[1]。（2）知识服务理念知识经济时代赋予了“知识”更加深刻而丰富的内涵，“不仅包括科学技术知识，还包括人文社会科学的知识、商业活动、日常生活以及工作中的经验和知识、人们获取并运用和创造知识的知识，以及面临问题做出判断和提出解决方法的知识”；不仅包括文献等编码化的显性知识，还包括存在于头脑中尚未公开的隐性知识[2]。知识服务是以信息和知识的搜寻、组织、分析、重组的知识和能力为基础，根据用户的问题和环境，融入用户解决问题的过程中，提供能有效支持知识应用和知识创新的服务。知识服务理念要求档案部门不能满足于进行信息层面上的服务，要对信息进行深层次的挖掘，实现知识服务[3]。（3）全面成本管理理念全面成本管理是以成本管理的科学性为依据，运用成本管理的基本原理与方法体系，优化成本投入、改善成本结构和规避成本风险为主要目的，对企业经营管理活动实行全过程、全员、全部门的成本控制的基本理论、思想体系、管理制度、机制和行为方式。这要求企业档案部门在考虑专业发展的同时，也要考虑考虑单位的运行成本[4]。

2.新型企业档案管理模式设计

基于上述分析，本文认为应构建一种以利用工作为导向的集约、动态闭环式的档案管理模式（见图1）。以利用工作为导向指将档案工作重心由传统的档案实体管理转向档案信息服务，并以档案信息服务工作为牵引，推动档案工作全面发展；集约式，是指以成本管理思想为指导，统筹资源，实现部分环节工作在单位

内的集约式管理；动态闭环式，即遵循并建立档案工作各环节之间的闭环式互动关系，实现各项工作的良性循环和持续改进。主要内容包括：（1）建立面向用户的档案信息服务模式即以满足用户的需求为宗旨，档案人员通过对用户需求特点的跟踪和用户利用效果分析，变传统的被动服务为主动服务，将档案价值的多样性与用户需求的多维性、潜在性联系起来。该模式下档案利用工作被独立出来，并与档案利用工作、档案价值鉴定、档案资源建设等各项工作形成一种互动关系[5]。（2）建立一站式的档案实体加工模式档案集中统一管理模式便于档案的安全保管和开发利用，是国内企业档案管理的基本模式。但随着市场经济的发展，企业以占领市场获得利润为目的，为降低企业运行成本，档案业务外包成为越来越多的企业的选择之一。该模式下，各单位档案人员从繁重的档案实体加工工作中解脱出来，有利于推动档案工作由实体保管向知识服务转型。（3）建立开放式、知识型、多元化档案编研模式建立开放式编研流程，根据用户档案需求和档案利用效果分析等确定选题方向和编研形式，编研产品归档后作为档案信息资源的组成部分进行提供利用；在编研内容深度上，对档案信息中蕴含的知识进行深度的挖掘，提供知识型编研产品；实现编研方向多元化，不仅要与科研生产结合进行编研，还要与职工的职业生涯与生活结合，进行编研。

三、新型企业档案管理模式的实现路径

1.建立用户研究与档案信息服务平台

档案工作者利用该平台实现对档案信息资源的发布，既包括档案原件的发布，又包括档案编研产品的发布，使多层次档案信息资源全面的展现在用户面前。同时，该平台可以实现档案工作者与用户之间的互动及用户的信息需求的跟踪、分析与挖掘，对档案利用效果进行分析，研究档案利用策略，当前的Agent技术、数据挖掘等信息技术为这方面功能的实现提供了技术支持。

2.通过成立虚拟团队或业务外包优化档案实体加工流程

建立矩阵式组织结构，基于传统职能管理模式，在横向上增加了项目管理的维度，提高了各个部门之间的协作性。在档案实体加工方面，在企业或单位内组建一个虚拟的档案实体加工项目组或借助外借档案实体加工平台，将档案实体加工工作作为项目组一个重大的项目，统一规划每年的档案实体整理工作，协调项目组成员统一进行档案实体整理，或将档案实体加工工作外包给具有一定专业资