新时期企业档案管理的创新性分析

新时期企业档案管理的创新性分析

摘要：随着信息时代的到来，我国现代企业制度的建立和信息网络化的发展对传统的档案管理造成了很大的冲击，企业档案管理工作因此而陷入困境。同时企业档案管理的落后也制约着企业的可持续发展。其根本原因就在于企业内部档案管理不能适应外部社会经济环境的变迁，因此对新形势下企业档案管理的创新性研究就显得十分迫切，诸多档案管理问题亟待解决。本文针对当前企业档案管理工作中存在的问题，分析了新时期档案管理工作的发展趋势，并指出了档案管理工作发展的新途径，以达到实现档案管理既满足自身发展需求又促进企业可持续发展的双重目的。

关键词：档案管理信息化问题解决方法

在对档案管理工作的认识上很多人存在一个误区，那就是档案管理工作可有可无，对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识。其实，档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作，就必须立足于现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，逐步完善档案管理工作，培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情。使档案管理走上科学化、规范化和法制化的道路，以满足企业良好、快速发展的社会需求。

21世纪是一个竞争空前激烈的时代。对于企业来讲，最激烈的竞争莫过于人才的竞争，一个具有多学科知识的复合性人才是一个企业发展壮大所不可或缺的重要因素。因此人力资源已逐步成为企业最重要的资源，人力资源管理（Human Resource Management，HRM）也成为现代企业管理工作中的重要内容之一。而人力资源管理的基础工作则是企业人事的档案管理。对于企业来讲，员工的人事档案不但可以使企业的管理者在一定程度上掌握所聘用人员的基本人事信息，而且可以为企业的人力资源管理工作提供相关的人事信息数据支持。比如：企业制定员工招聘计划、培训计划、合理的使用人员等等。因此，企业人事档案管理工作的好坏不但可以直接影响到企业的人力资源管理，而且会间接的影响到企业整体管理。

而随着信息时代的到来，社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化。针对这一现状，企业要想获得可持续发展，寻求档案管理工作的创新性发展途径势在必行。

办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案管理信息化、电子化是档案利用工作发展的必然趋势。

3 当前企业档案管理信息化过程中存在的问题

（1）档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，制约了档案信息电子化的进程。

（2）标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前

提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因，馆室藏档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差。

（3）档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。

（4）档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

（5）在硬件设施方面上，档案室硬件环境差强人意，档案保管条件滞后。阻碍了档案信息电子化的进程。

总体上来说，目前企业档案管理信息化过程中存在的这些问题是由管理力量薄弱、管理水平较低及管理手段落后等原因造成的，使得档案工作面临与企业变革不同步、编研工作滞后的困境，从而制约了企业档案管理的信息化进程。

4 解决档案管理信息化过程中存在问题的方法

4.1 加强领导，健全组织网络

企业管理层要把档案事业的发展列入重要议事日程，明确分管档案工作的领导和专门负责档案工作的管理人员，健全档案管理制度。并加强各方面的协调，把宏观指导与具体要求结合起来，亲自抓好工作部署、重点落实，以帮助解决实际问题。另外，还要针对企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。

4.2 逐步加大对档案管理事业经费的投入

档案管理的信息化过程必然需要强大的计算机技术及档案科研技术为坚强后盾，因此，加大对档案管理事业的经费投入，有利于加快档案管理的信息化，以适应企业发展的需要。

4.3 注重档案管理人才的培养

推进档案信息自动化的关键是人才。加强培养教育，造就一大批复合型人才的重要性，应被重点关注。档案信息自动化系统的骨干力量是计算机技术队伍，其素质水平直接影响自动化水平的提高。要有针对性地对计算机技术人员进行政治思想教育，培育其事业心和奉献