工程技术档案管理制度样本

工程技术档案管理制度

1.目：规范工程资料编写、收集、整顿、组卷、传递、借阅管理，保证满足工程施工和移送、归档规定。

2.名词解释

各专业指：锅炉专业、汽机专业、电气专业、热控专业、焊接专业。

3.归口管理和划分

3.1 工程部为项目部工程资料归口管理部门。

项目部各部门为各自职能范畴内资料管理对口责任部门，负责职能范畴内工程资料分阶段或竣工时向资料管理人员提交归档，由资料管理人员统从来业主移送和向公司档案室归档。

3.2工程资料存档划分：

3.2.1工程管理文献资料：

1）工程合同、合同、招投标文献、租赁合同、工程概算结算、工程定额、索赔资料，归工程部合同专业；

2）图象、照片、录象，归综合管理部（工程结束时归档资料管理人员）；

3）行政文献，归综合管理部；

4）工程施工技术及管理资料（音像资料等除外），归工程部；

3.3 工程资料管理网络和人员网络

工程项目中标后一种月内由项目总工组织，建立项目工程资料管理网络（应涉及各部、室、专业组、专业公司等），明确负责人（负责人应为本现场技术负责人）、管理人员和各单位资料管理员。

4.文献编写

文献资料编写按如下规定执行（业主无特殊规定期）

4.1文献编写一律采用A4纸张，用激光打印机或喷墨打印机（黑色墨水书写亦可）打印件。规格规定参照作业指引书原则样式（尺寸及页边距）。

4.2文献必须采用双钉装钉（横向、竖向均可）装钉尺寸规定如下：①横向装钉，左侧留装订线2.5cm，上边距2.5cm，右边距、下边距1.5cm；

②纵向装钉，上下留出2.5cm距离；③钉与纸张边沿留出1cm距离。对复印件A4纸竖向左侧装订线留2.5cm。

4.3正文文字一律采用四号宋体、1.5倍行距，标题为小三号宋体。

凡是正文应有页眉和页脚，页眉页脚均使用五号，页脚居中设立。

页脚使用三位阿拉伯数字，从“第001号”开始，卷内目录、卷内备考表及某一文献附图无正文某些，不编写页号，但应在文献目录中标明总页数。

4.4文献中附图幅面、构件代号均应符合国内国家或行业原则，图纸尺寸一律以毫米为单位。

4.5案卷封面宜采用外封面形式，内外封面式样同作业指引书封面。

4.6档号：项目代号+分类号+案卷号

项目代号：是公司指定，项目中标后由公司档案室给出。

分类号：科技文献材料参照《火电施工公司档案分类表》中6--9大类关于规定，其他部门采用0--5大类关于分类规则。

案卷号：即为案卷顺序号。

移送资料档号按业重规定编制填写。

4.7案卷题名应简要、精确揭示卷内项目名称、代字、代号及其组件、

部件、阶段代号和名称等。

4.8编制单位栏填写卷内科技文献材料形成单位或重要责任者。

4.9编制日期填写案卷内科技文献材料起止日期。

4.10保管期限填写其划定保管期限，将来移送时在资料管理人员管理人员统一指引下填写。

4.11密级根据保密规定填写(移送时业主给出，统一填写)。

4.12缩微号和档案馆号由竣工档案接受单位或部门填写。

4.13卷内目录及卷内备考表（各种表格）格式由资料料室统一提供。

4.14竣工移送所使用卷盒由综合管理部依照公司档案室规定统一购买。

4.15编写受控文献时均应标明文献编码。(文献编码按《质量部工程质量体系文献编码与受控编号办法》进编写)。

5.工程中使用表格

工程中使用各种表格涉及：质保、过程控制、实验与检查、工程管理与技术管理、有条件发生登记表格。各种表格使用按如下规定执行：

5.1国家、部或局已经下发现成表格（或有规定），使用其统一表格。

5.2《项目部管理制度汇编》已给出工程项目管理工作中表格，这些表格按类别存在专门数据库中,如需使用可直接提取使用，签名为手写。

5.3如上述表格不能满足施工规定，可依照需要自制表格，经专业部室领导批准(按审批权限)，方可使用。

6.工程资料收集

工程项目档案资料，是整个工程项目从酝酿、决策到建设投产（使用）

全过程中形成文字、图纸、图表、计算书、声像资料等不同形式、不同载体资料，涉及项目提出、调查、可行性研究、评估、决策、筹划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等，项目部有责任尽量将资料收集齐全。

6.1工程项目开工后由总工组织编制《XX项目部归档文献资料目录》。其中应至少明确第一批开工项目应归档文献资料目录。

（1）技术文献内容根据公司规定执行。各类文献资料收集策划应以分项或分段工程为单位。

（2）随工程进展对归档文献资料进行补充，待工程图纸80%或专业系统图100%到达项目部后15日内，对目录进行修改，分别报业主和公司各职能处室，作为正式文献执行。

（3）各项资料在单位工程未完时，由划分文献收集、整顿部门保存，待阶段性检查之后，或单位工程施工结束，按资料管理人员规定期间，将资料移送给资料管理人员，正式归档。

6.2任何单位、部门和人员不论以何种渠道获得技术资料，均应交资料管理人员登记、备案，由关于领导核准后方可使用。

6.3各部门收集资料除归档资料外，还应依照上级单位监检大纲关于条款，对其他工程资料进行收集整顿。

7.工程资料按如下规定进行整顿和组卷

7.1项目文献资料普通按其专业、单位工程项目和形成时间先后进行整顿组卷。

7.2关于设备文献按根据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备

运营维修、随机图样等排列，随机图样也可单独组卷。

7.3管理性文献按问题、时间或重要程序排列。

7.4案卷内技术性文献材料排列规定文字材料在前、图样在后。

7.5每一单位工程项目卷内文献按管理、根据、施工安装记录、检测试(实)验评估、证明等排列。

7.6文献材料组卷时，应将每份文献正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文献与原件一起立卷，不得分开。文献材料排列：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文献在前，被转发文献在后；立卷人填写卷内目录，立卷人和关于负责人应在卷内备考表订立栏订立姓名；卷内目录和卷内备考表格式由资料管理人员统一提供。

7.7卷内备考表(各种表格)、卷内目录、卷内文献装钉尺寸及页边距应一致。

7.8存档文献材料应尽量使用原件，如没有应标明原件存储地点。

7.9资料管理人员编制《工程管理案卷总目录及卷内目录》，工程部长审核、总工批准。

8. 文献资料传递

文献资料传递涉及发放与往来。

8.1文献发放：

文献资料在发放前，发放部门应填写《文献发放审批表》，依照审批权限审批文献拟定资料发放范畴，并建立《文献发放登记表》台帐。