公司行文规范及管理办法

公司行文规范及管理办法

为规范公司各种文件的起草、签发和提高公文质量，确定文件编号办法，为各种文件的收发、存档工作奠定基础：确定公司重要信息披露载体的格式、样式，树立公司管理形象。做到政令畅通，令行禁止，正确指导公司的各项工作，适应公司的快速发展特制定本办法。

通过此办法的实施，达到各种文件可追溯，各级文件有保管，全部文件受控的目的。

一、纸型、纸质

复印纸A4型（国际标准210mm*297mm），厚度定量60-80g /平方米。

二、封面

文件材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上，如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要公司的统一VI形象（文字和徽标），但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。

三、书写要求

（一）标题使用2号宋体加黑，顶行。

（二）副标题居中排列，使用3号宋、仿宋或楷体，但不与正文字体重复，破折号占2格。标题单独成行时，均无需标点。（三）正文使用4号仿宋。每段文字前空两格，第二行起均顶格。

不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、

细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。（四）章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）”，第三层“1、”，第四层“（1）”，第五层“1）”。

（五）正文中表格一般作附件置后。小于文件半幅的，可随文就位，与正文同宽，字号可略小。

（六）数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略词、具有修饰色彩语句中作为词数的数字必须使用汉

字外，应当使用阿拉伯数字。

四、落款、盖印

在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数字“0”。最后一个字离右边沿四格。盖印跨年月日，上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。

五、页面设置

上0.2cm，下2.0cm，左2.0cm，右2.0cm，页脚1.0cm，行距28磅，或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只有几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页，但收缩行距不宜小于20磅。双面印刷页码居外侧，单面印刷页码居右侧。

六、装订

一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm，2个钉在上下各1/4处，钉垂直。

七、分类与编号

（一）文件分类

公司常用文件格式分为会议纪要、通知、通报、任命、其他管理制度、工作提案等，其中会议纪要不用文件编号，提取或说明时以某年某月某日（会议召开时间）及某领导（公司领导）主持的某会（会议性质）为方式进行定位。

（二）简化编号名称

由于公文编号受长度，美观等各方面的制约，鉴于公司正逐步组建发展，现内部岗位编制并不复杂且部门管理统一，建议：树美（深圳）设计有限公司简化为“SMSZ”。行文中放置在表头或是标题下。对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司VI规范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号，其它只作分类备案用文件无需编码。无论对内对外文件，页脚格式均为“第几页，共几页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。（三）细化编号内容

仅限于下行文中的通知、通告，为公司人资行政部统一编制；初拟编号内容包括：公司名称、部门名称、时间、文件顺序号（内部标准）。

编制方法：SMSZ—HR—2014—001（公司人资行政部2014年第一份文件），其中公司名称：树美（深圳）设计有限公司=SMSZ；部门名称：人资行政部=HR；时间：2014年，其后以此类推。文件顺序号：001,002,003……以此类推。如进入下一个年份则文件顺序号从001开始编起。如2015—001。便于管理保存。

（四）各部门名称为

设计部：SJ 企划部：QH 电子商务部：DS 市场部：SC 工程部：GC 财务部：CW 人资行政部：HR 法档部：FD 所有文本依顺序排号，发文后人资行政部存档。

八、行文管理主要内容

外部函、电、来文，本公司内部下发的各种文件、资料、收发的各种传真及邮递快件等。

（一）内部发文管理

公司内部发文分为一般事务性文件、公司各项规章制度和公务文书。一般事务性文件包括：通知、说明、各种统计表格等；公司各项规章制度是公司在管理中的各项规定、办法、措施等；公务文书包括：请示、报告、指示、布告、公告、通告、批复、通知、通报、决议、函、会议纪要等；

公司下发的公文由人资行政部统筹管理，各部门一律不得自行向上、向下发送公文。公文字号由人资行政部统一编制。涉及公司各项规章制度以及对外宣传、联络的文字材料，由人资行政部以公司名义发文。

（二）发文处理程序

一般事务性文件的发文，应事先向相关领导提出口头申请。公文及各种规章制度的发文，应事先向总经理提出口头申请。

各类文件拟稿承办部门：

1、公司对外文件由人资行政部负责拟稿；

2、各部门（含分公司）件的往来文件由本部门负责人拟稿；

3、职能部门各种一般事务性文件，由发文部门拟稿；

4、公司各项规章制度有相关管理部门负责拟稿。

各类文书拟稿要求观点明确、陈述清楚、条理清晰，标点符号使用正确。规章制度类要符合国家相关的政策、法律，符合公司的实际情况。各项规定要明确具体、切实可行。要做到观点明确，文字精炼，条理清楚，层次分明，标点符号使用正确，篇幅力求剪短。人、地、无名、引文及时间要具体准确等。

文稿拟定后，拟稿人应填写《发文审批表》办理审核手续。

审核签发流程：

1、首先送人资行政部初审，人资行政部审查修改文稿；

2、送发文部门上级分管领导核稿，以公司名义对外文件由总经理核

稿；

3、公司各部门（含分公司）件的往来文件由总经理核稿；

4、公司各种一般事务性文件，由下发部门负责核稿；

5、公司各种规章制度由各部门负责人、执行总经理、总经理、董事

长会审。其次进行会签、发送；

6、文稿审核会签后，按批准权限的规定分别呈送相关领导审定批准

签发。

7、公司行政公文、规章制度，在执行总经理、总经理署意见后，由

总经理签发；

8、公司一般事务性文件由分管领导签发，重要文件由总经理签发。经各位领导审阅签发的文件承办部门将发文原稿（含《发文审批表》）送人资行政部存档，并由人资行政部负责打印、校对、登记后发布。行政公文、规章制度签发后，承办部门将发文原稿（含《发文审批表》）送人资行政部存档，并由人资行政部负责打印、盖章、装订、登记、分发后发布。发文日期以领导签发日期为准。发文编号由人资行政部前台按公文编号要求，依年份、流水号码一文一号编列。

1、电子签发：如遇紧急情况，所相关负责人外出可以通过电子邮件

签发，签署相关回复具有同等作用，返回后完善流程补签手续。

2、页码：无论对内对外文件，页脚格式均为“第几页，共几页”，

页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。

（1）第一种方式，目录和正文统一页码，主要用于目录本身页数不