第五章会展物流系统

会展物流系统的构成
➢物流作业系统：仓储、运输、包装、进出口报关 和清关、装卸、搬运和布展等
➢信息系统：反馈信息、最佳运输路线的选择、全 球定位系统等，通过信息系统对会展过程中的信 息进行收集、分类、汇总、跟踪、查询等处理。
传统会展物流系统模式
传统会展物流模式特点:
1.成本较高，服务水平较低。
到第三国继续展览,对于转为正式进口的展览品,海关根据有关规定办理进 口手续,缴纳各项税费和其他费用；
➢ 组织者或其代理人向海关交验展品核销清单一份； ➢ 代理人持核销单及出境许可证,自己运返,或者由专业运输机构托运； ➢ 通知参展商或其国内代理； ➢ 展品最后运抵参展商所在国,由代理核销开始时运出展览的记录,如果销售
Information System）
5.GPS 技术
展览品展出时，未经海关批准，不得擅自移出展览会场所。
对进境展览品留在国内销售的，应由主办单位或有关购买 单位向展出地海关办理正式进口手续。
展览品转异地续展时，展方应向海关申请批准，并填写 《转关运输货物申报单》随附装载清单，按转关运输海关 监管货物办理转运手续。
如果作为礼品或样品赠送的展览品，主办单位应向展 出地海关提供列明品名、数量、价值、受赠对象等内 容的展品赠送确认书，由受赠对象向海关办理进口手 续。海关根据进口礼品或样品的管理规定办理征免税 验放手续。
回忆从前，张经理说到：“由于管理不规范，广大中小型运输企业 延用传统手工抄写单据的工作方式，出现‘一人兼多职’的情况， 造成员工工作量大而且无序；员工被分为几个工作组的工作模式， 又出现‘多人从事同一工作’的情况，岗位的不明确也造成了人力 资源极大地浪费以及高出错率等问题。
从管理的角度来说，作为一个管理者不能及时了解到异地各个分支 机构的情况，不能将员工工作合理的安排起来；员工责任不明确， 造成了奖惩制度的不健全，有时错误地惩罚往往挫伤了员工的积极 性，大大的伤害了员工对企业的感情。诸多的困扰不但使员工辛苦 劳累，作为一位管理者自己也感到身心疲惫”。
4.物流供应商与场馆方协作，将参展商的展品运输至展览 场馆，参展商组织展位布置。
5.参展过程中，如有顾客购买展品，物流供应商与顾客充 分沟通，将展品运至顾客指定地点，如果是国外顾客，还 需办理好出关手续
6.参展结束时，物流供应商及时与各参展商及场馆方协助， 安排好展品的撤馆和返回等相关工作。
现代物流模式特点
启示
北京八达物流有限公司信息化建设取得的成功，让企 业走在了行业前列。企业的信息化管理不但树立了企 业在客户心目中的形象，而且创造了良好的公司文化， 为企业今后的发展创造了坚实的基础。
八达信息化建设的经历不难看出， 通过物流信息系统 的构建弥补企业自身的不足，规范企业自身管理，真 正将物流的共性需求与本企业的个性特点融合起来， 才是物流企业未来发展的必然趋势。
各参展商的展品物流各自为政，参展商各自寻找自己 的物流服务商，由它完成展品从参展商处至展览场馆 的运输、储存、保管、装卸等作业，以及展览结束后 的回运等工作。因为单一的参展商展品物流量较少， 难以争取到较好的价格，单位物流成本较高，参展商 也难以获得全面有效的服务。
2.信息交流不畅
各物流公司必须与会展组织者事先沟通，告知对方何 种展品何时到达展览场馆，展览组织者再与场馆方协 商确定展品进馆时间，进馆之后，参展商才能开始展 台的搭建、布置、装饰等工作。因为各参展商都有自 己的物流供应商，信息的流动发生在众多的物流供应 商、展览组织者、场馆方之间，线路过于繁杂，沟通 过程中经常会出现信息流通受阻现象，协调困难，导 致展品在场馆外滞留或者留给参展商布置展台的时间 过短等现象。
随着科技发展，企业信息化越来越受到广大中小型运输企业青睐， 有着先进意识的管理者已经看到信息化在企业管理中的重要性。信 息化的成功实施必然会全面提升企业的管理水平，并让管理者、员 工、客户真正体会到信息化所带来的轻松与快捷，使企业得到丰厚 的物流管理成果。在运输行业竞争日趋激烈的今天，企业信息化建 设已成为企业生存与发展的重要组成部分。
会展的物流信息系统概念，指利用计算机、网 络通信 设备及其他设备，进行信息的收集、传 输、加工、储 存、更新和维护，并进行物流管 理和运作的人机系统。
会展物流信息系统是对会展活动进行信息管理的操作 平台。该系统一般由会展组委会办公室、会展前台销 售信息统计中心、会展物流情报中心、会展物流调度 中心等核心部分组成。会展物流信息系统以各部分的 办公自动Βιβλιοθήκη Baidu的实现为前提条件。会展物流信息主要有 两大来源，一是外部输入的，即在会展活动举办前由 参展商向会展项目小组提供的展品的详细资料；二是 内部收集的，即在会展活动现场因参展商和购买者洽 谈成功而产生的潜在物流信息，由会展现场销售统计 中心负责。两类信息在不同阶段汇集到会展物流情报 中心加以综合分类分析，制订好物流方案后以派送任 务的形式反映到会展物流调度中心统一指挥控制。
实时准确的业务信息；全面详尽的数据分析；直观权威的统计报表 都为企业管理者提供了强大的决策支持和轻松的企业管理，为管理 者决定企业今后发展方向提供了可靠的参考依据。张经理深有感触 地说道：“以前无法对异地分公司进行管理，就算是本地的收货点 也要跑来跑去，整个人就没有闲着的时候。使用了泰阳管理信息系 统后，每天上班后，只要打开电脑看看各网点的收获信息、发车情 况，就能够清楚的了解到整个公司及异地分公司的运营状况。而且 系统能够自动对业务数据加以分析，提供各种所需统计报表，让我 真正实现了“家庭式”办公，走到哪里只要带着笔记本，就非常放 心了。现在主要精力已经放在企业的发展与规模的壮大上了。”
重所周知，客户是企业的生命线，泰阳物流信息系统利用先进的跟 踪定位功能，能够及时准确的掌握所有在途货物的详细信息，同时 建立了网上查询、网上委托、电话支持等一系列客户服务机制。打 破了传统的被客户督促、追问式服务方式，变被动为主动，依靠功 能强大的信息系统，及时主动的向客户提供其托运货物的详细运输 信息。极大的提高了客户对八达的满意度，减少了客户投诉事件的 发生。优质地客户服务为企业发展打下了良好的基础。
第一节 会展物流系统的构成与模式
导引案例
案例：北京八达物流有限公司的 信息化建设
案例：北京八达物流有限公司的信息化建设
北京八达物流有限公司成立于1998年，公司业务覆盖西南、华南、 华中、华东等全国大中城市，目前已形成集长途运输、货运代理、 物流配送、仓储理货、包装加工于一体的综合物流企业的雏形。随 着信息化建设在企业内部的成功实施，公司已建立起完善的管理机 制和服务体系，并以优质、安全、快捷的服务回报客户，得到了社 会各界人士的高度评价。
会展物流信息系统的特点
开放性 动态灵活性 安全性 协同性
会展物流的信息技术
1.条形码。 2.电子数据交换EDI（Electronic Data Interchange ）
会展EDI，参展商、举办方及其他相关的单位之间，通 过EDI系统进行物流数据交换，实施物流作业 活动方 法。
3.射频技术 4.GIS技术。地理信息系统（Geographical
现代会展物流系统模式
流程
1.会展主办方指定本次展览惟一的物流供应商，并将此物 流供应商的信息告知各参展商。
2.各参展商与物流供应商沟通，确定参展商展品的种类、 数量、起运时间、需要办理的手续、展位布置时间等信息。
3.物流供应商收集到所有参展商的物流信息后，根据各参 展商的不同要求，兼顾安全、快捷、经济等要求，与各参 展商共同制定最佳的物流方案。
对展出后放弃的展览品，主办单位应向展出地海关提 供列明名称、数量、价值和处理方法的放弃展品清单。
展览品应自进境之日起6个月内复运出境。
四、出国举办或参加展览会的展品保管
展览品的出口报关 展品复运进口的报关 展览品复运进口后的核销 展品容器内不得装入个人物品和非展品。
会展的物流信息系统
部分展品或者其附属品,应缴纳出口税,放行或者到第三国继续展览
来我国参加展会的保关手续
举办单位应会同报关、运输代理于展览品进境前，持相关 文件向海关办理备案手续。
展览品进口前，应向展览地海关提供展品清单一式二份。
凭ATA单证册进口展览品，可免填进出口货物报关单且不 用向海关提供进口税费的担保。
“功夫不负有心人”，怀着让企业真正实现信息化的想法，八达物 流有限公司与泰阳科技走到了一起。北京泰阳科技有限公司成立于 1997年，是一家专业从事计算机软件开发和网络系统集成的高科技 企业，成立以来一直致力于中小企业信息化建设的普及工作。该公 开发的泰阳物流管理信息系统科学地管理理念、合理地业务流程、 强大地管理功能以及易用地操作界面，都给“八达人”留下了深刻 的印象。
二、进出口流程
➢ 参展商将自己的展品同有关展品的基本信息的清单交给代理人 ➢ 受托人持清单一式两份,准备报关托运,租船,订舱. ➢ 制定运输单据,出口展品报关单一式三份； ➢ 报关； 商检及保险；装运；发出装运通知； ➢ 运输提单制作,审核及交纳；运输组织持提单运输； ➢ 参展商或者其代理及时通知展览地的组织者及当地代理； ➢ 展品在展地海关的进口； ➢ 展览会闭幕后,根据原则,大部分的展品及其附属品,都要全部复运出境或者
I. 物流供应链成本较低 2. 信息交流通畅 3. 服务水平高 4. 对指定的会展物流服务商的要求高
一、我国参展物品的进出口管理
ATA单证册制度兴起于20世纪60年代的欧洲，其宗旨是统一和 简化货物暂准进口的海关手续，为暂时进出口货物在全球最大 范围内自由流动提供制度保障，因此而被形象地称为“货物通 关护照”。迄今为止，全球已有71个国家和地区实施了ATA单证 册制度，每年使用ATA单证册通关的货物价值逾百亿美元。我 国于1998年开始实施ATA单证册制度，经过十多年的发展，ATA 单证册制度在对外贸易、国际科技、文化、体育的交流等方面 发挥着日益突出的重要作用。 在ATA单证册制度中，展览品作为其最重要的一类适用货物为 近乎所有成员国（或地区）所接受。据统计，我国签发的ATA 单证册中，展览会、交易会用途占总签证量的65%以上，由此 可见，ATA单证册给展览会、交易会的参展货物的进出境通关 带来巨大的便利，展览品已成ATA制度的最大受益货物。
对于北京八达物流有限公司张晓宇总经理来说，两年前的偶然机会 让张经理看到大型物流公司将信息化带入企业业务运作中，取得了 丰厚成果。有着先进管理思想的张经理立刻意识到管理的信息化将 会给企业带来前所未有的发展。为了让八达早日跨入大型物流运输 企业的行列，真正成为货运行业中的佼佼者，八达加快了信息化建 设的步伐。