文档归档管理制度(doc 10页)

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文档归档管理制度(doc 10页)

关于文档归档管理办法

一般来说，监理项目文件的形成数量大、时间跨度长、种类多、变更多，而且形成阶段之间有密切联系。所以，应对文件的归档种类、归档流程事先给予明确。为加强公司文档资料的管理，确保文档资料的完整性、安全性、使用便捷性，特制定本文档资料管理办法。

一、电子文档目录设置

参照下面所述“二、文档分类”，并按照其顺序编制电子文档目录。

（根据文件夹排序规则，在文件夹前加上序号及“_”）

二、电子文档分类

本办法管理的文档资料既包括电子文档，也包括纸质文档资料。电子文档资料可以按照以下方式分类：

1、招标阶段文档

2、监理依据（标准规范、招投标文件、合同文件、设计文件、监理规划、监理细则）

3、报审、报验文件（开工报审、施工组织设计或项目开发计划报审、设备报验等）

4、监理指令（监理通知单、变更通知）

5、报告（监理报告、监理月报等）

6、工作往来文档（业务联系单及回复、工程支付、会议纪要）

7、总结

8、影像资料

三、电子文档相关权限

1、存放流程

文件形成实时由各项目资料代管员收集整理，每月（或季度）交由信息工程部资料员归档一次，归档时间为自然月的25日（遇节假日顺延）。在存放时，工程部资料员须对归档的电子文件进行校检，不符合规范的可要求资料代管员进行整改。

2、权限设置

日常工作中，由信息工程部资料员对电子文档进行维护和管理；项目实施过程中，对应的项目资料代管人员有权对其权限内的文档进行读和写（取和存），操作前需征得有关方同意。

3、查询方式

（1）查阅文档资料须事先申请（附件一：文档资料查阅申请表）并获得有关方同意：属于本项目范围内的资料查阅应得到项目总监或项目资料代管员的同意，非本人所从事的项目的资料查阅、拷贝应得到信息工程部负责人同意。

（2）电子文档的查阅应在资料员（项目资料代管员或工程部资料员）的指导下在专用电脑上进行，电子文档资料的拷贝应由资料员亲自操作（包括事前的查毒杀毒）。

四、文件清单

序号文档类别

文档名称

文件编号

摘要

五、电子文件命名规则

文件采用组合编码方式命名，文件的全名格式为：

说明：

1、一个完整的文件名由文件名称、项目名、文件编制年月日、和文件作者4个部分，通过经下划线“_”连接组合而成。

2、项目名称，在项目开始之时的统一确定，可以按照习惯采用简称。

3、文件编制年月日用8位数字表示。

4、文件作者用3位以下英文字母表示。

六、工程文档资料管理与归档流程

1、专业监理工程师编制监理工作文档，接受承建方工程文档∕建设方工程的文档，搜集整理其它的监理工作资料（流程①）。

2、一般情况下专业监理工程师在编制完成监理工作文档后应该上报项目总监（或其他相关负责人）审查（流程②），在获得总监或相关负责人审查确认后（流程③）方可作为公司文档分发给建设方、承建方等相关单位（流程④）。

3、存管在各监理工程师手中的文档资料均属公司知识产权，所有文档资料都应定期（如每季度的最后5个工作日内）移交给项目总监或项目资料代管员

文件名称

×××…××× 项目名称

×××× 编制年月日

×××××××× 作者

××× — — —

并由其归档（流程⑤）。

4、各项目总监（或资料代管员）应定期（如每季度一次）对本项目的文档资料进行清理，同时在每半年一次向信息工程部归档（流程⑥）。文档资料归档时应进行详细记录（见附件一）。

5、归档到信息工程部的文档资料应进行及时地整理、编目，同时完整保存到信息工程部的专用数据库里（电子文档）或资料柜里（纸质文档资料）（流程⑦），以备查询、调用。

文档资料管理与归档流程见下图：

七、管理人员及职责

1、信息工程部资料员

信息工程部设资料员（兼职），其职责为：

敦促各项目总监∕资料代管员项目进行文档资料归档，负责文档资料的接收事宜。

负责归档资料的整理、编目、入库、存柜、保管、杀毒、刻录转储等。负责文档资料数据库的管理、维护、操作。

负责归档资料的保管、调用、借阅、拷贝、打印等。 2、项目资料代管员

各项目根据项目具体情况设资料代管员一名（兼职），其职责为：

项目总监或